Учёт материалов в стоматологии — основа себестоимости. Материалы — это вторая касса клиники. В ней «пропадают» деньги: что-то не списали, что-то закупили вдвойне, часть залежалась. В итоге себестоимость услуг искажена, а прибыли нет вовсе.
👋 Привет, я Алексей Баранов, основатель Интерлогики. С 2003 помогаем бизнесу выстраивать управленческий учёт и расчитывать себестоимость. Разберём, как выстроить учёт материалов в стоматологии так, чтобы себестоимость была прозрачной, а запасы — под контролем. Если захотите задать вопросы — пишите вопрос внизу страницы, или по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik
Почти каждый руководитель и главврач обнаруживали, что в конце месяца расходы на импланты, анестезию, расходники выше плановых. А разобраться, где именно «утекли» деньги, почти невозможно. В заваленном складе миллионы рублей, которым найдётся лучшее применение. Утечки материалов увеличивают реальную стоимость услуг на 7—18%! Ошибки в учёте ведут к росту затрат в целом. Мы делаем аудит, проверяем аналитики по врачам и списания и показываем, где клиника теряет деньги и как наладить учёт. Хотите и для вас сделаем? Оставьте заявку →
Мы оцифровывали учёт клиники с девятью креслами, у которых запасы склада были 5 миллионов, из которых 3 млн руб — неликвид! Правильный учёт материалов в стоматологической клинике позволяет сократить затраты и повысить прибыльность без лишней бюрократии.
Неудивительно, что на форумах руководителей и в чатах мы регулярно отвечаем на вопросы:
- «Как организовать склад в клинике: какую программу учёта выбрать, как организовать процессы, как выбрать МОЛа?»
- «Как учитывать импланты, виниры, ЗТЛ и брекеты, чтобы не потерять деньги?»
- «Как списывать материалы — по кабинетам, по врачам или сразу со склада?»
В этой статье разберём практические советы, которые помогают держать под контролем себестоимость и не допускать “чёрных дыр” в расходах. Чтобы наладить учёт материалов в стоматологии, важно выбрать подход к списанию, который подходит именно вашей клинике.
Как организовать учёт и списание материалов в стоматологической клинике
10 лет мы наводим порядок в учёте стоматологий. Настраиваем физические процессы и склад, потом оцифровываем в 1Ске. У нас есть авторская методика, поэтому вам по секрету. Только никому! Мы рекомендуем разделить все материалы на 4 группы по рациональности учёта:
- расходники: перчатки, бахилы, шапочки, осмотровый инструмент и тому подобное, в общем, те материалы, что имеют минимальный вес в чеке, и поштучный учёт которых убивает мозг линейного медперсонала.
- дорогостоящие: импланты, брекеты, протезные системы, ЗТЛ, в общем, те, что занимают в чеке до 50% стоимости и халатный учёт, потери, порча — убивают бюджет.
- прочие: различные пасты, композиты, они вроде бы занимают существенную долю в чеке, но и поштучно считать их трудозатратно.
- инструменты: за них бухгалтерия спросит, нужно беречь, одним словом!
Материалы нам нужны, чтобы причинять пользу пациентам, а не хранить, а значит, их нужно как-то списывать в лечение. После списания мы должны увидеть в отчётах — на каких пациентов, виды деятельности и тому подобное списано! Какая себестоимость в результате?
Отсюда ключевой вопрос — как списывать? От ответа на него будет зависеть детализация отчёта по себестоимости. Мы предлагаем несколько стратегий, в зависимости от размера клиники и выгоды детализации:
- по кабинетам — особенно точно, если доктор закреплён за кабинетом; в противном случае, можно посмотреть средний расход по услугам.
- по врачам — на выходе хорошая детализация; мы знаем, какие приёмы провёл доктор, какие услуги оказал, какие материалы израсходовал — в отчётах соберём себестоимость по доктору.
- прямо со склада — самый простой метод для небольшой клиники. Для многих это панацея — сможете посмотреть в отчётах, что на вашем складе, сколько это стоит, какие материалы наиболее оборачиваемые и нужно иметь заказ, сможете автоматизировать заказ и тому подобное.
- по нормам списания на каждое лечение — самый слабый и самый популярный вариант списания. Если списывать материалы по нормам, то либо нужно иметь супер — точные нормы, либо будет супер — неточный учёт!
Учтите: чем сложнее учёт, тем больше возни персонала или денег на автоматизацию. Стоимость учёта должна быть ниже выгоды от отсутствия учёта!
Учёт имплантов, брекетов и других дорогостоящих материалов
На себестоимость услуги сильнее всего влияют именно дорогие позиции — дорогостой. Потеря или путаница съедает всю прибыль с процедуры.
Здесь важно правильно оформлять списание.
Оказываемая услуга «Установка импланта Astra». При установке используется не только имплант, но и дополнительный материал — заглушка. В себестоимости услуги надо включить оба материала, чтобы получить корректную себестоимость по материалам в данной услуге.
Оказываемая услуга «Биоматериалы» — услуга индивидуальна для каждого пациента, так как набор биоматериалов может быть разным, и себестоимость каждой услуги, соответственно, тоже будет разной.
Отчёт для руководителя покажет, по какой услуге себестоимость значительно превышает стоимость услуги для пациента,ч и клиника работает по этой услуге в убыток
- в бухгалтерском учёте — чтобы налоговая видела корректные расходы;
- в управленческом учёте — чтобы руководитель понимал реальную маржинальность услуги;
- для пациента — чтобы в карте и чеке всё соответствовало тому, что реально установлено.
Организация склада и учёт материалов в стоматологической клинике
Чёрная дыра на складе быстро затягивает в себя финансы клиники. У материалов заканчивается срок годности, некоторые бессрочные лежат на складе годами — вместо денег в кармане собственника. Про отсутствие понимания себестоимости тоже тут напомним.
Для точного учёта и отражения цифр в отчётах МИС необходимо организовать четыре бизнес-процесса и потом оцифровать их. Итак, оцифровать нужно:
- Поступление материалов на склад.
- Перемещение материалов внутри клиники.
- Списание из клиники по бухгалтерскому и управленческому учёту.
- Инвентаризация остатков.
Учёт можно вести не только по складу, но и по местам использования — врачам и кабинетам. Это даёт клинике прозрачность: видно, где и какие материалы тратятся, и у кого остаются остатки.
Списание из клиники по бухгалтерскому и управленческому учёту можно сделать двумя разными событиями в программе, а можно и одним. Мы практикуем оба варианта, в зависимости от конечных целей клиники.
Инвентаризация — пожалуй, самый важный процесс учёта материалов в стоматологической клинике. Он подтверждает правильность учёта, корректирует нормы списания, иногда непосредственно вписывает материалы в лечение. Для маленьких клиник на основании него можно выводить материалы из учёта (списывать их). Если вы не уверены, что ваши нормы списания настроены корректно, можно быстро проверить это на консультации.
Более того, такой способ списания самый точный. Что осталось через неделю — фактический остаток — всё, что было, но ушло — реальный расход! При таком способе сложно сказать, сколько стоило конкретное лечение, зато можно сделать выводы о точном расходе и распределить расход на виды деятельности: терапию, ортодонтию, хирургию и тому подобное тп). Для этого нужно воспользоваться нашим маленьким секретом — для клиентов мы предлагаем несколько стратегий списания, а значит, будет что обсудить на консультации!
Кейс: когда есть МИС, но нет учёта материалов
К нам обратилась небольшая клиника на 5 кресел из Новосибирска. У них есть учёт расписания и лечения — по медицинской части из МИС их устраивает. Но вот учёт материалов, себестоимость, финансы — внедрить туда невозможно! Не работает ничего. Тк клиника маленькая, мы предложили наименее затратный механизм — использовать 1С: Бухгалтерию, в которой и так сдаёт бухгалтер отчёты, ведутся оплаты поставщикам, списываются (но по-бухгалтерски просто) материалы. Сделаем на базе их же программы 1С, но настроим честный учёт (4 процесса). Задачи клиники:
- Видеть фактические запасы материалов на складе.
- Видеть фактический расход материалов по группам.
- Возможность оформлять автозаказ поставщикам.
- Подготовить данные для расчёта себестоимости услуг.
В результате, мы спроектировали каталог материалов, чтобы он наглядно отображался в отчётах: группы, единицы измерения, наименования и тому подобное. Настроили в клинике процессы поступления материалов, списание в расход, что дало ответы на 1-3 вопросы. Обучили проводить инвентаризацию. Проработали юридический вопрос материально ответственных лиц, чтобы персонал не халтурил с учётом.
Для ускорения и упрощения работы с материалами старшей сестрой — подключили сканер штрих-кода. Ей достаточно просто пикать для оприходования и выдачи.
Для нашего клиента вся процедура заняла 1 месяц и стоила 100 000₽.
Клиника «Дент», директор Татьяна
Спасибо команде за грамотное внедрение. Всего за месяц мы получили прозрачный учёт материалов, контроль закупок и понятную себестоимость услуг. По факту это снизило лишние списания на 15–20% и освободило около 10 часов работы старшей сестры в месяц. Для клиники на 5 кресел это ощутимый результат.
Материалы — первый шаг к управляемому бизнесу
Учёт материалов в стоматологической клинике — это не просто бумажная формальность. Это про деньги и управляемость бизнеса.
- Правильное списание = честная себестоимость.
- Учёт имплантов и брекетов = сохранённая прибыль.
- Налаженный склад = отсутствие сюрпризов в конце месяца.
Если хотите понять, где теряется прибыль вашей клиники — запишитесь на экспресс-диагностику. За короткую сессию покажем, где и почему искажаются цифры, и как сделать учёт прозрачным.
Эти ссылки для дополнительного чтения мы отобрали для вас вручную:
— Склад в стоматологии: как правильно организовать
— Аналитика на 100%: прекращаем тратить время на сбор управленческих отчётов в стоматологии
— (услуга) Настроить учёт материалов и финрезультат в стоматологии
— Учет дорогостоящих материалов
— Повышаем рентабельность стоматологии с помощью упручёта
— Кейс: внедрение 1С Стоматология в клинике Олега Конникова
— Расчёт премии стоматологам в 1С
— Инструменты управления стоматологией
— Что делать с отрицательными остатками
— Проводим частичную инвентаризацию в магазине без ошибок
— Склад в стоматологии: как правильно организовать
— Аналитика на 100%: прекращаем тратить время на сбор управленческих отчётов в стоматологии
— (услуга) Настроить учёт материалов и финрезультат в стоматологии
— Учет дорогостоящих материалов
— Повышаем рентабельность стоматологии с помощью упручёта
— Кейс: внедрение 1С Стоматология в клинике Олега Конникова
— Расчёт премии стоматологам в 1С
— Инструменты управления стоматологией
— Что делать с отрицательными остатками
— Проводим частичную инвентаризацию в магазине без ошибок