Дайджест Интерлогики
Каждые две недели вы будете получать письма со свежими статьями Интерлогики
обложка для статьи план автоматизации

Почему «автоматизация» не поможет или зачем нужен план автоматизации

Любая автоматизация бизнеса начинается с его плана, иначе ничего не будет!
К нам, в Интерлогику часто идут за «автоматизацией», подразумевая «а поставьте правильную программу» или «сделайте вот такую вот доработку 1С». К сожалению, в реальности из этого получается совсем не то, что руководитель хотел! Всегда нужно начинать с плана автоматизации!
алексей баранов рассказывает про план автоматизации
С 2003 года автоматизирует бизнесы и составил сотни планов автоматизации

Истории предпринимателей, которые хотели автоматизацию, но не получилось, не фартануло

Прежде чем перейти к методикам, расскажу реальные истории из жизни автоматизатора.

Бардак с учетом ТМЦ, но собственник решил доработать 1С, чтобы считать себестоимость

Производственная компания из Вологды изготавливает стропы и канаты. К нам обратился отдел продаж с просьбой автоматизировать учет себестоимости. Отдел продаж не понимает себестоимость и не может сформировать конкурентное ценовое предложение. В конкурсах участвуют то слишком дешево, то слишком дорого.

Во время консультирования мы выявили бардак с учетом ТМЦ и финансов, пересорт на складе, задвоение запасов, списание как попало, разнесения издержек «как получится». Естественно, уже бардак с задваиванием запасов, дает неверные данные для расчета, и себестоимость уползает к чертям!

У собственника было свое видение автоматизации, для этого он нанял программиста, чтобы допилить программу 1С (это дешевле и проще, чем разбираться с учетом). Как результат — еще полгода страданий отдела продаж, потеряны 200 000 рублей, результат не сдвинулся с места. Зато клиент вернулся к нам и готов продолжить.

Настроили программу лояльности без плана автоматизации

Другой случай, приходит компания и просит: «Настройте нам систему лояльности, чтобы оживить продажи».

Я предложил сперва спроектировать маркетинг — какая цель системы лояльности, как покупатели должны реагировать на разные баллы и скидки, какая финансовая модель возврата инвестиций, как это скажется на поведении торговых точек. Конечно это дороже, чем просто настроить программу, раздать клиентам карточки и сделать скидку 15%.

В результате заказчик нанял «автоматизатора», запустил карты лояльности, получил убыток 20% от прибыли и никакого роста клиентской базы и товарооборота. Хотел сделать скидку — сделал. Хотел бы увеличить прибыль, начал бы проектирование с этой цели.

И куча похожих запросов: «у меня не считается прибыль, себестоимость», «я не вижу финансового результата», «как правильно заносить в программу расходы», «как посчитать финрезультат подразделения», «у меня воруют сотрудники». Все они обращаются с просьбой «настроить программу учета». Но так не получится — нельзя автоматизировать хаос!

Почему нельзя просто автоматизировать?

В реальной жизни есть сотрудники, роли, хозяйственные операции, документы, товар, покупатели, деньги и тп.

Это все оставляет след (проецируется) в управленческом учете. Финансы в финрезультаты, операции влияют на остатки товаров и тд.

Процессы фиксируются в учете в виде измеримых показателей kpi или по факту изменения состояний ресурсов. Например производство досок можно зафиксировать в учете как списание со склада 5 кубометров пиловочника и поступление на склад готовой продукции 3 кубометров досок. Также можно отразить трудозатраты двух человек 4 часа и расход топлива 50 литров. При этом чаепития и порезанный палец работника останутся за кадром. Таким образом жизнь бесконечно вариативна, а учет — это измерение происходящих процессов. Само по себе измерение может быть корректным или некорректным, в зависимости от способа.

Если картина реального бизнеса спроецирована в учете в виде измерений, документов и результатов, то можно отражать ее в программном решении. Это делается для того, чтобы упростить учет, ускорить получение отчетов или например, сделать учет контекстным для пользователей. Показатели и документы учета проецируются в учетную программу (например 1С).
как показатели отправляются в 1с и показывается план автоматизации><meta itemprop=
Бывают и другие варианты потери
Руководители наблюдают отчеты в программе и принимают на их основании управленческие решения. Решения влияют на бизнес и картинка снова отображается в учете, и так по кругу.

Чтобы просто автоматизировать, необходимо разложить учет и процессы по полочкам на всех уровнях и только потом подбирать программу для автоматизации.

Откуда разница в жизни и учете?

Допустим вы ввели показатель KPI для измерения результата труда дворника. Уборка двора 100м² от снега не дольше, чем 2 часа. Это объективный показатель и его можно измерить. А вот снегопад, ледяная пурга и прочие погодные штуки — это многообразие жизни. Очевидно, что они влияют на реальный результат. А показателю все равно — не уложился в 2 часа! Так многообразие реальной жизни ограничивается учетными правилами.

На схеме стрелки от плоскости бизнеса к плоскости учета изображают правила проекции. Для финансового учета это финмодель, учетная политика, схема обращения первичных документов и тд. Для хозяйственных операций — это организационно-штатная структура, описание бизнес-процессов, например по стандарту BPMN, должностные инструкции сотрудников и тд. Эти документы пытаются максимально полно на бумаге отобразить реально происходящие в компании дела.

Например, в реальной жизни у вас два юрлица, одно с НДС, а другое на упрощенке. В бюджете доходов и расходов вы ведете учет по предприятию в целом. Значит издержки на перепродажу между своими юрлицами можете забыть. А они хоть и маленькие, но есть.

Другой пример, это полномочия руководителя. Они закреплены уставом и решением учредителей. А на деле компанией управляет главбух, тк он самый авторитетный сотрудник в коллективе. Как скажет — так и будет. Значит номинальная власть и фактическая различаются.

Любая модель — это совокупность допущений. Разница того, что происходит в реальной жизни и моделью возникает из-за:

  • Неточного описания свойств системы
  • Изменчивости самой жизни
Чем более классным будет специалист, создающий модель, тем точнее модель будет соответствовать действительности.

А почему есть разница между моделью и учетной программой?

Следующие стрелки на схеме — это проекция со слоя учета на слой программного решения. Задача программы как можно точнее принять первичные документы и на основании модели преобразовать данные в отчеты. Либо, как можно точнее сопроводить алгоритм поведения сотрудника из должностной инструкции, в случае автоматизации бизнес-процессов. Если программа универсальная (например 1С), то в нее заложены универсальные алгоритмы. Так как ваш бизнес построен на уникальных конкурентных преимуществах и процессах, при наложении вашего учет на программный возникнут небольшие отличия. Чем более типовой процесс и учет вы используете, тем меньше у вас конкурентных преимуществ, но тем проще модель перенести в программу.

Даже если программа написана специально для вас, со временем процессы, учет и методы использования изменяются. Возникает различие между жизнью, учетом и программой.

Чтобы наиболее информативно использовать программу для управленческого учета и автоматизации, важно разработать методику преобразования учетной модели в программную. Для этого привлекают специальных аналитиков, которые спроектируют ваши отчеты, документы и процессы в программе.

Волшебства не будет, зато если будет план автоматизации — будет результат

Один программист не в состоянии вас автоматизировать, тк не компетентен в финансах, маркетинге, закупках, оптимизации процессов и тп, и языком бизнеса плохо владеет.

Автоматизация ускоряет ваши процессы, делает их точнее, помогает руководителям управлять на основании объективных отчетов. Это достигается в синергии специалистов из вашего бизнеса, предметных областей и методологов учета в программах. Такой набор компетенций в автоматизации поможет вам увеличить прибыль бизнеса, превратить расходы в инвестиции.

Если автоматизировать хаос, то станет быстрее и точнее, а значит хаос будет уничтожать бизнес быстрее и глубже.

Если вам нужно будет помочь со стратегией автоматизации — приходите к нам на консультацию!
Автор статьи: Алексей Баранов
Основатель Интерлогики, стратег автоматизации, сделал кучу планов автоматизациию Если у вас есть вопросы по этой статье, или про что-то другое, то вы можете задать их в форме, которая будет ниже. Можно оставить заявку на консультацию. Вопросы также можно задать по телефону +7 (495) 764 83 81 или написав в телеграм @Interlogik 

Впервые опубликовали 27 ноября 2018, а 27 августа 2021 — обновили!

Поделитесь этой статьёй с друзьями, вам не сложно, нам приятно, а друзьям полезно!