Правила успешной автоматизации, которые помогли нашим клиентам

Я редко встречаю предпринимателей, которые хотят автоматизацию. Наш клиент хочет решить задачи для бизнеса, а автоматизация — лишь инструмент. Хотеть автоматизацию — это как хотеть лечиться, вместо того, чтобы хотеть быть здоровым.

Стратегические запросы сводятся к базовым: улучшить клиентский сервис, увеличить прибыль или освободить собственника от рутины. Если говорить конкретно про автоматизацию учёта, то это:

• Понимание точных показателей бизнеса, например, складских остатков или себестоимости.
• Ускорение бизнес-процессов, например, оформления документов, товарооборота, отнесём задачу, чтобы сотрудники точно выполняли процесс, не забывали что-то спросить или выдать гарантийный талон покупателю и тому подобное.
• Сокращение трудозатрат персонала, освобождение от механической работы.

В этих тезисах, с учётом персональных бизнес-требований и заключена цель автоматизации учёта.

Качественная автоматизация должна достигать целей. Если клиент хотел правильно считать себестоимость за 2 секунды, а программа считает себестоимость неправильно, значит проект автоматизации некачественный. Многие автоматизаторы не заморачиваются с выяснением целей бизнеса и принимаются за проект с формулировкой «автоматизировать учёт финансов» или «внедрить программу лояльности». Но это не является ни целью бизнеса, ни целью собственника. Бизнесу необходимо принимать решения на основе точной информации, стимулировать покупателей, а собственник хочет освободиться от рутины по сбору данных.

Ценность автоматизации можно измеряют деньгами, на которые вырастет прибыль компании в результате взвешенных управленческих решений. Компания выиграет, от:

• контроля запасов на складах— это сократит кражи и потери ТМЦ.
• маркетинговой аналитики на основе данных о продажах и запасах — предельно чётко знаешь, где и сколько дать скидку, ориентируешься на сезонность и так далее.
• отсутствие кассовых разрывов или рациональное использование оборотных средств за счёт контроля финансов.
• выгодного ценообразования и системы лояльности, которые стимулируют продажи – больше никаких скидок в убыток.
• за счёт автоматического расчёта себестоимости.
• управления производством на основе план-фактного анализа.

Если на старте участники не могут даже примерно подсчитать выгоду в рублях, то у проекта проблемы с целеполаганием. Стоит пересмотреть цели или отложить старт проекта, пока экономический эффект не станет очевидным.

Почему автоматизация учёта — это проект? У проекта есть цель, а значит как только цель будет достигнута — проект закончится. А ещё у проекта есть ресурсы и команда, но о них чуть ниже.

Успешный проект меняет бизнес в лучшую сторону, делает управление быстрее, точнее, удобнее и возвращает собственнику вложенные средства. При необходимости, за помощью в управлении проектом можно обратиться к нам.

Жизнь изменчива. Рынок поменялся, конкуренты приготовили «сюрприз», новые требования от правительства. Каждый день в бизнесе всё меняется. Бывают и позитивные изменения, когда резко возрастает спрос на ваш товар, а этого никто не предвидел. Получив консультацию эксперта, бизнесмен меняет стратегию и выигрывает.

При такой изменчивости целей заказчики и исполнители пытаются зафиксировать бюджеты проекта. Выходит, что проект зафиксировали, ударили по рукам, а жизнь сделала поворот. Как же быть, неужели отменять всё? В качестве ответа на противоречие — возникла гибкая проектная культура Agile. Её смысл — попадать в цели заказчика, даже если они изменяются в процессе. Бонусы: сокращаются бюджеты проектов и вырастает скорость внедрения, ведь не приходится всё переделывать.

Суть гибкого подхода к проектам. У нас есть идея нового продукта, в котором люди могут читать книги, смотреть телевизор, находиться за столом. Мы назвали его «кресло», но вместо того, чтобы с нуля создавать проект от ножки до пуговицы, мы делаем концепцию, спрашиваем мнение покупателей, улучшаем, снова спрашиваем и так далее, пока не получится готовый продукт. Каждый раз мы создаем продукт, которым можно пользоваться, корректируем цель под реальный запрос потребителя. Учитывая экономию на проектировании и то количество раз, которое вы обращались к клиентам, можно гарантировать, что кресло им понравится.

По научному гибкий подход называется итеративно-инкрементальным способом реализации проекта.

Каждый цикл проектирования и создания — это итерация, а выдаваемая заказчикам ценность каждого цикла — инкремент.

Давайте разберём подробнее, почему изменяются цели проекта автоматизации учёта, а дальше тянут за собой бюджет и тайминг.

Заказчик вводит в задачу всё больше деталей. После каждой консультации узнаёт новые возможности учёта или их использования. Часто эксперт подсказывает «как правильно» должно работать, или как делают другие. У эксперта-автоматизатора широкие знания учёта, отраслей и множество примеров решения похожих задач.

В проекте автоматизации участвуют сотрудники всех уровней, от собственника, до продавца и кладовщика. У каждого из них своё видение и свои предложения. При гибком управлении проектом сотрудники разного уровня слышат друг друга, а общая картина становится объёмной. Руководители корректируют цели автоматизации исходя из новых знаний.

Проект затрагивает стратегию компании, управленческий и бухгалтерский учёт, бизнес-процессы, сотрудников (роли). Поэтому команда состоит из разных заинтересованных сторон. Как правило, это

• Собственники.
  
• Руководители.
  
• Ответственные за учёт, финансисты, бухгалтера и многие другие.
  
• Роли, исполняющие процесс автоматизации.
  
• Эксперты-автоматизаторы.
  
• Клиенты.
  
  

Если результат проекта повлияет на чью-то деятельность, лучше спросить их мнение или включить в команду проекта автоматизации. Это позволит действовать гибко и экономить ресурсы.

В гибкой культуре люди важнее всего. Проект делается для людей и делается людьми. Люди иногда косячат. Не со зла, когда игнорируют их мнение, делают им неудобно, невыгодно, не ценят их и тому подобное. Часто менеджеры и автоматизаторы игнорируют мнение линейного персонала. Я верю, что для бизнеса и проекта необходимо услышать конечных пользователей. Прислушаться к идеям, ведь они видят свой участок намного ближе. Руководитель может принять решение, противоречащее мнению пользователей, но при этом выгодное для бизнеса — ситуацию спасёт открытый честный разговор с сотрудниками, тогда коллектив примет изменения намного легче.

В рабочей группе важен и исполнитель и заказчик.

Многие собственники думают, что существует автоматизация «под ключ» — вы там автоматизируйте, а я подъеду на белом коне, когда всё будет готово, или у меня времени нет, поэтому сделайте сами «по красоте»! Так не получится.

Любой проект направлен на цели заказчика. Ценность от проекта получит тоже заказчик. Автоматизация учёта увеличивает прибыль собственника. Как же можно обойтись без заказчика в проекте?

Главная роль в рабочей группе — Исполнительный спонсор проекта или ответственный со стороны заказчика. Ему предстоит:

• Наладить связь всей группы и проекта с целями и задачами бизнеса; оперативно поставлять информацию о любых изменениях.
  
• Решать организационные вопросы, договариваться о совместных встречах экспертов с сотрудниками компании: менеджерами, финансистами, закупщиками, производственниками, продавцами и тому подобное. Предоставлять рабочей группе образцы документов и отчетов, собирать обратную связь пользователей и так далее.
  
• Принимать работу, организовать тестирование сотрудниками клиента, подписывать документы.
  
• Контролировать бюджет и сроки, следить за достижением ценности.
  
• Следить за ценностью каждого цикла проекта; каждую неделю разбираться, что сделано и определять, что будет сделано на следующей неделе. Вести дорожную карту проекта.
  
• Обучить пользователей.
  
• Организовать техническую часть, предоставить данные, пароли, доступ к серверам и тому подобное.
  

Это ключевая фигура проекта. Если ответственный за проект со стороны заказчика всё сделает правильно, то проекту гарантирован успех, а если будет филонить, то высока вероятность провала. В нашей практике были проекты, которые нам удавалось вытащить без поддержки менеджеров клиента, но это исключение.

Для такой роли важно, чтобы у человека была:

• Компетентность — глубокое знание учёта и процессов компании, либо возможность быстро узнать это.
  
• Заинтересованность — лично заинтересован на успех автоматизации, способен преодолевать всё, чтобы получить результат.
  
• Влиятельный — способен решать задачи и разруливать возникающие ситуации в коллективе, а не спускать всё на тормозах.
  
• Наличие свободного времени — проект требует постоянного участия, так не менее 50% задач принадлежат заказчику, как это видно выше.
  

Следующая важная фигура проекта — ответственный со стороны исполнителя. Это представитель компании, которая выполняет автоматизацию. Как эксперт, он отвечает за:

• Правильные вопросы, декомпозицию цели проекта, донесение этих ценностей до рабочей группы;
  
• Организацию работы экспертов, разработчиков, внедренцев.
  
• Объяснять заказчику о происходящем в проекте. Быть понятным — это, пожалуй, главный критерий правильного Исполнителя.
  
• Согласование и Подписание всех исполнительных и первичных документов.
  
• Организацию встреч с заказчиком, присутствие необходимых экспертов.
  
• Ценность каждого шага проекта.
  
• Соответствие каждого шага стратегии проекта. Заказчик иногда не понимает общей картины, тут ему необходимы разъяснения.
  
• Контроль бюджета, сроков реализации проекта.
  

Каждый отвечает за ценность, бюджет и дорожную карту. Часто я слышу вопрос: «Так кто ответит за провал?». И каждый раз приходится объяснять, что слово «ответит» в таком контексте неуместно. Ответить — означает активно действовать для успеха проекта. Можно перевести как: «Кто будет виноват?». Я убеждён, что нахождение виновного не вернёт сторонам ни деньги ни потраченное время. А проект в случае провала будет напоминать анекдот про пьяных рыбаков. Один из них под утро спросил другого, почему сети поставлены на картофельном поле: «где ты грёб, там я и ставил».

Чтобы проект постоянно стремился к полезности бизнесу, он двигается короткими временными отрезками. Каждая сторона контролирует ценность, которую она получает на отрезке. Это гарантирует попадание в цели, финансовую выгоду и тайминг.

Секретарь проекта — это скорее роль, чем отдельный человек. Эта роль отвечает за

• Документооборот, оформление документов.
  
• Актуализацию и оформление задач каждой итерации.
  
• Обмен документами, переписку.
  
• Оформление инструкций, пояснительных записок.

Встречаются и другие роли, их привлекают в группу по необходимости. Каждый лишний участник — это перерасход бюджета, поэтому мы используем принцип достаточного минимума.

Время — самый ценный ресурс, в бизнесе скорость важнее точности. Задача автоматизации как можно быстрее предоставить компании конкурентное преимущество. От заказчика и рабочей группы потребуется потратить больше времени, чем обычно — добавится куча дел, связанных с проектом. Зато впоследствии вся компания снизит трудозатраты.

Тут тоже действует принцип необходимого минимума. Вовлекать, спрашивать, согласовывать, приглашать на совещание нужно только тех, чьё мнение важно. Уважение ко времени заказчика и исполнителя прямо сокращает бюджет.

В гибкой культуре принято работать итерациями — так повышается производительность. Весь проект делится на отрезки времени, например, недели. Каждый отрезок начинается и заканчивается встречей рабочей группы. На встрече вся рабочая группа обсуждает результат работы на прошлом отрезке, даёт друг другу обратную связь. Исполнительный спонсор передаёт мнение бизнеса. Ретроспектива проделанной работы позволяет улучшаться с каждым новым отрезком. Также заказчик может услышать о сложностях, недостатке информации, слабой вовлечённости некоторых сотрудников. Услышать и оказать содействие в работе над проектом.

Еще на встрече обсуждается план на следующую неделю. Важно, чтобы Заказчик оперативно скорректировал задачи, которые рабочая группа решит за следующую неделю.

Чтобы обсудить прошедшее и спланировать следующий шаг достаточно еженедельной часовой встречи рабочей группы. Если встречи проходят нерегулярно, они растягиваются и теряют свою силу.

У проекта автоматизации учёта нет цели — быть дешёвой. Ее основная цель помочь компании увеличить прибыль, за счёт которой вернуть вложенные средства. Сравнивать исполнителей между собой можно только в случае, когда их предложения одинаковы. Если цель автоматизации меняется в процессе работы, то и предложения меняются. Как тогда выбрать наиболее выгодное? Придётся выбрать подрядчика, который вызвал большее доверие. Доверия подрядчик должен быть вам понятен, грамотно объяснять суть проекта, использовать ваш, а не технический язык. Учёт в компаниях разных отраслей более-менее одинаковый, поэтому достаточно рассмотреть, какие кейсы по автоматизации делал кандидат. Какие участки он автоматизировал, какие результаты работы были достигнуты. Банальные отзывы тоже будут в самый раз.

Бюджет проекта складывается из всех затрат на покупку программ, трудозатрат заказчика и исполнителя, а также стоимости последующего владения информационной системой. Про последнее часто забывают, делая выбор в пользу дешёвого внедрения. Если сложить вместе все расходы, то получится стоимость проекта.

Улучшение учёта и бизнес-процессов увеличат прибыль компании. Эта разница позволит окупить расходы на проект. В наших проектах хорошая окупаемость составляет 1.5 - 2 года. Этого времени хватает, чтобы проект вернул собственнику вложенные деньги и начал приносить прибыль.

Гибкость проекта подразумевает, что зафиксировать бюджет автоматизации невозможно. Возможно сориентировать клиента на основании оценок экспертов и предыдущего опыта.

Если же удалось найти подрядчика, который гарантирует вам бюджет, то это верный способ быть обманутым. Кто именно окажется обманутым сказать трудно. Если работы оказалось меньше, чем предполагалось — то вы, а если больше, то внедренцы. Откуда, например, вы можете знать, сколько времени понадобится на обучение пользователей? Только примерно.

Чтобы проект не расползался, берут ориентировочную оценку. Каждая сторона стремится в неё попасть. Контроль расходов на лучше делать в суммарно и еженедельно. Таким образом, у вас каждую неделю будет сумма общих расходов и расходов за неделю. В сравнении с полученным результатом можно делать выводы и управлять рабочей группой.

Успешная автоматизация — достигает истинных целей заказчика и окупается в обозримом будущем.

Жизнь постоянно меняется, поэтому меняется и проект автоматизации. Важно быть гибким, чтобы быстро и без лишних расходов адаптироваться.

В рабочей группе проекта автоматизации важно участие исполнителя и заказчика.

Автоматизация делается для людей, поэтому важно учитывать мнение всех, на кого влияет результат проекта.

Время важнее точности, поэтому лучше работать короткими итерациями, с промежуточными встречами, на которых подводятся итоги, проверяются цели и бюджет.

Зафиксировать бюджет — дорога к обману. В проекте автоматизации бюджет меняется в зависимости от целей заказчика.

На консультации разберем детально ситуацию, пути решения, пути выбора подрядчика, стратегию и первые шаги не в общем, как в статье, а детали вашей ситуации