Разбираем, как правильно провести частичную инвентаризацию в магазине, чтобы и продажи не остановились, и ошибки в учёт не закрались.
👋 Привет, это Анатолий Никулин. В «Интерлогике» я отвечаю за тактические вопросы автоматизации управленческого учёта и бизнес-процессов. А ещё я провожу консультации, если у вас есть вопрос по материалу или любой другой вопрос по автоматизации — задайте его в форме внизу страницы, или по телефону +7 (495) 764 83 81
Ситуация: отрицательные остатки, инвентаризации не было два года
Один наш клиент — продуктовый магазин (≈200 м²) — хочет получить расчёт финрезультата. В учётной программе отрицательные остатки, которые не позволяют закрыть месяц; нет возможности, чтобы рассчитать себестоимость проданных товаров и понять, «сколько и чего осталось на складе».Кстати, в магазине есть производство. Рядом с торговой точкой стоит палатка шаурмы. В ней готовят еду, продукты берут со склада магазина.
Бизнес вроде бы работает. Оборот есть, тем не менее финрезультат компании понять нельзя. Как в том анекдоте — рубль за 98 копеек.
С этим клиентом мы работаем и прекрасно знаем, как всё исправить. Вот краткий план действий:
- выявить проблемы в процессах;
- назначить материально ответственное лицо на складе;
- усилить контроль над остатками;
- провести инвентаризацию товаров, избавиться от пересортицы и ошибок;
- внедрить регулярные и чёткие процедуры по учёту товаров.
Вот мы и решили заодно рассказать про правильную инвентаризацию.
👉 Если есть вопросы по статье или вы не нашли ответ на свой вопрос, обращайтесь к нам, мы будем рады помочь вам
Как провести инвентаризацию в магазине без остановки продаж
Раньше магазины закрывали на 1–2 дня для сплошной инвентаризации. Магазин останавливал продажи, а все сотрудники пересчитывали все товары. В результате общей инвентаризации отдают ответственному результаты подсчётов.Очевидно, полная остановка продаж никому не нравится. Во-первых, тут потери продаж. Во-вторых, «обнаружение неприятных фактов» вроде «оказывается, сотрудники за год наворовали всю прибыль с магазина». И с этими проблемами приходится разбираться.
👉 Никто не любит инвентаризацию.
Сейчас товароучётные программы умеют учитывать частичную инвентаризацию. Можно пересчитывать товар параллельно с работой магазина, а не закрывать двери и никого не впускать.
👉 Частичная инвентаризация — пересчёт конкретных товаров (или группы товаров) и материальных ценностей из номенклатуры. Кстати, во время частичной инвентаризации организация продолжает работать.
Скажем, хочешь провести инвентаризацию сыров. Указываешь программе: «сейчас будет частичная инвентаризация». Полку в торговом зале завешиваешь лентой «учёт». Свободные сотрудники пересчитывают весь сыр. Когда всё пересчитали, лента «учёт» снимается, а продажи продолжаются. Как следствие, потери продаж минимальны, бонус — высокая скорость проведения инвентаризации. Можно хоть каждый день такое делать.
👉 Кстати, частичную инвентаризацию часто называют выборочной инвентаризацией, но от этого суть не меняется.
Но есть сложности! При неправильном проведении ситуацию по остаткам можно усугубить.
Розничный магазин. Кассовая смена по продажам грузится в бэкенд вечером. Если ревизор проводит инвентаризацию по сыру в 11 дня, закончил, продажи на кассе восстановил, а данные пересчёта загрузит вечером — вероятно, всё это может перепутаться.
Краткий план, чтобы не путаться в данных при проведении частичной инвентаризации
Мы решили провести инвентаризацию сыров или другого товара или номенклатурной группы.❗️ Товары одной номенклатурной позиции должны пересчитываться в реальном времени. Нельзя их продавать, перемещать, списывать и прочее.
Сначала нужно «физически закрыть» полку. Перенести товар с полок на склад. Но удобнее будет повесить ленту «учёт» и предупредить продавцов.
Пересчитать товар. По-старинке — вручную, указав в акте инвентаризации реальное количество товара. Удобнее и современнее — с помощью сканера штрихкодов или терминала сбора данных (ТСД).
✅ Пересчитывать товар лучше с помощью терминала сбора данных — так частичная инвентаризация пройдёт быстрее и будет меньше ошибок.
Внести результаты инвентаризации в программу и зафиксировать результат на момент начала пересчёта.
После того как пересчитали товар, отметьте позицию номенклатуры в программе специальным флагом. Специальная отметка нужна для отслеживания прогресса. А также для формирования отчёта по остаткам. Когда позиций много, нелегко вспомнить, что и когда пересчитывалось.
✅ Инвентаризацию можно планировать: скажем, отметили сыр «20 мартобря пересчитывали, через 20 дней напомни пересчитать вновь».
Бонус от этой отметки — по окончании инвентаризации можно все позиции без флага списать в ноль, так как инвентаризация прошла, все имеющиеся товары подсчитаны, если данные по этому товару не поступили, значит, их нет на складе.
👉 Кстати, на всякий случай напомню: склад — это не только помещение с полками, где что-то где-то лежит, к складу нужно отнести торговый зал, витрину и все прочие места хранения товара.
Регулярно повторять все пункты до окончания инвентаризации по всем товарам в магазине.
Запомнить
- Частичная инвентаризация — это пересчёт товара, не останавливая работу магазина.
- Неправильно проведённая частичная инвентаризация приводит к большей путанице.
- Во время частичной инвентаризации нельзя списывать товар.
👉 Если есть вопросы по статье или вы не нашли ответ на свой вопрос, обращайтесь к нам, мы будем рады помочь вам С нами можно связаться по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik
Что ещё по теме:
— Отрицательные остатки на складе
— Что нужно знать о складском учёте
— Как проверять остатки на складе
— Автоматизация управления складом
— Типичные ошибки при автоматизации склада
— Консультации по автоматизации управленческого учёта