Правильная интеграция AmoCRM и 1С, как обмениваться данными и ничего не терять

Рассказываем как мы настроили интеграцию между АмоЦРМ и 1С. Некоторые компании продажи ведут в АмоЦРМ, а учёт товаров на складе в 1С. Итак, что же из этого получилось?

Боль и слава организации

Продажи — первое слово в каждой компании, а потом уже всё остальное. Самые главные в компании — продавцы, во многих компаниях это львиная доля всех сотрудников, поэтому все заинтересованы в продажах, даже директор висит на телефоне и получает продажи. Обычно заказов немного, всё помещается в голове или в ежедневнике. Чуть позже возникает необходимость где-то вести клиентов, часто выбирают АмоЦРМ. Эта система простая, удобная, с приятным интерфейсом, отличным маркетингом и с бесплатным тарифом.

Какое-то время, обычно первые год-два, всё работает нормально. Руководитель контролирует ситуацию, создаются скрипты, выстраиваются бизнес-процессы. Постепенно клиентов становится много, товаров становится очень много, появляется административный блок: кладовщик, финансист, логист, закупщик и т.п. Люди, которые поддерживают тыл компании, чтобы она обеспечивала покупателей товарами без перебоев. Наступает момент, когда потерять клиента не так страшно, как просчитаться, получить кассовый разрыв, совершить невыгодную закупку.
Быстрорастущая компания закупила по совету «опытного» сотрудника кучу товаров на склад, а товар оказался неликвидом. Заказ сделали на глаз, в оборотах застряло 3 млн.рублей — полугодовой оборот фирмы. Компания выжила, но до сих пор ходят по тонкому льду.
Административный блок, как правило, используют 1С. Интерфейсы и внутренняя логика 1С разработаны для финансистов, кладовщиков, логистов и закупщиков — они учатся работать только с ней, они привыкли к ней, она им удобна. Через 1С можно быстро узнать ответы на вопросы остатков, оборота ТМЦ, маркетинга, финансов и бухгалтерии.

Как продавцы и администраторы воюют

Как только в компании начинают использовать несколько разных программ для обозначения одних и тех же вещей — возникает перманентный конфликт между продаванами и админами.

Первые требуют бежать быстрее, а вторые тормозят до тех пор, пока не добьются аккуратности. Все правы, а руководителя раздирают противоречия.
Между отделом продаж и руководством носятся сотрудники с криками:
  • А сколько стоит та штука?
  • Сколько вот этого у нас в наличии, у меня клиент на проводе?
  • Вы документы выписали для вчерашней продажи?

В обратную сторону во время отчётности бегают финансисты:
  • Почему сделка не закрыта?
  • Сколько вы планируете продать в следующем квартале?

Иногда заводят эксельку с ответами для тех и других, но всё это работает плохо: появляются ошибки, ведение таких таблиц тратит кучу рабочего времени.
Переделали комикс Кирилла Анастасина, инстаграм @innubis
Поможем интегрироваться
Если вы хотите интегрировать разные программы учёта друг с другом, обращайтесь к нам, мы составим план и поможем интегрироваться.

АмоЦРМ не решает задачи администрации

Амо изначально разработана для продаж. В ней отлично реализованы блоки: звонки, сделки, интеграция с мессенджерами, АТС, продажи, отчётность и план продаж. Разработчики стараются и даже реализовали в ней товары, первичные документы и немного про остатки. Однако специфика системы и специфика продаж не даёт достаточной глубины для блока учёта.

Слабо реализована работа с остатками ТМЦ, блок заказа товаров, товарная аналитика. Невозможно правильно вести в ней ДДС, ОПИУ, рассчитать себестоимость и т. д. Страдают финансовый блок, а про бухгалтерию я вообще молчу.

Пока бизнес маленький — это не та проблема, из-за которой стоит переживать. Вопросы можно решить ручкам, финансы посчитать в эксельках. Но если бизнес растёт, растёт и объём проблем, которые всё чаще и чаще приходится решать ручками.

1С не помогает продавцам

В такой ситуации самое оптимальное — вести продажи в 1С. Здесь реализован блок ЦРМ, есть все участки, сделки и многое другое, большую часть задач отделов продаж закрывается «из коробки».

НО! Аж целых три «но».

«Не трогай то, что работает» © — когда команда продаж слажена, люди обучены, а план продаж растёт и растёт, любой опытный руководитель приложит максимум усилий, чтобы не мешать. Начнёшь трогать рабочий механизм и неизвестно чем закончится. А продаваны народ активный, за словом в карман не лезут, а могут и разбежаться кто куда.

Другое «но», в Амо хорошо реализован блок связи с АТСками, мессенджерами, сайтом. В 1С тоже можно это прикрутить, но долго, дорого, некачественно — выбирай любые 3.

Ну и вишенка на торте. Интерфейс 1С требует серьёзного обучения, чтобы к нему привыкнуть и научиться в нём работать, особенно по сравнению с АмоЦРМ, некоторые РОПы называют 1Ску и финансистов людьми, говорящими на собачьем языке.

Перевести отдел продаж на 1С — реально, мы рекомендуем делать именно это, с точки зрения обмена данных, он ещё и самый надёжный. Тем не менее руководитель или собственник могут принять решение «остаться на двух системах».

Мы сделали так, чтобы админам и продавцам было удобно работать и без экселя

К нам обратился клиент — его компания растёт и проскочила период развития продаж. Упёрлась в наведение порядка на складе, в заказах поставщиков и финансах. Мы благополучно навели порядок и автоматизировали учёт ТМЦ, закупки, торговую аналитику и финрезультат. Отдел продаж остался в АмоЦРМ, а администрация в 1С. Мы предупредили про дальнейшие сложности — жить в двух программах или бегать туда-сюда с вопросами, всё это плохо для бизнеса.
Через 2-3 месяца руководитель заколебался обмениваться кусками информации, но уйти от АмоЦРМ клиент не согласен. Поэтому мы решили интегрировать АмоЦРМ и 1С, автоматизировав обмен данных.
АмоЦРМ будет выгружать данные о сделках, продажах, счётах, результаты сотрудников в 1С. А отгрузки, оплаты, остатки, обновления ассортимента и т. д. автоматически попадать из 1С в Амо. Все в выигрыше.
Схема обмена данными между двумя системами.
Правильно и понятно описать бизнес-процессы — ключевое в автоматизации, мы в этом профи.
Первое, что мы сделали — разобрали учёт отдела продаж и администрации на процессы, роли, показатели и генерируемые данные. Результатом разбора стало чёткое понимание о данных, которые крутятся внутри отделов: откуда взялись, в каких отчётах видны, кому и какие данные нужны.

Затем определили правила синхронизации данных из АмоЦРМ и 1С. Карточка контрагента «Ромашка» в АмоЦРМ и карточка контрагента «Ромашка» в 1С — для человека это одно лицо, а вот для программ два разных. Соответственно нам нужно научить программы определять это. Аналогично действуем со списком товаров. Здесь много тонкостей, о которых нужно заранее предусмотреть, человек может ошибиться и неправильно ввести название контрагента «Помашка», важно научить программу определять такую ошибку и предлагать варианты исправлений, внедрить синхронизацию по ИНН, а с товарами по артикулу. Определяем где хранится главная база, а где дубликаты.

После настраиваем программы, избавляемся от ручного труда. В нашем случае подобрали у партнёров уже написанную обработку для программы 1С. Стандартный модуль синхронизации АмоЦРМ и 1С нам не подходит, так как она работает только с облачными сервисами и не позволяет выгрузить все необходимые данные. Обычно мы стараемся использовать готовые решения, такие решения всегда дешевле для клиента и внедряются гораздо быстрее. В нашем случае пришлось немного допилить.

Завершающий этап — создание и настройка отчётов. Мы смогли получить данные, в 1С видны продажи и изменения по товарам, в АмоЦРМ видны товары. Но ни один руководитель, продавец и финансист не будет листать сотни страниц, чтобы понять ситуацию и принять какое-то ключевое действие. Нам нужны правильные отчёты.
Руководителю отделов продаж нужны отчёты по дебиторской задолженности, остаткам на складах, сроках поставки, и многое другое.
Продавец при подборе должен видеть остатки — так удобнее общаться с клиентом, мы доработали АмоЦРМ, чтобы эти показатели были видны сразу.
Для финансистов мы подготовили отчёты по плану продаж в 1С.
Бухгалтерам важно немедленно видеть в 1С: Бухгалтерии первичку: счета, товарные накладные.

Что в итоге?

С точки зрения ведения учёта, правильнее перевести всю компанию на работу в одной системе. Небольшим фирмам мы рекомендуем 1С или Мой Склад. При правильном внедрении руководитель сможет контролировать:

  • Продажи
  • Маркетинг
  • Остатки и закупки
  • Финансовый результат
А бухгалтерия сдавать отчёты прямо из программы.

В ситуациях, когда работать в программе нет возможности, можно настроить обмен данными из одной системы в другую. Поправка, можно настроить автоматический обмен данными, обмениваться можно и вручную, скачивая базы и перебивая их из одной базы в другую, но такой подход неизбежно приводит к ошибкам, трате времени и ресурсов.

Развивайте бизнес и ведите учёт правильно, а если вам нужно настроить подобную интеграцию у себя — приходите к нам на консультацию.
Автор статьи: Алексей Баранов
Основатель Интерлогики, стратег автоматизации
Опубликовано: 8 сентября 2019
Поделитесь этой статьёй с друзьями
Настройте интеграцию у себя
Сможем настроить правильную интеграцию между разными программами учета, навести порядок и сделать много что хорошего.
Made on
Tilda