Склад в стоматологии от А до Я: разбираемся, зачем нужен складской учёт, почему нужна автоматизация и как это влияет на ценообразование услуг в клинике.
Привет, это Алексей! Я автор этой статьи, поэтому, если у вас возникнут вопросы, пишите мне в телеграм!
Зачем нужен учёт на складе
Правильный складской учёт в стоматологии — часть общего упручёта, который нужен для принятия управленческих решений. С ним руководитель может ответить на вопросы:
— Какая прибыль за месяц, квартал, год?
— Сколько потрачено за месяц, квартал, год?
— Когда пополнять запасы?
— Стоит ли сейчас тратить полмиллиона на закупку материалов по акции?
— Какая разница в тратах на материалы Х за период Y в деньгах и в «штуках»?
— Где и сколько чего лежит?
— Какая прибыль за месяц, квартал, год?
— Сколько потрачено за месяц, квартал, год?
— Когда пополнять запасы?
— Стоит ли сейчас тратить полмиллиона на закупку материалов по акции?
— Какая разница в тратах на материалы Х за период Y в деньгах и в «штуках»?
— Где и сколько чего лежит?
Возможности, которые дают ответы на этот вопрос — безграничны. Как минимум можно организовать грамотную систему пополнения запасов или настроить качественный автозаказ. Кроме того, у нас появляются точные отчёты по остаткам и технологические карты, а значит, наладится расчёт себестоимости услуг в стоматологии и ценообразование.
С чего начинается учёт или номенклатурные карты на складе
Номенклатура помогает группировать материалы по таким спискам, чтобы их было удобно анализировать. Без группировки мы можем получить отчёт общего вида: потрачено Х ₽, YYY штук материалов.
Номенклатура поможет разобраться в этом отчёте и увидеть, как при меньших расходах получить большую выручку.
Карточка номенклатуры. Для правильного учёта нужно каждую единицу материала аккуратно заносить в программу, оформлять перемещения со склада на склад и оформлять выбытие материала, после проведения медицинских услуг.
Группы номенклатуры. Также для правильного складского учёта в стоматологии нужно определиться с правилами распределения материалов по различным группам. Существует дисциплина «стоматологическое материаловедение», правда, для управленческого учёта не всё можно применить. Ей можно вооружиться, чтобы создать свою квалификацию, например, по области применения материалов.
Впрочем, нет строгих правил «как делать». Тут нужно ориентироваться на первоначальные цели классификации, зачем это вообще затевалось, текущая классификация помогает этим целям или нет?
Каталог номенклатуры в программе. Достаточно популярная группировка по отделам: ортодонтия, ортопедия, хирургия и так далее, а универсальные материалы, которые могут присутствовать везде — записываются в отдельную группу, вроде «Аптека» или «ЦСО».
Издержки в стоматологии
Ключевое в складском учёте стоматологий — правильно подсчитать издержки: материалы, дорогостой, труд и расходники.
Для автоматизированного учёта издержек нужно заставить программу «записывать» трудовые ресурсы, материалы, инструмент и многое другое, что расходуется во время оказания услуги. Для автоматизированного списания материалов используют технологические карты, однако они должны быть составлены на основе реальных расходов. Для этого нужно накопить данные в учёте. Реальный расход материалов у разных клиник и даже у разных докторов — различается. Именно поэтому мы не рекомендуем использовать чужие нормы расходов. Это как использовать зубные протезы одной бабушки на другой — в среднем, у все зубы одинаковые, а челюсти разные!
Склады в стоматологии: основной и дополнительный
Все материалы от поставщиков поступают на «основной склад» стоматологии. Что именно будет складом и как он физически организован, в большинстве случаях не имеет большого значения: отдельное помещение, шкаф у администратора, ящик в столе и так далее.
С основного склада материал не участвует в лечении пациента! Для этого нужно переместить товар в программе с основного склада на дополнительный. Списывать можно на врача (тогда дополнительные склады будут называться именами врачей) или на кабинет, или на услугу, в зависимости от целей учёта в вашей клинике. Если клиника имеет несколько филиалов, то на каждом филиале лучше организовать свой основной склад, даже если у вас есть отдельный основной-основной склад, куда поступают все материалы от поставщиков, а из него уже развозятся по филиалам.
Компьютеры для складов. Так как перемещения материалов нужно отражать в компьютере, а заодно передавать информацию о перемещении лекарственных средств — рекомендуем каждый склад организовать своим отдельным компьютером. То есть в самом складе есть компьютер, и у врача есть компьютер. Это существенно упростит инвентаризацию, и нагрузка на учёт материалов равномерно ляжет на всех сотрудников.
Списание негодного материала. В учётной программе должен быть предусмотрен простой механизм списания непригодного материала. Например, при поломке инструмента, врач или ассистент должен быстро указать в программе списание «поломка», выкинуть инструмент и взять новый. На всякий случай в программе должна быть возможность списания материалов из-за истёкшего срока годности, однако, списание по такой причине — плохой знак! Это показывает, что материал закупался неправильно, или отсутствует грамотная система пополнения запасов, либо не настроена работа с поставщиками и приобретался материал, срок годности которых подходил к концу.
Учёт дорогостоя. Точный учёт всех материалов до миллиграмма, как правило, избыточен. Расходы на поддержание такого учёта не окупают выгод, приводят к путанице, усложняют сам учёт. Поэтому все материалы в стоматологии делят на «дорогостой» и «обычный» материал. Дорогостой учитывается тщательнее. Списание такого материала с дополнительного склада происходит во время лечения.
Маркировка лекарств (СМДЛП — Система Мониторинга Движения Лекарственных Препаратов)
С мониторингом лекарств всё просто! По закону стоматология должна передавать информацию об использованных материалах и лекарствах в систему мониторинга движения лекарственных препаратов. Все программы интегрируются с системой, и с помощью специального сканера можно оформить выбытие лекарства и передать эти данные в систему мониторинга.
С точки зрения учёта — можно использовать систему мониторинга для того, чтобы детально и точечно анализировать расход материалов на конкретные услуги и на конкретных пациентов. Такая точность, как правило, избыточна, но может пригодиться, например, в случае судебных разбирательств.
Виды учёта, связанные со складским
Учёт услуг и оплаты клиентов. Ключевой процесс в работе стоматологии — принять пациента и взять с него деньги, возможно, через страховые. Нам нужно записать пациента, доктора, каждую операцию и материал с инструментами, расходуемые во время приёма.
Учёт материалов и дорогостоящих материалов. Материалы с основного склада списываются на дополнительные. Списывать можно на каждый кабинет, на каждого доктора или каждую услугу в приёме.
Списание на каждый кабинет — позволит упростить процедуру учёта, но и при этом снижает точность учёта.
Списание на каждого доктора помогает детализировать расход и себестоимость по всем услугам. Мы знаем, сколько пломбировочного материала списали на условного доктора Иванова в начале месяца, знаем, сколько раз Иванов делал «пломбы», и знаем остаток. Поделили весь расход на все процедуры месяца — и примерно понимаем, сколько материала уходит на одну пломбу.
Списание на каждую услугу даст самые точные результаты по расходу. Он требует внимательности и дотошности ото всех. Не всегда затраты на ведение такого учёта окупаются.
Учёт дорогостоя несколько сложнее, необходимо контролировать перемещение каждой единицы, стоимость каждой единицы и, как правило, он завязан на интеграции с зуботехнической лабораторией. Такое сложно сделать без учётных программ.
Учёт работ, оплата труда. Для того, чтобы формировать себестоимость услуг, необходимо учитывать оплату труда докторов и ассистентов. Это относится к прямым расходам, его удобно привязывать к услугам из документа на приём. Мы встречались с видами стимулирования по каждой оказанной услуге, по расписанию и по количеству приёмов.
Учёт расходников. Как правило, расходники дешёвые, поэтому их выгоднее списывать по среднему, а не в разрезе каждого приёма. Нашим клиентам так удобно учитывать перчатки, маски, гигиенические материалы и прочие расходники.
Оптимизация складского учёта в стоматологии
Итак, что нужно для правильного учёта материалов в стоматологии:
- Автоматизация процессов и программа, способная автоматизировать все эти процессы. Это ускорит все процессы и снизит вероятность ошибок.
- Наладьте систему закупок материалов, так будет меньше списаний из-за истёкшего срока годности и не будет проблем с поиском нужного материала, необходимого на услугу. Заодно будет легче проводить инвентаризации и более заметнее воровство.
- Сканеры матрикс-кодов помогут оцифровать учёт материалов и инструментов. А значит, и ускорить его.
- Обучайте персонал правильно пользоваться программой и правильно учитывать материалы от принятия на основной склад и перемещения до списания.
- Проводите регулярные инвентаризации. Автоматизированный складской учёт позволит проводить инвентаризацию быстро и без сложностей.
Для автоматизации цен на услуги в стоматологии звоните на телефон: +7 (495) 764 83 81 или пишите в телеграм @interlogik
Собрал эти ссылки для дополнительного чтения:
— CRM для стоматологии
— Грамотное пополнение запасов
— Автоматизация учёта материалов и издержек в стоматологии
— Что нужно знать о списании материалов в стоматологии
— Технологические карты для стоматологии
— Автоматизация себестоимости в 1С (услуга)
— Воронка продаж в стоматологии
— Ценообразование услуг в стоматологии
— Автоматизация амбулаторных карт для стоматологии
— Автоматизировать автозаказ на основе анализа продаж
— Автозаказ через индикацию товарных остатков
— Грамотное пополнение запасов
— CRM для стоматологии
— Грамотное пополнение запасов
— Автоматизация учёта материалов и издержек в стоматологии
— Что нужно знать о списании материалов в стоматологии
— Технологические карты для стоматологии
— Автоматизация себестоимости в 1С (услуга)
— Воронка продаж в стоматологии
— Ценообразование услуг в стоматологии
— Автоматизация амбулаторных карт для стоматологии
— Автоматизировать автозаказ на основе анализа продаж
— Автозаказ через индикацию товарных остатков
— Грамотное пополнение запасов