Учёт материалов в стоматологии — основа управляемой себестоимости. Материалы — это вторая касса клиники. Именно здесь чаще всего «утекают» деньги: что-то не списали, что-то закупили вдвойне, часть просто залежалась на складе. В итоге себестоимость услуг искажена, а прибыли нет вовсе.
👋 Привет, я Алексей Баранов, основатель Интерлогики. С 2003 помогаем бизнесу выстраивать управленческий учёт и расчитывать себестоимость. Разберём, как выстроить учёт материалов в стоматологии так, чтобы себестоимость была прозрачной, а запасы — под контролем. Если захотите задать вопросы — пишите вопрос внизу страницы, или по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik
Почти каждый руководитель и главврач сталкивался с ситуацией, когда обнаруживал, что в конце месяца расходы на импланты, анестезию, расходники выше плановых. А разобраться, где именно «утекли» деньги, почти невозможно. В заваленном складе миллионы рублей, которым найдётся лучшее применение.
Мы оцифровывали учёт клиники с девятью креслами, у которых запасы склада были 5 миллионов, из которых 3 млн руб — неликвид! Правильный учёт материалов в стоматологической клинике позволяет сократить затраты и повысить прибыльность без лишней бюрократии.
Неудивительно, что на форумах руководителей и в чатах мы регулярно отвечаем на вопросы:
- «Как организовать склад в клинике: какую программу учёта выбрать, как организовать процессы, как выбрать МОЛа?»
- «Как учитывать импланты, виниры, ЗТЛ и брекеты, чтобы не потерять деньги?»
- «Как списывать материалы — по кабинетам, по врачам или сразу со склада?»
В этой статье разберём практические советы, которые помогают держать под контролем себестоимость и не допускать “чёрных дыр” в расходах. Чтобы наладить учёт материалов в стоматологии, важно выбрать подход к списанию, который подходит именно вашей клинике.
Как организовать учёт и списание материалов в стоматологической клинике
10 лет мы наводим порядок в учёте стоматологий. Настраиваем физические процессы и склад, потом оцифровываем в 1Ске. У нас есть авторская методика, поэтому вам по секрету. Только никому! Мы рекомендуем разделить все материалы на 4 группы по рациональности учёта:
- расходники: перчатки, бахилы, шапочки, осмотровый инструмент и тому подобное, в общем, те материалы, что имеют минимальный вес в чеке, и поштучный учёт которых убивает мозг линейного медперсонала.
- дорогостоящие: импланты, брекеты, протезные системы, ЗТЛ, в общем, те, что занимают в чеке до 50% стоимости и халатный учёт, потери, порча — убивают бюджет.
- прочие: различные пасты, композиты, они вроде бы занимают существенную долю в чеке, но и поштучно считать их трудозатратно.
- инструменты: за них бухгалтерия спросит, нужно беречь, одним словом!
Материалы нам нужны, чтобы причинять пользу пациентам, а не хранить, а значит, их нужно как-то списывать в лечение. После списания мы должны увидеть в отчётах — на каких пациентов, виды деятельности и тому подобное списано! Какая себестоимость в результате?
Отсюда ключевой вопрос — как списывать? От ответа на него будет зависеть детализация отчёта по себестоимости. Мы предлагаем несколько стратегий, в зависимости от размера клиники и выгоды детализации:
- по кабинетам — особенно точно, если доктор закреплён за кабинетом; в противном случае, можно посмотреть средний расход по услугам.
- по врачам — на выходе хорошая детализация; мы знаем, какие приёмы провёл доктор, какие услуги оказал, какие материалы израсходовал — в отчётах соберём себестоимость по доктору.
- прямо со склада — самый простой метод для небольшой клиники. Для многих это панацея — сможете посмотреть в отчётах, что на вашем складе, сколько это стоит, какие материалы наиболее оборачиваемые и нужно иметь заказ, сможете автоматизировать заказ и тому подобное.
- по нормам списания на каждое лечение — самый слабый и самый популярный вариант списания. Если списывать материалы по нормам, то либо нужно иметь супер — точные нормы, либо будет супер — неточный учёт!
Учтите: чем сложнее учёт, тем больше возни персонала или денег на автоматизацию. Стоимость учёта должна быть ниже выгоды от отсутствия учёта!
Учёт имплантов, брекетов и других дорогостоящих материалов
На себестоимость услуги сильнее всего влияют именно дорогие позиции — дорогостой. Потеря или путаница съедает всю прибыль с процедуры.
Здесь важно правильно оформлять списание.
Оказываемая услуга «Установка импланта Astra». При установке используется не только имплант, но и дополнительный материал — заглушка. В себестоимости услуги надо включить оба материала, чтобы получить корректную себестоимость по материалам в данной услуге.
Оказываемая услуга «Биоматериалы» — услуга индивидуальна для каждого пациента, так как набор биоматериалов может быть разным, и себестоимость каждой услуги, соответственно, тоже будет разной.
Отчёт для руководителя покажет, по какой услуге себестоимость значительно превышает стоимость услуги для пациента,ч и клиника работает по этой услуге в убыток
- в бухгалтерском учёте — чтобы налоговая видела корректные расходы;
- в управленческом учёте — чтобы руководитель понимал реальную маржинальность услуги;
- для пациента — чтобы в карте и чеке всё соответствовало тому, что реально установлено.
Организация склада и учёт материалов в стоматологической клинике
Чёрная дыра на складе быстро затягивает в себя финансы клиники. У материалов заканчивается срок годности, некоторые бессрочные лежат на складе годами — вместо денег в кармане собственника. Про отсутствие понимания себестоимости тоже тут напомним.
Для точного учёта и отражения цифр в отчётах МИС необходимо организовать четыре бизнес-процесса и потом оцифровать их. Итак, оцифровать нужно:
- Поступление материалов на склад.
- Перемещение материалов внутри клиники.
- Списание из клиники по бухгалтерскому и управленческому учёту.
- Инвентаризация остатков.
Учёт можно вести не только по складу, но и по местам использования — врачам и кабинетам. Это даёт клинике прозрачность: видно, где и какие материалы тратятся, и у кого остаются остатки.
Списание из клиники по бухгалтерскому и управленческому учёту можно сделать двумя разными событиями в программе, а можно и одним. Мы практикуем оба варианта, в зависимости от конечных целей клиники.
Инвентаризация — пожалуй, самый важный процесс учёта материалов в стоматологической клинике. Он подтверждает правильность учёта, корректирует нормы списания, иногда непосредственно вписывает материалы в лечение. Для маленьких клиник на основании него можно выводить материалы из учёта (списывать их).
Более того, такой способ списания самый точный. Что осталось через неделю — фактический остаток — всё, что было, но ушло — реальный расход! При таком способе сложно сказать, сколько стоило конкретное лечение, зато можно сделать выводы о точном расходе и распределить расход на виды деятельности: терапию, ортодонтию, хирургию и тому подобное тп). Для этого нужно воспользоваться нашим маленьким секретом — для клиентов мы предлагаем несколько стратегий списания, а значит, будет что обсудить на консультации!
Кейс: когда есть МИС, но нет учёта материалов
К нам обратилась небольшая клиника на 5 кресел из Новосибирска. У них есть учёт расписания и лечения — по медицинской части из МИС их устраивает. Но вот учёт материалов, себестоимость, финансы — внедрить туда невозможно! Не работает ничего. Тк клиника маленькая, мы предложили наименее затратный механизм — использовать 1С: Бухгалтерию, в которой и так сдаёт бухгалтер отчёты, ведутся оплаты поставщикам, списываются (но по-бухгалтерски просто) материалы. Сделаем на базе их же программы 1С, но настроим честный учёт (4 процесса). Задачи клиники:
- Видеть фактические запасы материалов на складе.
- Видеть фактический расход материалов по группам.
- Возможность оформлять автозаказ поставщикам.
- Подготовить данные для расчёта себестоимости услуг.
В результате, мы спроектировали каталог материалов, чтобы он наглядно отображался в отчётах: группы, единицы измерения, наименования и тому подобное. Настроили в клинике процессы поступления материалов, списание в расход, что дало ответы на 1-3 вопросы. Обучили проводить инвентаризацию. Проработали юридический вопрос материально ответственных лиц, чтобы персонал не халтурил с учётом.
Для ускорения и упрощения работы с материалами старшей сестрой — подключили сканер штрих-кода. Ей достаточно просто пикать для оприходования и выдачи.
Для нашего клиента вся процедура заняла 1 месяц и стоила 100 000₽.
Клиника «Дент», директор Татьяна
Спасибо команде за грамотное внедрение. Всего за месяц мы получили прозрачный учёт материалов, контроль закупок и понятную себестоимость услуг. По факту это снизило лишние списания на 15–20% и освободило около 10 часов работы старшей сестры в месяц. Для клиники на 5 кресел это ощутимый результат.
Материалы — первый шаг к управляемому бизнесу
Учёт материалов в стоматологической клинике — это не просто бумажная формальность. Это про деньги и управляемость бизнеса.
- Правильное списание = честная себестоимость.
- Учёт имплантов и брекетов = сохранённая прибыль.
- Налаженный склад = отсутствие сюрпризов в конце месяца.
Если хотите понять, где теряется прибыль вашей клиники — запишитесь на экспресс-диагностику. За короткую сессию покажем, где и почему искажаются цифры, и как сделать учёт прозрачным.
Эти ссылки для дополнительного чтения мы отобрали для вас вручную:
— Склад в стоматологии: как правильно организовать
— Аналитика на 100%: прекращаем тратить время на сбор управленческих отчётов в стоматологии
— (услуга) Настроить учёт материалов и финрезультат в стоматологии
— Повышаем рентабельность стоматологии с помощью упручёта
— Кейс: внедрение 1С Стоматология в клинике Олега Конникова
— Расчёт премии стоматологам в 1С
— Инструменты управления стоматологией
— Что делать с отрицательными остатками
— Проводим частичную инвентаризацию в магазине без ошибок
— Склад в стоматологии: как правильно организовать
— Аналитика на 100%: прекращаем тратить время на сбор управленческих отчётов в стоматологии
— (услуга) Настроить учёт материалов и финрезультат в стоматологии
— Повышаем рентабельность стоматологии с помощью упручёта
— Кейс: внедрение 1С Стоматология в клинике Олега Конникова
— Расчёт премии стоматологам в 1С
— Инструменты управления стоматологией
— Что делать с отрицательными остатками
— Проводим частичную инвентаризацию в магазине без ошибок