Почему «автоматизация» не поможет или зачем нужен план автоматизации

Прежде чем перейти к методикам, расскажу реальные истории из жизни автоматизатора.

Производственная компания из Вологды изготавливает стропы и канаты. К нам обратился отдел продаж с просьбой автоматизировать учет себестоимости. Отдел продаж не понимает себестоимость и не может сформировать конкурентное ценовое предложение. В конкурсах участвуют то слишком дешево, то слишком дорого.

Во время консультирования мы выявили бардак с учетом ТМЦ и финансов, пересорт на складе, задвоение запасов, списание как попало, разнесения издержек «как получится». Естественно, уже бардак с задваиванием запасов, дает неверные данные для расчета, и себестоимость уползает к чертям!

У собственника было свое видение автоматизации, для этого он нанял программиста, чтобы допилить программу 1С (это дешевле и проще, чем разбираться с учетом). Как результат — еще полгода страданий отдела продаж, потеряны 200 000 рублей, результат не сдвинулся с места. Зато клиент вернулся к нам и готов продолжить.

Другой случай, приходит компания и просит: «Настройте нам систему лояльности, чтобы оживить продажи».

Я предложил сперва спроектировать маркетинг — какая цель системы лояльности, как покупатели должны реагировать на разные баллы и скидки, какая финансовая модель возврата инвестиций, как это скажется на поведении торговых точек. Конечно это дороже, чем просто настроить программу, раздать клиентам карточки и сделать скидку 15%.

В результате заказчик нанял «автоматизатора», запустил карты лояльности, получил убыток 20% от прибыли и никакого роста клиентской базы и товарооборота. Хотел сделать скидку — сделал. Хотел бы увеличить прибыль, начал бы проектирование с этой цели.

И куча похожих запросов: «у меня не считается прибыль, себестоимость», «я не вижу финансового результата», «как правильно заносить в программу расходы», «как посчитать финрезультат подразделения», «у меня воруют сотрудники». Все они обращаются с просьбой «настроить программу учета». Но так не получится — нельзя автоматизировать хаос!

В реальной жизни есть сотрудники, роли, хозяйственные операции, документы, товар, покупатели, деньги и тп.

Это все оставляет след (проецируется) в управленческом учете. Финансы в финрезультаты, операции влияют на остатки товаров и тд.

Процессы фиксируются в учете в виде измеримых показателей kpi или по факту изменения состояний ресурсов. Например производство досок можно зафиксировать в учете как списание со склада 5 кубометров пиловочника и поступление на склад готовой продукции 3 кубометров досок. Также можно отразить трудозатраты двух человек 4 часа и расход топлива 50 литров. При этом чаепития и порезанный палец работника останутся за кадром. Таким образом жизнь бесконечно вариативна, а учет — это измерение происходящих процессов. Само по себе измерение может быть корректным или некорректным, в зависимости от способа.

Если картина реального бизнеса спроецирована в учете в виде измерений, документов и результатов, то можно отражать ее в программном решении. Это делается для того, чтобы упростить учет, ускорить получение отчетов или например, сделать учет контекстным для пользователей. Показатели и документы учета проецируются в учетную программу (например 1С).

Руководители наблюдают отчеты в программе и принимают на их основании управленческие решения. Решения влияют на бизнес и картинка снова отображается в учете, и так по кругу.

Чтобы просто автоматизировать, необходимо разложить учет и процессы по полочкам на всех уровнях и только потом подбирать программу для автоматизации.

Допустим вы ввели показатель KPI для измерения результата труда дворника. Уборка двора 100м² от снега не дольше, чем 2 часа. Это объективный показатель и его можно измерить. А вот снегопад, ледяная пурга и прочие погодные штуки — это многообразие жизни. Очевидно, что они влияют на реальный результат. А показателю все равно — не уложился в 2 часа! Так многообразие реальной жизни ограничивается учетными правилами.

На схеме стрелки от плоскости бизнеса к плоскости учета изображают правила проекции. Для финансового учета это финмодель, учетная политика, схема обращения первичных документов и тд. Для хозяйственных операций — это организационно-штатная структура, описание бизнес-процессов, например по стандарту BPMN, должностные инструкции сотрудников и тд. Эти документы пытаются максимально полно на бумаге отобразить реально происходящие в компании дела.

Например, в реальной жизни у вас два юрлица, одно с НДС, а другое на упрощенке. В бюджете доходов и расходов вы ведете учет по предприятию в целом. Значит издержки на перепродажу между своими юрлицами можете забыть. А они хоть и маленькие, но есть.

Другой пример, это полномочия руководителя. Они закреплены уставом и решением учредителей. А на деле компанией управляет главбух, тк он самый авторитетный сотрудник в коллективе. Как скажет — так и будет. Значит номинальная власть и фактическая различаются.

Любая модель — это совокупность допущений. Разница того, что происходит в реальной жизни и моделью возникает из-за:

• Неточного описания свойств системы
• Изменчивости самой жизни

Чем более классным будет специалист, создающий модель, тем точнее модель будет соответствовать действительности.

Следующие стрелки на схеме — это проекция со слоя учета на слой программного решения. Задача программы как можно точнее принять первичные документы и на основании модели преобразовать данные в отчеты. Либо, как можно точнее сопроводить алгоритм поведения сотрудника из должностной инструкции, в случае автоматизации бизнес-процессов. Если программа универсальная (например 1С), то в нее заложены универсальные алгоритмы. Так как ваш бизнес построен на уникальных конкурентных преимуществах и процессах, при наложении вашего учет на программный возникнут небольшие отличия. Чем более типовой процесс и учет вы используете, тем меньше у вас конкурентных преимуществ, но тем проще модель перенести в программу.

Даже если программа написана специально для вас, со временем процессы, учет и методы использования изменяются. Возникает различие между жизнью, учетом и программой.

Чтобы наиболее информативно использовать программу для управленческого учета и автоматизации, важно разработать методику преобразования учетной модели в программную. Для этого привлекают специальных аналитиков, которые спроектируют ваши отчеты, документы и процессы в программе.

Один программист не в состоянии вас автоматизировать, тк не компетентен в финансах, маркетинге, закупках, оптимизации процессов и тп, и языком бизнеса плохо владеет.

Автоматизация ускоряет ваши процессы, делает их точнее, помогает руководителям управлять на основании объективных отчетов. Это достигается в синергии специалистов из вашего бизнеса, предметных областей и методологов учета в программах. Такой набор компетенций в автоматизации поможет вам увеличить прибыль бизнеса, превратить расходы в инвестиции.

Если автоматизировать хаос, то станет быстрее и точнее, а значит хаос будет уничтожать бизнес быстрее и глубже.

Если вам нужно будет помочь со стратегией автоматизации — приходите к нам на консультацию!