Журнал
внедрение автоматизациии себестоимости

Внедрение расчёта себестоимости

Автоматизировали клиенту себестоимость. Остался готовый план внедрения расчёта себестоимости — делюсь!

👋 Привет, это Алексей Баранов! C 2003 мы в Интерлогике занимаемся автоматизацией управленческого учёта и кучу раз автоматизировали расчёт себестоимости!

Зачем нужно внедрение расчёта себестоимости

Если в двух словах, то внедрять автоматизированный расчёт себестоимости нужно, чтобы быстро узнавать плановую себестоимость, и корректировать её расчётом фактической себестоимости. Это позволит лучше «играть» предложениями цены и не работать в минус!
Я затрону пример моего клиента с небольшим производство резинотехнических изделий. Однако, мой план внедрения расчёта себестоимости подойдёт любому бизнесу: производство, услуги, сервис, логистика, товарный бизнес.


Особенность расчёта себестоимости. Себестоимость динамическая величина, которая зависит от множества внешних и внутренних факторов! Я часто работаю с бизнесом, который один раз подсчитал себестоимость в таблице. После ничего не менял. А в реальности, изменилось 1000500 параметров, которые изменили первоначальный расчёт.
почему не стоит рассчитывать себестоимость в таблицах
Считать себестоимость можно и в таблице, но точность расчёта зависит от внимательности, а скорость подпсчёта 1-ой единицы продукции — не очень высокая. В итоге ручной расчёт долгий, и часто ведет к «забытым штукам»


При этом, чтобы рассчитать себестоимость, нужно потратить много усилий: получить данные от производственников, финансистов, мастеров, заложить потери и тому подобное.

Например, моему клиенту по производству резинотехнических изделий приходит потенциальный клиент. Ставит задачу «произвести конвейерные ленты». Чтобы взять заказ в работу, завод должен составить проект, составить спецификации, сформировать коммерческое предложение. От скорости и условий предложения зависит «будет ли работа у заводика».

Скорость выставления коммерческого предложения — ключевой момент продаж для завода. Если завод работает без автоматизации, то на это потребуется около 2 недель. Отдел продаж соберёт требования заказа: количество, качество, размеры, плотность и тому подобное. Затем, вместе с финансистами, инженерами, закупщиками будет считать стоимость производства. В общем, считать себестоимость в таблице, мы её называем плановой. А так, эту таблицу могут называть: калькуляцией, проектом, спецификацией и тому подобное.

Любой, кто занимался подобным расчётом знает, как легко здесь ошибиться — забыть какие-то данные или внести не те. Работа, при этом, не очень творческая и требует внимательности и усидчивости. При этом если на предприятии организован хоть какой-то минимальный учёт, то все эти данные могут быть открыты и доступны для всех. То есть этот расчёт легко автоматизировать и получить данные для коммерческого моментально!
внедрение расчета себестоимости
Скорость — ключевое в автоматизированном расчете себестоимости


Условия предложения. Конечному клиенту из коммерческого, всё должно быть очевидно и просто. Здесь выгодно показывать, как какие-то внешние обстоятельства меняют условия сделки. Например, изменились логистические цепочки, и вот на прошлой неделе мы делали эти ленты за Х рублей, теперь будем делать за Y. Это точно работает, если учитывается не только плановая себестоимость, но и фактическая!
Автоматизированный расчет себестоимости
Один магазин свежеобжаренного кофе активно реагирует на цены на бирже, у контрагентов, на изменение логистических цепочек и постоянно рассылает письма своим клиентам, объясняя изменения цен.


Внедрение расчёта себестоимости

Работая с 2003 и автоматизировав более 200 бизнесов, мы давно подготовили план автоматизации себестоимости! Он состоит из трёх этапов: наведение порядка, внедрение, тестирование!

Наведение порядка

Автоматизация всё ускоряет, соответственно, если в учёте были какие-то ошибки, то после автоматизации этих ошибок будет больше и они будут более критичными. Например, раньше при расчёте себестоимости не учитывалась партия ТМЦ, теперь будет тоже самое, но по щелчку!

Сначала наводим порядок, для этого нужно описать процессы и схемы движения информации в учёте:
  • Инженерный: калькуляционные карты, методики расчёта плановой себестоимости.
  • Приём заказа: расчёт плановой себестоимости, работа с первичкой.
  • Учёт ТМЦ: движение всех материальных ценностей, перемещение сырья, сколько материала в производстве сейчас, из какой партии, сколько готово продукции, отгрузка и тому подобное.
  • Производство: сколько материалов затрачено, сколько потрачено человеко-часов, непредвиденные издержки.
  • Финансы: расходы и доходы, взаиморасчёты.
  • Бухгалтерия: интеграция с бухгалтерией по первичным документам.
  • Отчёты: какие данные и формы отчётов нужны руководителям, кто имеет доступ к данным, в каком виде.

Работы по наведению порядка — море и без неё никак. Когда в учёте появятся данные, для плановой и фактической себестоимости, тогда можно начинать! Даже если этот участок не автоматизировать, сбор плановой себестоимости сократится с 2 недель до пары дней!

Подбор программы и её доработка

После наведения порядка, нужна будет программа и её доработка, при необходимости. На самом деле этот этап довольно скучный. Ранее я говорил, что в подборе программы главное — «как выбирать», то есть сначала нужно определить требования к программе, а потом искать то, что сможет справиться.

Если у вас с этим будут сложности, то зовите нас. Мы занимаемся автоматизацией с 2003, автоматизировали более 200 бизнесов. Скорее всего, автоматизировали бизнес похожий на ваш и сможем быстро подобрать наилучшее решение.

Возможно, останется только доработать интерфейсы для сотрудников, формы документов и отчётов.

Вместе с программой, бизнесу, как правило, нужен учёт:
  • затрат — для определения фактической себестоимости, определения погрешности для будущих расчётов плановой;
  • материалов,
  • затрат,
  • труда,
  • производства.

Параллельно назначаем и подготавливаем МОЛа — материально ответственное лицо. Главная его задача не «отвечать головой за недостачу», а «трясти со всех за соблюдение процессов». Разворачиваем сервер. Ставим программу. Настраиваем доступы. Обучаем.

Сбор обратной связи

По большому счёту всё готово: процессы описаны, собраны, порядок есть, программа с тестовой базой установлена. Но нужно провести тестирование, перед запуском! Это страховка на случай непредвиденной ошибки!

Во время тестирования собираем обратную связь: ошибки и предложения. Ошибки разбираем и исправляем. Идеи для доработки — обсуждаем! При необходимости разрабатываем, внедряем и вновь тестируем!

Если тесты прошли успешно — внедряем на всю компанию! Разрабатываем пользовательские инструкции и обучаем оставшийся персонал, который не участвовал в тестах.

👉 Автоматизируете финансовый учёт? Нужна помощь? Приходите к нам на консультацию, поможем и внедрим!


Эти ссылки мы отобрали вручную, для дополнительного чтения:
Особенности расчёта себестоимости на производстве
Особенности расчёта себестоимости товара в торговле
— Почему программа неправильно считает себестоимость
Зачем нужно автоматизировать расчёт себестоимости
Финмодель в автоматизации учёта
Как снизить себестоимость на производстве
Учёт трудозатрат сотрудников
Калькуляция себестоимости
Почему нельзя автоматизировать учёт без порядка в финансах
Что делать, чтобы себестоимость в программах 1С считалась правильно
Калькуляция блюд: как учитывать продукты и найти цену продаж
Частичная инвентаризация
Что выбрать «разработать свою программу» или «взять типовую»
— Запишитесь на курс «Финансовые и торговые отчёты»

Статья Автоматизация Себестоимость
Made on
Tilda