Разбираем: «Как правильное списание материалов в стоматологии влияет на прибыль», их ещё называют «Нормы списания». Также затрону «Где взять нормы списания» и «Как адаптировать нормы под себя». Всё это основано на проекте автоматизации с нашим клиентом, как раз из стоматологии.
Списание материалов в стоматологии, отражается в отчёте по прибыли в клинике
👉 Буду говорить о тех ресурсах, которые можно отнести к прямым расходам. Пришёл клиент, врач осмотрел, начал оказывать услуги. Во время осмотра и этих услуг были потрачены какие-то запасы: перчатки, одноразовая маска, средства дезинфекции и прочее. Всё это можно посчитать и всё это необходимо правильно списать.Вот вам скриншот отчёта. В колонке «Себестоимость материалов» указаны материалы, которые участвуют в расчёте валовой прибыли по формуле: «Валовая прибыль = Выручка от приёма − Себестоимость материалов − Зарплата врача».
Видим в отчёте:
- какие врачи больше всего делают выручку, можно понять, как личный бренд влияет на клинику;
- какие врачи больше всего тратят материалов на однотипные услуги, можно найти воришек и пресечь это дело, либо определить «непрофессионалов», а эффективных врачей можно попросить провести мастер-класс.
- валовую прибыль по врачам и пациентам, а тут почва для внедрения программы лояльности.
Чтобы вам получить такой отчёт необходимо для каждого приёма пациента автоматически списывать материалы, которые использовались. Отчёт должен формироваться контекстно и показывать близкие к реальности цифры. Собирать вручную — дорого.
👉 Контекстно — это значит без «осознанного участия врача». Пришел пациент на осмотр. Врач в программе указывает «начал приём пациента с номером 7», программа сама вытащила данные из CRM регистратуры кто это клиент, историю его прошлых визитов, наличие аллергии, время осмотра и списала те материалы, которые традиционно расходуются на осомотр: одноразовые перчатки для врача и асистента, одноразовая маска, инструменты для осмотра (особенно если они одноразовые), средства дезинфекции, которыми протирали кресло и прочее. Врач осмотрел и говорит: «надо удалять зуб», если клиент соглашается и оплачивает, то программа спишет все необходимые расходники из склада. А ещё было бы здорово, чтобы программа напоминала нужным людям, что какие-то товары подходят к концу и нужно их закупить.
❗️ Вручную проводить списание материалов в стоматологической клинике дорого!
Представьте, что в клинике 5 врачей, которые ежедневно проводят до 7 приёмов. В каждом по 1-2 услуги. А для каждой услуги нужно списать примерно 30 различных материалов. Для расчёта за месяц необходимо учесть и обработать 5×7×2×30×30 = 63 000 записей по материалам!
Нормы списания материалов в стоматологии
Чтобы отчёт получился, для каждого приёма нужно собирать материалы, которые использовались для этой операции. Так как манипуляции над клиентом повторяются, и список материалов для них примерно одинаковый, то логично использовать некий стандатизированный список материалов для каждой их них. Такой список материалов необходимо привязать к каждой услуге.Он может называться по разному:
- нормы списания материалов,
- технологическая карта,
- или технико-технологические карты (больше подходит для общепита).
На одну манипуляцию (услугу) может расходоваться до 80 позиций различных материалов! А в каждой стоматологической специализации может быть 20-30-40-60 услуг. Все зависит от структуры прайса конкретной клиники и обширности оказываемых услуг.
Где взять нормы списания?
Вот несколько способов раздобыть нормы списания стоматологических материалов.
- ищем в интернете, особенное внимание уделяем «поиску по документам»,
- составить самим,
- выкупить у другой клиники.
Самый быстрый способ – это выкупить (попросить) нормы списания в другой клинике.
Однако вам всё равно необходимо адаптировать его для своей клиники. Это значит, что необходимо сопоставить материалы, которые используются в этом списке с материалами, которыми вы оформляете в учете при закупке в клинику в своей информационной системе.
Здесь сразу же возникают несколько проблем которые необходимо решить:
- Однозначно определить материалы, которые приходят на клинику с теми материалами, которые будут использоваться в нормах списания.
- Определиться, что делать с «однородными» материалами. То есть, один и тот же материал или его аналог может закупаться в клинику от разных поставщиков с разными наименованиями и разными ценами. Таким образом в вашей информационной системе существует несколько позиций номенклатуры, по разным наименованиям, с разными единицами измерениями и ценами. Но, в нормах списания можно указать только конкретный материал для списания.
Естественным желанием хочется так, чтобы в нормах списаниях такие материалы были «объединены», но в отчёте по остаткам и поступлениям от поставщиков, конечно же, были разделены, для соответствия учёта действительности.
Как адаптировать к своей клинике?
Допустим, вы однозначно определили каждый материал в технологической карте со своим материалом в информационной системе и внесли его в норму списания для конкретной услуги.
Вот еще пара советов по адаптации:
Упрощение учета за счет обобщения карточек номенклатуры. То есть все материалы, которые можно соотнести по применению и стоимости к одному и тому же классу материалов, мы будем заводить на одну карточку номенклатуры. Таким образом, при оформлении поступления от разных поставщиков вы будете использовать одну карточку номенклатуры на класс материалов. Ее же будем и указывать в нашей ТК по манипуляции.
Так я предлагаю поступить со всеми материалами со стоимостями ниже 5% от стоимости услуги потому, что расходы на ведение учета по ней могут быть больше чем её стоимость.
Таким образом мы упростим учет по материалам, учитывая их на одной карточке номенклатуры.
Минусы учета:
- необходимо при поступлении не забывать, что учет по некоторым позициям упрощенный и ставить приход именно на эту номенклатуру
- при поступлении в разных единицах/упаковках необходимо пересчитать в базовые единицы нашей упрощенной номенклатуры
Второй способ адаптации - это использование аналогов. То есть, для каждой номенклатуры в информационной системе мы будем заводить аналоги. В карточке номенклатуры (или еще лучше в ТК), мы будем заводить аналоги материала при его использовании в конкретной услуге.
Аналоги нужны для того, чтобы упростить ввод списываемого материала врачами в приеме. Врачам или ассистентам все равно придется указывать материал в некоторых случаях, так как в одной услуге согласно нормам списания вместо одного материала может быть использован его аналог или такой же материал, но с другими характеристиками. Например, при имплантации в нормах списания указан имплант, но конкретный размер и бренд необходимо выбрать из списка в момент, когда он был установлен пациенту. Программа сама не может этого сделать.
Если вам нужно сделать автоматическое списание для стоматологии — обращайтесь к нам, за консультацией: interlogika.ru/consulting, можно задавать вопросы в форме в низу страницы…Ну, или позвоните на +7 (495) 764 83 81 , а ещё можно через телеграм @Interlogik — так точно быстрее будет
Что почитать ещё:
— Внедряем программу лояльности
— Консультации по автоматизации управленческого учёта