Ускорили работу транспортно-логистической компании

Мы доработали 1С для логистов Северо-западной транспортной компании. В результате нашего сотрудничества:

• Директор избавился от ручной аналитики и освободил 50% времени.
• Линейные сотрудники прекратили рутинную беготню по отделам и сэкономили 20% рабочего времени.
• Компания получила более широкую аналитику по рейсам и руководство может получить отчёты по рейсам за любой период, а также появились автоматические отчёты по окупаемости машин, эффективности водителей и прочее.

В Интерлогику обратился Евгений — управляющий партнёр и финансовый директор Северо-западной транспортной компании, компания занимается кольцевыми грузоперевозками. На первой консультации инициатор изменений поставил задачу: «Интегрировать данные из Транс-менеджера в 1С, чтобы логисты и бухгалтеры не бегали между отделами, выясняя мелкие вопросы».

В любом проекте мы сначала разбираемся: «зачем это надо», так мы определяем реальные проблемы бизнеса и выясняем настоящую цель.

Мы узнали, как сотрудники используют Транс-менеджер, выяснили, что возможности этой программы исопльзуются на 5-10% и эти возможности можно добавить в 1С. Таким образом и логистам и бухглатерам можно работать в одной программе.

Всё будет храниться в одной базе — это надёжнее, дешевле и быстрее, клиент получает бонусы и реализовывает первоначальный запрос «чтобы сотрудники не бегали по отделам, решая вопросы, которые можно посмотреть в 1С».

Мы подобрали такое решение, разобрав бизнес-процессы компании по полочкам. Укрупнённо Западная Транспортная Компания работает так.

Набирают заявки на грузоперевозки, логисты стараются составить оптимальный маршрут. Заявку на грузоперевозку отправляют бухгалтерам для проверки, а затем Евгению, на согласование. Отправить рейс или нет, Евгений определяет по стоимости грузоперевозки на 1 км.

После рейса водитель сдаёт путевой лист, чеки. Бухгалтер вносит корректировку в отчёт и отправляет Евгению. Евгений, получив итоговый отчёт, «ручками», на обратной стороне листа, считает настоящую стоимость грузоперевозки на 1км. Больше всего времени уходит на подсчёт маржинальности рейса и беготню сотрудников по рутинным вопросам: «Галь, а клиент Х счёт оплатил?»

В итоге Евгений в курсе маржинальности каждого рейса, но тратит на это полдня. Среднюю маржинальность каждого рейса представляет интуитивно. Определить точную окупаемость машины, выгодных маршрутов, контрагентов практически невозможно из-за ручных расчётов.

В ходе консультации мы выяснили, что логисты используют Транс-менеджер как аналог электронной таблице. Мы смогли подобрать решение, которое позволило перевести расчёты логистов в 1С. Так мы избавлялись от необходимости интегрировать базы, всё видно в одном экране и можно внедрить широкую аналитику.

Составили приблизительный план работ по проекту.

• Разбираемся, как именно работают логисты, что им нужно и зачем. Должны получить алгоритм работы логиста, и разработать модуль для 1С, который будет выполнять те же функции.
  
• Строим финмодель, разрабатываем методики управленческого учёта, чтобы получать отчёты по финрезультату компании.
  
• Разрабатываем необходимый модуль, делаем его удобным для использования.
  
• Переносим архивные данные в базу 1С, чтобы получить отчёты за предыдущий период.
  

Погружение в детали бизнеса. Разобрали «по полочкам» бизнес-процессы и алгоритмы, по которым работали логисты, бухгалтер и директор.

Основной показатель маржинальности рейса в компании— стоимость грузоперевозки на 1 км, чтобы рассчитать эту цифру нужно учитывать массу показателей (расход топлива, шиномонтаж, ремонт, штрафы и кучу других регулярных, прямых и не очень расходов).

После того как выяснили алгоритмы работы и составления отчётов создали техническое задание на доработку 1С для наших специалистов. Разработка не вызвала особых сложностей, как и внедрение и обучение.

Разобрав запрос Евгения, вскрыли дополнительные проблемы — тратится слишком много времени на рутинный расчёт маржинальности рейса, отсутствует широкая и глубокая аналитика, все показатели воспринимаются интуитивно.

В результате за месяц мы доработали 1С, сотрудники Западной Транспортной компании сами перенесли данные в новую базу и начали работать в 1С. Сотрудники прекратили бегать между отделами, начали оформлять заявку на рейс на 20% быстрее.

Евгений может получить отчёт маржинальности рейса, посмотрев заявку на рейс.