Правильная интеграция AmoCRM и 1С, как обмениваться данными и ничего не терять

Продажи — первое слово в каждой компании. Потом уже всё остальное. На этом строится принцип «когда компании нужна автоматизация».

Главные в компании — продавцы, во многих компаниях это львиная доля всех сотрудников. Поэтому все заинтересованы в продажах, и даже директор висит на телефоне и зарабатывает продажи.

В маленьких компанияз заказов немного, всё помещается в голове или в ежедневнике. Чуть позже этого не хватает и ищут CRM. Чтобы где-то вести клиентов, часто выбирают АмоЦРМ: простая, удобная, приятный интерфейс.

Какое-то время, обычно первые год-два, всё работает нормально. Руководитель контролирует ситуацию, создаются скрипты, выстраиваются бизнес-процессы.

Постепенно клиентов становится много. Товаров становится очень много. Появляется административный блок: кладовщик, финансист, логист, закупщик и тому подобно.

Люди, которые поддерживают тыл компании, чтобы она обеспечивала покупателей товарами без перебоев. В этот момент приходит понимание, что потерять клиента на продажах не так страшно, как просчитаться, получить кассовый разрыв, совершить невыгодную закупку.

Административный блок, как правило, использует 1С. Интерфейсы и внутренняя логика 1С разработаны для финансистов, кладовщиков, логистов и закупщиков. Они учатся работать только с ней. Через 1С можно быстро узнать ответы на следующие вопросы: сколько остатков, какой оборот ТМЦ, как дела в маркетинге, финансах и и что в бухгалтерии.

Как только в компании начинают использовать несколько разных программ для обозначения одних и тех же вещей — возникает «конфликт» между продаванами и админамистративным блоком.

Продавцы требуют «бежать быстрее», продажи стоят! Вторые добиваются аккуратности и дисциплины. Все правы, а руководителя тартят время на разруливание противоречи1.


Часто мы работаем с компаниями, где продаваны постоянно бегают или звонят в другие отделы, чтобы выяснить вопросики:

• А сколько стоит та штука?
• Сколько вот этого у нас в наличии, у меня клиент на проводе?
• Вы документы выписали для вчерашней продажи?

В обратную сторону во время отчётности бегают финансисты:

• Почему сделка не закрыта?
• Сколько вы планируете продать в следующем квартале?

Подобная беготня раздражает, отжирает кучу времени и сил. В попытках решить противоречие заводят эксельку с ответами для тех и других. Но монструозные эксельки быстро ломаются, особенно если за ними не следить, а если следить — то это тратит кучу рабочего времени.

Amo CRM изначально разработана для продаж. В ней отлично реализованы необходимые для этого блоки: звонки, сделки, интеграция с мессенджерами, АТС, продажи, отчётность и план продаж.

Разработчики стараются и даже реализовали в ней товары, первичные документы и немного про остатки. Однако специфика системы и специфика продаж не даёт достаточной глубины для блока учёта.

Слабо реализована работа с остатками ТМЦ, блок заказа товаров, товарная аналитика. Невозможно правильно вести в ней ДДС, ОПИУ, рассчитать себестоимость и так далее. Страдают финансовый блок, а про бухгалтерию я вообще молчу.

Пока бизнес маленький — это не та проблема, из-за которой стоит переживать. Вопросы можно решить ручкам. Финансы отлично считаются в эксельках. Но если бизнес растёт, растёт и объём проблем. Чем больше в компании программ, которые считают одинаковые сущности, тем выше шанс дублирования информации и тем больше нужна интеграциями между программами, как, например в кейсе автоматизации сервисного центра. Если менеджеры и руководители чаще решают проблемы ручками, а не управляют бизнесом — начинаются проблемы.

Самое оптимальное — вести продажи в 1С. Здесь реализован блок ЦРМ, есть все участки, сделки и многое другое, большую часть задач отделов продаж закрывается «из коробки».

НО! Аж целых три «но».

«Не трогай то, что работает» © Когда команда продаж слажена, люди обучены, а план продаж растёт — трудно найти руководителя, который согласится что-то изменить. Ведь начнёшь трогать рабочий механизм и неизвестно чем закончится. А продаваны народ активный, за словом в карман не лезут, а могут и разбежаться кто куда.

Меньше плюшек или другое «но», в амоцрм, например, сразу есть блок связи с АТСками, мессенджерами, сайтом. В 1С все это можно прикрутить, но это прикрутить, а тут появляется проблема «типовые программы VS доработки».

Интерфейс 1С требует обучения. Только для того, чтобы привыкнуть к программе приходится тратить гораздо больше времени, чем в АмоЦРМ. А ведь еще нужно научиться делать стандартные и нестандартные операции. Некоторые РОПы настолько ненавидят 1С, что называют 1Ску и финансистов — людьми, говорящими на собачьем языке.

К нам обратился клиент — его компания растёт и проскочила период развития продаж. Упёрлась в наведение порядка на складе, в заказах поставщиков и финансах. Мы благополучно навели порядок и автоматизировали учёт ТМЦ, закупки, торговую аналитику и финрезультат.

Отдел продаж остался в АмоЦРМ, а администрация в 1С. Мы предупредили про дальнейшие сложности — жить в двух программах или бегать туда-сюда с вопросами, всё это плохо для бизнеса.
Через 2-3 месяца руководитель заколебался обмениваться кусками информации, но уйти от АмоЦРМ клиент не согласен. Поэтому мы решили интегрировать АмоЦРМ и 1С, автоматизировав обмен данных.

АмоЦРМ будет выгружать данные о сделках, продажах, счётах, результаты сотрудников в 1С. А отгрузки, оплаты, остатки, обновления ассортимента и т. д. автоматически попадать из 1С в Амо. Все в выигрыше.

Первое, что мы сделали — разобрали учёт отдела продаж и администрации на процессы, роли, показатели и генерируемые данные. Результатом разбора стало чёткое понимание о данных, которые крутятся внутри отделов: откуда взялись, в каких отчётах видны, кому и какие данные нужны.

Затем определили правила синхронизации данных из АмоЦРМ и 1С. Карточка контрагента «Ромашка» в АмоЦРМ и карточка контрагента «Ромашка» в 1С — для человека это одно лицо, а вот для программ два разных. Соответственно нам нужно научить программы определять это.

Аналогично действуем со списком товаров. Здесь много тонкостей, о которых нужно заранее предусмотреть, человек может ошибиться и неправильно ввести название контрагента «Помашка», важно научить программу определять такую ошибку и предлагать варианты исправлений, внедрить синхронизацию по ИНН, а с товарами по артикулу. Определяем где хранится главная база, а где дубликаты.

После настраиваем программы, избавляемся от ручного труда. В нашем случае подобрали у партнёров уже написанную обработку для программы 1С. Стандартный модуль синхронизации АмоЦРМ и 1С нам не подходит, так как она работает только с облачными сервисами и не позволяет выгрузить все необходимые данные. Обычно мы стараемся использовать готовые решения, такие решения всегда дешевле для клиента и внедряются гораздо быстрее. В нашем случае пришлось немного допилить.

Завершающий этап — создание и настройка отчётов. Мы смогли получить данные, в 1С видны продажи и изменения по товарам, в АмоЦРМ видны товары.

Но ни один руководитель, продавец и финансист не будет листать сотни страниц, чтобы понять ситуацию и принять какое-то ключевое действие. Нам нужны правильные отчёты.

• Руководителю отделов продаж нужны отчёты по дебиторской задолженности, остаткам на складах, сроках поставки, и многое другое.
• Продавец при подборе должен видеть остатки — так удобнее общаться с клиентом, мы доработали АмоЦРМ, чтобы эти показатели были видны сразу.
• Для финансистов мы подготовили отчёты по плану продаж в 1С.
• Бухгалтерам важно немедленно видеть в 1С: Бухгалтерии первичку: счета, товарные накладные.

С точки зрения ведения учёта, правильнее перевести всю компанию на работу в одной системе. Небольшим фирмам мы рекомендуем 1С или Мой Склад. При правильном внедрении руководитель сможет контролировать:

• Продажи
• Маркетинг
• Остатки и закупки
• Финансовый результат

А бухгалтерия сдавать отчёты прямо из программы.

В ситуациях, когда работать в программе нет возможности, можно настроить обмен данными из одной системы в другую. Поправка, можно настроить автоматический обмен данными, обмениваться можно и вручную, скачивая базы и перебивая их из одной базы в другую, но такой подход неизбежно приводит к ошибкам, трате времени и ресурсов.

Вопросы интеграции CRM и 1С особенно актуальны для маленьких компаний. В одной системе учет продаж и клиентов, в другой товары, поставщики, цены и прочее — между ним всегда сложности.
На консультации разберем решения и найдем выход. Определим стратегию и первые шаги к решению.