Рентабельность — показывает разницу между затратами и прибылью. Как поднять прибыль — интуитивно понятно. Может показаться, что, только увеличив прибыль, за ней подтянется и рентабельность. Такая зависимость есть, но она не прямая. Зачастую, увеличивая прибыль, увеличиваются и расходы, иногда рост расходов больше, чем прибыль, таким образом можно выйти в обратную ситуацию, то есть увеличили количество сделок, оборот бешенный, стали больше уставать, а рентабельность сильно меньше, чем была. Где выгода?
👋 Привет, это Алексей, автор статьи и руководитель Интерлогики. Мы, в Интерлогике, специализируемся на автоматизации стоматологий, конечно, неоднократно внедряли программы лояльности. Если вам нужна какая-то помощь в выборе, внедрении, настройке программы лояльности для стоматологии или просто есть какой-то вопрос: можете написать мне в личку телеграма @interlogik или по телефону +7 (495) 764 83 81
Коротко суть статьи. Чтобы повысить рентабельность клиники, нужно знать настоящую себестоимость услуг, это возможно, если знать все расходы стоматологии, не игнорировать «мелочь» в 0,05 гр, и правильно распределять их по направлениям. Чтобы всё это сделать — нужен грамотно настроенный и автоматизированный управленческий учёт. На этом можно принимать управленческие решения и ставить конкурентные цены.
Про упручёт в стоматологической клинике
Позволю себе написать очевидную вещь! Учёт бывает не только бухгалтерским, где нужно красиво отчитаться перед государством. Но и управленческим! Который включает финансовый и товарный учёт. Он жизненно необходим для бизнеса.
Задача управленческого учёта — предоставить данные для управленческих решений. В стоматологии для принятия решений: вывести деньги, инвестировать в покупку нового оборудования, в рекламу или в обучение кадров? Какую зарплату платить, как рассчитать KPI, как будут работать нормы списания материалов и так далее.
Задача финансового учёта в клинике — дать конкретные данные по деньгам стоматологии: сколько получили, сколько денег нам должны, какие предстоят расходы, сколько денег заморожено в длительном лечении, сколько денег хранится в запасах и так далее.
В учёте множество тонкостей, которые невозможно раскрыть в одной статье (либо неделями читать и учиться, либо консультироваться пару часов у нас). Нужно учесть такие особенности как:
— Занудно и сложно. Нужно разбираться в «скучных цифрах». Понимаю профессионалов, которые изучали предмет много лет, а теперь им приходится ковырять эксельку. Это сложно, неинтересно и вообще в другой области.
— Дотошность и мелочность. Учёт имеет смысл, когда он достаточно точный. В стоматологии многие услуги подразумевают контроль большого числа мелких расходов, где на один приём тратят 0,05 - 0,1. В каждом приёме с десяток таких расходов. Контролировать всё это — слишком нудно. Хочется игнорировать. Но так как материалы дорогие, то игнорирование такого учёта искажает себестоимость, что мешает ценообразованию. А ведь кроме информации из этого учёта есть куча другой информации!
— Дисциплина и строгость с врачами. Автоматизируя товарный бизнес, мы в Интерлогике часто встречаем «прямое воровство со стороны сотрудников», когда гипотетический работник склада забирает условную палку колбасы с собой, и никак это не отражается в учётной программе. Со стоматологами мы видим чуть-чуть другую картину воровства, в какой-то степени наивную, но с точки зрения учёта это по-прежнему воровство. Многие стоматологи работают на 2-3 разные клиники. Врач из клиники А может забрать хороший материал Х с собой на работу в клинике Б, чтобы не использовать аналогичный, но хуже качеством материал в другой стоматологии. Таким образом, расход материала для одной клиники сильно повышается, а стоматология А за свой счёт лечит клиентов клиник Б. Такое можно предотвратить, только наведя порядок в управленческом учёте.
— ЗТЛ. Есть специфика работы с зуботехническими лабораториями, особенно если это «своя» лаборатория. Особенно если она физически принадлежит тому же собственнику, что и клиника, а юридически, это две разных организации. С точки зрения государственных органов, в них должен быть разный учёт, а с точки зрения собственника «зачем разделять?». Если у вас такая ситуация, то сразу записывайтесь к нам на консультацию, мы в такой области специализируемся, у нас здесь нет конкурентов.
— Расчёт ОПиУ из-за смещения поступлений. Деньги приходят не в момент оказания услуги, а несколько позднее. Это влияет на расчёт финансовых показателей и может сильно тормозить принятие управленческих решений.
— Дебиторская задолженность. Стоматология часто оказывает долгосрочные услуги: зубопротезирование, брекеты. Эти услуги подразумевают, что пациент приходит несколько раз, а между посещениями проходит несколько месяцев. Такие вещи могут формировать дебиторку, и надо отслеживать уровень задолженности.
— Кассовые разрывы. Любой бизнес без выстроенного финансового учёта и планирования рискует попасть в ситуацию нехватки денег.
— Занудно и сложно. Нужно разбираться в «скучных цифрах». Понимаю профессионалов, которые изучали предмет много лет, а теперь им приходится ковырять эксельку. Это сложно, неинтересно и вообще в другой области.
— Дотошность и мелочность. Учёт имеет смысл, когда он достаточно точный. В стоматологии многие услуги подразумевают контроль большого числа мелких расходов, где на один приём тратят 0,05 - 0,1. В каждом приёме с десяток таких расходов. Контролировать всё это — слишком нудно. Хочется игнорировать. Но так как материалы дорогие, то игнорирование такого учёта искажает себестоимость, что мешает ценообразованию. А ведь кроме информации из этого учёта есть куча другой информации!
— Дисциплина и строгость с врачами. Автоматизируя товарный бизнес, мы в Интерлогике часто встречаем «прямое воровство со стороны сотрудников», когда гипотетический работник склада забирает условную палку колбасы с собой, и никак это не отражается в учётной программе. Со стоматологами мы видим чуть-чуть другую картину воровства, в какой-то степени наивную, но с точки зрения учёта это по-прежнему воровство. Многие стоматологи работают на 2-3 разные клиники. Врач из клиники А может забрать хороший материал Х с собой на работу в клинике Б, чтобы не использовать аналогичный, но хуже качеством материал в другой стоматологии. Таким образом, расход материала для одной клиники сильно повышается, а стоматология А за свой счёт лечит клиентов клиник Б. Такое можно предотвратить, только наведя порядок в управленческом учёте.
— ЗТЛ. Есть специфика работы с зуботехническими лабораториями, особенно если это «своя» лаборатория. Особенно если она физически принадлежит тому же собственнику, что и клиника, а юридически, это две разных организации. С точки зрения государственных органов, в них должен быть разный учёт, а с точки зрения собственника «зачем разделять?». Если у вас такая ситуация, то сразу записывайтесь к нам на консультацию, мы в такой области специализируемся, у нас здесь нет конкурентов.
— Расчёт ОПиУ из-за смещения поступлений. Деньги приходят не в момент оказания услуги, а несколько позднее. Это влияет на расчёт финансовых показателей и может сильно тормозить принятие управленческих решений.
— Дебиторская задолженность. Стоматология часто оказывает долгосрочные услуги: зубопротезирование, брекеты. Эти услуги подразумевают, что пациент приходит несколько раз, а между посещениями проходит несколько месяцев. Такие вещи могут формировать дебиторку, и надо отслеживать уровень задолженности.
— Кассовые разрывы. Любой бизнес без выстроенного финансового учёта и планирования рискует попасть в ситуацию нехватки денег.
Повышаем рентабельность стоматологии, через управленческий учёт
Руководитель клиники может считать, что у него есть грамотно настроенный управленческий учёт, если он в «два клика» может:
— увидеть все расходы и бюджеты клиники,
— посмотреть запасы материалов,
— посмотреть, как контролируются и расходуются ресурсы.
Если есть эти данные, значит, можно увидеть варианты оптимизации.
— увидеть все расходы и бюджеты клиники,
— посмотреть запасы материалов,
— посмотреть, как контролируются и расходуются ресурсы.
Если есть эти данные, значит, можно увидеть варианты оптимизации.
Анализ расходов. Обычно действуют так: проводят ABC-XYZ-анализ расходов, чтобы выяснить самые затратные и неэффективные участки. А потом придумывают варианты, как исправить ситуацию.
Управление ресурсами. Я имею в виду эффективное управление ресурсами и подсчёт эффективности. Хрестоматийный пример — энергоэффективное оборудование, вроде светодиодных ламп. Сама лампочка дороже, но дольше служит и в разы меньше стоимость владения. Чтобы принять решение о замене лампочек, нужно понимать «сколько сейчас расходуем», без упручёта это не сделать.
ТМЦ. Или управление запасами: от товарной аналитики до грамотной стратегии пополнения запасов. Включая инвентаризацию, отслеживание минимальных остатков и контроль материалов, выданных докторам.
Когда нужно заниматься автоматизацией управленческого учёта
С первого же дня! С трудом представляю современный бизнес без какой-то автоматизации учёта.
Но на каждом этапе развития бизнеса потребуется «своя автоматизация». Мне удобно оперировать стадиями развития бизнеса по Адизесу, но упрощённо так: бизнесу, в котором мало операций в день — можно обойтись полуавтоматическими шаблонами в электронных таблицах, если оборот операций достаточно большой и на то, чтобы записать все данные, уходит больше, чем полчаса в день — нужна уже какая-то программа. На какое-то время это помогает. Но с увеличением операций (работников, разнообразием услуг, количества сделок в день) ведение программы тоже начинает забирать много времени, тогда требуется более продвинутая «программа», которая позволит экономить кучу ресурсов.
Почти всегда выгодно ставить 1С: Стоматология.
Но на каждом этапе развития бизнеса потребуется «своя автоматизация». Мне удобно оперировать стадиями развития бизнеса по Адизесу, но упрощённо так: бизнесу, в котором мало операций в день — можно обойтись полуавтоматическими шаблонами в электронных таблицах, если оборот операций достаточно большой и на то, чтобы записать все данные, уходит больше, чем полчаса в день — нужна уже какая-то программа. На какое-то время это помогает. Но с увеличением операций (работников, разнообразием услуг, количества сделок в день) ведение программы тоже начинает забирать много времени, тогда требуется более продвинутая «программа», которая позволит экономить кучу ресурсов.
Почти всегда выгодно ставить 1С: Стоматология.
За чем следить в стоматологии
Ни один человек не сможет уследить сразу за всеми показателями бизнеса. С точки зрения управления бизнеса — рекомендую сосредоточиться на расходах, рентабельности, планировании и маркетинге.
Расходы. Прежде всего расходы материалов на услугу. Читателю стоит знать, что не имеет смысла использовать чужие «нормы списания материалов», можно ориентироваться только на свои данные. На одну операцию может уходить 0,03-0,05 грамм материала? Провели 20 операций, получили среднее. В соседней стоматологии расход того же материала будет немного другим. У них были «другие зубы», другая технология работы с материалом, другой производитель… ещё что-то другое и цифры расхода изменятся. Жить по чужим нормам не получится! Есть разница как именно учитывать: на услугу, врача или кабинет. Непонятно, что именно я сказал — за этим к нам, на консультацию.
Рентабельность. Прибыль не покажет, сколько денег приносит клиника. Это узнаем только после того, как поставим учёт расходов. А там уже будут видна рентабельность по направлениям: хирургия или ортодонтия, зубопротезирование через свою лабораторию или партнёрскую? А там можно понять, куда выгоднее вкладывать деньги.
Планирование. Рекомендую учиться планировать всё, что только возможно: визиты, расходы, прибыль, инвестиции. Это страхует от кассовых разрывов и управленческих ошибок.
Маркетинг. Стоматологии трудно жить без маркетинга, о том, что круто отбеливаешь зубы, надо рассказывать.
Кто должен заниматься упручётом в клинике
Все, кто, так или иначе, формирует и использует данные. В первую очередь — руководители! Но «как заниматься» — зависит от того, как используются эти данные. Врач, старшая сестра, администратор, руководитель — по-разному вносят и используют данные, и у каждого своя зона ответственности. Врачи заносят данные по лечению и могут изучать их, чтобы видеть свою зарплату и премии. Сестра постоянно учитывает лекарства и материалы. Администратор оперирует данными по клиентам. Но главный выгодополучатель, конечно же, собственник, на нём вся ответственность. Но за участки учёта могут и должны отвечать разные роли. Финансовый учёт лучше доверить профессиональному финансисту и ни в коем случае не «свешивать» эту обязанность на администратора или бухгалтера, по крайней мере, без специального обучения и чёткого понимания целей учёта. Для этого необязательно нанимать финансиста в штат.
При автоматизации учёта нужна «вся клиника». Невозможно сделать автоматизацию учёта под ключ, не привлекая к работе сотрудников и руководителя.
Где стоматологии теряют деньги и снижают рентабельность
Не отрицаю, что доходы собственника напрямую зависит от успеха клиники: большого числа клиентов, которые ещё возвращаются и оставляют отзывы. Просто напоминаю, что недостаточно увеличить число сделок для этого. Можно увеличить число клиентов, забыв о расходах, и разориться на зарплате врачам. Сначала разбираемся в маржинальности каждой услуги, понимаем, на чём делать фокус, ищем пути оптимизации расходов. Этого нельзя сделать без упручёта.
Тем не менее кроме упручёта, есть и другие места, над которыми надо работать:
- Делегирование. Уметь делать всё и быть независимым — хороший навык. Но неумение использовать закон Парето и делегировать — губительно для бизнеса.
- Налоги. А точнее, нет оптимизации налоговой нагрузки. Переход с УСН на ОСН. Налоги — это расходы, где-то можно платить меньше, где-то пользоваться вычетом, где-то воспользоваться льготами, а то и вообще не платить. Хороший бухгалтер сможет найти легальные лазейки.
- Дивиденды. Предпринимательская ошибка — считать «деньги компании» ≈ «деньги собственника». Назначьте себе зарплату, дивиденды выводите только после изучения финансовых отчётов.
- Хаос в учёте запасов. В стоматологии полно мелких расходов, постоянно возникает желание округлить или полностью игнорировать. Нельзя полностью игнорировать. Округлять можно, но не всё и до определённой степени. Важно соблюдать баланс между выгодой от точности и временными расходами на ведение учёта. Не знаете как? За этим к нам!
- Стоимость владения. Есть такой вид скрытых расходов — цена владения. Скрытые расходы вообще часто игнорируют, а стоимость владения особенно. Если не знаете, что это такое, попробую объяснить по-простому. Цена покупки: предмет Х стоит 100₽, отдали деньги, и он полностью ваш. Цена владения. Есть подписка, заплатили за месяц, на месяц ваше, но предмет не купили. Другой вариант — цены владения у предметов, которые вроде бы купили и они ваши. Купили струйный принтер за 5000₽. Он ваш целиком и полностью. Но чтобы принтер работал, его нужно обслуживать: дать ему электричества, бумаги и чернильные картриджи. Годовой запас бумаги и картриджей для пятитысячного принтера может стоить 10-20 тысяч рублей. Таким образом, цена на принтер будет не 5 тысяч, а минимум, 15 тысяч. Подобные расчёты часто игнорируют, когда говорят про инвестиции. Выбирая программу А и программу Б, не считают скрытые расходы и возможные потери от отсутствия техподдержки.
- Неправильный расчёт зарплаты. Есть много способов договориться с врачом о зарплате. А ФОТом можно в определённой степени играть. Вплоть до того, что врач А получает %, а врач Б по часам. Считать ручками каждому зарплату сложно, а с 1С это будет сделано в два клика.
- Отсутствует планирование. Если клиника часто встречается с «неожиданными тратами»: ремонт кресла; маркетолог просит денег на съёмку рилса и рекламу; есть скидка на материалы, и дешевле уже не будет.
Программы для автоматизации управленческого учёта в стоматологии
Почти всегда для управленческого учёта я рекомендую 1С: Стоматология. Это актуально в 85-50% случаев. Иногда клиникам хватает таблиц, возможности CRM системы или МИС. Тут нужно разбирать каждую ситуацию подробнее. Но для правильного управленческого учёта выбирайте одноэску.
Для разработки и внедрения программы лояльности в стоматологической клинике звоните на телефон: +7 (495) 764 83 81 или пишите в телеграм @interlogik
Рекомендую для чтения следующие статьи:
— Увеличиваем продажи с помощью аналитики продаж
— Ценообразование услуг в стоматологии
— Автоматизируем склад в стоматологии
— Увеличиваем продажи с помощью аналитики продаж
— Ценообразование услуг в стоматологии
— Автоматизируем склад в стоматологии