Журнал
обложка к статье типовая программа для учета

Типовая программа для учета против собственной

«Посоветуйте программу для автоматизации учёта, которая идеально подойдёт под мои бизнсе-процессы и учёт» © — озвучивает заказчик. Ну, или вечная дилемма, что лучше типовая программа для учета или разработать свою?

👋  Привет, это Алексей Баранов из Интерлогики! У меня можно проконсультироваться по стратегическим вопросам автоматизации учёта и бизнес-процессов, как сделать автоматизацию ценнее, дешевле и быстрее и все такое.

👉 Разбираем, что лучше типовая программа для учета, где: скачал, установил, настроил и работаешь или вообще облачное решение или нанял с десяток разработчиков, которые сделают собственную программу для автоматизации учёта и бизнес-процессов 


Когда к нам приходят с запросами «найдите идеальную программу для автоматизации!!!», то   на консультации детализируем требования и получается что-то вроде такого:
  • Программа должна быть заточена под бизнес-процессы моей компании. Как мои люди работают, так в программе и должно быть. Только быстрее и, чтобы программа им подсказывала.
  • Мои показатели, мои отчёты, мои формы документов — всё уже должны быть в программе при внедрении.
  • Когда я нанимаю нового человека, он должен уже уметь работать в этой программе автоматизации. То есть её интерфейс должен быть популярным.
  • Чтобы программа была универсальной и сама обновлялась под изменения законодательства и прочее.
  • Чтобы недорого внедрять и обслуживать.
Требования к программе для автоматизации учета или картинка к статья типовая програма для учета
Я полностью на стороне клиента в таких требованиях! Но некоторые требования противоречат друг другу, а значит не получится их реализовать.

Руководитель компании стремится сделать свои процессы и учёт лучше, чем у конкурентов. Это делает компанию отличной от других на рынке. Чем круче компания, тем уникальнее ее способ вести дела. Чем больше компания отличается от конкурентов, тем важнее индивидуальное решение. И наоборот, чем больше компания похожа на всех остальных — тем больше ей подходит универсальный софт.

Универсальная программа для автоматизации учёта — в ней уже есть всевозможные документы, процессы, интерфейсы и способы вести дела.

Типовая — дешевле и популярнее, а ещё это значит, что она не учитывает ваших особенностей и конкурентных преимуществ. Отсюда и противоречие.

👉  Типовая или универсальная программа для учёта — дешевле, популярнее, её интерфейс всем знаком, в ней есть всевозможные документы и шаблоны, но в ней нет уникальности для вашего бизнеса



Баланс выбора программы автоматизации работ

Типовой запрос на подбор программы для автоматизации учёта

Отдел продаж нашего клиента продаёт крупным оптом верхнюю одежду собственного производства. Их фишка — огромный ассортимент и выбор опций для покупателя. Покупатель может выбрать всё: цвета, материалы наружные и подкладки, фурнитуру, размерный ряд, даже логистику

В программе для автоматизации отдела продаж необходим особый каталог, чтобы продавцу было удобно работать с покупателем и компоновать эти опции. А ещё, немедленно видеть в отчётах наличие товара, сроки готовности партии, стоимость.

Руководителю отдела продаж необходим отчёт по себестоимости, чтобы быть гибким в цене, во время заключения сделки. 1С:8 Управление торговлей может работать с такими опциями товара, но не умеет гибко настраивать нужные отчёты и интерфейс подбора опций.

При автоматизации у бизнеса возникает дилемма: изменять себя, чтобы соответствовать универсальной программе, либо изменять программу, чтобы сохранить уникальность своего учёта, отчётов и процессов. 

Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого подхода.

Подход «универсальная программа для автоматизации учёта»

Стоимость владения универсальной программой существенно ниже, она обновляется быстро и недорого, как только разработчик выпускает обновление. Некоторые программы такие как 1С:Фреш, AmoCRM, Мой склад, Моё дело — работают в облаке, а значит пользователи всегда используют самую свежую версию. Нет нужды нанимать программистов для обслуживания таких программ. 

Универсальные программы популярны и если вы нанимаете нового человека, то его не нужно обучать, он уже знает интерфейс. 

Но в таких программах нет места для уникальных процессов и учёта. Пользователю придётся отказаться от специальных отчётов, индивидуальных интерфейсов. Бизнес-процесс отличается от типового? Придётся его унифицировать с конкурентами. В бизнесе используются свои формы документов? С типовой программой это будет сложнее.

Подход «изменять программу под себя»

Вот как привыкли работать люди — так и будут работать, только лучше и быстрее. 

Точнее исполнять ваши задачи, быстрее делать дела. Интерфейс напомнит им, что за чем следует, что спросить у покупателя, в какое поле заносить цифру. Можно настроить специализированные отчёты для руководителей. Интерфейс программы можно переделать так, чтобы кнопки и поля располагались в идеальных местах.
Форма подбора товара программа автоматизации 1с
Для руководителя отдела продаж из примера выше мы разработали форму подбора товаров. Теперь менеджеры отдела продаж прямо во время разговора могут компоновать заказ, видеть остатки, логистику стоимость. Ещё мы настроили для руководителя отчёт по себестоимости и отчёт по продажам.

Подход «комбинированный» или рациональный путь

У подходов «изменять под себя» и «использовать универсальную программу» есть плюсы и минусы.

Доработки специально под заказчика стоят денег. Это как шить индивидуальный костюм или в супермаркете купить. Даже при исполнении доработок грамотными программистами, обновлять программу станет дороже. Нужно внимательно следить, чтобы доработки не стёрлись и продолжали работать. Иногда программы устаревают. 

Некоторые клиенты Интерлогики привыкли к удобству и персональным настройкам, а переход на другую программу или следующую версию ставит их перед сложным выбором: дорогой переход или отказ от удобства.

Там где это возможно, мы рекомендуем использовать максимально типовые программы, упрощать бизнес-процессы и управленческий учёт. Но некоторые бизнес-процессы выгодны бизнесу, отказаться или упростить их не получится. 

Комбинированный путь: упрощать и систематизировать бизнес и дорабатывать решение, чтобы обеспечить конкурентное преимущество. Для этого будем разбираться с каждым участком бизнеса, с каждым отчётом, показателем и бизнес-процессом. Разбираться, на что влияет, как улучшает бизнес и считать инвестиции в доработки. 

Стратегический план, примерно такой:
  1. Опишите участки, которые хотите автоматизировать, бизнес-процессы и учёт. Разберитесь, что из этого влияет на бизнес, а что досталось в наследство от неграмотного менеджмента. От последнего выгоднее отказаться.
  2. Проконсультируйтесь с автоматизаторами, какое программное решение с наименьшими доработками подходит под вашу компанию. 
  3. Всё что важно для бизнеса и не укладывается в типовую конфигурацию придётся дорабатывать. Для этого, выбранная вами в прошлом пункте программа должна иметь открытую архитектуру — позволять вносить изменения. 
  4. Считайте сколько будет стоить доработка и сопровождение. Сколько прибыли вам она принесёт. Иногда унификация процессов и учёта выгоднее, чем разрабатывать улучшения.

Требуйте программистов вносить изменения грамотно, чтобы минимально изменять основную программу. 1С и некоторые другие программы учета позволяют использовать внешние модули. Их использование снижает дальнейшую стоимость сопровождения. Большинство облачных и подписных решений не позволяют вносить персональные доработки за адекватные деньги. 

Запомнить из статьи «какую программу для автоматизации выбрать: типовую или собственную» 

Руководитель, который задумывается об автоматизации бизнес-процессов часто сталкивается с дилеммой «выбрать типовую программу, которая всегда свежая и актуальная, но не поддерживает уникальность» или «использовать свою программу, которую придётся самостоятельно разрабатывать и поддерживать». Мы предлагаем комбинированный подход. Там где бизнес-процессы можно упростить — упрощаем и устраняем все лишнее, где нельзя — дорабатываем, желательно внешними средствами.

Что ещё читать по теме
Автоматизация склада — всё, что необходимо знать
Увеличиваем продажи с помощью товарной аналитики
Как появляются отрицательные остатки на складе 




Статья Автоматизация
Made on
Tilda