Ускорили работу транспортной компании

Делимся кейсом автоматизации в транспортно-логистической компании
Мы доработали 1С для логистов Западной Транспортной Компании и в результате нашего сотрудничества:

  • Директор избавился от ручной аналитики и освободил 50% времени.
  • Линейные сотрудники прекратили рутинную беготню по отделам и сэкономили 20% рабочего времени.
  • Компания получила более широкую аналитику по рейсам и руководство может получить отчёты по рейсам за любой период, отчёты по окупаемости машин, эффективности водителей и прочее.

Илья Слюсарев
Провёл интервью интервью и всё узнал

О клиенте и задаче

В Интерлогику обратился Евгений — управляющий партнёр и финансовый директор Западная Транспортной Компании, компания занимается кольцевыми грузоперевозками. Евгений на первой консультации поставил задачу: «Интегрировать данные из Транс-менеджера в 1С, чтобы логисты и бухгалтеры не бегали между отделами, выясняя мелкие вопросы».
интерфейс транс-менеджера
В любом проекте мы сначала разбираемся: «зачем это надо», так мы определяем реальные проблемы бизнеса и выясняем настоящую цель. В этот раз мы выяснили, что логистам не обязательно работать в Транс-менеджере, можно доработать 1С. Всё хранится в одной базе — это надёжнее, дешевле и быстрее, клиент получает бонусы и реализовывает первоначальный запрос «чтобы сотрудники не бегали по отделам, решая вопросы, которые можно посмотреть в 1С».
Зачем это надо — первый вопрос, который мы задаём в любом проекте.
Мы подобрали такое решение, разобрав бизнес-процессы компании по полочкам. Укрупнённо Западная Транспортная Компания работает так.
схема работы транспортной компании
Набирают заявки на грузоперевозки, логисты стараются составить оптимальный маршрут. Заявку на грузоперевозку отправляют бухгалтерам для проверки, а затем Евгению, на согласование. Отправить рейс или нет, Евгений определяет по стоимости грузоперевозки на 1 км.
Автоматизировать вашу компанию?
За два часа наметим цели, составим план действий, объясним как контролировать и управлять автоматизацией
После рейса водитель сдаёт путевой лист, чеки. Бухгалтер вносит корректировку в отчёт и отправляет Евгению. Евгений, получив итоговый отчёт, «ручками», на обратной стороне листа, считает настоящую стоимость грузоперевозки на 1км. Больше всего времени уходит на подсчёт маржинальности рейса и беготню сотрудников по рутинным вопросам: «Галь, а клиент Х счёт оплатил?»
Грузоперевозка на 1 км — частный случай себестоимости.
В итоге Евгений в курсе маржинальности каждого рейса, но тратит на это полдня. Среднюю маржинальность каждого рейса представляет интуитивно. Определить точную окупаемость машины, выгодных маршрутов, контрагентов практически невозможно из-за ручных расчётов.
как рассчитывается себестоимость для грузоперевозок
Каждый путевой лист Евгений проверял лично и на задней стороне листа рассчитывал маржинальность рейса, на это уходило полдня.


В ходе консультации мы выяснили, что логисты используют Транс-менеджер как аналог электронной таблице. Мы смогли подобрать решение, которое позволило перевести расчёты логистов в 1С. Так мы избавлялись от необходимости интегрировать базы, всё видно в одном экране и можно внедрить широкую аналитику.

Составили приблизительный план работ по проекту.
  • Разбираемся, как именно работают логисты, что им нужно и зачем. Должны получить алгоритм работы логиста, и разработать модуль для 1С, который будет выполнять те же функции.
  • Строим финмодель, разрабатываем методики управленческого учёта, чтобы получать отчёты по финрезультату компании.
  • Разрабатываем необходимый модуль, делаем его удобным для использования.
  • Переносим архивные данные в базу 1С, чтобы получить отчёты за предыдущий период.
Укрупненный план работ
Первый набросок проекта по разработке дополнительного модуля для логистов в 1С.

Как работали

Погружение в детали бизнеса. Разобрали «по полочкам» бизнес-процессы и алгоритмы, по которым работали логисты, бухгалтер и директор.
как формируется заявка на грузоперевозку
Основной показатель маржинальности рейса в компании— стоимость грузоперевозки на 1 км, чтобы рассчитать эту цифру нужно учитывать массу показателей (расход топлива, шиномонтаж, ремонт, штрафы и кучу других регулярных, прямых и не очень расходов).
что учитывать при автоматическом расчете отчета
Собрали все параметры, которые нужно учитывать в отчёте за рейс.
После того как выяснили алгоритмы работы и составления отчётов создали техническое задание на доработку 1С для наших специалистов. Разработка не вызвала особых сложностей, как и внедрение и обучение.

Результат

Разобрав запрос Евгения, вскрыли дополнительные проблемы — тратится слишком много времени на рутинный расчёт маржинальности рейса, отсутствует широкая и глубокая аналитика, все показатели воспринимаются интуитивно.

В результате за месяц мы доработали 1С, сотрудники Западной Транспортной компании сами перенесли данные в новую базу и начали работать в 1С. Сотрудники прекратили бегать между отделами, начали оформлять заявку на рейс на 20% быстрее.
логисты транспортной компании работают в 1с
Одно из рабочих экранов логиста.
Евгений может получить отчёт маржинальности рейса, посмотрев заявку на рейс.
priem-nuar-chelovek-pauk


Что в итоге

Если вы хотите что-то похожее у себя, приходите к нам на консультацию, мы поможем.
Автор статьи: Слюсарев Илья
Маркетолог Интерлогики
Опубликовано: 28 ноября 2019
Поделитесь этой статьёй с друзьями
Сделаем проект автоматизации
Записывайтесь на консультацию, если вы хотите разобраться в учёте, бизнес-процессах, избавиться от головной боли с отчётами.
Made on
Tilda