Копаем тему контроля рабочего времени и готовим учёт трудозатрат к автоматизации.
От вашего понимания процесса учёта времени сотрудников, будет зависеть не только корректность контроля трудозатрат, но и на ценообразование услуг и на себестоимость эти проектов!
Нам интересен учёт трудозатрат, потому что от него часто зависит автоматизация себестоимости, но, кроме того, он позволяет:
- оптимизировать рабочие операции, чтобы сотрудники за то же время успевали сделать больше — на массе данных можно обнаружить, какие операции выполняются быстрее и почему, если это возможно масштабировать, внедрять дальше;
- обучать сотрудников и повышать стандарты качества;
- в частности, находить эффективных сотрудников, премировать их, а неэффективных переобучать или увольнять;
- обосновать заработанную плату — те, кто «медленно» работает, получает меньше, чем более расторопные коллеги (именно расторопные, а не торопыги);
- рассчитать нагрузку на сотрудников, есть ситуации, когда один берёт слишком много, а другой недорабатывает;
- рассчитывать тайминг проектов и прогнозировать сроки.
Что такое трудозатраты или трудовые затраты
Трудозатраты сотрудника — это время, которое уходит на выполнение одной конкретной рабочей операции. Показатель может меняется, например, из-за:- опыта,
- знаний и навыков работы,
- оборудования,
- мотивированности сотрудника,
- менеджмента.
Опыт. Опыт связан с количеством задач, а не возрастом или с трудовым стажем, . Не хочу ударяться в эйджизм, но многие люди жалуются, что сотрудники «старшего поколения» с большим трудом переходят на цифровое оборудование. С другой стороны, задача менеджеров организовать процессы так, чтобы всем было комфортно работать, и компания ничего не теряла.
Оборудование. Трудозатраты зависят от оборудования. Собрать полки на кухонный гарнитур можно с помощью мощного шуруповёрта, а не обычной отвёртки.
Кстати, раз мы затронули оборудование, нужно вспомнить о трудоёмкости.
Трудоёмкость учитывает время сотрудника и время производства! То есть, на одном производстве, где есть шуруповёрты — полку собирают за 15 минут. Но на другом производстве, без шуруповёрта, эту же самую полку, тот же самый мастер — соберёт за 50 минут.
Зачем нужен расчёт трудовых затрат
Причин для ведения учёта трудозатрат я могу назвать хоть сотню! Мы часто внедряем автоматизацию трудозатрат, когда задумываются, зачем автоматизировать расчёт себестоимости и приходят к выводу, что сначала надо учитывать выработку часов.Многие менеджеры и инфобизнесмены предлагают учитывать трудозатраты, чтобы «заставить сотрудников работать, а не тиктоки эти смотреть».
В бухгалтерии автоматизированный учёт трудозатрат любят когда нужно:
- Планировать сроки работ, например, при составлении коммерческого.
- Подготовить отчёты для проверяющих органов.
- Сдать статистику в Росреестр.
Альтернативное мнение про нужность учёта трудовых затрат
Выскажу ужасную мысль, которая, к тому же противоречит цели статьи! Учёт трудозатрат не значит тотальный контроль за движениями и экранами сотрудников! Такое вообще редко кому нужно. Зачем вообще такое нужно?Любой адекватный руководитель будет стремиться искать промежуточные KPI, вместо того, чтобы гонять сотрудников за частые перекуры или опоздания.
Но иногда он всё-таки полезен. Например, автоматизированный учёт трудозатрат помогает составить собственные нормочасы ремонта автомобилей. С ними можно планировать нагрузку и обещать точные сроки ремонта.
В чём измеряют трудозатраты и трудоёмкость
В бухгалтерии для учёта трудозатрат любят использовать:- человеко-час,
- человеко-день,
- человеко-неделя!
Чаще всего используют человеко-час, так как он наиболее точный. Но для удобства документооборота используют и более крупные единицы измерения. Если для «собрать стул Х» удобно использовать «3 человеко-часа», то для строительства дома лучше оперировать человеко-месяцем!
Трудозатраты измеряются в человеко-часах.
Трудоёмкость измеряют в нормочасах.
Расчёт трудозатрат
Трудовой кодекс РФ говорит нам учитывать трудовые затраты работников, работающих:- нормированный день,
- ненормированный день,
- с гибким графиком,
- по сменам.
Фиксировать трудозатраты можно по0-разному, часто говорят о формах Т-12 и Т-13. Если речь идёт про фиксирование фактически затраченного времени на задачу, без учёта перерывов. Чтобы запланировать «сколько нужно потратить времени» — пользуются ранее накопленными знаниями.
Если результат формулы подсчёта говори: «для сбора гарнитура нужно 24 человеко-часа», то это, как правило, значит, что:
- Один мастер собирает гарнитур за 3 рабочих дня, работая 8 часов.
- Четыре мастера сделают это за 6 часов, то есть быстрее, чем закончится рабочий день.
- Если у вас есть 24 мастера, то за рабочий день они соберут 8 гарнитуров.
Так можно планировать нагрузку на сотрудников и на предприятие, а также при необходимости увеличивать производительность. Например, предприниматель Евгений Волк, запуска в Москве чёрную кухню. На ремонт помещения под кухню обычно уходит до двух месяцев. Евгений увеличил количество бригад и за неделю сделал весь ремонт, что позволило к концу первого месяца получать прибыль.
В результате вариантов для фиксации трудозатрат — множество! От ручных записей в тетрадке до использования автоматизированных программ-шпионов.
Автоматизируя мусороперерабатывающий комбинат, мы также автоматизировали нормы расхода ГСМ и трудозатраты водителей. На автомобили поставили GPS-трекеры, которые отслеживали перемещение, время работы, скорость перемещения и так далее. Учётная система всё это фиксировала и записывала, после выдавала отчёт: столько времени работал, столько топлива должен был потратить и так далее.
Учёт и планирование трудозатрат по проектам
Ситуация: на предприятии один сотрудник делает разные проекты, иногда операции похожие, а иногда разные. Например, собирает одновременно 3 разных гарнитура. Возникает задача, как учитывать такие трудозатраты? Ведь от этого зависит себестоимость каждого гарнитура.Всё достаточно просто и сложно! Одновременно! Ответ кроется в дисциплине труда — кто-то или что-то должен разделить операции на каждый проект и операцию, и зафиксировать их.
На самом базовом уровне — сотрудник самостоятельно записывает «в какое время приступил к операции, в какое закончил и перешёл к следующей». Иногда этим занимается какой-то специальный человек, иногда для этого используют нейросети. Например, в фильме «Основатель» демонстрируется, как владелец компании «с бумажкой и секундомером составляет нормочасы на приготовление бургера».
Если говорить об автоматизации такого учёта, то мы в Интерлогике делаем примерно так:
- Сначала наводим порядок: смыслы, цели, модели, процессы, бумаги.
- Тестируем модель «ручками». Сначала тренируемся фиксировать всё ручками и проверяем, достигаем ли мы целей.
- Если всё ок — внедряем программы и автоматизируем учёт. Проводим обучение сотрудников: руководителей, менеджеров и сотрудников.
- Оптимизируем процесс.
Программы для учёта трудозатрат
Не люблю связываться с конкретными программами! Это скорее вредит, чем помогает! Тем не менее самих программ для разных задач — море!Скажем, кофейне «кофе с собой», работающей возле университета — жизненно важно открыться загодя до старта первой пары. Собственник хочет фиксировать опоздания. Это можно сделать программно-технически, но лучше найти приёмы мотивации для сотрудников, чтобы они сами хотели раньше открыться. Например, поставить систему мотивации (мы их тоже автоматизируем), чтобы сотрудник получал повышенную премию за утренние продажи. Скажем, всю смену бариста получает бонус за чеки с допродажей, скажем, кофе + булочка, а с 7 до 9 бонус идёт за все позиции в чеке.
Конкретные программы учёта времени
В целом, мне не сложно назвать конкретные программы:- 1С — в одноэске уже есть механизмы учёта трудозатрат, внутри Интерлогики мы ей и пользуемся.
- Киккидлер (Kickidler). Фиксирует экран, активные программы, нажатия клавиш. Сотрудник не имеет доступа к статистике. В программе нельзя настроить доступ к программам и сайтам, то есть нельзя запретить сотрудникам заходить, например, на ютуб.
- Крокотайм (Crocotime). Учитывает время за компьютером, звонки. Для руководства есть подробнейшие отчёты, которые можно настроить по различным разрезам: по сотрудникам, по отделам. Можно сформировать табель рабочего времени.
- Стаффкоп (StaffCop). Умеет перехватывать переписку в соцсетях и мессенджерах. Пользователи не могут посмотреть статистику. В общем, настоящий большой брат!
- МаникТайм (ManicTime). Фиксирует время использования компьютера, делает скриншоты. Есть «секундомер».
- Яваре тайм-трекер (Yaware.TimeTracker). Фиксирует программы и сайты, умеет считать опоздания, перерывы, ранние уходы. Детально за поведением пользователей не следит, не посмотришь на нажатия клавиш, например.
- Хабстаф (Hubstuff). Мониторит работу сотрудников, знает программу и историю посещения сайтов. Удобен для работы с фрилансерами. Программа хвастается, что интегрируется с некоторыми сервисами, но там просто появляется кнопка «запустить секундомер».
- Таймкэпм (TimeCamp). Есть приложение, автоматически фиксирует время работы. Данные из сервиса доступны пользователю.
- Тогл (Toggl). Позиционирует себя как сервис самоконтроля, чем мониторинга.
- Тметрик (tMetric) — любимая программка нашего маркетолога.
Учёт и планирование времени в 1С
В одноэске есть инструменты для фиксирования расписания и трудозатрат. Например, есть инструменты календари, в них удобно фиксировать расписание и встречи:- Личные и общие календари в различных режимах (день, неделя, месяц, план дня и т.д.),
- Календари других пользователей.
- Анализ простоя и свободного времени.
Есть и другие инструменты, автоматизирующие контроль за сотрудниками:
- Учёт отсутствия сотрудника, с автоматическим уведомлением других сотрудников.
- Ежедневный отчёт для руководителя и сотрудников — выдаётся анализ о сделанных операциях и затраченном времени, это полезно для организации удалённой работы, например,
- Анализ трудозатрат — можно собрать отчёты о расхождениях времени на типовые задачи.
Выводы? Если вам нужно автоматизировать учёт трудозатрат — обращайтесь к нам! Можете связаться с нами по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik
Дополнительное чтение:
— Кейс: «Автоматизация сервисного центра при сети магазинов»
— Зачем нужна автоматизация расчета себестоимости
— Автоматизация и учёт нормочасов в работе автосервиса
— Корпоративное обучение сотрудников
— Кейс «Автоматизация мусороперерабатывающего завода»
— Учёт и нормы списания ГСМ
— Выбираем товароучётку для интернет-магазина
— Консультации по автоматизации управленческого учёта