Интерлогика автоматизирует бизнес-процессы и управленческий учёт для малого бизнеса. Мы часто работаем со стоматологиями и автоматизируем заполнение карт для пациентов, создаём шаблоны для докторов и интегрируем все эти данные с CRM. Настало время поделиться опытом.
Об электронных амбулаторных картах, преимуществах и хранении
Электронные амбулаторные карты — модно, стильно, молодёжно! Вдобавок у нас есть:
- Понятный почерк.
- Сохранность — больше нет потерянных документов.
- Фокус на пациенте, а не на заполнении. Благодаря шаблонам, автоподстановке данных и подсказкам, врачи в разы быстрее заполняют карту, а администраторы тратят меньше времени на поиск карт.
- Интеграции — карты интегрируются с различными системами, расширяя аналитические возможности стоматологии.
В теории, стоматология может выбрать, как именно ей вести амбулаторные карты: электронно, бумажно или совмещать оба форма. Главное, обеспечить интеграцию с ЕГИСЗ. Проблема выбора связана с рядом юридических проблем и правом пациента забирать с собой выписки о лечении, рентгеновские снимки и прочими нюансами.
Мы рекомендуем оцифровать процесс и при необходимости распечатывать, выгод больше. Смотрите сами:
- Сокращаем время на бумаги. Благодаря подсказкам, автозаполнению — работа с электронными документами проще и быстрее, чем с бумажными. Вдобавок легче организовать «единый стиль оформления документов».
- Фокус на пациенте, лечении и качестве сервиса. Следствие предыдущего пункта, даже рекомендации от врача можно распечатать понятным почерком, уже приятно. К тому же обещания и предыдущая история взаимодействия не теряется.
- Дневник лечения. Тут без комментариев.
- Доступные данные. Администраторы, которые хотя бы раз искали карту клиента в бумажном архиве точно оценят скорость и доступность поиска по базе данных. Понятный почерк, опять же.
- Защита. Электронные карты сложнее потерять, ими никто не подопрет стол. Их сложнее испортить. Правда, для этого нужно правильно организовать инфраструктуру хранения и защиты данных. Но это всё равно придётся делать, даже с бумажными данными.
- Прозрачность — электронные карты проще интегрировать с другими системами, в том числе и для того, чтобы прозрачно отобразить работу врачей.
Законодательство о стоматологических картах
Традиционно стоматологии используют стоматологические карты 043/у. Интересно, но на 2023 законодательство не обязывает стоматологии вести карты в такой форме.
Форма 043/у — наследие бюрократического прошлого СССР. В 1980 Министерство здравоохранения выпускает приказ №1030. В нём обязывает стоматологии вести форму 043/у. Через 8 лет все положения приказа отменяются. Однако, до сих пор и суды и налоговая, и ряд приказов Минздравсоцразвития ссылаются на приказ 1980 года. Поэтому стоматологии и используют эту форму. Впрочем, нельзя сказать, что она устарела — со своей задачей справляется. А мы лишь оцифровываем её.
Мы автоматизируем стоматологии, так чтобы ведение истории пациентов соответствовало форме 043/у. Строго говоря это мало чем отличается от внедрения CRM-системы для стоматологии. Напишите мне в телеграм t.me/interlogik, если хотите разобраться, как внедрить электронные амбулаторные карты для стоматологий без ошибок.
С чего начать автоматизацию стоматологически карт
Прежде чем бежать и ставить программу для «электронного документооборота», придётся разобраться в целях!
Зачем автоматизировать карты лично вам? Клинике? Возможно, для этого придётся собрать всех сотрудников на мозговой штурм, чтобы вытащить все задачи и узкие места.
Мы часто сталкиваемся с тем, что «электронные амбулаторные карты» должны делать гораздо больше, чем просто «избавиться от обилия бумаг» или «сфокусироваться на пациентах», или «не тратить время на разбор почерка». Например, часто просят оптимизировать смежные процессы, например, построить отчёт по самым денежным услугам или выяснить, расход препаратов и материалов на каждого пациента. Поэтому приходится строить план автоматизации всей клиники, вместо простого внедрения электронных карт.
Что собираем в медкарту
В карту собираем личные данные и медицинские. Раньше личные данные собирались, чтобы не перепутать документы. Сейчас эти вещи нужны для маркетинга. Иногда личные данные называют «паспортной частью». В медицинскую часть вписывают анамнез, жалобы, лечение и данные врача.
Получается такой список:
- контакты, ФИО,
- даты приёмов,
- фамилия врача,
- план лечения,
- последующий уход.
Что собираем в форму 043/у
Форма 043/у довольно детально регламентирует паспортную и медицинские части.
Паспортная часть. В общем-то персональные данные, очень похоже на стандартную информацию для CRM:
- ФИО, пол, год рождения, доверенное лицо, если есть.
- Контакты: телефон, почта, адрес.
- Документы: паспорт, полис, страховая.
Пациент должен дать согласие на обработку и хранение персональных данных. Обычно, для этого распечатывают договор и «информированное добровольное согласие на виды медицинских вмешательств». Документы подписываются и хранятся.
Медицинская часть. Врач проводит обследование, заполняет графу «диагноз», на основе МКБ-10. Мы можем частично автоматизировать этот процесс, подсказывая ему правильные названия или сделать ввод по голосу.
Кейс: хранение рентген-снимков
Стоматология «Олимп» пришла к нам на автоматизацию управленческого учёта. Кроме учёта материалов мы узнали, что в клиника проиграла суд. Ситуация такая: пациент лечил зубы в нескольких клиниках, в одной из клиник в зубе застрял кусок инструмента. Такое периодически происходит и допустимо не доставать инструмент, особенно если для того, чтобы его достать — навредишь пациенту. Некоторое время с пациентом всё было нормально, а потом он подал в суд не на ту клинику, а на «Олимп». Наш клиент смог предоставить только амбулаторные карты, в которых были перечислены какие зубы они лечили, но рентген-снимков — не было. А именно они обладают наибольшей ценностью в суде. Это дело стало поводом для того, чтобы в амбулаторные карты автоматически подгружались снимки и анализы из всех возможных источников.
Так как мы автоматизаторы учёта и бизнес-процессов, мы, естественно, поучаствовали в автоматизации документов. Поэтом сделали так, чтобы:
- Клиника хранила в цифре все данные по клиенту, на собственных серверах.
- Обеспечили безопасность от взлома и утечек. Организовали защиту персональных данных.
- Из программы можно распечатать клиенту любые данные по запросу. Юристы посоветовали хранить и оригиналы снимков и результатов анализа.
- Из программы можно распечатать сразу заполненную форму №043/у. Но в программе хранится чуть больше данных, чем подразумевает форма по умолчанию. Это сделано для того, чтобы суд мог принять форму в качестве доказательства. В итоге, стоматология собирает и обрабатывает все данные, которые ей действительно нужны, и соответствует устаревшим, но актуальным приказам.
Собрали ресурсы для дополнительного чтения:
— Интеграция amoCRM и 1С
— Учёт по сервисным номерам
— Нормочасы ремонта автомобилей
— Автоматизация работ сервисного центра
— Курс «Финансовые и торговые отчёты»
— Нельзя автоматизировать бизнес без порядка в учёте
— Правила успешной автоматизации
— Автоматизация стоматологии
— Настройка учёта материалов и издержек в стоматологии
— Ценообразование услуг в стоматологии
— Воронка продаж в стоматологии
— Технологические карты для стоматологии
— Интеграция amoCRM и 1С
— Учёт по сервисным номерам
— Нормочасы ремонта автомобилей
— Автоматизация работ сервисного центра
— Курс «Финансовые и торговые отчёты»
— Нельзя автоматизировать бизнес без порядка в учёте
— Правила успешной автоматизации
— Автоматизация стоматологии
— Настройка учёта материалов и издержек в стоматологии
— Ценообразование услуг в стоматологии
— Воронка продаж в стоматологии
— Технологические карты для стоматологии