Журнал
анатолий никулин частичная инвентаризация или выборочная инвентаризация

Проводим частичную инвентаризацию в магазине без ошибок

Разбираем, как правильно провести частичную инвентаризацию в магазине, чтобы и продажи не остановились, и ошибки в учёт не закрались.

👋 Привет, это Анатолий Никулин. В «Интерлогике» я отвечаю за тактические вопросы автоматизации управленческого учёта и бизнес-процессов. Ко мне обращаются, чтобы понять, «какую программу выбрать» или «как доработать программу». Обращайтесь, если нужна будет помощь подобного рода.



Ситуация: отрицательные остатки, инвентаризации не было два года

Один наш клиент — продуктовый магазин (≈200 м²) — хочет получить расчёт финрезультата. В учётной программе отрицательные остатки, которые не позволяют закрыть месяц; нет возможности, чтобы рассчитать себестоимость проданных товаров и понять, «сколько и чего осталось на складе».

Кстати, в магазине есть производство. Рядом с торговой точкой стоит палатка шаурмы. В ней готовят еду, продукты берут со склада магазина.

Бизнес вроде бы работает. Оборот есть, тем не менее финрезультат компании понять нельзя. Как в том анекдоте — рубль за 98 копеек.
анекдот про оборот бизнеса и как он связан с автоматизацией и частичной инвентаризацией в магазине

С этим клиентом мы работаем и прекрасно знаем, как всё исправить. Вот краткий план действий:
  • выявить проблемы в процессах;
  • назначить материально ответственное лицо на складе;
  • усилить контроль над остатками;
  • провести инвентаризацию товаров, избавиться от пересортицы и ошибок;
  • внедрить регулярные и чёткие процедуры по учёту товаров.

Вот мы и решили заодно рассказать про правильную инвентаризацию.

Как провести инвентаризацию в магазине без остановки продаж

Раньше магазины закрывали на 1–2 дня для сплошной инвентаризации. Магазин останавливал продажи, а все сотрудники пересчитывали все товары. В результате общей инвентаризации отдают ответственному результаты подсчётов.

Очевидно, полная остановка продаж никому не нравится. Во-первых, тут потери продаж. Во-вторых, «обнаружение неприятных фактов» вроде «оказывается, сотрудники за год наворовали всю прибыль с магазина». И с этими проблемами приходится разбираться.

👉 Никто не любит инвентаризацию.


Сейчас товароучётные программы умеют учитывать частичную инвентаризацию. Можно пересчитывать товар параллельно с работой магазина, а не закрывать двери и никого не впускать.

👉 Частичная инвентаризация — пересчёт конкретных товаров (или группы товаров) и материальных ценностей из номенклатуры. Кстати, во время частичной инвентаризации организация продолжает работать. 


Скажем, хочешь провести инвентаризацию сыров. Указываешь программе: «сейчас будет частичная инвентаризация». Полку в торговом зале завешиваешь лентой «учёт». Свободные сотрудники пересчитывают весь сыр. Когда всё пересчитали, лента «учёт» снимается, а продажи продолжаются. Как следствие, потери продаж минимальны, бонус — высокая скорость проведения инвентаризации. Можно хоть каждый день такое делать.

👉 Кстати, частичную инвентаризацию часто называют выборочной инвентаризацией, но от этого суть не меняется.


Но есть сложности! При неправильном проведении ситуацию по остаткам можно усугубить. 

Розничный магазин. Кассовая смена по продажам грузится в бэкенд вечером. Если ревизор проводит инвентаризацию по сыру в 11 дня, закончил, продажи на кассе восстановил, а данные пересчёта загрузит вечером — вероятно, всё это может перепутаться.

схема проведения частичной инвентаризации в магазине (иначе говоря выборочная инвентаризация)

Краткий план, чтобы не путаться в данных при проведении частичной инвентаризации

Мы решили провести инвентаризацию сыров или другого товара или номенклатурной группы.

❗️ Товары одной номенклатурной позиции должны пересчитываться в реальном времени. Нельзя их продавать, перемещать, списывать и прочее.

Сначала нужно «физически закрыть» полку. Перенести товар с полок на склад. Но удобнее будет повесить ленту «учёт» и предупредить продавцов.
Пересчитать товар. По-старинке — вручную, указав в акте инвентаризации реальное количество товара. Удобнее и современнее — с помощью сканера штрихкодов или терминала сбора данных (ТСД).

✅ Пересчитывать товар лучше с помощью терминала сбора данных — так частичная инвентаризация пройдёт быстрее и будет меньше ошибок.


Внести результаты инвентаризации в программу и зафиксировать результат на момент начала пересчёта.

После того как пересчитали товар, отметьте позицию номенклатуры в программе специальным флагом. Специальная отметка нужна для отслеживания прогресса. А также для формирования отчёта по остаткам. Когда позиций много, нелегко вспомнить, что и когда пересчитывалось.

✅ Инвентаризацию можно планировать: скажем, отметили сыр «20 мартобря пересчитывали, через 20 дней напомни пересчитать вновь».

Бонус от этой отметки — по окончании инвентаризации можно все позиции без флага списать в ноль, так как инвентаризация прошла, все имеющиеся товары подсчитаны, если данные по этому товару не поступили, значит, их нет на складе.

👉 Кстати, на всякий случай напомню: склад — это не только помещение с полками, где что-то где-то лежит, к складу нужно отнести торговый зал, витрину и все прочие места хранения товара.


Регулярно повторять все пункты до окончания инвентаризации по всем товарам в магазине.

Запомнить

Частичная инвентаризация — это пересчёт товара, не останавливая работу магазина. 

Неправильно проведённая частичная инвентаризация приводит к большей путанице.

Во время частичной инвентаризации нельзя списывать товар.
Кейс Кражи ТМЦ Розничная торговля Учёт ТМЦ
Made on
Tilda