Журнал
учет по серийным номерам

Как внедрить учёт по серийным номерам

Разбираемся, что нужно для учёта по серийным номерам на складе.

👋 Привет, это Алексей Баранов! Я руковожу Интерлогикой и отвечаю за стратегию проектов автоматизации, например, помогаю определить, когда нужен учёт по серийным номерам, а когда можно сделать проще!

Что такое серийный номер

Серийный номер — комбинация символов, по которой отличают один конкретный товар номенклатуры от другого. Часто обозначается «SN». Часто встречается на гаджетах: ноутбуки, телефоны, наушники и так далее, изделиях ручной работы, обычно речь про ювелирку, но часто это связано с мерчем или товарами, где важна ручная работа, например, музыкальными инструментами и мебелью.

В серийном номере зашифрованы дополнительные данные по продукту, которую, как правило, желает отслеживать производитель: на какой заводе произведено, из каких комплектующих, дату производства и так далее.

Обычно номера присваивает производитель, но иногда и предприниматель, когда принимает товар на склад. При этом уникальный идентификатор товара не равен серийному номеру, но не противоречит ему. Поэтому на практике, в качестве серийного номера используют, например, IMEI, а иногда в одном штрихкоде зашифровывают и серийный номер и данные о продукте, хотя это довольно уникальная ситуация. В общем, одна и та же комбинация символов в качестве серийного номера может использоваться на клавиатуре и мониторе, но нельзя использовать один серийный номер на двух разных клавиатурах.
учет по серийным номерам на примере телефона
Сразу несколько номеров, серийный и IMEI — достаточно конфендициальны


Нюансы учёта по серийным номерам

Учёт по серийным номерам, очевидно, это дополнительный разрез в товарном учёте. Мы не просто считаем товары в штуках или в суммах, а конкретно прослеживаем каждую единицу товара. Обратите внимание, он нужен не всегда, но об этом чуть позже! Сначала разберёмся с некоторыми терминами.

👉 Серии. В контексте серийных номеров встречается термин «серии». Несмотря на то что эти вещи выполняют схожие задачи, эти понятия надо разделять. Серии связаны с партийным учётом и нужны для разделения одной партии от другой, в то время как серийный номер вещь для отдельного предмета.

👉 Инвентарные номера. Наш SEO-шник утверждает, что нужно что-то сказать, про инвентарные номера. Послушаемся его. Инвентарные номера — частный случай серийных, используется редко, а разницы в ведении учёта нет. Но если вам нужен учёт по инвентарным номерам, зовите нас, мы с этим справимся!

👉 Партионный учёт. Иногда «учёт по серийным номерам» путать с партионным. Это связано с путаницей терминов. Например, в конфигурации УТ 10.3 учёт по серийным номерам был связан с учётом по номерам ГТД.

Партионный учёт нужен для учёта отдельных поступлений или партий изготовления и остатков партий! Скажем, завозят бобину чего-то, например, ткани. От неё отрезают определённое количество для конечного покупателя. Этот отрез надо как-то учитывать, и учитывать остатки этой партии. Разделив её отдельно от бобины такой же ткани, но поступившей в другой день и по другой цене. Этим бобинам можно присвоить номера, которые не переносятся на отрез ткани, а можно заморочиться и присвоить.

Другой наглядный пример, связанный с пищевыми продуктами. Скажем, 10 мартобря хладокомбинат изготовил мороженое. Этому выпуску присвоен номер серии или партии. По номеру серии можно узнать о сроке годности, изготовителе и многих других нюансах! На каждой мороженке, возможно, будет этот уникальный номер, но индивидуального, серийного номера на каждом стакане — вы не увидите.
учет по серийным номерам путают с сериями и партионным учетом

👉 Настроим вам учёт по серийным номерам 


Зачем и кому нужен учёт по серийным номерам

Учёт по серийным номерам помогает предпринимателям отслеживать полный путь каждой единицы товара. Во-первых, это выгодно потребителям, это их гарантия купить легальную продукцию и защитить свои права. Часто можно встретить рекомендацию «проверять серийный номер на изделии, на коробке и в гарантийных документах». Во-вторых, это чертовский выгодно бизнесу, от производителей до сервисных центров, в ситуациях возврата и гарантийного ремонта. Серийный номер гарантирует, что потребитель вернул тот же самый товар, что ранее приобретал именно у них.

В каких ситуациях используется серийный номер:
  • Поштучный учёт выпуска продукции.
  • Помощь в выполнении гарантийных обязательств.
  • Контроль за движением ТМЦ.
  • Отслеживание статуса ремонта.

Преимущества использования серийных номеров:
  • При наличии сканеров, товар быстро добавляется в учёт, отсканировав только номер или штрихкод и серийный номер. Скорость приёмки возрастает.
  • Появляется возможность быстрой проверки товара при возврате или требовании гарантийного ремонта. Любой сотрудник может проверить товар и факт покупки, отсканировав номер. При этом потребителю не обязательно нужно предъявлять доказательства покупки именно у вас. Хотя по требованиям законодательства это не обязательно, но это в разы повышает качество клиентского сервиса.
  • Контроль перемещения товара. Вы в любой мом: можно посмотреть, кто из сотрудников брал этот товар, когда и куда перемещал, когда продали или списали.
  • Автоматическая печать гарантийного талона во время отгрузки, система сама загрузит серийный номер.

Кто использует учёт по серийным номерам:
  • Производители. В большинстве случаев производители сами создают и указывают серийные номера и им нужно их учитывать. Мы уже отметили, что чаще всего это используется на электронике, но встречается на ювелирке, уникальных и дорогих товарах или мерче.
  • Торговые компании. Все, кто занимается продажей товаров с серийными номерами, как минимум, в своих бизнес-процессах должны поддерживать возврат товара, зачастую у них есть функция гарантийного ремонта.
  • Сервисные центры. Очевидно, гарантийный ремонт требует сложных взаимодействий между центром и производителем, поэтому поддержка учёта по серийным номерам будет полезна.



Что нужно, для того чтобы внедрить на склад учёт по серийным номерам

Если максимально упростить, то достаточно трёх вещей:
  1. Разобраться с целями и задачами учёта по серийным номерам. Если вам нужно наладить работу с возвратом товаров, то есть убедиться, что клиент вернули именно ваш товар, достаточно упрощённого учёта, иногда нужно прослеживать серийный номер более глубоко, тогда понадобится другое решение.
  2. Товароучётная система, поддерживающая учёт по серийным номерам и необходимую политику учёта.
  3. Оборудование, которое поддерживает учёт серийных номеров. Здесь, как правило, имеются в виду сканеры, с помощью которых можно сканировать номера и передать их в товароучётку. Есть нюансы, например, по мобильности этих сканеров. Будет они «привязаны» к компьютеру и товары надо будет подносить к сканеру или наоборот.

Какую товароучётную систему использовать

Прямого ответа на этот вопрос, типа: «Используйте „1С: серийные номера“» — не будет!
Рекомендация по товароучётке для серийных номеров зависит от задач бизнеса, сферы бизнеса и множества сопутствующих факторах. Кому-то нужна облачная система, а для этого нужна 1С Фреш, где-то отлично впишется «1С: Управление торговлей» и «1С: Управление нашей фирмой». У каждого решения свои плюсы и минусы, а также своя стоимость.

Наша рекомендация — разобрать цели и задачи, вместо переезда. Если с этим будут проблемы, можно обратиться к нам, мы поможем!

👉 По умолчанию, учёт серийных номеров в 1С — отключён. Его нужно включить в целом и для каждой номенклатуры.

👉 Приходите к нам, если нужно настроить правильный учёт по серийным номерам или подсказать с программами и оборудованием



Эти ссылки мы отобрали вручную, для дополнительного чтения:
Кейс автоматизации сервисного центра по ремонту инструмента
Кейс как торговая сеть избавилась от краж
— Запишитесь на курс «Финансовые и торговые отчёты»
Статья Автоматизация
Made on
Tilda