Расчёт себестоимости продукции в Excel

Расчёт себестоимости продукции в Excel — на словах звучит просто, но есть несколько подводных камней!

Думаю, вы и так знаете «что такое себестоимость»? Зачем её считать, и всякое такое? Правда же? Я просто предполагаю, что основной читатель статьи «Как считать себестоимость продукции в Экселе» — человек, который хочет по-быстрому прикинуть бизнес-модель.

Ведь в торговом бизнесе, надеюсь, никто не будет считать себестоимость продуктов в таблицах. Даже себестоимость одного товара считается довольно долго, а когда этих товаров под тысячу? Если у вас, читатель, торговый бизнес и вы хотите посчитать себестоимость в Эксель — прошу, откажитесь от этой идеи и приходите к нам на консультацию, мы подскажем, как это сделать проще и быстрее. Возможно, вы захотите поставить товароучётку.

В принципе, себестоимость в Эксель можно считать и при работающем бизнесе, но относительно редко. Потому что есть аж четыре проблемы расчёта в таблицах: ошибки, фактическая себестоимость, бегающая себестоимость и изменения закупочных цен.

Ошибки. Как правило в таблицах все параметры заносятся вручную. Во-первых, легко ошибиться по невнимательности. Во-вторых, легко ошибиться из-за неверных данных или формулы. Например, у нас был клиент, который некоторое время продавал холодильное оборудование ниже себестоимости из-за ошибок в работе отдела закупок.
Плановая и фактическая себестоимость. Когда считают себестоимость в Экселе, то чаще всего считают именно плановую себестоимость. «Сколько это может стоить, если всё пойдёт так». Интерлогика автоматизирует учёт с 2003, на момент этой заметки, мы сделали 300 различных проектов автоматизации. Проекты, которые закончились так, как мы задумали изначально, я могу пересчитать по пальцам. В реальном бизнесе нужна именно фактическая себестоимость, которая считается после того, как сдали проект, по реально сделанным тратам. Но, чтобы начать проект, в любом случае нужно назвать, хотя бы примерную стоимость клиенту, а гораздо чаще приходится называть «окончательную» стоимость. В общем, для бизнеса это значит, что себестоимость нужно считать минимум два раза, а для расчёта новых проектов использовать предыдущий опыт.
«Бегающая» себестоимость. В бухгалтерии есть понятие косвенных расходов. Это всякие траты на аренду, аутсорс юридической фирмы, покупка различных сервисов для работы маркетинга. Они напрямую не участвуют в создании продукции, но при этом, эти расходы распределяются «по всему» производству. При этом, часть расходов, вроде аренды главного офиса и бухгалтерии, можно распределить по всем произведенным товарам. А другая часть, скажем, дизайн упаковки для нового продукта — только на одно из направлений. Вдобавок, их доля меняет в зависимости от объема произведенной продукции. Скажем, мебельное производство запустило новый продукт «колыбелька для ребёнка», а к ней выпустило инструкцию по сборке. Расходы на печать и редактору на производство инструкции «размазали» только на колыбельки, шкафы-стулья-столы — не трогали. Но если сделать 100 колыбелек, расходы на печать «размажутся» на 100 частей, а если сделать 1000 — уже на тысячу. И эти параметры нужно учитывать каждый месяц!
Закупка. Цены на материалы, логистику, а также коммунальные тарифы — постоянно меняются! Чем чаще закупаются материалы, и чаще «прыгают» цены, тем меньше можно расчитывать на «среднюю» по всей закупке. Например, бизнес по обжарке кофе сильно зависит от курса валют и биржевых цен на кофе. Скажем, на Эфиопской бирже «Арабика Сидамо» на прошлой неделе кофе продавался за 10,24$, а сегодня уже 9,96$. При этом обжарщик на прошлой неделе выкупил 2 тонны, и сейчас не хочет упускать возможность и выкупит 6,3 тонны. В Россию всё поедет одним контейнером, а курс валют не стоял на месте. Вот как тут считать в таблицах?

Если вас не пугают подобные сложности — читайте дальше, а если пугают, приходите к нам на консультацию, мы упростим вам задачу по расчёту себестоимости!

Что нужно учесть для расчёта себестоимости продукции в Excel

Обычно достаточно прикинуть «что нужно учесть в производстве», чтобы понять, из чего складывается цена. А после открыть Excel и в ней внести все необходимые цифры.
Если у нас производство мебели, то необходимо подсчитать закупочные материалы, труд работников от дизайнеров мебели до столяров режущих ДСП-листы, а также расходы на всё остальное: от станков и рулеток до лицензий на программу, в которой делается раскройка пиломатериалов. Обычно с этим проблем не возникает, будут статьи:

Сырьё: основное, вспомогательные материалы, расходники (вплоть до скотча для упаковки).
Топливо: ГСМ на внутреннюю перевозку, электричество, отопление и так далее.
Собственные полуфабрикаты.
Покупные полуфабрикаты.
Оплата контрагентов.
Оплата труда рабочих. Отдельно фиксируются налоги, начисления, страховки.
Цеховые затраты: от стоимости станков до аренды склада для хранения продукции и приобретение униформы.
Потери от брака.
Расходы на коммерцию, продажу и маркетинг.

В «цеховых» расходах не забываем учесть

Расходы на оборудование: покупка, эксплуатация, амортизация, расходники (масло на смазку, например), энергию, ремонт и техосмотр.
На управление: зарплаты управленцев, а также налоги, страховки, амортизацию зданий, ремонт, обеспечение ТБ, спецодежда, обувь и средства защиты.

В «коммерческих» расходах считаем

К «коммерческим» относят всё, что связано с продажей, но напрямую в производстве не участвует.

Упаковка от дизайна до стоимости картона для коробок.
Склад: фулфилмент или у вас свой.
Охрана товара: всевозможные страховки и труд охранников.
Логистика: доставка груза, погрузка.
Зарплаты продавцов.
Маркетинг и реклама. Так как у маркетинга довольно высокая прозрачность, то можно разбить подробнее: контент-маркетинг, реклама в директе, реклама с помощью блогеров, продакт-плейсмент.
PR или представительские расходы. Иногда объединяют с маркетингом.

Расчёт себестоимости в таблице

В целом, если количество материалов не очень большое, скажем до сотни наименований, то расчёт продукции в Excel сделать возможно. Это оправдано, потому как:

Программа всем знакома и широко распространена.
Вычисления прозрачны — мы легко проверим формулы и убедимся в корректности расчётов.
Лёгкая визуализация данных.

Создадим таблицу, в которой сделаем расчёт себестоимости. Для каждого отдельного продукта логично создать отдельный лист. Внутри листа, для каждого вида затрат — отдельная таблица. Нужно учитывать количество потраченных ресурсов, единицу измерения и норматив расхода, а также отметить прямые и косвенные затраты.
Напомню, что прямые влияют на стоимость каждого изделия, и если мы увеличим производство, то это не сильно изменит продукт. А косвенные, это то, что напрямую в производство не спишешь и оно «размазывается» по всем продукта.

Скажем, деньги потраченные покупку лицензии для программы «размазываются на всю продукцию». Если мы сделаем только 1 штуку, то вся стоимость программы ляжет на эту штуку, если сделаем миллион, то стоимость поделится на миллион.

Производитель вправе самостоятельно определить, что является прямым расходом, а что нет.

Дальше все статьи расходов нужно подсчитать, отдельно прямые и дальше считаем косвенные. При необходимости сводим данные в аккуратную таблицу, где учитываются основные статьи расходов.

После эти данные можно использовать для определения цен. Мы можем взять себестоимость продукции и прибавить наценку. А можем ориентироваться на «среднерыночные» и понимать, сможем «что-то заработать» если у нас будет такая себестоимость.

Плюсы и минусы расчёта себестоимости продукции в Excel

Такой ручной расчёт позволяет с «душой» подходить к определению цен. Даже если подсчитать с ошибками, понимание «математики бизнеса» будет глубже, а это зачастую даёт уверенность и развивает предпринимательскую интуицию.

Плюсы расчёта себестоимости продукции в Excel:

Глубокое понимание продукта, можно понять, как «рулить» его себестоимостью.
«Быстрый вход» — не нужно специально что-то изучать, ставить программы и как-то глубоко разбираться.

Минусы расчёта себестоимости продукции в Excel:

У нас, возможно, получится плановая себестоимость, а не фактическая.
Легко ошибиться в переносе данных и формул. Заметить это довольно сложно.
Если придётся считать фактическую себестоимость, или изменится цена закупки материалов — всё придётся начинать с начала.
При редактировании таблицы, добавлении строк, данных — взаимосвязанные формулы не рассчитают всё автоматически.

Иными словами, если у нас небольшое, в плане номенклатур, производство — можно использовать Excel.

👉Привет! Эту статью написал Алексей Баранов, руководитель Интерлогики. Обращайтесь к нам, если хотите автоматизировать расчёт себестоимости в учётных программах и забыть про эксель или гугл-доки. Можете позвонить +7 (495) 764 83 81 или написать в телеграм @Interlogik