Внедряли мы одной стоматологии технологические карты, вот решили поделиться опытом. Как это происходило, где брали и как автоматизировали.
Отчёт по прибыли в стоматологии появится, если будут нормальные технологические карты
Собственно, клиника к нам пришла, чтобы сделать понятные управленческие отчёты. Руководитель, читая наш блог, увидел понятный отчёт по прибыли и захотел также. Но, чтобы этот отчёт появился, пришлось наводить порядок в учёте и внедрять технологические карты.
Вот вам пример такого отчёта по прибылям и убыткам. Все необходимые для стоматологических операций материалы отнесли к прямым расходам. Так как операции так или иначе типовые, то и расход материалов на них однообразен: перед приёмом клиента взяли и протерли кресло специальной салфеткой, поменяли маску и перчатки врачу и так далее.
Из отчёта «прибыли и убытки» в стоматологии, можно сделать выводы:
- Какой врач приносит прибыль, правда, по этому отчёту сложно разделить влияние личного бренда от умения продавать.
- Какие врачи на однотипные услуги тратят больше материалов, тем самым можно пресечь воровство и просто непрофессионалов.
- Прибыль по клиентам.
Такой отчёт можно собрать ручками, для этого нужно заставить стоматолога каждый приём записывать расходы материалов. Можно в бумажку, можно в электронные таблицы.
Будет что-то в духе: gришёл Петров И.В. на чистку зубов. Во время приёма использовали:
— маски 2 штуки;
— перчатки 3 штуки;
— диз. салфетка 2 штуки
— ……
— маски 2 штуки;
— перчатки 3 штуки;
— диз. салфетка 2 штуки
— ……
На одну стоматологическую операцию вполне может уйти до 80 различных материалов. Представим, что у нас небольшая больница на 5 кресел. Ежедневно в ней проходит 7 приёмов, а в каждом приёме 1-2 услуги. Чтобы узнать прибыль за месяц, придется обработать более 63 000 строк материалов. Такой расчёт, даже в электронных таблицах с шаблонами займёт пару часов и вполне возможно, содержит ошибки. Во время какой-то операции не введут один ресурс или ошибутся в количестве. 2-3 ошибки в день на кабинет и конечный результат будет различаться на пару сотен тысяч рублей.
Чтобы такой отчёт работал корректно и не занимал много времени, енужно списывать материалы контекстно. То есть само, во время работы врача. Врач принимает пациента #4, кликает в программе «начала работу». В это время программа показала «историю посещений» и «историю болезни» этого клиента. Также предложила утвердить операции. Если врач согласен, то программа предложит чек-лист и формирует список израсходованных материалов. Стоматолог уже делает свою работу, а программа считает материалы, деньги и время.
Где взять технологические карты для стоматологии
Кажется, что у нас есть варианты:
— искать технологические карты в интернете, особенно на форумах и с использованием специальных поисковых операторов;
— купить карты у другой клиники, например, купив франшизу;
— составить самостоятельно.
— искать технологические карты в интернете, особенно на форумах и с использованием специальных поисковых операторов;
— купить карты у другой клиники, например, купив франшизу;
— составить самостоятельно.
Строго говоря, все варианты рабочие. Выкупить — самый быстрый. Но единственный вариант, который придётся использовать — составить самостоятельно, или придется потратить много времени на доработку карт «под себя»
Технологические карты — это не просто шаблончик в экселе. Вы можете составить список операций проводимых в больнице и постараться найти готовые шаблоны у кого-то.
Однако, эти формы были составлены в других условиях. В той клинике свои процессы, свои врачи с уникальным опытом и специализаций и со своими материалами! Скорее всего в вашей клинике используются свои дезинфицирующие средства, приобретенные по другой цене. Уже это заставит переделать большую часть карт. А ещё, вероятно, в вашей клинике будут свои инструменты, из-за которых какие-то операции пройдут быстрее, а какие-то медленнее или им потребуются свои материалы.
Проверять чужие технологические карты и адаптировать их под себя — будет сложно и муторно. Едва ли быстрее, чем самому составить с нуля. Тем более, что это не так уж и сложно. Достаточно 2-5 дней заставлять врачей записывать все операции и расходники, а потом собрать их записи в таблицу. Получится, что-то вроде такого.
Как адаптировать технологические карты под себя
Долго и со слезами на глазах! Ладно, шучу.
Допустим, у вас на руках есть технологические карты с нормами списания.
Для начала необходимо решить методическую часть:
— Проверить карты и скорректировать со своими реальными материалами. Грубо говоря, видите в списке «Тряпочка», а у вас «Салфетка косметическая» — значит заменяете под себя.
— Определить, что делать с материалами от разных поставщиков, с разными наименованиями и ценами но используемых однотипно.
— Проверить карты и скорректировать со своими реальными материалами. Грубо говоря, видите в списке «Тряпочка», а у вас «Салфетка косметическая» — значит заменяете под себя.
— Определить, что делать с материалами от разных поставщиков, с разными наименованиями и ценами но используемых однотипно.
После, занести технологические карты в программу. По нашему опыту, лучше всего с этим справляется только 1С. Мы уже несколько фирм перевели с Инфодента на 1С, только из-за того, что нельзя было нормально подсчитать себестоимость!
Рекомендую упростить номенклатуру. Если материалы можно соотнести к одному и тому же классу по применению и стоимости, пусть они будут считаться одной номенклатурой. Так у вас будет общая карточка, которую можно указать в технологической карте. Я рекомендую считать одинаковыми по стоимости материалы, разброс которых составляет меньше 5% от стоимости услуги. Настолько детальное ведение учёта может быть дороже, чем возможные выгоды от такой точности.
Однако, у такого подхода есть недостатки. Во-первых, во время приёмки материалов нужно помнить об упрощении, и принимать на нужную номенклатуру. А при поступлении ресурсов в разных упаковках — пересчитывать в базовые единицы, закупая 5-литров физраствора, его придется перевести в миллилитры.
Можно использовать аналоги, для каждой номенклатуры. В этом случае в технологической карте придётся предусмотреть возможность замены на аналог. Аналоги упрощают списание, достаточно выбрать из предустановленного списка. Для некоторых операций, вроде имплантации — такое всё равно придется сделать. Так как в клинике предлагают импланты от разных производителей, а программа сама не определит, какой имплант выбрал пациент.
