Задали вопрос про «ответственного» за финансовый учёт, точнее? спросили «кто должен вести финансовый учёт». Короткий ответ: ответственный — руководитель, а вести может кто-то другой, лучше, если это будет специально обученный финансовый менеджер, но лучше это не поручать бухгалтеру! Но если очень хочется, то можно. А подробности и при чём тут автоматизаций — читайте в статье.
👋 Привет, это Алексей! Автор этого материала. Если захотите автоматизировать финучёт в стоматологии — спрашивайте об этом в телеграме @interlogik , или оставьте заявку внизу страницы, и с вами свяжутся, или позвоните по телефону +7 (495) 764 83 81
Ситуация: откуда в стоматологии появились кассовые разрывы и как их избежать
В стоматологии «Улыбка радости» финансовый учёт вёлся силами руководителя Алладина. В эксель-табличках, который были скачаны из интернета и доработаны на «свой вкус». Руководитель заполнял таблички, как чувствовал.
Таблички заполнял нерегулярно, в лучшем случае на это выделялось 2-4 часа в пятницу или в четверг вечером. Но гораздо чаще «забывал». Как результат — финансовый учёт полон дыр, данные не сходятся. Принять качественные управленческие решения — нельзя. Это заметно на кассовых разрывах. Всё время, пока работает больница, Ибрагиму приходится раз в месяц-полтора кассовые разрывы на 50-100 тысяч рублей. Причиной разрывов были неожиданные «инвестиции», вроде трат на рекламу или покупку чего-то нового. Реже, но такой тоже было — вывод дивидендов за пару недель до разрыва. Задолбавшись, Алладин пришёл к нам за «финансовыми отчётами», а по факту за наведением порядка и автоматизацией бизнеса.
Мы автоматизировали стоматологию на базе 1С. Настроили отчёты и панели индикаторов. Сделали платёжный калькулятор и «калькулятор вывода дивидендов» — небольшой индикатор, который подсказывает, сколько безопасно выводить денег на себя, без риска для бизнеса.
С проекта изменений прошёл год. За это время, без найма отдельного специалиста для финансового учёта, без дополнительных часов, потраченных на «прокачку собственных знаний», Алладин нарастил доходы клиники на 15% за счёт оптимизации расходов. Кассовых разрывов больше не было. Время на ведение учёта — сократилось, так как все данные попадают автоматически и их не нужно дублировать в разных таблицах. Теперь достаточно выделить около часа, да и то потратить на анализ. Практически все данные попадают в систему автоматически.
Теперь Алладин планирует нанимать финансового директора и открывать расширяться, открыв пару филиалов.
Зачем на самом деле нужен учёт финансов в стоматологии
В клинике, в которой есть финансовый учёт — будет гораздо меньше проблем, вроде кассового разрыва. Но куда важнее то, что финансовый учёт помогает бизнесу, а следовательно, и всем причастным зарабатывать больше! И это очень заметно на долгих дистанциях. Но если что, вот отдельные преимущества в стоматологии:
- Прозрачный контроль над расходами и доходами. Видно «откуда» деньги на самом деле приходят. Какие услуги приносят больше доходов, какие направления выгоднее. От каких стоит отказаться или пересмотреть.
- Удобное планирование и прогнозирование. Проще принять любое управленческое решение: «стоит ли делать рекламу в блоге Х», «нужно ли закупить сейчас материал Y по скидке», или «стоит ли заказать услуги дизайнера интерьеров». Можно построить отчёты, увидеть свободные деньги и прикинуть, «выхлоп». Это позволило полностью избавиться от кассовых разрывов и дало возможность держать достаточную сумму средств, на всякий непредвиденный случай.
- Оценка рентабельности «всего», прежде всего направлений клиники
- Повысилась лояльность со стороны сотрудников. Автоматизация бизнеса сделала расчёты с сотрудниками более стабильными. Вдобавок, внедрили прозрачную систему расчётов зарплат на основе KPI.
Кто на самом деле должен отвечать за финансовый учёт
Так как всю выгоду от финучёта получает собственник и руководитель стоматологии, то и отвечают за этот отчёт именно они. И больше никто!
Но можно делегировать ВЕДЕНИЕ учёта. Этот специалист может подготовить отчёты и даже сделать выводы. Но ПРИНЯТИЕ управленческих решений всё равно на плечах руководителя.
Поэтому корректнее ставить вопрос «кому делегировать обязанности». И в 90% бухгалтеру лучше не делегировать.
Бухгалтерский учёт сосредоточен на соблюдении налоговых требований и законов, финансовый учёт ориентирован на понимание и оптимизацию денежных потоков и общую финансовую ситуацию компании. Разные задачи требуют разных подходов, разного отношения и разных специалистов.
А у бухгалтера, несмотря на то что он постоянно работает с цифрами, доходами, расходами, видит деньги в кассе, отбивается от налоговой — не всегда подходит для этого.
Во-первых, его фокус внимания сосредоточен именно на том, чтобы налоговая не «трогала» организацию. Взгляд бухгалтерии ориентирован на соблюдении налоговых стандартов, адаптировании компании к налоговым требованиям, подготовку различных бумажек.
Во-вторых, бухгалтеры скорее тактики, чем стратеги. А для финучёта нужно умение анализа финансовых данных, прогнозирования и оценки финансовых рисков. Нельзя сказать, что «раз ты бухгалтер, то тебе недоступен анализ». Просто в бухгалтерской рутине такие навыки не требуются, поэтому таким специалистам приходится чаще «перестраиваться».
Лучшим решением взять специально обученного специалиста. Финансовый менеджер или финансовый директор. У него есть необходимые знания и опыт для комплексного анализа финансовых данных.
В бизнесе, в котором автоматизирован учёт — все финансовые данные попадают в систему без участия человека. Значит ведение учёта не займёт много времени. Потребуется только анализ, на это хватит 2-3 часов в неделю. На 2024 бюджет на такого специалиста или аутсорс стоит закладывать 15-60 тысяч рублей. Стоимость может быть выше, если бизнес не автоматизирован и учёт ведётся в табличках.
Позовите нас, автоматизируйте стоматологию. Вам не придётся заносить данные в табличку, а возможно, сможете анализировать финансы компании и без специалиста.
Функции и задачи ответственного за учёт финансов
Финансовый менеджер в стоматологии управляет финансовыми потоками, обеспечивает глубокое понимание финансового состояния клиники, предоставляет руководителям и собственникам рекомендации для оптимизации расходов и улучшения финансовых показателей.
Основные функции включают: сбор и анализ отчётов; расчёт амортизации; расчёт себестоимости; оптимизация расходов; распределение ресурсов; эффективное использование денег.
Сбор и анализ отчётов
Финансовый менеджер собирает и анализирует различные финансовые отчёты, включая:
- Отчёт о прибылях и убытках: понимаем, сколько клиника зарабатывает и тратит, выявляем источники доходов и расходов.
- Балансовый отчёт: видим финансовое состояние на определённую дату, включая активы, обязательства и собственный капитал.
- Отчёт о движении денежных средств: видим как деньги поступают и расходуются, выявляет основные потоки денежных средств.
Расчёт амортизации, себестоимости услуг в клинике
В задачи финансового менеджера обязательно входят расчёт себестоимости всех медицинских услуг, учитывая прямые расходы и косвенные. Для этого нужно уметь считать нормы списания. Это можно делать «ручками», но тогда менеджер должен работать в штате клиники. Если учёт автоматизирован — это сделает программа.
Амортизация должна входить в себестоимость, как часть расходов. Менеджеру должен отнести её в правильные расходы, понять, каков износ оборудования, за какое время, и сколько именно списывать. А также планировать будущие капитальные расходы на замену или обновление оборудования.
Оптимизация расходов и распределение ресурсов
Часть ежедневной рутины менеджера будет поиск путей оптимизации расходов. Для этого придётся анализировать все затраты, находя неэффективные или избыточные. Искать варианты оптимизации: например, находить варианты заключения более выгодных договоров с поставщиками или менять условия обслуживания.
Освободившиеся денежные средства вложит в более перспективные направления.
Интерлогика, может автоматизировать стоматологию, чтобы вам пришлось меньше времени и сил тратить на учёт финансов
Для автоматизации стоматологии звоните на телефон: +7 (495) 764 83 81 или пишите в телеграм @interlogik