Журнал

Быстро переводим сотрудников на удалёнку, чтобы они работали, как в офисе

Привет, руководители! Меня зовут Алексей Баранов и я перевожу бизнес клиентов на удалёнку с 2005 года.
Когда мы первый раз делали это, даже понятия «удалёнка» не было. Но был клиент и он сетовал: «Вместе со мной в Египет летает весь офис по одной путёвке». Только он уезжал из города, вся компания «объявляла» выходные. Клиент попросил организовать для него дистанционный контроль бизнеса.

Сейчас Интерлогика занимается автоматизацией учёта и  консультированием небольших компаний. Небольших, это с оборотом до миллиарда и менее 200 сотрудников. Я организационный терапевт и консультирую по стратегии автоматизации. Наша компания уже 7 лет работает дистанционно. У нас есть маленький офис, но сотрудники живут и работают в разных точках планеты. Кто желает, посещает офис.

В этой статье я расскажу, как быстро перейти на удалёнку. Как и любое быстрое дело, такой способ снимает стружку с коллектива и культуры — это больно. Зато, вы экономите время и деньги в краткосрочной перспективе. 

Вне кризисов и карантинов, когда руководители задумались об удалённой работе себя и офиса я не рекомендую действовать таким способом. Деликатный перевод подразделения на дистанционную работу строится на принципах согласования целей и развития ответственности длится месяца 4. Подробнее о правильном способе в следующей статье.

Пошаговый план к вашим услугам.

🛎 Первым делом — техника 

Можно работать, когда есть с чем работать. Самое простое — техническое оснащение сотрудника и руководителя на домашней работе. Желательно, чтобы сохранились все рабочие инструменты, которые человек использовал в офисе. Диван и курилку переносить не будем.
Курилку не переносим! (Фрагмент плаката Кокорекина Алексея «Где прогульщик»)


Составьте список критических для вашей компании приложений и сервисов 
С марта 2020 мы накопили опыт пожарного перевода компаний. Поэтому, я предлагаю озадачить каждого сотрудника составить список приложений и сервисов, которыми он пользуется. Если у вас компания крупнее, озадачьте этим руководителей отделов. Только обязательно пусть опросят каждого. Случается, что кто-то вспомнит важное, о котором все забыли.

Должно получить что-то вроде:
  • 1С;
  • Google документы, таблицы, презентации;
  • Электронная почта;
  • CRM система, мессенджеры;
  • Телефония, цифровая АТС;
  • Хранилище на сервере с коммерческими предложениями и другими документами;
  • Трекер задач — если его нет, то придётся выбрать какой-нибудь, чтобы ставить задачи и следить за исполнением. 
Возможно, у вас будет разный список для разных подразделений.

Айтишник должен поработать
Не все же ему отдыхать, время немного поработать. Практически все современные сервисы уже позволяют пользователям работать дистанционно. Те, что устарели, прекрасно разворачиваются с помощью специальных серверов. Ваш айтишник это знает, просто аккуратно избегает этой работы. Но время настало! Если ваш айтишник не справляется, то пригласите более опытного. Например, наши специалисты разворачивают все сервисы для домашних пользователей за 3 дня, когда речь идёт про компанию из 15 человек.

При постановке задачи айтишнику важно запомнить слово «безопасность». Безопасность данных — это чтобы ваши базы данных и секретные документы не летали потом по офисам конкурентов.

Безопасность подключения — это чтобы каждый пользователь имел секретный пароль, а ещё лучше сертификат. И не мог подключиться откуда попало и натащить вирусов. А ещё важно, чтобы только он мог под своим паролем подключиться, а не весь его подъезд. Эти две задачи решаются айтишником не слишком сложно, главное, обратите на них его внимание. Или проконсультируйтесь у более опытного.

😑 Что делать с сотрудниками, которые не работают

Начать с себя. Движитель и тормоз любой компании — руководитель. Пожалуй, это самая важная и сложная часть перевода компании на удалёнку. 

Сейчас руководитель мотивирован внешней средой и выбор у него пан, либо пропал. Собственно, та самая стружка, которую я обещал снимать — это переживания людей за все происходящее. Но в быстром способе без стружки и скрипа никак.

У сотрудников всё есть
Вы с айтишником хорошо потрудились и перенесли офисные инструменты для домашнего использования. Ответственные сотрудники даже не заметили разницы, теперь начинают звонить и писать клиентам письма сразу, почистив зубы. Если ваши сотрудники такие — дальше читать не советую, будет скучно. 

Остальные сотрудники тоже хотели поработать. Но сериал сам себя не посмотрит, а кот давно не глажен. Хотя есть и более объективные причины прокрастинации — семья, дети. 

Без юмора. Очень тяжело сосредоточиться на работе в маленькой квартире, когда вокруг играют дети, а супруга жарит рыбу.

Прояснить мотивацию к труду
Попробуйте собрать волю коллектива в кулак. Организационные терапевты это называют миссией и согласованием по ценностям. Я рекомендую провести с командой встречи с каждым или со всеми вместе.  В результате таких созвонов:
  • Каждый должен ответить на вопрос: Зачем я работаю в своей компании? Какую ценность это даёт мне лично? Ответить для себя в первую очередь, а для вас во вторую.
  • Вы должны ответить на вопрос: Зачем компания работает в принципе? Какую ценность мы несём клиентам? Так вас объединит нечто большее, чем зарплата.
  • И все вместе: Как то что делаю я в компании помогает лично мне и компании достигать своих целей

Из ответов сотрудников сложится вектор развития. Это будет высший пилотаж, я изобразил его на картинке. Когда все сотрудники смотрят в одну сторону, компания летит на крыльях. Цели у каждого могут отличаться, главное, чтобы они в сумме векторов были сопутны цели компании.

Если кто-то не понимает, как он достигнет своих целей в этой компании, то лучше с ним расстаться по хорошему.

Очертить зоны ответственности
Во время работы вы сможете договориться с каждым сотрудником, за какие конкретно цели, задачи, участки он отвечает. Какие бизнес-процессы он контролирует. Что будет результатом его труда. 

Вроде смешно. Мы же не новую компанию создаём, а старушку переводим через дорогу дистанционной работы. Не смешно! Мой 10-летний опыт консультирования показывает, что эти договорённости замылены. Часто, чем дольше человек работает, тем меньше руководитель и он помнит о конкретных участках и задачах. Все превращаются в хороших людей, а это, как известно, не профессия!

Письменно зафиксируйте ваши договорённости. Необязательно подписывать кучу договоров, но важно сформулировать как можно подробнее и хотя бы отправить друг другу электронное письмо с подтверждением.

Ставить задачи и контролировать их исполнение 
Когда работа закипела, а зоны ответственности согласованы, выясняется, что некоторые сотрудники «недорабатывают». Сейчас даже не о причинах разговор, давайте что-то исправим. 

Как минимум, нужно чётко понимать, кто выполнил задачи, а кто нет. Тут слушать объяснения и оправдания даже вредно. Просто ставьте задачи в трекере, календаре, или в мессенджерах. Так будет наглядно и точно видно, кто что сделал. 

Если у вас не внедрена CRM, то сейчас и так изменений хватает. Не до этого. Воспользуйтесь простыми инструментами для начала.
  • Trello - бесплатный сервис управления задачами. 
  • Google Calendar позволяет ставить друг другу задачи, смотреть их статусы.
  • Google таблица с задачами каждого сотрудника и коллективный доступ — часто используется в отделах продаж для учёта сделок, звонков и тп
  • Bitrix24 или LeaderTask — полноценные системы управления задачами.
И ещё несколько советов для управления задачами в вашей дистанционной организации.

Для каждой задачи назначьте дедлайны. Задача теряет смысл, если нет срока её исполнения. Руководителю полезно принимать результат задачи, когда у неё истекает срок и давать обратную связь исполнителю. Иначе исполнитель понимает, что его труд уходит как в чёрную дыру и чувствует себя ненужным.

Потребуйте у каждого сотрудника присылать вам ежедневно, после окончания рабочего дня «Отчёт о проделанной работе». Он может быть в свободной форме, а можно сделать свой шаблон. Пусть присылаю по электронной почте: 
  • Тема письма: Сотрудник ФИО и дата
  • Задачи выполнены
  • Задачи перенесены

Их необязательно каждый раз читать. Своих дел хватает. Но иногда, давайте людям обратную связь, показывайте что читаете и готовы помочь. Но если вводите такую практику, обязательно контролируйте, чтобы каждый прислал. Порядок складывается из мелочей. А беспорядок складывается из пустой работы, которую можно не выполнять.

Имитация офисной работы
Люди не машины — им тоже сложно работать из дома. 

Многие мои подопечные даже снимают коворкинг или работают в кафе после того, как их офис закрыли. Тут и отвлекающие дома факторы, о которых я говорил выше. А чаще всего, людям не хватает тёплого общения в коллективе. 

Чтобы создать атмосферу, похожую на офисную команду, я рекомендую обязательно созваниваться по видеосвязи. Картинка добавляет подсознательных каналов общения, проще поверить, что твой коллега или путеводитель близко и на него можно положиться! Проводите совместные мероприятия в Скайпе, когда люди могут поболтать, посмеяться вместе. 

В Интерлогике и у некоторых клиентов мы проводим скайп-игры по пятницам. 2 часа смешной и полезной совместной деятельности. Также хорошо работают образовательные мероприятия с обсуждением. Фантазия неограничена, главное, создайте команде как можно больше точек контакта — людям будет комфортнее работать и они не забудут, что они КОМАНДА!

Обратите внимание, что вместе со стружкой из компании уйдут некоторые сотрудники. Те, что окажутся бесполезными. Те, для кого станет очевидна их рассогласованность по целям. Те, кого вы уволите, объективно оценив результат труда.

🎁 Обратная связь и улучшения

В статье рассказан пожарный способ перевода команды на удалёнку. Перевести людей за неделю и предусмотреть все детали, сгладить углы не удастся. В это просто можно поверить. Помните, я обещал стружку? Так вот, приготовьтесь чувствовать себя волком из моей любимой игры для менеджеров.
Я предупреждаю вас не чтобы напугать, а чтобы вы были готовы спокойно и настойчиво преодолеть возникающие сложности. Будьте внимательны к обратной связи сотрудников и давайте им обратную связь. Так в дружеской атмосфере переход пройдёт мягче. Стружка будет нежнее и не такой толстой.

Организационный дизайн и переход на дистанционную работу для компании — дело вдумчивое. Эволюционные изменения в обычных условиях занимают 4 — 6 месяцев. Революционные можно сделать за пару недель. В следующей статье расскажу про деликатный метод.



Статья Руководитель
Made on
Tilda