Журнал
алексей баранов про отрицательные остатки

Отрицательные остатки на складе

К нам, в Интерлогику, часто обращаются, чтобы мы «автоматизировали финрезультат», «автоматизировали себестоимость», когда начинаем работать, видим «красные строки» по остаткам, собственно это и есть отрицательные остатки. В такой ситуации быстро автоматизировать финрезультат не получится, сначала нужно навести порядок и избавиться от минусов. Рассказываю почему так

👋   Привет, это Алексей Баранов. Я руководитель «Интерлогики», и мы с 2003 года автоматизируем учёт и бизнес-процессы в малых и средних бизнесах. Делаем это так, чтобы это было выгодно заказчику. К сожалению, к нам часто обращаются за «автоматизацией финрезультата, нужна вчера», а у самих отчёты красные.

Записал видео-версию этой статьи, для тех, кто любит смотреть, а не слушать ↓


Почему нельзя игнорировать отрицательные остатки 

Отрицательные остатки сигнализируют о беспорядке в процессах склада, в учёте или в документообороте с поставщиками и покупателями. Зачастую из-за запары или банальной лени в программе списывают не тот товар, что отгружают. Это приводит к дурным последствиям.

Минус три мешка
Спасибо, дальше учётом пользоваться не будем!

Без правильных товарных отчётов вы не знаете, сколько и какого товара заказывать. Хуже того, нельзя доверять маркетингу — он тоже опирается на данные о товарах. А значит, неизвестно, какие товары имеют лучший оборот, какие маржинальные... и пошло-поехало. Вся торговая аналитика и маркетинг в таком случае – вилами по воде.

откуда берется минус в 1С

Еще больнее — финансовый результат, прибыль, рентабельность компании можно рассчитать только на основании правильных данных о товарно-материальных ценностях (ТМЦ). Отчёт о прибылях и убытках тоже нельзя построить без данных склада. Себестоимость при отрицательных остатках в принципе невозможно посчитать.

Если для вашей торговли важен партионный учёт, либо вы продаёте скоропортящийся или серийный товар — это усложняет учёт, а значит — множит ошибки. Важно не просто продать торт или йогурт, а передать и списать товар с правильным сроком годности, из правильной партии.

Как работает идеальный склад и почему в нём нет отрицательных остатков

На склад поступает 5 коробок товара, кладовщик аккуратно сверяет документы, если сходится название и количество товара, то подписывает товарную накладную. Её заносят в программу, теперь в учёте видно, какой товар и в каком количестве хранится на складе. 

Здесь 2 бизнес-процесса, в которых могут возникнуть ошибки (на идеальном складе ошибок не бывает):
  • при проверке соответствия фактически полученного товара товарной накладной,
  • при внесении данных в учёт (например, ошиблись в наименовании товара или в количестве).

При продаже товара кассир вносит в программу точное название товара и его количество. На идеальном складе Илона Маска это делается с помощью сканера штрих-кода, чтобы сократить трудозатраты персонала и снизить риск ошибки. 

Документы или кассовый чек печатают автоматически. Из остатков в программе списывается то, что фактически передано покупателю. В таком случае ошибок в остатках быть не может, отрицательных остатков тем более. Данные в отчётах соответствуют реальной жизни.

А еще на идеальном складе каждый квартал проводят инвентаризацию. Но у них не бывает расхождений, это лишь регламентная процедура.

На идеальном складе в учётную программу заносится реальное количество товаров, которое соответствует документам, и при продаже и списании «уходит» тоже реальное количество товаров.

Как появляются отрицательные остатки или что происходит на реальном складе 

Поставщик привозит на склад 5 коробок товара. Считать и проверять особо некогда, водитель спешит. 

  • У вас бухгалтерия правильно документы выписала?
  • Конечно! Нам можно доверять!

Тут сразу ошибка: в документах вместо «сахар белый» был «сахар тростниковый». Сахар и сахар, чего разбираться...
почему программа не разрешает продавать товар
Появление такого окошка особенно иронично, когда покупатель стоит на кассе с тем самым количеством товара

В результате такой ошибки на складе возникает пересортица. Тростникового сахара по остаткам больше, а фактически больше белого. Похожие ошибки случаются на кассе, когда покупатель принёс печенье, «а дальше неразборчиво». Вот такое «неразборчивое» печенье и списали. Значит остатки по печенью теперь не сходятся с реальностью.

Или вот, в один из дождливых дней у кассы оказывается покупатель с тремя метрами зелёной ткани. Кассир пытается оформить продажу, а 1С ругается: на остатках только 2 метра, продать не разрешаю! Покупатель ругается на кассира — время. Кассир ругается на одинэску — нервы. Руководитель звонит программистам и требует разрешить в программе продажи в минус. Ситуация же неординарная — вот покупатель, вот деньги, вот 3 метра. Подумаешь, что там в программе. Так возникает отрицательный остаток. На самом деле этот день совсем не особенный, пересортица и неправильные остатки на складе уже давно. В этот день лишь стало очевидно, что минуса на складе быть не может, а в учёте — может. Значит, учёт товаров существует в параллельной вселенной, а отчётам нельзя верить. И теперь, когда разрешили продавать в минус, бардак стремится стать хаосом.
Причины по которым в учете появляются отрицательные остатки


Чек-лист для исправления ситуации

Разберём план конкретных действий, которые необходимо предпринять, чтобы исправить ситуацию с отрицательными остатками и не допускать её в будущем. 

  1. Разобраться, какие операции создают ошибки в учёте: приёмка на склад, разнесение документов, списание со склада, продажа на кассе, хищения или потери товара? Вариантов масса. Если сами не разобрались — приходите за помощью к нам!
  2. Назначить и обучить материально-ответственных лиц. Оформить договора и инструкции. Это стимулирует сотрудников внимательно относиться к ТМЦ. 
  3. Отладить бизнес-процессы приёмки и отгрузки товара. Автоматизировать участки, чтобы снизить количество ошибок и ручного труда. Тут важен опыт и знания. Мы 15 лет занимается постановкой учёта и знаем, где чёрные дыры на складе и как выгодно их устранить.
  4. Написать инструкции для персонала, обучить людей. Контролировать и мотивировать.
  5. Провести инвентаризацию. Совместить остатки из реальной жизни с остатками в программе. Здесь тоже есть подводные камни, но если у вас небольшая компания — сами отлично справитесь.

Скачать чек-лист исправления ситуации

Пожалуй, это всё что нужно знать, чтобы получить порядок на складе и в отчётах. Если учёт товаров на складе и в программе совпадают, то в 1С или другой системе можно автоматически сформировать отчёты о себестоимости, о прибылях и убытках, рассчитать рентабельность.
Статья Вопрос-ответ Учёт финансов Финрезультат Учёт ТМЦ
Made on
Tilda