Вопрос-ответ по автоматизации управленческого учета

Что делать с отрицательными остатками, которые уже есть

Алексей Баранов рассказывает, что делать с отрицательными остатками
Привет, это Алексей Баранов. В рубрике вопрос-ответ спрашивают про конкретные действия, что делать с отрицательными остатками, если они уже появились. 

Алексей, расскажите что мне можно сделать с отрицательными остатками. У меня магазин садовых инструментов и есть интернет-магазин. Отчёт по товарным остаткам — красный! 

Шаг первый: провести инвентаризацию

Нам нужно соотнести цифры реальности с тем, что показывает программа. Это поможет понять масштаб трагедии. Поэтому проводим инвентаризацию торговой сети.

Если полная инвентаризация пугает — проводите категорийную. Обычно ошибки возникают из-за путаницы одного товара с другим. Легко ошибиться и пробить «нарезной батон», вместо «батон с изюмом», но пробить кефир вместо «батон с изюмом» сложнее.

Шаг второй: разбираемся с процессами

Главная задача разобраться «как должно быть» и «как это происходит на самом деле».

Часто предприниматель думает, что кладовщик, когда принимает товар — пересчитывает и взвешивает его, и только потом отдаёт. Вместо этого, кладовщик просто принимает товар.
Разбираться нужно во всех процессах, где задействованы товары, но с особой тщательностью разбираем поступление и выбытие товара из товароучётной программы. 

Нюанс: аудит бизнес-процессов должен провести внешний эксперт

Наймите человека, который поможет провести аудит текущих процессов, выяснит «как надо» и «как происходит на самом деле». Круто, если он будет с опытом и работал на подобных задачах в десятках других бизнесах.

У нас были ситуации, когда бизнес-процессы приходилось строить с нуля, потому что никто не знал, что так можно и зачем это делать. Частая ошибка, когда у собственника есть продуктовый магазин и рядом стоит точка с шаурмой. В продукты приезжает грузовик с курицей, а менеджер из шаурмы забирает со склада магазина курицу к себе, это перемещение никак нигде не отражалось и по товароучётной программе в холодильниках было больше курицы, чем на самом деле, а финрезультат точки с шаурмой — космический.

Специалист со стороны лучше по многим параметрам: 
  • видит ваши процессы впервые и у него не замылен глаз;
  • вне сложившихся связей внутри компании, а потому более честный и независимый;
  • у него больше опыта, средний предприниматель видел учёт у 2-3 бизнесов, а специалист у 100;
  • может подсказать, как улучшить тот или иной процесс;
  • может выступить в качестве внешнего врага перед персоналом, защищая репутацию собственника.

Шаг третий: внедрение изменений в бизнесе, для борьбы с отрицательными остатками

В этом шаге много нюансов, но о них не расскажешь. Каждый новый бизнес — свой порядок и свои особенности внедрения. Если упростить, то  — мы:
  • приводим все процессы к единому регламенту.
  • дисциплинируем ведение учёта.
  • внедряем и дорабатываем программы, интегрируем товароучётку с CRM, добавляем ЭДО и многое другое. 

Сколько это стоит и сколько займёт времени

Не получится чётко назначит цены и сроки, так как это зависит от множества факторов. 
По кейсу на вторую половину 2021 года, мы работаем с продуктовой розницей. Годовой оборот — миллиард. Точка в хорошем районе. При магазине отдельное предприятие: пекут хлебобулочные, делают шаурму. Сотрудников около десяти. Мы наводили порядок и автоматизировали товарный учёт — заняло это 4 месяца и 600 000 ₽. Но стоит добавить пару других или дополнительных условий: другая ниша, другое законодательство, чуть другая номенклатура и цены и сроки изменятся. 

Что же всё-таки делать с отрицательными остатками

  1. Провести инвентаризацию, узнать масштаб проблемы.
  2. Провести аудит бизнес-процессов.
  3. Привести процессы в порядок, улучшить их.
  4. Научить всех работать по новым правилам.
  5. Внедрить программу и сделать автоматизацию!
Если вам нужно избавиться от отрицательных остатков, разобраться в учёте — обращайтесь к нам, мы на этом собаку съели.

Читать по теме:
Made on
Tilda