Из-за каких ошибок автоматизации, финансовый учёт в компании ломается. Все усилия, потраченные на внедрение и автоматизацию, тратятся впустую. Финансовых и товарных отчётов как не было, так и нет.
👋 Привет, это Алексей Баранов! В Интерлогике я отвечаю за стратегию автоматизации бизнес-процессов и управленческого учёта. А ещё я провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik
Бизнес вкладывается в автоматизацию упручёта, в том числе и финучёта, а результат всё нет! Попробую показать своё видение, почему так происходит.
Разберём 10 ошибок автоматизации финансового учёта, из-за которых он не работает:
- Всё сам.
- Не вовлечён.
- Нет финансового директора.
- Автоматизация хаоса.
- Автоматизация ради автоматизации.
- Разное понимание целей.
- Вовлечена не вся команда.
- Отсутствует прозрачность (нет доверия).
- Делают лишнюю работу (изобретают велосипед).
- Низкая квалификация автоматизаторов.
Всё сам
Ключевая проблема в том, что собственник, тот, кто должен вести бизнес вперёд, кто должен следить за всем и вся, и чьё время самое дорогое и ценное в компании — сам сидит и заполняет таблицы в папке финансовый учёт. Ещё, небось, по ночам сидит! Это контрпроодуктивно и грешно!Смотрите, информация должна попадать в отчёты:
- поступление денег — нужно занести в ДДС,
- выручка — должна уйти в ОПиУ,
- сделка — нужна в CRM и так далее.
Цифры и характер операций повторяется многократно. Таких операций в день десятки! Любой человек будет ошибаться, поэтому мы не рекомендуем нанимать «студента» на эту работу. Тем более что она легко автоматизируется.
Не передавайте эту операционку своему бухгалтеру! Во-первых, он так сгорит, уж лучше молодого студента-финансиста взять! Во-вторых, для этой работы нужны другие компетенции, да и сам характер работы иной.
Возможно, вы спросите: «А где здесь про автоматизацию?» Отвечаем, её нет, но если финансовый учёт целиком на собственнике, то и автоматизация провалится!
👉 Руководитель должен управлять процессами, а не заносить цифры!
Руководитель не вовлечён в финансовый учёт
Собственник обязан управлять бизнесом и лучше бы ему делать это на основе цифр, а не интуиции! Из-за того, что руководитель, вообще не погружён в финансовые отчёты, происходит неправильная автоматизация.Я не считаю, что руководитель должен глубоко разбираться в финансах, быть экономистом и так далее. Но уметь читать финансовые отчёты, понимать, откуда берутся данные, как они формируют отчёты и при случае их проверить — обязан. Проще говоря, руководитель не должен вести финансовый учёт, но если надо — сделает это на пять с плюсом!
Это может проявляться в том, что, посмотрев на стандартные отчёты, вроде ДДС, ОПиУ и другие, руководитель увидит, что программа неправильно подсчитала себестоимость и «потеряла» данные. А значит, он сможет поставить разработчикам задачу на исправление.
Что значит «вовлечься»? Собственник регулярно выделяет время на проверку финансовых отчётов. Участвует во внедрении проекта автоматизации, контролирует этапы, участвует на собраниях с ответственными, принимает финальное решение, проверяет за что платит. При необходимости эти задачи можно делегировать, но мы не рекомендуем.
👉 На всё это нужно время! Мы в проектах автоматизации рекомендуем руководителям и ответственной группе застолбить в календаре время для встреч и для чекапа проекта.
Нет роли финдира
Частный случай двух предыдущих вариантов: либо всё сам, либо вообще не лезет. Конкретно этот вариант проявляется в том, что собственнику не хватает времени или сил, чтобы заниматься финансами, а иногда и времени нет, и сил, буквально нужно 25-ый час в сутки находить!👉 Нанимайте финдира. Разбирайтесь с вашими задачами и делегируйте всё, что только можно! А как иначе? Зачастую вполне достаточно нанимать финдира на 8-20 часов в месяц и встречаться с ним до часу в неделю, чтобы быть в курсе всех дел. Это поможет принимать стратегические решения на основе данных.
Автоматизация хаоса
Мой любимый пунктик! Сначала надо навести порядок, и только потом его автоматизировать. Ведь автоматизация ускоряет процессы, а если они изначально хаотичны и ошибочны, то это всё ускорится!Скажем, внедрили какую-то первую программу. Потратили время, деньги, нервы. И вот они долгожданные ДДС, выручка, ОПиу и так далее. А куда смотреть — непонятно.
Скажем, есть ДДС. А статьи не согласовали. Сотрудники заносят всё подряд и как хотят: продукты на кухню, воду для кухни отдельно, а для офиса отдельно, туалетная бумага, шарики для настольного тенниса, что стоит в кабинете бухгалтера и так далее. Анализировать такой отчёт неудобно, поэтому его никто и не создаёт. Получается, автоматизировали непонятно что.
Или, например, автоматизировали отчёты по выручке для каждого товара. А учесть себестоимость забыли. В отчёте видно, что товаров A и B — продали одинаково. Но в них не видно, что B — продавать выгоднее, так как себестоимость ниже. Хромает система пополнения запасов, а это множит убытки компании.
Вот как надо, чтобы избежать этой ошибки при автоматизации финансового учёта:
- Создать работающую структуру отчётов в таблицах.
- Чётко определить источники данные, то есть откуда и куда они идут.
- Регулярно проверять и заполнить эти отчёты.
- При необходимости дорабатывать!
Автоматизация ради автоматизации
Мы, в Интерлогике, хоть и продаём «автоматизацию», но на деле знаем, что «автоматизация» — никому не нужна! Нужен результат этой автоматизации: возможность принять стратегические решения: на основе финансовых и товарных отчётов, быстро и правильно!Поэтому знаем, что разным компаниям, разного размера, на разных этапах своего развития нужна своя автоматизация. Возможно, и не нужна вовсе!
Ситуация. Магазин по обжарке и продаже кофе. Собственник купил программу. Потратил 200 000₽. Через полгода решил расшириться и начал оказывать услуги по ремонту кофемашин. В текущей программе нет механизма для учёта подобного. Пришлось ему вновь потратиться.
Любое изменение бизнеса тянет за собой и доработку учёта. А значит меняется и автоматизация. Но не всегда это дорого, затратно и больно! Например, в Интерлогике автоматизированы KPI для сотрудников, есть панель руководителя, но 90% учёта по маркетингу, мы ведём ручками. Тут мало телодвижений, большинство операций по ведению учета делается за пятнадцать минут, а скорость принятия решения для нас некритична.
Зачастую, мы можем предугадать развитие компании и заранее автоматизировать учёт компании «на вырост».
Нет согласных или разное понимание целей
Часто эта ошибка встречается в компаниях, где есть несколько собственников. Особенно если они разные лидеры по Адизесу, например, «Администратор» и «Предприниматель». У Натальи Бабаевой встретил «ченджеры» и «ранеры».В общем, конфликт из-за взглядов. Один считает, что нужно заниматься управленческим учётом, другой топит за отдел продаж. Но это, на самом деле, примитивный конфликт, решается за полчаса сессией с организационным терапевтом.
В частности, проблема такая. Есть условный миллион на развитие компании. Его можно инвестировать на автоматизацию, а можно на работу отдела продаж. И понять, что выгоднее и правильнее сложно. Тут нужно рассчитать скорость окупаемости инвестиций, пригодится помощь финансиста, у нас, кстати, есть такой!
Веселее, когда два руководителя по-разному считают одни и те же вещи! Ребята из «Нескучных финансов» говорят, что они постоянно получают разные ответы по финансам, от руководителей на одну и ту же задачку. Например, из-за того, что кто-то относит предоплату к выручке, а кто-то нет.
👉 Сначала обрисовать цели финансового учёта. Затем разобраться с целями автоматизации. После донести эти цели до всех, вполне возможно, что в список попадёт и охранник на входе!
За бортом или в финансовый учёт вовлечены не вся команда
Ошибочно думать, что автоматизация финансового учёта — головная боль собственника, финдира и IT-специалиста! Проект автоматизации затрагивает работу всей команды! Поэтому в самом проекте, как минимум на роли проектной команды участвуют: бухгалтеры, кадровики, финансисты, руководители отделов, продавцы, маркетологи.Что значит участвовать? Во-первых, чётко понимать, что такое и зачем нужен финансовый учёт. Причём не для компании и собственника, а конкретно для их работы! Как он влияет на их жизнь, почему автоматизация учёта для них полезна!
Это удобно объяснять через комфорт работы, а также через влияние этого комфорта на их премии, бонусы и зарплату.
Подобное мотивирует не только быть в курсе, но и: предлагать лучшее решение, корректировать, голосовать, контролировать и многое другое.
Кстати, это ещё означает и рост ответственности. Как минимум тот, кто предлагает автоматизировать определённый участок бизнес-процессов может стать ответственным в команде внедрения и доведёт свой мини-проект до конца.
Прозрачность
Под прозрачностью я имею в виду доверие к сотрудникам. Дать им доступ к данным, по крайней мере, к той части данных, которая влияет на их работу.Во-первых, сотрудники должны видеть результаты своей работы. Во-вторых, чётко понимать, откуда эти данные берутся и как влияют на отчёты. Это мотивирует их не мухлевать с данными.
При этом сотрудникам не нужно показывать все данные компании. Вполне можно выстроить работу так, чтобы, кроме собственника и финансового директора никто не видел чистую прибыль и дивиденды.
👉 Прописывайте NDA! Разграничивайте данные! Доверяйте сотрудникам и проверяйте их!
Изобретают велосипед
Часто во время автоматизации всё усложняют. Разрабатывают то, что уже есть и готово к внедрению. Происходит это из-за незнания, что подобный модуль существует или из-за желания разработчиков «навариться». Иногда из-за того, что получив «задачу», разработчики к ней приступают, даже не подумав, что это можно реализовать как-то иначе. В общем, последнее — частный случай «автоматизации, ради автоматизации».👉 Советуйтесь со специалистами по автоматизации учёта! Мы работаем с 2003 года, успешно выпустили более 200 проектов, знаем, что и когда автоматизировать, как это сделать быстро и дешевле!
Персонал низкой квалификации (новички, безответственные, лентяи и т.д.)
Вроде бы, очевидно, почему не стоит привлекать такие кадры и почему это плохо для автоматизации финансового учёта? Если нет, то наш топ: это в разы дольше, а значит, дороже, и это не приводит к реализации целей автоматизации.Но гораздо интереснее понять, как разобраться, что перед нами низкоквалифицированный кадр?
У меня есть два ключевых критерия:
- Мутит воду — если при общении со специалистом, я понимаю, что ничего не понимаю, скорее всего, этот человек сам не очень понимает что к чему.
- Не выясняет, а сразу бежит делать. Люблю специалистов, которые вместо «го-го продаж», сначала задают с десяток вопросов, уточняют детали, а потому действуют. Зачастую, задав эти вопросы, они находят решение гораздо быстрее и изящнее. Кажется, что они сами себе вредят и недозрабатывают, но на самом деле они чаще делают нужную работу и отлично зарабатывают на сарафане.
👉 Автоматизируете финансовый учёт и что-то непонятно? Обратитесь к нам за консультацией, мы поможем разобраться в сложных местах, найдём ошибки, подскажем как надо. Чтобы было быстрее позвоните по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik
Эти ссылки мы отобрали вручную, для дополнительного чтения:
— Я хочу автоматизировать свой бизнес. Что мне нужно знать?
— Правила успешной автоматизации, которые помогли нашим клиентам
— Почему нельзя автоматизировать учёт без порядка в финансах
— Грамотное пополнение запасов
— Зачем нужна грамотная система пополнения запасов
— Почему «автоматизация» не поможет или зачем нужен план автоматизации
— Когда компании нужна автоматизация? Про этапы развития компании и лидеров по Адизесу
— Финмодель в автоматизации учёта
— Финансовая грамотность для руководителя
— Как мы начинали внедрять систему KPI
— Первые результаты внедрения KPI
— Запишитесь на курс «Финансовые и торговые отчёты»
— Консультации по автоматизации управленческого учёта