Разбираемся, что нужно для учёта по серийным номерам на складе.
👋 Привет, это Алексей Баранов! Я руковожу Интерлогикой и отвечаю за стратегию проектов автоматизации, например, помогаю определить, когда нужен учёт по серийным номерам, а когда можно сделать проще! А ещё я провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik
Что такое серийный номер
Серийный номер — комбинация символов, по которой отличают один конкретный товар номенклатуры от другого. Часто обозначается «SN». Часто встречается на гаджетах: ноутбуки, телефоны, наушники и так далее, изделиях ручной работы, обычно речь про ювелирку, но часто это связано с мерчем или товарами, где важна ручная работа, например, музыкальными инструментами и мебелью.В серийном номере зашифрованы дополнительные данные по продукту, которую, как правило, желает отслеживать производитель: на какой заводе произведено, из каких комплектующих, дату производства и так далее.
Обычно номера присваивает производитель, но иногда и предприниматель, когда принимает товар на склад. При этом уникальный идентификатор товара не равен серийному номеру, но не противоречит ему. Поэтому на практике, в качестве серийного номера используют, например, IMEI, а иногда в одном штрихкоде зашифровывают и серийный номер и данные о продукте, хотя это довольно уникальная ситуация. В общем, одна и та же комбинация символов в качестве серийного номера может использоваться на клавиатуре и мониторе, но нельзя использовать один серийный номер на двух разных клавиатурах.
Нюансы учёта по серийным номерам
Учёт по серийным номерам, очевидно, это дополнительный разрез в товарном учёте. Мы не просто считаем товары в штуках или в суммах, а конкретно прослеживаем каждую единицу товара. Обратите внимание, он нужен не всегда, но об этом чуть позже! Сначала разберёмся с некоторыми терминами.👉 Серии. В контексте серийных номеров встречается термин «серии». Несмотря на то что эти вещи выполняют схожие задачи, эти понятия надо разделять. Серии связаны с партийным учётом и нужны для разделения одной партии от другой, в то время как серийный номер вещь для отдельного предмета.
👉 Инвентарные номера. Наш SEO-шник утверждает, что нужно что-то сказать, про инвентарные номера. Послушаемся его. Инвентарные номера — частный случай серийных, используется редко, а разницы в ведении учёта нет. Но если вам нужен учёт по инвентарным номерам, зовите нас, мы с этим справимся!
👉 Партионный учёт. Иногда «учёт по серийным номерам» путать с партионным. Это связано с путаницей терминов. Например, в конфигурации УТ 10.3 учёт по серийным номерам был связан с учётом по номерам ГТД.
Партионный учёт нужен для учёта отдельных поступлений или партий изготовления и остатков партий! Скажем, завозят бобину чего-то, например, ткани. От неё отрезают определённое количество для конечного покупателя. Этот отрез надо как-то учитывать, и учитывать остатки этой партии. Разделив её отдельно от бобины такой же ткани, но поступившей в другой день и по другой цене. Этим бобинам можно присвоить номера, которые не переносятся на отрез ткани, а можно заморочиться и присвоить.
Другой наглядный пример, связанный с пищевыми продуктами. Скажем, 10 мартобря хладокомбинат изготовил мороженое. Этому выпуску присвоен номер серии или партии. По номеру серии можно узнать о сроке годности, изготовителе и многих других нюансах! На каждой мороженке, возможно, будет этот уникальный номер, но индивидуального, серийного номера на каждом стакане — вы не увидите.
Зачем и кому нужен учёт по серийным номерам
Учёт по серийным номерам помогает предпринимателям отслеживать полный путь каждой единицы товара. Во-первых, это выгодно потребителям, это их гарантия купить легальную продукцию и защитить свои права. Часто можно встретить рекомендацию «проверять серийный номер на изделии, на коробке и в гарантийных документах». Во-вторых, это чертовский выгодно бизнесу, от производителей до сервисных центров, в ситуациях возврата и гарантийного ремонта. Серийный номер гарантирует, что потребитель вернул тот же самый товар, что ранее приобретал именно у них.В каких ситуациях используется серийный номер:
- Поштучный учёт выпуска продукции.
- Помощь в выполнении гарантийных обязательств.
- Контроль за движением ТМЦ.
- Отслеживание статуса ремонта.
Преимущества использования серийных номеров:
- При наличии сканеров, товар быстро добавляется в учёт, отсканировав только номер или штрихкод и серийный номер. Скорость приёмки возрастает.
- Появляется возможность быстрой проверки товара при возврате или требовании гарантийного ремонта. Любой сотрудник может проверить товар и факт покупки, отсканировав номер. При этом потребителю не обязательно нужно предъявлять доказательства покупки именно у вас. Хотя по требованиям законодательства это не обязательно, но это в разы повышает качество клиентского сервиса.
- Контроль перемещения товара. Вы в любой мом: можно посмотреть, кто из сотрудников брал этот товар, когда и куда перемещал, когда продали или списали.
- Автоматическая печать гарантийного талона во время отгрузки, система сама загрузит серийный номер.
Кто использует учёт по серийным номерам:
- Производители. В большинстве случаев производители сами создают и указывают серийные номера и им нужно их учитывать. Мы уже отметили, что чаще всего это используется на электронике, но встречается на ювелирке, уникальных и дорогих товарах или мерче.
- Торговые компании. Все, кто занимается продажей товаров с серийными номерами, как минимум, в своих бизнес-процессах должны поддерживать возврат товара, зачастую у них есть функция гарантийного ремонта.
- Сервисные центры. Очевидно, гарантийный ремонт требует сложных взаимодействий между центром и производителем, поэтому поддержка учёта по серийным номерам будет полезна.
Что нужно, для того чтобы внедрить на склад учёт по серийным номерам
Если максимально упростить, то достаточно трёх вещей:- Разобраться с целями и задачами учёта по серийным номерам. Если вам нужно наладить работу с возвратом товаров, то есть убедиться, что клиент вернули именно ваш товар, достаточно упрощённого учёта, иногда нужно прослеживать серийный номер более глубоко, тогда понадобится другое решение.
- Товароучётная система, поддерживающая учёт по серийным номерам и необходимую политику учёта.
- Оборудование, которое поддерживает учёт серийных номеров. Здесь, как правило, имеются в виду сканеры, с помощью которых можно сканировать номера и передать их в товароучётку. Есть нюансы, например, по мобильности этих сканеров. Будет они «привязаны» к компьютеру и товары надо будет подносить к сканеру или наоборот.
Какую товароучётную систему использовать
Прямого ответа на этот вопрос, типа: «Используйте „1С: серийные номера“» — не будет!Рекомендация по товароучётке для серийных номеров зависит от задач бизнеса, сферы бизнеса и множества сопутствующих факторах. Кому-то нужна облачная система, а для этого нужна 1С Фреш, где-то отлично впишется «1С: Управление торговлей» и «1С: Управление нашей фирмой». У каждого решения свои плюсы и минусы, а также своя стоимость.
Наша рекомендация — разобрать цели и задачи, вместо переезда. Если с этим будут проблемы, можно обратиться к нам, мы поможем!
👉 По умолчанию, учёт серийных номеров в 1С — отключён. Его нужно включить в целом и для каждой номенклатуры.
👉 Приходите к нам, если нужно настроить правильный учёт по серийным номерам. Для этого оставьте заявку на странице консультацией, или сразу свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik
Эти ссылки мы отобрали вручную, для дополнительного чтения:
— Кейс автоматизации сервисного центра по ремонту инструмента
— Кейс как торговая сеть избавилась от краж
— Запишитесь на курс «Финансовые и торговые отчёты»
— Консультации по автоматизации управленческого учёта