Склад в стоматологии от А до Я: разбираемся, зачем нужен складской учёт, почему нужна автоматизация и как это влияет на ценообразование услуг в клинике.
Привет, это Алексей! Я автор этой статьи, поэтому, если у вас возникнут вопросы, пишите мне в телеграм!
Зачем нужен учёт на складе
Правильный складской учёт в стоматологии — часть общего упручёта, который нужен для принятия управленческих решений. С ним руководитель может ответить на вопросы:
— Какая прибыль за месяц, квартал, год?
— Сколько потрачено за месяц, квартал, год?
— Когда пополнять запасы?
— Стоит ли сейчас тратить полмиллиона на закупку материалов по акции?
— Какая разница в тратах на материалы Х за период Y в деньгах и в «штуках»?
— Где и сколько чего лежит?
— Какая прибыль за месяц, квартал, год?
— Сколько потрачено за месяц, квартал, год?
— Когда пополнять запасы?
— Стоит ли сейчас тратить полмиллиона на закупку материалов по акции?
— Какая разница в тратах на материалы Х за период Y в деньгах и в «штуках»?
— Где и сколько чего лежит?
Возможности, которые дают ответы на этот вопрос — безграничны. Как минимум можно организовать грамотную систему пополнения запасов или настроить качественный автозаказ. Кроме того, у нас появляются точные отчёты по остаткам и технологические карты, а значит, наладится расчёт себестоимости услуг в стоматологии и ценообразование.
С чего начинается учёт или номенклатурные карты на складе
Номенклатура помогает группировать материалы по таким спискам, чтобы их было удобно анализировать. Без группировки мы можем получить отчёт общего вида: потрачено Х ₽, YYY штук материалов.
![приблезительный отчет по товарам в стоматологии без автоматизированного склада](https://static.tildacdn.com/tild3134-6262-4132-b839-303837653561/table-uchyot-for-den.png)
Номенклатура поможет разобраться в этом отчёте и увидеть, как при меньших расходах получить большую выручку.
Карточка номенклатуры. Для правильного учёта нужно каждую единицу материала аккуратно заносить в программу, оформлять перемещения со склада на склад и оформлять выбытие материала, после проведения медицинских услуг.
Группы номенклатуры. Также для правильного складского учёта в стоматологии нужно определиться с правилами распределения материалов по различным группам. Существует дисциплина «стоматологическое материаловедение», правда, для управленческого учёта не всё можно применить. Ей можно вооружиться, чтобы создать свою квалификацию, например, по области применения материалов.
![группы номенклатур по области применения](https://static.tildacdn.com/tild3831-3333-4334-a235-376637626130/nomenklatura-stomat-.jpg)
Впрочем, нет строгих правил «как делать». Тут нужно ориентироваться на первоначальные цели классификации, зачем это вообще затевалось, текущая классификация помогает этим целям или нет?
Каталог номенклатуры в программе. Достаточно популярная группировка по отделам: ортодонтия, ортопедия, хирургия и так далее, а универсальные материалы, которые могут присутствовать везде — записываются в отдельную группу, вроде «Аптека» или «ЦСО».
![как выглядит номенклатура стоматологических материалоов в программе](https://static.tildacdn.com/tild3065-3133-4365-a164-306463373464/nomenklatura-v-progr.jpg)
Издержки в стоматологии
Ключевое в складском учёте стоматологий — правильно подсчитать издержки: материалы, дорогостой, труд и расходники.
Для автоматизированного учёта издержек нужно заставить программу «записывать» трудовые ресурсы, материалы, инструмент и многое другое, что расходуется во время оказания услуги. Для автоматизированного списания материалов используют технологические карты, однако они должны быть составлены на основе реальных расходов. Для этого нужно накопить данные в учёте. Реальный расход материалов у разных клиник и даже у разных докторов — различается. Именно поэтому мы не рекомендуем использовать чужие нормы расходов. Это как использовать зубные протезы одной бабушки на другой — в среднем, у все зубы одинаковые, а челюсти разные!
Склады в стоматологии: основной и дополнительный
Все материалы от поставщиков поступают на «основной склад» стоматологии. Что именно будет складом и как он физически организован, в большинстве случаях не имеет большого значения: отдельное помещение, шкаф у администратора, ящик в столе и так далее.
С основного склада материал не участвует в лечении пациента! Для этого нужно переместить товар в программе с основного склада на дополнительный. Списывать можно на врача (тогда дополнительные склады будут называться именами врачей) или на кабинет, или на услугу, в зависимости от целей учёта в вашей клинике. Если клиника имеет несколько филиалов, то на каждом филиале лучше организовать свой основной склад, даже если у вас есть отдельный основной-основной склад, куда поступают все материалы от поставщиков, а из него уже развозятся по филиалам.
Компьютеры для складов. Так как перемещения материалов нужно отражать в компьютере, а заодно передавать информацию о перемещении лекарственных средств — рекомендуем каждый склад организовать своим отдельным компьютером. То есть в самом складе есть компьютер, и у врача есть компьютер. Это существенно упростит инвентаризацию, и нагрузка на учёт материалов равномерно ляжет на всех сотрудников.
Списание негодного материала. В учётной программе должен быть предусмотрен простой механизм списания непригодного материала. Например, при поломке инструмента, врач или ассистент должен быстро указать в программе списание «поломка», выкинуть инструмент и взять новый. На всякий случай в программе должна быть возможность списания материалов из-за истёкшего срока годности, однако, списание по такой причине — плохой знак! Это показывает, что материал закупался неправильно, или отсутствует грамотная система пополнения запасов, либо не настроена работа с поставщиками и приобретался материал, срок годности которых подходил к концу.
Учёт дорогостоя. Точный учёт всех материалов до миллиграмма, как правило, избыточен. Расходы на поддержание такого учёта не окупают выгод, приводят к путанице, усложняют сам учёт. Поэтому все материалы в стоматологии делят на «дорогостой» и «обычный» материал. Дорогостой учитывается тщательнее. Списание такого материала с дополнительного склада происходит во время лечения.
Маркировка лекарств (СМДЛП — Система Мониторинга Движения Лекарственных Препаратов)
С мониторингом лекарств всё просто! По закону стоматология должна передавать информацию об использованных материалах и лекарствах в систему мониторинга движения лекарственных препаратов. Все программы интегрируются с системой, и с помощью специального сканера можно оформить выбытие лекарства и передать эти данные в систему мониторинга.
С точки зрения учёта — можно использовать систему мониторинга для того, чтобы детально и точечно анализировать расход материалов на конкретные услуги и на конкретных пациентов. Такая точность, как правило, избыточна, но может пригодиться, например, в случае судебных разбирательств.
Виды учёта, связанные со складским
Учёт услуг и оплаты клиентов. Ключевой процесс в работе стоматологии — принять пациента и взять с него деньги, возможно, через страховые. Нам нужно записать пациента, доктора, каждую операцию и материал с инструментами, расходуемые во время приёма.
Учёт материалов и дорогостоящих материалов. Материалы с основного склада списываются на дополнительные. Списывать можно на каждый кабинет, на каждого доктора или каждую услугу в приёме.
Списание на каждый кабинет — позволит упростить процедуру учёта, но и при этом снижает точность учёта.
Списание на каждого доктора помогает детализировать расход и себестоимость по всем услугам. Мы знаем, сколько пломбировочного материала списали на условного доктора Иванова в начале месяца, знаем, сколько раз Иванов делал «пломбы», и знаем остаток. Поделили весь расход на все процедуры месяца — и примерно понимаем, сколько материала уходит на одну пломбу.
Списание на каждую услугу даст самые точные результаты по расходу. Он требует внимательности и дотошности ото всех. Не всегда затраты на ведение такого учёта окупаются.
![склад в стоматологии остатки материалов](https://static.tildacdn.com/tild6136-3061-4461-b333-633765633562/hranenie-materiala-n.jpg)
Учёт дорогостоя несколько сложнее, необходимо контролировать перемещение каждой единицы, стоимость каждой единицы и, как правило, он завязан на интеграции с зуботехнической лабораторией. Такое сложно сделать без учётных программ.
Учёт работ, оплата труда. Для того, чтобы формировать себестоимость услуг, необходимо учитывать оплату труда докторов и ассистентов. Это относится к прямым расходам, его удобно привязывать к услугам из документа на приём. Мы встречались с видами стимулирования по каждой оказанной услуге, по расписанию и по количеству приёмов.
Учёт расходников. Как правило, расходники дешёвые, поэтому их выгоднее списывать по среднему, а не в разрезе каждого приёма. Нашим клиентам так удобно учитывать перчатки, маски, гигиенические материалы и прочие расходники.
![кнопка для автоматизации стоматологии](https://static.tildacdn.com/tild3863-6665-4332-b434-633566396636/button-automat-stom.png)
Оптимизация складского учёта в стоматологии
Итак, что нужно для правильного учёта материалов в стоматологии:
- Автоматизация процессов и программа, способная автоматизировать все эти процессы. Это ускорит все процессы и снизит вероятность ошибок.
- Наладьте систему закупок материалов, так будет меньше списаний из-за истёкшего срока годности и не будет проблем с поиском нужного материала, необходимого на услугу. Заодно будет легче проводить инвентаризации и более заметнее воровство.
- Сканеры матрикс-кодов помогут оцифровать учёт материалов и инструментов. А значит, и ускорить его.
- Обучайте персонал правильно пользоваться программой и правильно учитывать материалы от принятия на основной склад и перемещения до списания.
- Проводите регулярные инвентаризации. Автоматизированный складской учёт позволит проводить инвентаризацию быстро и без сложностей.
Для автоматизации цен на услуги в стоматологии звоните на телефон: +7 (495) 764 83 81 или пишите в телеграм @interlogik
Собрал эти ссылки для дополнительного чтения:
— CRM для стоматологии
— Грамотное пополнение запасов
— Автоматизация учёта материалов и издержек в стоматологии
— Что нужно знать о списании материалов в стоматологии
— Технологические карты для стоматологии
— Автоматизация себестоимости в 1С (услуга)
— Воронка продаж в стоматологии
— Ценообразование услуг в стоматологии
— Автоматизация амбулаторных карт для стоматологии
— Автоматизировать автозаказ на основе анализа продаж
— Автозаказ через индикацию товарных остатков
— Грамотное пополнение запасов
— CRM для стоматологии
— Грамотное пополнение запасов
— Автоматизация учёта материалов и издержек в стоматологии
— Что нужно знать о списании материалов в стоматологии
— Технологические карты для стоматологии
— Автоматизация себестоимости в 1С (услуга)
— Воронка продаж в стоматологии
— Ценообразование услуг в стоматологии
— Автоматизация амбулаторных карт для стоматологии
— Автоматизировать автозаказ на основе анализа продаж
— Автозаказ через индикацию товарных остатков
— Грамотное пополнение запасов