Как грамотно пополнять запасы и не терять на этом деньги

Без стратегии пополнения запасов высока вероятность столкнуться с дефицитом, профицитом и неликвидностью товара.

Дефицит — это недостаточное количество товара. Клиент хочет купить товар, а товара в магазине нет, из-за этого у магазина падает репутация, а клиенты уходят к другим.

Профицит — это избыток товара. Он лежит на полке, но его никто не покупает. Или покупают, но медленно. Так бывает, если заказать слишком большую партию или заказывать поставки чаще необходимого.

На первый взгляд — не страшно. Ну, лежит и лежит. Однако, мы похоронили оборотные деньги на этом товаре, полки или место на складе занято непродаваемым товаром, а за хранение приходится платить, к тому же мы заняли место того товара, который мог бы лучше раскупаться.

Неликвидность товара — это невозможность продавать товар по розничной цене. Неликвидность случается из-за низкого качества, несоответствия моде, истёкших сроков годности. Главная проблема неликвида — нельзя вернуть деньги, которые были вложены в закупку товара, даже если долго подождать или сделать рекламу.

Чтобы реализовать стратегию пополнения запасов и не терять деньги из-за излишков, недостатков, и неликвида — нужно определить ключевые товары.

Проведите ABC, а потом XYZ-анализ, чтобы выявить самые ходовые и предсказуемые по спросу товары.
АВС-анализ делит товары по уровню ценности для бизнеса на три класса:

• А — наиболее ценные: 20% ассортимента, 80% продаж
• В — промежуточные: 30% ассортимента, 15% продаж
• С — наименее ценные: 50% ассортимента, 5% продаж

XYZ-анализ делит товары по характеру спроса, тоже на три класса:

• X — товары с постоянной величиной спроса. Спрос на них можно прогнозировать с точностью 90%.
• Y — товары, спрос на которые можно прогнозировать с точностью 70%.
• Z — товары с неопределённым спросом. Спрос на них можно прогнозировать с точностью меньше 70%.

Ключевые товары — те что попадают в категории A и X. Их чаще всего покупают и спрос на них легко предсказать. Работайте с этими товарами и сразу почувствуете результат.

Теперь посмотрим, какие три стратегии пополнения запасов существуют.

Существует три стратегии, которые подходят для разных товаров: с фиксированным объёмом заказа, с фиксированным периодом заказа и модель «min-max».

Модель с фиксированным объёмом заказа. Используется для критических товаров, без которых компания долго не протянет. Заказывать меньше фикса или невозможно, или дорого.

Когда запас снижается до заранее определённого минимума, программа уведомляет «пора заказать товар Х» и готовит необходимые документы или даже сама заказывает. Само уведомление о снижении остатков до минимума может произойти как через день, так и через год после последней закупки — зависит от интенсивности спроса. Чтобы такая модель работала, нужно постоянно мониторить количество товаров в запасах.

Это можно делать вручную, неавтоматизировано. Но для этого нужно ежедневно просматривать отчёты по остаткам товаров, контролировать дисциплину списания и поступления товаров, регулярно проводить инвентаризации.

Модель с фиксированным периодом заказа. Модель с фиксированным периодом применяют для второстепенных товаров. В этой модели есть шанс, что в магазине будет дефицит товара, но так как этот товар не такой популярный, то убытки незначительны. Обычно расходы на сам заказ и доставку небольшие и не зависят от объёма.

Заказ на поставку производится регулярно через фиксированные промежутки времени. Не нужно постоянно мониторить объём остатка.

Модель с фиксированным периодом совместно с системой «Min-Max». Модель «Min-Max» применяется, когда затраты на мониторинг объёма текущего запаса и на оформление заказа велики. Остаток проверяют через заданные промежутки времени. Заказ делают только в случае, если остаток меньше установленного минимального уровня.

Заморачиваться с системой пополнения запасов стоит уже потому, что эта штука напрямую влияет на деньги. Причём в нескольких местах: на стоимость закупки на стоимости хранения, на потери и многое другое. 

Предприниматель торгует тем, что у него есть на складе, у интернет-магазинов есть особенность в виде фулфилмента. Но там тоже приходится заморачиваться, просто есть некоторые особенности работы с системой пополнения запасов. От того «сколько», «когда» предприниматель закупил какого товара, будет формироваться финрезультат. 

Понять, что в магазине как-то не так с пополнением запасов, довольно легко: по падающей выручке, по по товарным запасам и собственно, по процессу закупки.

С помочью финансовых отчётов. Падает выручка по сравнению с тем же периодом, за прошлый месяц или год из-за того, что несвоевременно пополняются товарные запасы.

Товарные запасы увеличиваются. Иногда выручка сохраняется. Но отчёт по товарным остаткам показывает, что запасы из периода в период увеличиваются. Очевидно, что тем самым замораживаешь деньги в товаре.

Товары закупаются наугад. Например, если тот, кто отвечает за покупки, оперирует не отчётами, а интуицией.

Процесс работ у Интерлогики на всех проектах, в общем-то, одинаковый. Всегда действуем по правилам проведения проектов.

1. У клиента есть запрос на автоматизацию пополнения запасов. Обычно он начинается с того, что «есть какая-то проблема в этой области».
2. После выстраиваем бизнес-процесс, который исправляет ошибку.
3. Переносим бизнес-процесс в программу.

В итоге всё начинает работать быстрее, точнее, и без ошибок.

Есть интересный запрос «как уменьшить товарные запасы». Я думаю, что нужно бороться за оптимизацию товарных запасов. Иногда это действительно снижение товарных запасов, иногда, наоборот, наращивание запасов.

В оптимизацию будет входить много нюансов: «когда пополнять», «сколько пополнять», «закупка должна быть автоматической или надо лишь уведомить кого-то».

Есть такая штука — людям, на самом деле, система пополнения запасов и не нужна. Заказать что-то новое кто угодно сможет. У людей проблема с тем, чтобы зарабатывать, продавать правильные товары, условно, понимать, что какой-нибудь кетчуп «Нежный» 70₽ за кг — лежит на складе по полгода и никто его не берет. Зачем его покупать, если не получится продать, только место на складе занимает? 

Поэтому гораздо чаще просят не какой-то банальный автозаказ, а индикацию — чтобы программа вовремя сообщала, сколько осталось товара и прими решение уже: закупить, больше не покупать и так далее. Заодно просят эту индикацию дополнительно запрограммировать, например, подключить сезонную аналитику и перед холодами заказывать незамерзайку. 

Мы разобрали основные стратегии пополнения запасов. Для каждой товарной категории товаров применяется своя модель пополнения. В зависимости от нюансов, она может быть более сложной — с учётом страховых запасов на сезонные колебания, сроков хранения товаров и издержек на логистику.

Здесь есть несколько проблем, о которых нужно помнить всегда, например, «мониторинг». Делать это вручную сложно, поэтому подключают различные товароучётные программы.

С программами тоже бывают сложности, если в компании нет строгой дисциплины ведения учета, то товароучётка покажет левые данные. К тому же нужно постоянно проверять отчёты по остаткам и не запутаться, какой и когда пополнять. Если у вас возникли вопросы — не стесняйтесь, пишите нам или сразу приходите на страницу «консультация по автоматизации управленческого учёта», мы разберёмся в вашей ситуации и поможем наладить учёт.