Почему нельзя автоматизировать учёт без порядка в финансах

Виталий торгует обувью. Чтобы увеличить продажи, решил запустить программу лояльности для клиентов. Но не знал, как рассчитать скидки, чтобы не сработать в убыток — для этого ему не хватало данных по себестоимости и оборачиваемости товара. В надежде их получить Виталий решил автоматизироваться.

Автоматизировался — какие-то данные получил. Установил скидки, запустил программу. А стало еще хуже.

Виталий не понимал, в чем дело. Может, с данными что-то не так? Или еще какие-то нужны? Перепроверял по несколько раз, дергал сотрудников, снова перепроверял и снова дергал. Рассчитывал вместо трех часов в день тратить на работу с цифрами полтора. А после автоматизации тратил пять. Думал упростить жизнь себе и сотрудникам, а вместо этого усложнил.

А все почему? Понять, какие показатели влияют на прибыль, поможет только финмодель. А самая навороченная и дорогая программа для автоматизации поможет финмодели легче и быстрее посчитать данные. Но без финмодели толку от нее — ноль.

Виталий пошел не с того пути и потратил больше, чем следовало бы!

• Заказал «поставить учет в программе» → 200 000 ₽.
• Увидел, что данных не хватает, решил автоматизировать поступление денег → 100 000 ₽.
• Потом решил — пусть эти данные отразятся в одной программе → 300 000 ₽.
• Затем захотел внедрить модуль CRM → 200 000 ₽.

В итоге, потрачено 800 000 ₽. Результата нет.
А вот какой порядок цифр получается, если бы Виталий начинал с наведения порядка в финансах:

• Финмодель и отчетность — 100 000 ₽, выяснили бы все необходимое для бизнеса Виталия, в частности получили бы правильный расчет себестоимости и ценообразования, получили бы список нужных отчетов;
• Программа для автоматизации управленческого учета — 320 000 ₽, переезд на программу учета, которая содержит все необходимое.

Заниматься автоматизацией бардака — это как стрелять из дробовика: заряды летят, а все невпопад. Вот и приходится тратить кучу денег на эксперименты, каждый из которых «ну точно все решит».

А когда в финансах порядок, бизнесмен знает, какие показатели влияют на прибыль, и где они прячутся. Поэтому идем к автоматизатору с четкими целями.

Николай торгует автозапчастями. Он пришел к автоматизатору и сказал: «Хочу поставить учет на складе».

Такую формулировку автоматизаторы называют кривой задачей. Николай не понимает настоящую цель автоматизации. Цель — это не учет на складе, а понимание финансовых показателей: себестоимости, рентабельности, объема запаса и других. А еще глубже — финансовый результат торговли, то есть прибыль.

Чтобы получить понимание финансовых показателей, надо корректно определить прямые и косвенные издержки и их распределение по финансовой модели. Если идти другим путем, можно получить некую себестоимость. Но с реальностью она будет иметь мало общего.

Поскольку финмодели у Коли не было, себестоимость у него получилась кривая. Скоро он это понял и пошел ругаться к автоматизатору. А тот в ответ: «Но я же сделал все, как вы просили. Поставили задачу рассчитать себестоимость — я рассчитал. Хотите — попробуем посчитать по-другому. Скажите, как — я программу допилю. За отдельную плату».

Коле возразить нечего.

Придумал, что бы еще допилить. Допилил — снова облом. Снова злится. И так до бесконечности.

Виноват, конечно, и автоматизатор. Когда клиент заказывает автоматизацию или даже конкретный показатель, надо выяснить, зачем. А автоматизаторы, которые ориентированы на процесс, а не на результат, не спрашивают. Хочет клиент — сделают. А что там у него за цели и будут ли достигнуты, не их забота. Другие же, которые ориентированы на результат — решение проблемы клиента, отправят сначала навести порядок в финансах. Потому что без него решить проблемы клиента невозможно.

Петр продает бытовую технику. Он наконец-то завершил проект по неправильной автоматизации учета и наконец-то смог применить все эти новые технологии. Правда, в финансах у него как был бардак, так и остался. Петр увидел — самую большую выручку за прошлый месяц сделал на стиральных машинах «Pocsch». «Не зря автоматизировал!» — подумал Петр и решил сосредоточиться на этом бренде: вместо полумиллионой партии этих машинок заказал партию на 1 000 000 ₽.

Чтобы хватило денег, он даже отказался от пылесосов «Пситит», которых раньше тоже покупал на 500 000 ₽. А дальше что-то пошло не так.

Половину партии стиральных машин распродал, вторая зависла мертвым грузом на складе. А на подходе новая партия еще на 1 000 000 ₽, за которую Петр внес предоплату.

В это же время Ирина, конкурент Пети, автоматизировалась правильно: сперва навела порядок в финансах. Она проанализировала свои цифры и пришла к другим выводам. Стиральные машины стоят дорого, но и себестоимость у них высокая. Да и рынок насыщен, тенденций к увеличению спроса не видно. В автоматизированном учете Петра таких показателей не было.

А вот по пылесосам прогноз хороший, маржинальность у них выше. Поэтому Ирина закупила меньше стиральных машин и больше пылесосов. Тем самым она увеличила прибыль. А Петр заработал меньше и зарыл деньги в товарные запасы, с которыми теперь не знает, что делать.

У нашего клиента начальник отдела продаж решил после Нового года уволиться и стал рисовать в отчетности завышенные цифры продаж. На их основе в декабре получил жирнющий годовой бонус. А в конце января покинул компанию. Обман вскрылся в феврале, и сделать уже ничего было нельзя.

У другого клиента продавцы отгружали дорогой товар. Но в отчетность вносили данные о более дешевом. Например, продали навороченный компрессор за 100 000 ₽, а пробили простенький за 20 000 ₽. Разницу в цене брали себе. Когда все вскрылось, сказали, что просто ошиблись. Доказать обман собственник не смог.

Во время автоматизации без наведения порядка в учете получается автоматизированная мутная вода. А в мутной воде ловят рыбку недоброжелатели.

Бывает — руководитель не понимает картину и ходит к ключевому сотруднику за цифрами. Так сотрудник получает мощный канал влияния на босса. Не все используют это во зло. Но у всех возникает возможность «заболтать» руководителя и создать иллюзию, будто ему «показалось».

Поэтому сначала наводим порядок в финансах, а потом можно и автоматизироваться. Именно так поступил Эльдар Губайдуллин из Казани — владелец компании BlackStone. Сначала он настроил финансовую систему с помощью «Нескучных финансов», а уже потом пришел к нам в «Интерлогику» на автоматизацию. И всё у него получилось.

Оригинал статьи вышел у Нескучных финансов.