В стоматологии есть материалы, которые сильно влияют на себестоимость услуг — дорогостой. Это импланты, абатменты, ортодонтические компоненты, мембраны и дорогостоящие материалы и препараты. Их нельзя списывать «по факту использования» или учитывать наряду с обычными расходниками — слишком высокая стоимость.
👋 Привет, это Алексей Баранов. В «Интерлогике» я отвечаю за проекты по учёту материалов и себестоимости в стоматологиях. В этой статье разберу, как правильно организовать учёт дорогостоящих материалов и почему от него напрямую зависит прибыль клиники. Если хотите обсудить вашу ситуацию — напишите в телеграм @Interlogik.
Чтобы финансы клиники были в порядке, «дорогостой» нужно выделять в отдельную группу и учитывать его по другим правилам. Не так, как обычные расходники. В статье разберём, что относится к дорогостоящим материалам, как выстроить их учёт и какие процессы реально помогают удерживать точность и снижать потери.
Интерлогика специализируется на постановке учёта, списании материалов и автоматизированном расчёте себестоимости в стоматологических клиниках. Мы занимаемся этим более 10 лет и знаем, как работать все нюансы.
Без правильного учёта дорогостоя клиника теряет деньги
Конечная себестоимость услуги формируется из:
- материалов,
- работы и
- накладных издержек.
Дорогостоящие материалы — самая заметная часть, влияющая на себестоимость. Полезно в отчётах видеть, какой доктор, во время какой манипуляции, с каким клиентом использовал тот или иной дорогой материал или препарат.
Типовые проблемы в учёте дорогостоящих материалов и препаратов в стоматологии, с которыми мы имеем дело:
- расхождение остатков — «на полке одно, в программе другое»;
- потери или недостача материалов (включая воровство);
- пересортица между врачами и кабинетами;
- невозможность понять, кто использовал конкретный препарат;
- перекос себестоимости из-за неправильного списания;
- ошибки в закупках — одного материала не хватает, другого куплено слишком много.
Это напрямую влияет на прибыль: даже один пропавший дорогой препарат даёт ощутимую потерю, а системные ошибки превращают это в сотни тысяч в год.
Что относится к дорогостоящим материалам и почему их учёт важен
Единого универсального списка нет. Каждая клиника определяет критерии под себя. В нашей практике постоянно встречаются такие признаки:
- цена за единицу от определённого порога (часто 10–15 тыс. руб.);
- наличие серийного или партионного номера;
- обязательность указания в медкарте или счёте пациента;
- значимое влияние на себестоимость лечения.
Чем больше материалов включено в эту группу, тем выше нагрузка на врачей. Нужно ведь контролировать расход материалов. Поэтому список дорогостоящих нужно формировать осмысленно, зачастую вместе с персоналом — чтобы учёт был точным, но не перегружал команду.
Дорогие материалы и препараты нужно обязательно учитывать отдельно от других материалов — по партиям, врачам и пациентам. В отчёте о себестоимости они будут отражаться не только по направлению деятельности, а по конкретному пациенту и манипуляции. Можно будет посмотреть, на какое лечение списали конкретный имплант.
Как организовать учёт дорогих материалов в стоматологии
Для правильного учёта дорогостоящих материалов необходимо действовать по двум направлениям. Организовать оборот материалов физически и документально.
Для организации нам понадобится материально ответственное лицо — МОЛ. Он будет отвечать за сохранность материалов и препаратов, а также за оформление документов и обеспечивать процессы:
- приёмку дорогостоя от поставщика;
- хранение на складе;
- выдача материалов на врача, кабинет или манипуляцию (часто используется термин «перемещение материала»);
- списание материала;
- инвентаризацию.
Требования к складу простые: закрытое «помещение», доступ к которому — только у МОЛа и руководителя. Склад, который не закрывается на замок, почти гарантированно приводит к потерям, пересортице и конфликтам между сотрудниками.
МОЛ обязан проверять все поставки, пересчитывать все упаковки, блистеры, ампулы, сроки годности, ведь у контрагента тоже могут случаться ошибки.
Я рекомендую организовать учёт и списание в 1С. Интерлогика работает и с другими системами учёта, но вести управленческий учёт в них сложнее, приходится заводить «таблички». Если уже работаете в какой-либо системе, где докторам и администраторам удобно, а учёт «буксует» — напишите нам, мы покажем, как без перехода в 1С организовать нормальный учёт.
Документальный учёт дорогостоящих материалов: как фиксировать поступление, перемещение и списание
Оптимально принимать документы через ЭДО, чтобы не вводить накладные вручную. Пересчёт и сверку удобно делать сканером штрихкодов, как в Пятёрочке — это снижает ошибки и ускоряет работу.
Перед началом важно настроить каталог номенклатуры:
- сопоставить штрихкоды,
- определить единицы учёта (упаковки, ампулы, тубы, миллиграммы).
1С позволяет автоматически пересчитывать единицы в любых операциях. Скажем, поставщик привозит материалы в тубах, а вам удобнее считать в миллиграммах или привозят в упаковках, а вам удобнее считать в ампулах. Во время приёмки МОЛ заносит поставку в программу, а та автоматически пересчитает количество и стоимость.
Перемещение дорогостоя на врача
С точки зрения программы, врач или кабинет — это «мини-склад». Материал или препарат передаётся от МОЛ на конкретного исполнителя и хранится на нём до момента использования.
Списание материалов
Если технологические карты внесены в программу, списание происходит автоматически при заполнении документа «Лечение». Это снижает нагрузку на врача и устраняет ошибки, связанные с ручным вводом.
Инвентаризация дорогостоящих материалов
Инвентаризация — обязательный и очень регулярный процесс. Она позволяет:
- выявлять недостачу;
- сверять журнал учёта с реальными остатками;
- понимать, где возникают потери;
- корректировать процессы.
Обычно по дорогостоя расхождения минимальны — если система настроена правильно и сотрудники работают по установленным правилам.
Так как в статье мы имеем дело с дорогостоящим материалом, то остаётся надеяться, что инвентаризация не будет существенно расходиться с фактическими остатками.
Что клиника получает, когда учёт дорогостоящих материалов и препаратов выстроен правильно
- понятные остатки без потерь и спорных ситуаций;
- точную себестоимость услуг;
- адекватное планирование закупок;
- прозрачность для собственника и управляющего;
- меньше нагрузки на врачей и администраторов — система часть работы делает сама.
Если вам нужна понятная система учёта дорогих материалов — без хаоса, потерь и ручных таблиц — оставьте заявку. Покажем, как выстроить процесс и привести цифры в порядок.
Если вам нужна понятная система учёта дорогих материалов — без хаоса, потерь и ручных таблиц — оставьте заявку или напишите нам в телеграм @interlogik
Рекомендую для дополнительного чтения эти ссылки:
— Ценообразование в стоматологии
— Проводим частичную инвентаризацию
— Списание материалов в стоматологии
— Автоматизация стоматологии
— Настройка учёта материалов и издержек в стоматологии
— Учёт материалов в стоматологии
— Склад в стоматологии: как правильно организовать
— Ценообразование в стоматологии
— Проводим частичную инвентаризацию
— Списание материалов в стоматологии
— Автоматизация стоматологии
— Настройка учёта материалов и издержек в стоматологии
— Учёт материалов в стоматологии
— Склад в стоматологии: как правильно организовать