ускорили работу транспортно-логистической компании

Ускорили работу транспортно-логистической компании

Делимся кейсом автоматизации учета и бизнес-процессов в транспортно-логистической компании. По итогу, руководители получили автоматический расчет себестоимости перевозки, появился прозрачный финрезультат, а директор освободил до 50% своего времени с проверки документов.
Мы доработали 1С для логистов Северо-западной транспортной компании. В результате нашего сотрудничества:

  • Директор избавился от ручной аналитики и освободил 50% времени.
  • Линейные сотрудники прекратили рутинную беготню по отделам и сэкономили 20% рабочего времени.
  • Компания получила более широкую аналитику по рейсам и руководство может получить отчёты по рейсам за любой период, а также появились автоматические отчёты по окупаемости машин, эффективности водителей и прочее.

О клиенте СЗТК и задаче «интегрировать Транс-менеджер и 1С»

В Интерлогику обратился Евгений — управляющий партнёр и финансовый директор Северо-западной транспортной компании, компания занимается кольцевыми грузоперевозками. На первой консультации инициатор изменений поставил задачу: «Интегрировать данные из Транс-менеджера в 1С, чтобы логисты и бухгалтеры не бегали между отделами, выясняя мелкие вопросы».
Клиент хотел интегрировать программу для логистов Транс-менеджер с программой бухгалтерии 1С, чтобы быстро узнавать себестоимость рейса, а получил золото!
интерфейс транс-менеджера автоматизация транспортной логистики
В любом проекте мы сначала разбираемся: «зачем это надо», так мы определяем реальные проблемы бизнеса и выясняем настоящую цель.

Мы узнали, как сотрудники используют Транс-менеджер, выяснили, что возможности этой программы исопльзуются на 5-10% и эти возможности можно добавить в 1С. Таким образом и логистам и бухглатерам можно работать в одной программе.

Всё будет храниться в одной базе — это надёжнее, дешевле и быстрее, клиент получает бонусы и реализовывает первоначальный запрос «чтобы сотрудники не бегали по отделам, решая вопросы, которые можно посмотреть в 1С».
Зачем это надо — первый вопрос, который мы задаём в любом проекте.
Мы подобрали такое решение, разобрав бизнес-процессы компании по полочкам. Укрупнённо Западная Транспортная Компания работает так.
схема работы транспортно-логистической компании
Набирают заявки на грузоперевозки, логисты стараются составить оптимальный маршрут. Заявку на грузоперевозку отправляют бухгалтерам для проверки, а затем Евгению, на согласование. Отправить рейс или нет, Евгений определяет по стоимости грузоперевозки на 1 км.
Евгений, как опытный менеджер, на основе маршрута от логистов, руками считал стоимость перевозки груза на 1 км. После принимал решение «отправлять такой маршрут или нет». Из-за таких расчетов, директор тратил 50% времени на «калькулятор», компания могла ускориться, если бы логисты в программе сразу видели стоимость грузоперевозки на 1км.
После рейса водитель сдаёт путевой лист, чеки. Бухгалтер вносит корректировку в отчёт и отправляет Евгению. Евгений, получив итоговый отчёт, «ручками», на обратной стороне листа, считает настоящую стоимость грузоперевозки на 1км. Больше всего времени уходит на подсчёт маржинальности рейса и беготню сотрудников по рутинным вопросам: «Галь, а клиент Х счёт оплатил?»
Грузоперевозка на 1 км — частный случай себестоимости.

⚡️ Стоимость грузоперевозки на 1км — частный случай расчета себестоимости для компаний транспортной-логистики

В итоге Евгений в курсе маржинальности каждого рейса, но тратит на это полдня. Среднюю маржинальность каждого рейса представляет интуитивно. Определить точную окупаемость машины, выгодных маршрутов, контрагентов практически невозможно из-за ручных расчётов.
путевой лист, который был до автоматизации транспотно логистической компании как рассчитывается себестоимость для грузоперевозок
Каждый путевой лист Евгений проверял лично и на задней стороне листа рассчитывал маржинальность рейса, на это уходило полдня.


В ходе консультации мы выяснили, что логисты используют Транс-менеджер как аналог электронной таблице. Мы смогли подобрать решение, которое позволило перевести расчёты логистов в 1С. Так мы избавлялись от необходимости интегрировать базы, всё видно в одном экране и можно внедрить широкую аналитику.

Составили приблизительный план работ по проекту.
  • Разбираемся, как именно работают логисты, что им нужно и зачем. Должны получить алгоритм работы логиста, и разработать модуль для 1С, который будет выполнять те же функции.
  • Строим финмодель, разрабатываем методики управленческого учёта, чтобы получать отчёты по финрезультату компании.
  • Разрабатываем необходимый модуль, делаем его удобным для использования.
  • Переносим архивные данные в базу 1С, чтобы получить отчёты за предыдущий период.
Укрупненный план работ по автоматизации учета трансопортной-логистики западной транспортной компании
Первый набросок проекта по разработке дополнительного модуля для логистов в 1С.

Как автоматизировали транспортно-логистическую компанию

Погружение в детали бизнеса. Разобрали «по полочкам» бизнес-процессы и алгоритмы, по которым работали логисты, бухгалтер и директор.
как после автоматизации формируется заявка на грузоперевозку
Основной показатель маржинальности рейса в компании— стоимость грузоперевозки на 1 км, чтобы рассчитать эту цифру нужно учитывать массу показателей (расход топлива, шиномонтаж, ремонт, штрафы и кучу других регулярных, прямых и не очень расходов).
что учитывать при автоматическом расчете отчета при автоматизации транспортной логистики
Собрали все параметры, которые нужно учитывать в отчёте за рейс транспортно-логистической компании.
После того как выяснили алгоритмы работы и составления отчётов создали техническое задание на доработку 1С для наших специалистов. Разработка не вызвала особых сложностей, как и внедрение и обучение.

Результат

Разобрав запрос Евгения, вскрыли дополнительные проблемы — тратится слишком много времени на рутинный расчёт маржинальности рейса, отсутствует широкая и глубокая аналитика, все показатели воспринимаются интуитивно.

В результате за месяц мы доработали 1С, сотрудники Западной Транспортной компании сами перенесли данные в новую базу и начали работать в 1С. Сотрудники прекратили бегать между отделами, начали оформлять заявку на рейс на 20% быстрее.
логисты транспортной компании работают в 1с
Одно из рабочих экранов логиста.
Евгений может получить отчёт маржинальности рейса, посмотрев заявку на рейс.
priem-nuar-chelovek-pauk


Автор статьи: Слюсарев Илья
  • Маркетолог Интерлогики. Если у вас есть вопросы по этой статье, или про что-то другое, то вы можете задать их в форме, которая будет ниже. Можно оставить заявку на консультацию. Вопросы также можно задать по телефону +7 (495) 764 83 81 или написав в телеграм @Interlogik 


Статья опубликована: 28 ноября 2019, а обновлена 28 июня 2021