Автоматизация методов расчёта себестоимости в торговле

Поговорим об автоматизации методов расчёта себестоимости товара в торговле, как они влияют на ценообразование, а также зачем нужно разбираться в скучных вещах товарного учёта.

👋 Привет! Меня зовут Алексей! Я руковожу Интерлогикой, и мы занимаемся автоматизацией управленческого учёта и бизнес-процессов. Оказываю консультации , если у вас есть вопрос, вы можете задать его в форме в низу страницы или связаться со мной по телефону +7 (495) 764 83 81#nbspили через телеграм @Interlogik

Что такое себестоимость товара в торговле и почему мы пишем о таких очевидных вещах

В 9 случаях из 10 предприятия считают плановую себестоимость. И забывают о фактической! Именно этот нюанс заставляет нас повторять довольно очевидные вещи «что такое себестоимость».

Себестоимость — понятие широкое, которое включает все «расходы». Но на самом деле не все расходы попадают в себестоимость. Во-первых, не все расходы компании так или иначе связанные с товаром стоит относить на себестоимость. Во-вторых, часто, не все расходы, что нужно заносить — заносятся. В-третьих, себестоимость нельзя считать один раз, ежедневно меняются разные детали, вроде стоимости доставки для склада — и это может влиять на себестоимость, а следовательно, и на розничные цены.

Факторы, которые вам точно надо учитывать, для расчёта себестоимости товара в торговле:

стоимость у закупщика;
логистика;
хранение на складе;
погрузо-разгрузочные работы;
перемещение товара;
коммунальные платежи;
ФЗП от уборщиков до директоров;
платежи в госбюджет;
кредитные платежи;
амортизация, обслуживание программ и техники.

Учитывая эти вещи, вы подсчитаете плановую себестоимость. Как только цены на коммуналку изменились — изменятся и себестоимость. Поэтому нужен перерасчёт плановой себестоимости с учётом реальных расходов. Это и будет фактическая себестоимость.

Зачем нужна плановая себестоимость или зачем планировать себестоимость товара в торговле

И простите за очевидные вещи, которые я скажу, но всё-таки?

Ценообразование. По плановой себестоимости мы определяем корректные цены. Обычно это касается производств, чем чистой торговли.
Рентабельность. Себестоимость помогает оценить, насколько данный товар будет выгодно продавать.
Налоги. Для тех бизнесов, где расходы учитываются в налоговой базе.

Плановая себестоимость помогает спрогнозировать картину расходов. А это поможет скорректировать их. Вдруг вы там на электричество тратите бешеные деньги, и можно автоматизировать освещение и сэкономить миллионы? Правда, обычно стараются придумать, как оптимизировать расходы на сотрудников и хранение, чем на лампочки.

Для уменьшения плановой себестоимости, предприниматели:

автоматизируют учёт,
играют с ассортиментом,
используют энергосберегающие технологии,
эффективнее используют маркетинг,
корректируют бизнес-планы.

Но, без фактической себестоимости — все игры с плановой, ничего не стоят.

Сложности расчёта себестоимости и почему требуется автоматизация

В кейсе «ценообразование для интернет-магазина» я показал ситуацию, при которой магазин несколько месяцев торговал инструментами с неправильной ценой. Это происходило из-за следующих причин:

за розничные цены отвечал директор;
ассортимент из 17 тысяч товаров;
кроме определения цены, у директора куча другой работы.

Я уверен, вы неоднократно видели, как продавцы в торговом зале постоянно меняют цены на товары! Себестоимость товаров плавает, главным образом из-за того, что меняются цены у закупщиков, но стоит измениться чему-то одному, вроде величине амортизации — и придётся переоценивать все товары.

Чем больше товаров и транзакций в магазине — тем важнее корректный и быстрый расчёт себестоимости товара и его ценообразование! А быстро и правильно невозможно без программы. Делать это в полуручном режиме и тем более в ручном режиме — ад!

Из чего складывается себестоимость и зачем это знать

Практически у каждого отдельного предприятия будут свои особенности: в поставщиках, логистике, административном укладе, технологическом оснащении. Это всё влияет на себестоимость. Соответственно, даже если предприниматель запускает десятую торговую точку в новом месте — себестоимость продукции, возможно, будет сильно отличаться.

Прямые расходы
Всё, что непосредственно влияет на себестоимость каждой отдельной штучки товара. В торговле, это прежде всего «закупочная цена». Если в магазине продуктов есть отдел кулинарии, то у нас будет производственный отдел. Для него прямых расходов будет больше: продукция поступает из склада по закупочной цене, расходы на поваров и кухню (газ для плиты и духовок, электричество для вытяжек).

Обычно для этого составляют калькуляционные и технологически карты. Сначала тестируют, готовят 10-100 котлет, считают сколько потрачено продукции, киловатт, человеко-часов и так далее. Затем предполагают, что для расчёта 1000 котлет, нужно увеличить тестовую партию.

Косвенные расходы
Тоже затраты на единицу продукции. Но, в отличие от прямых, их гораздо сложнее определить на единицу товара.

Разницу между прямыми и косвенными определяет руководитель или шеф-повар, составляющий технологическую карту. Лучше заручиться поддержкой финансиста.
Например, куда отнести масло, необходимое для жарки котлет. Вроде бы можно рассчитать, сколько масла нужно на 10 котлет. С другой стороны, если 100 раз готовить по 10 котлет, уйдёт больше масла, чем на жарку 1000 котлет за один раз.

С маслом-то ещё ладно, довольно легко можно отнести к прямым расходам, а что делать с расходами на маркетинг? Например, на печать буклетов для рекламы котлет? Скажем, раз в квартал запускаем рекламу котлет через буклеты. Каждый раз печатаем одинаковое количество буклетов. Но в первом квартале нажарили тонну котлет, а во втором три тонны. Доля буклетов на себестоимость в первом квартале — выше, чем во втором! Во втором квартале себестоимость одной котлетки — ниже, а маржа выше.

Вот поэтому для расчёта себестоимости товара нужна такая большая команда!

Финансист и автоматизатор укажут на моменты, которые можно отнести к косвенным или прямым расходам, и подскажут, как уменьшить себестоимость. А за руководителем последнее слово.

Затраты материальные и трудовые

Косвенные расходы ещё делят на материальные и трудовые. Знание этого помогает начать стратегию оптимизации расходов. Сейчас покажу, как это выглядит.

Материальные косвенные затраты. Это материалы, которые достаточно трудно рассчитать на единицу товара, но при этом относящимся к ТМЦ. То есть у нас на складе есть 100 литров масла, и мы на этом масле жарим котлеты, бургеры, картошку и ничего! Понять, сколько масла ушло на каждый ассортимент — сложно. Зато можно понять, как оптимизировать расходы масла, например, заменить жарочные поверхности на антипригарные или вместо жарки использовать гриль. В случае торговли к материальным расходам можно отнести, сюрприз, моющие средства для уборщиков.

Трудовые косвенные расходы — обычно это про зарплаты, причём не только тех, кто непосредственно торгует, но и участвует опосредственно: охрана, уборщики. Включаем и специалистов, которые приглашаем изредка, например, айтишников на установку вайфая.
Имея глубокое разделение расходов в товароучётке, мы можем построить глубокие отчёты и посмотреть «доля зарплат охранников на себестоимость хлеба». И придумать, как оптимизировать такие расходы, если они превышают все нормы.

Способы расчёта себестоимости

Если честно, то я бы не хотел бы останавливаться на этом! Во-первых, это слишком очевидно, а во-вторых, скорее всего, это вам никогда не пригодится. Во время автоматизации у вас уточнят, как вы считали себестоимость раньше, но если вы не знаете, вам всё равно помогут разобраться. Это, скорее всего, будет единственный раз, когда это знание вам пригодится.

Однако, мой seo-шник наставивает на этих строчках! Так что мотайте до следующего абзаца, всё что ниже написано не для вас, а для поисковых систем.

Поштучный расчёт себестоимости товара в торговле

Метод годится, если у вас поштучные товары, небольшая номенклатура, что-то вроде торговли оригинальными предметами искусства. Если у вас магазин инструментов или продуктовый, считать себестоимость на каждую пачек чипсов — опрометчиво.

Средняя себестоимость товаров
Простой как топор, поэтому и популярный. Магазин постоянно пополняет запасы и покупает разные партии по разной цене. Себестоимость зависит от цен закупок. Поэтому мы складываем стоимость закупок всех партий, и делим на количество товаров.

Себестоимость FIFO
Себестоимость считается для каждой партии отдельно, и продаётся в первую очередь товар из конкретной партии. Этот метод часто используют, когда хотят оптимизировать налоги.

Как определяют себестоимость

Я топлю за полуавтоматический или автоматический расчёт! Зачем нам считать себестоимость одного из 17 тысяч товаров и бесконечно повторять это?
С другой стороны, если ассортимент небольшой и на расчёт уйдёт полчаса в месяц, то ставить что-то серьёзное — избыточно.

Итак, расчёты себестоимости бывают:

Ручной. С помощью ручки, бумажки, калькуляторов, иногда таблиц и обязательно здравого смысла. Годится для тех, кто использует поштучный расчёт себестоимости. Однако, если вы считаете себестоимость больше часа — спросите нас, вы что-то явно делаете не так!
Полуавтоматический. С помощью формул и шаблонов эксель-таблиц. По большому счёту не отличается от ручного, но за счёт формул в ячейках — работа ускоряется. Годится для бизнесов с небольшим ассортиментом и небольшим количеством транзакций. Это для ларьков «овощи» или «мороженое» на рынке. Если бизнес крупнее — нужен следующий расчёт.
Автоматический. Ставим товароучётку и настраиваем расчёты в ней. При необходимости зовём спецов Интерлогики. Те ставят учёт и настраивают корректную себестоимость. Все счастливы.

👉 Ваша программа как-то неправильно проводит расчёт себестоимости? На консультации мы найдём причину этого. Можете ускорить консультацию, если позвоните по телефону +7 (495) 764 83 81 или напишете в телеграм @Interlogik

Методы расчёта себестоимости товара в торговле и их автоматизация