Журнал
автоматизировать автозаказ

Автоматизировать автозаказ и отдел закупок на основе анализа продаж

С одной стороны, автозаказ — простая тема! Мало кто имеет проблемы с тем, чтобы заказать товар. С другой стороны у множества компаний есть проблемы с тем, чтобы грамотно пополнить запасы. Поэтому вывод этой статьи — автозаказ без анализа продаж — деньги на ветер!

👋 Привет, это Алексей Баранов! C 2003 мы в Интерлогике занимаемся автоматизацией управленческого учёта малого и среднего бизнеса, если вы догадались, в этой статье про автозаказ! А ещё я провожу консультации, если у вас есть вопрос по материалу или любой другой вопрос по автоматизации — задайте его в форме внизу страницы, или по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

Менеджер по закупкам должен уметь грамотно пополнять запасы! Для этого он проверяет остатки товаров и их скорость продажи, а также скорость пополнения запасов.
Для примера, если в холодильнике осталось 200 кг курицы, а в день продаётся по 50 кг курицы, очевидно, что через 4 на складе будет пусто. Если на доставку птицы уйдёт 2 дня — то уже завтра надо сделать заказ.

Очевидный факт, если товарных позиций мало — такой анализ сделать просто. С ростом бизнеса менеджер по закупкам будет нуждаться в автоматически сформированных товарных отчётах. Если закупщик работает без отчёта «остатки на складе» и «ABC-XYZ» — у меня к нему вопросы. В какой-то момент, вероятно, ему понадобится автозаказ.

Обычно, к этому моменту у компании уже есть сформированный отдел закупок. Кроме того, есть товароучётка, в которой ведётся учёт. А в ней, как правило, есть автозаказ. Однако, она не очень «умная», работает не так, как вы ожидаете. Например, забывает о сезонности, и осенью, может заказать больше квас. Впрочем, если вручную просматривать заказы перед отправкой — это не проблема.

Заказ товаров в типовой 1С

Допустим, вы хотите сделать автозаказ в типовой 1С (напишите нам на privet@cdoc.ru — если нужна помощь с этим).

В справочнике «Способы обеспечения» по каждому складу нужно указать срок поставки, а также способ заказа. Отдельные записи создаются для товаров, у которых отличаются сроки поставок. Также нужны записи для отдельных поставщиков и подразделений. Если товары похожи, то удобно использовать элемент справочника «Схема обеспечения».
скриншот 1с с основной схемой обеспечения готовим автоматизацию автозаказа


Для каждого товара привязывается своя схема обеспечения. Указывается минимальные и максимальные уровни остатков.
скриншот 1с параметры поддержания запаса


Заказ товаров делается после анализа продаж, а автозаказ «сам анализирует»

Менеджер должен найти товар с минимальными остатками или близким к минимальным, найти подходящих поставщиков по ценам и срокам поставок, сделать заказы, согласовать.
Для этой работы он использует различные отчёты:
  • Анализ потребности в поставках. Выводит список поставщиков и распределительных центров с примерной суммой заказа.
  • Ведомость по заказам. Покажет сделанные заказы, поступившие, ожидаемых к поступлению и невыполненные в разрезе торговых точек.
  • Ведомость по поступлениям. Выводится вся информация об уже поступивших товаров в штуках и суммах.
  • Исполнительность поставщика. Сравнительный анализ «заказов» и «поступлений», по которому можно понять надёжность поставщика.
  • Анализ возврата поставщику. Можно посмотреть количество возвратов, сравнить по периодам, цены, и, конечно же, конкретные причины возврата.
  • Анализ расхождений. Выводит информацию о конкретных поступлениях, при которых обнаружилась план-фактная разница. Отчёт строится по поставщикам и является продолжением отчёта «исполнительность».

Очевидно, что система автоматизации будет использовать разные алгоритмы, чтобы упростить жизнь закупщику. Иначе, какой смысл в автозаказе?

Сделать формирование заказа проще

Естественно, весь этот процесс можно автоматизировать. Следовательно, он будет проще и быстрее. Для этого можно:
  • использовать формулы в таблицах,
  • скачать модули прогнозирования для таблиц,
  • самостоятельно настроить 1С,
  • заказать автозаказ,
  • использовать готовую систему автозаказа.

У каждого варианта свои плюсы и минусы, причем что для «лавки мясника на рынке» будет плюсом, для «сети продуктовых магазинов» может оказаться минусом. Поэтому вам самостоятельно придётся разбираться с лучшим вариантом, или можете спросить у нас на консультации.

Заказ поставщику

1С соберёт «остатки», «цены», «сроки» и прочее на один экран. Кроме того — это даст автоматические рекомендации на основе предыдущих данных. Так закупщику будет проще контролировать заказы.

Заказ может формироваться с учётом сезонности. Если провести ABC-анализ, то у товаров будет различный приоритет. Менеджер по закупкам увидит «маржинальные» и «часто покупаемые» товары, а также рекомендации системы по закупке.

Объём заказа лучше рассчитывать исходя из сроков поставки. При этом учитывается сезонность, наличие аномальных пиков продаж и необходимый уровень страхового запаса, например из-за срыва сроков.

Цены и остатки поставщиков могут быть подключены к системе, через загрузку прайсов, API или парсера сайта.

Дополнительная автоматизация отдела закупок

К автозаказу можно «прикрутить» инструменты, которые помогут отделу закупок влиять на точность расчёта автозаказа.

Мониторинг неликвидов. Менеджер регулярно получает отчёты товарных излишек с суммовой оценкой.

Мониторинг отсутствия. Закупщик будет в курсе, когда товара не было в наличии, в каких торговых точках, и какова упущенная прибыль.

Мониторинг коэффициента оборачиваемости. Необходимая штука для руководителя отдела, честно и безоценочно покажет, как хорошо работают закупщики.


👉 Нужен правильный автозаказ? Зовите нас! Можете позвать по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik




Эти ссылки мы отобрали вручную, для дополнительного чтения:
Грамотное пополнение запасов, без потерь денег
Зачем нужна система пополнения запасов
Увеличиваем продажи с помощью аналитики продаж
План-фактный анализ продаж
Отрицательные остатки на складе
Что нужно знать про автоматизацию склада
Как провести частичную инвентаризацию
— Запишитесь на курс «Финансовые и торговые отчёты»
Статья Автоматизация Розничная торговля Оптовая торговля