Я хочу автоматизировать свой бизнес. Что мне нужно знать?

О дороговизне автоматизации говорят в двух случаях:

• Когда нет плана окупаемости. Руководитель думает о расходах, а не об инвестициях. А значит, не планирует, за счет чего и в какой срок вложенные деньги вернутся.
• Когда нет целей на автоматизацию.

Бизнес — это про деньги. И на автоматизацию нужно ставить финансовые цели. Хотите, чтобы бизнес стал быстрее, точнее и понятнее? Тогда посчитайте скорость, точность и понятность в деньгах. Для этого набросайте финансовую модель автоматизации.

Когда предприниматель знает, чего хочет — рассуждает так: «За счет автоматизации хочу сократить запасы ТМЦ на 15%. Это позволит сэкономить 4% платежей по кредитам за факторинг, то есть 40 тысяч рублей в месяц».

Когда цели выражены конкретными значениями, нужно составить срочный план их достижения. Запланируйте, когда завершится автоматизация и когда начнется эффект. Эффект нарастает постепенно, можно заложить это в календарный план. Так вы получите план возврата вложенных средств: «Завершаем автоматизацию к марту. Увеличиваем скорость обслуживания покупателей к апрелю на 10%, к июлю — на 50%».

Осталось ввести план-фактный анализ достижения цели — отслеживать, чего из планируемого вы достигли, а чего не достигли.

В малом бизнесе не все понимают, что конкретно улучшит автоматизация. Или не знают, как это посчитать. Давайте разбираться, за счет чего вырастет доход после автоматизации.

Повышение точности учета товара. Сократится количество утрат и порчи. Если вы провели полную инвентаризацию или выборочную и ахнули от ее результатов, то можете предположить, насколько сократятся потери после автоматизации учета ТМЦ. В нашей практике потери от краж и просрочки сокращались на 60% после автоматизации приемки и отгрузки товаров и введения материально ответственных лиц.

Автоматизация учета сырья в производстве. Предварительная калькуляция заказа и анализ фактического расхода материалов и трудозатрат позволят организовать выгодный раскрой материалов. Данные будут постепенно накапливаться, и вы сможете точнее определять себестоимость при расчете заказов. Например, при изготовлении пластиковых окон сократятся обрезки пластика. А это конкретная экономия в рублях.

План-фактный анализ заказов. Он позволит вам точнее планировать расходы на каждый заказ. Вы сможете гибко управлять ценами, рассчитывать себестоимость с большей точностью — а значит, получите конкурентное преимущество.

Ускорение бизнес-процессов. Оно прямо влияет на количество продаж. Вспомните кассира в «Макдональдсе» в час пик. Он быстро обслуживает покупателей, потому что все процессы выверены, товары ограничены меню, а для оформления заказа нужно нажать на кнопку несколько раз. Все чаще кассира вообще заменяют автоматом.

Если у вас очереди — посчитайте, насколько вырастет оборот торговой точки, если обслужить всех быстрее. Разделите фактическое время обслуживания на то, которого хотите добиться после автоматизации. Умножьте получившийся коэффициент на оборот — это ваша будущая прибыль.

Точность процессов — например, обслуживания. Как посчитать недовольство покупателя, которому забыли принести сахар к кофе? Или которому не выдали сдачу? Хуже, если по случайности не закрутили гайки на колесе в шиномонтажке, хотя убыток от этого посчитать легче. Если декомпозировать процесс на части и автоматизировать контроль за его выполнением — вырастет лояльность покупателей и качество обслуживания.

Автоматизация маркетинга. Она позволит увеличить товарооборот с группами покупателей или по группам товаров. Вы увидите предпочтения покупателей и предложите тот товар, который им необходим. Либо сформируете пакеты с товаром-локомотивом и товаром, который не так популярен. Все это выражается в рублях, которые вы получите или нет — в зависимости от качества торговой аналитики. Маркетинг прямо влияет на следующий пункт.

Сокращение запасов. Любой товар, без дела хранящийся на складе, — это отвлеченные от оборота деньги, которые не приносят вам доход. Если вы сократите количество неликвидного товара или автоматизируете закупки так, чтобы он не лежал на складе, то сократите расходы на оплату товарного кредита.

Освобождение времени руководителя. Время руководителя предприятия стоит дорого. Сколько времени вы тратите на звонки, вопросы, уточнения, пояснения? Издержки легко посчитать простым умножением. Если вы сократите свои трудозатраты, то будете расходовать время на более важные дела. А время — это деньги.

Даже эксперт иногда не может посчитать эффект. Обычно мы предполагаем пессимистичный прогноз окупаемости, но часто получается в разы быстрее. Из практики помню кейс автоматизации складского учета, где инвентаризации выявили миллионную недостачу. Мы планировали сокращение недостач на 50%, а их стало меньше на 80%. Чистая выгода для бизнеса — порядка 800 тысяч рублей с торговой точки в год.

Если вы затрудняетесь точно посчитать экономический эффект — предположите его или спросите об опыте эксперта. Главное — выразить цель конкретными значениями

Хорошо рассуждать об окупаемости автоматизации. Но ведь надо сначала в нее инвестировать. Нужно иметь в виду, а можете вы вообще потратить на нее деньги. Миллиард долларов выгодно вкладывать, но надо сначала его где-то взять.

Стоимость автоматизации участков или компаний в малом бизнесе рассмотрим на примерах.

Пример 1. Автоматизация работы менеджеров с расписанием — 150 тысяч рублей. Срок реализации — 3 месяца. Срок окупаемости решения — 2 года.

Компания производит и продает гидравлическое оборудование для промышленных котлов. Годовой оборот — 100 миллионов рублей. Нужно обеспечить удобную работу менеджеров по продажам с расписанием, контрагентами, товарной номенклатурой, историей общения и финансов.

Вся номенклатура и контрагенты находятся в программе 1С, а менеджеры составляют свое расписание в календаре Google. Из-за этого страдает отчетность перед руководителем и возникает туманная ситуация с историей взаимоотношений с контрагентом.

Цели:

• Ускорить внесение данных на 20%
  
• Упростить контроль руководителя отдела продаж за деятельностью
  
• Сократить трудозатраты руководителя на 20%
  
  

Для заказчика подобрали и внедрили решение, на основе CRM 1С. Информация о встречах и событиях автоматически теперь выгружается в Гугл-календарь. Продавцы и руководитель работают в единой среде.

Пример 2. Автоматизация производственного учета — 200 тысяч рублей. Срок реализации — три недели. Срок окупаемости — 1,5 года.

Компания продает и устанавливает климатическое оборудование. Оборот — 50 миллионов рублей в год. Есть проблема с учетом расходов на заказы — сложно рассчитать плановую и фактическую себестоимость.

Цели:

• Ввести учет затрат по каждому заказу
  
• Анализировать план-факт каждого заказа, прийти к точной калькуляции и увеличить прибыль на 20%
  
• Предоставить собственнику отчеты о прибылях и убытках и движении денежных средств — бесценно
  
  

Сократились потери при расчетах заказа, выросли продажи из-за освободившихся менеджеров.

Пример 3. Автоматизация обслуживания покупателей — 950 тысяч рублей. Срок реализации — 6 месяцев. Срок окупаемости — 2 года.

Розничная сеть с 10 торговыми точками. Оборот — 200 миллионов рублей в год. Нужно ускорить обслуживание покупателей и избавиться от очередей.

Цель:

• Внедрить штрих-коды, автоматизированные весы и ККМ
  
• Избавиться от очередей в период пиковых нагрузок (утро, вечер)
  
• Увеличить оборот точки на 20%
  
• Обеспечить соответствие торговой точки ФЗ-54
  
  

Цена проектирования — 150 тысяч рублей, внедрения — 200 тысяч рублей, торгового оборудования и программ — 600 тысяч рублей. Онлайн-кассы под ФЗ-54 дорогие, поэтому окупаемость составит 2 года.

Чтобы вы могли наглядно оценить выгоду автоматизации вашего бизнеса, участка или процесса, посчитайте два показателя:

• Стоимость автоматизации от оборота компании = стоимость автоматизации/годовой оборот
  
• Стоимость от чистой прибыли = стоимость автоматизации/чистая прибыль
  
  

По моему опыту, стоимость автоматизации участка в малом бизнесе обходится от 200 до 500 тысяч рублей. Получается меньше 0,5% от стандартного годового оборота компании и до 10% от стандартной годовой прибыли. Согласитесь — небольшие инвестиции при окупаемости около года.

Финансовое положение вашей компании лучше всего известно вам. Я предложил эффективные способы автоматизации и превращения расходов в инвестиции. Сколько именно вы готовы вложить и когда желаете вернуть вложения с прибылью — ваш выбор.