С одной стороны, автозаказ — простая тема! Мало кто имеет проблемы с тем, чтобы заказать товар. С другой стороны у множества компаний есть проблемы с тем, чтобы грамотно пополнить запасы. Поэтому вывод этой статьи — автозаказ без анализа продаж — деньги на ветер!
👋 Привет, это Алексей Баранов! C 2003 мы в Интерлогике занимаемся автоматизацией управленческого учёта малого и среднего бизнеса, если вы догадались, в этой статье про автозаказ! А ещё я провожу консультации, если у вас есть вопрос по материалу или любой другой вопрос по автоматизации — задайте его в форме внизу страницы, или по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik
Менеджер по закупкам должен уметь грамотно пополнять запасы! Для этого он проверяет остатки товаров и их скорость продажи, а также скорость пополнения запасов.
Для примера, если в холодильнике осталось 200 кг курицы, а в день продаётся по 50 кг курицы, очевидно, что через 4 на складе будет пусто. Если на доставку птицы уйдёт 2 дня — то уже завтра надо сделать заказ.
Очевидный факт, если товарных позиций мало — такой анализ сделать просто. С ростом бизнеса менеджер по закупкам будет нуждаться в автоматически сформированных товарных отчётах. Если закупщик работает без отчёта «остатки на складе» и «ABC-XYZ» — у меня к нему вопросы. В какой-то момент, вероятно, ему понадобится автозаказ.
Обычно, к этому моменту у компании уже есть сформированный отдел закупок. Кроме того, есть товароучётка, в которой ведётся учёт. А в ней, как правило, есть автозаказ. Однако, она не очень «умная», работает не так, как вы ожидаете. Например, забывает о сезонности, и осенью, может заказать больше квас. Впрочем, если вручную просматривать заказы перед отправкой — это не проблема.
Заказ товаров в типовой 1С
Допустим, вы хотите сделать автозаказ в типовой 1С.В справочнике «Способы обеспечения» по каждому складу нужно указать срок поставки, а также способ заказа. Отдельные записи создаются для товаров, у которых отличаются сроки поставок. Также нужны записи для отдельных поставщиков и подразделений. Если товары похожи, то удобно использовать элемент справочника «Схема обеспечения».
Для каждого товара привязывается своя схема обеспечения. Указывается минимальные и максимальные уровни остатков.
Заказ товаров делается после анализа продаж, а автозаказ «сам анализирует»
Менеджер должен найти товар с минимальными остатками или близким к минимальным, найти подходящих поставщиков по ценам и срокам поставок, сделать заказы, согласовать.Для этой работы он использует различные отчёты:
- Анализ потребности в поставках. Выводит список поставщиков и распределительных центров с примерной суммой заказа.
- Ведомость по заказам. Покажет сделанные заказы, поступившие, ожидаемых к поступлению и невыполненные в разрезе торговых точек.
- Ведомость по поступлениям. Выводится вся информация об уже поступивших товаров в штуках и суммах.
- Исполнительность поставщика. Сравнительный анализ «заказов» и «поступлений», по которому можно понять надёжность поставщика.
- Анализ возврата поставщику. Можно посмотреть количество возвратов, сравнить по периодам, цены, и, конечно же, конкретные причины возврата.
- Анализ расхождений. Выводит информацию о конкретных поступлениях, при которых обнаружилась план-фактная разница. Отчёт строится по поставщикам и является продолжением отчёта «исполнительность».
Очевидно, что система автоматизации будет использовать разные алгоритмы, чтобы упростить жизнь закупщику. Иначе, какой смысл в автозаказе?
Сделать формирование заказа проще
Естественно, весь этот процесс можно автоматизировать. Следовательно, он будет проще и быстрее. Для этого можно:- использовать формулы в таблицах,
- скачать модули прогнозирования для таблиц,
- самостоятельно настроить 1С,
- заказать автозаказ,
- использовать готовую систему автозаказа.
У каждого варианта свои плюсы и минусы, причем что для «лавки мясника на рынке» будет плюсом, для «сети продуктовых магазинов» может оказаться минусом. Поэтому вам самостоятельно придётся разбираться с лучшим вариантом, или можете спросить у нас на консультации.
Заказ поставщику
1С соберёт «остатки», «цены», «сроки» и прочее на один экран. Кроме того — это даст автоматические рекомендации на основе предыдущих данных. Так закупщику будет проще контролировать заказы.Заказ может формироваться с учётом сезонности. Если провести ABC-анализ, то у товаров будет различный приоритет. Менеджер по закупкам увидит «маржинальные» и «часто покупаемые» товары, а также рекомендации системы по закупке.
Объём заказа лучше рассчитывать исходя из сроков поставки. При этом учитывается сезонность, наличие аномальных пиков продаж и необходимый уровень страхового запаса, например из-за срыва сроков.
Цены и остатки поставщиков могут быть подключены к системе, через загрузку прайсов, API или парсера сайта.
Дополнительная автоматизация отдела закупок
К автозаказу можно «прикрутить» инструменты, которые помогут отделу закупок влиять на точность расчёта автозаказа.Мониторинг неликвидов. Менеджер регулярно получает отчёты товарных излишек с суммовой оценкой.
Мониторинг отсутствия. Закупщик будет в курсе, когда товара не было в наличии, в каких торговых точках, и какова упущенная прибыль.
Мониторинг коэффициента оборачиваемости. Необходимая штука для руководителя отдела, честно и безоценочно покажет, как хорошо работают закупщики.
👉 Нужен правильный автозаказ? Зовите нас! Можете позвать по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik
Эти ссылки мы отобрали вручную, для дополнительного чтения:
— Грамотное пополнение запасов, без потерь денег
— Зачем нужна система пополнения запасов
— Увеличиваем продажи с помощью аналитики продаж
— План-фактный анализ продаж
— Отрицательные остатки на складе
— Что нужно знать про автоматизацию склада
— Как провести частичную инвентаризацию
— Запишитесь на курс «Финансовые и торговые отчёты»
— Консультации по автоматизации управленческого учёта