Товар исчезает из строчек экселя? Данные в табличках не бьются? В интернет-магазине продаём то, чего уже давно нет? Разберёмся, как автоматизация склада снижает расходы бизнеса, упрощает движение ТМЦ, сокращает воровство, наводит порядок и сокращает издержки!
👋 Привет, это Алексей Баранов! Стратег по автоматизации малых предприятий. Если не хотите тратить время на чтение статьи — пишите в телеграм @interlogik
Бардак, который съедает прибыль
У большинства малых компаний склад — это «чёрная дыра». Без шуток! Нам действительно так пишут в лид-форме!Остатки непрозрачны. В эксельке видят 3 коробки, на полках другое, в голове кладовщика — третье.
Деньги часо застревают в неликвиде, заказы теряются, сотрудники руками пересчитывают и ошибаются.
А ещё:
- продаётся то, чего нет;
- закупается то, что уже хранится на другом складе;
- склад «держится» на одном человеке… если тот уйдёт в отпуск или получит кирпичом по голове — у бизнеса проблема…
Как вы понимате, все эти проблемы не про заводы. Это повседневность стоматологий, интернет-магазинов, локальных производств и сервисных компаний.
Моё предложение: начать автоматизировать складской учёт. Тем более что для «первой» автоматизации не нужно закупать роботы, сканеры-штрихкодов, специальные терминалы и прочие штуки. Можно справиться и «ручками», затем подсоединить простенькую учетную программу. А лучшая программа — 1С. И на каждом этапе автоматизации будет заметен результат в деньгах. Вы начнете меньше терять денег.
По моему опыту, чаще всего бизнес теряет деньги в этих участках:
- Замороженные остатки. Закупили «про запас» и забыли. Деньги лежат на полке.
- Продажа несуществующего товара. CRM говорит «в наличии», продавцы продают, а на складе пусто или произвосдтво потом хватается за голову и «продлевает» сроки доставки.
- Перезаказ вместо перемещения. Закупили новый товар, хотя нужный был на другом складе.
- Ручной труд. Пересчёты, дублирование данных в эксель, постоянные ошибки по невнимательности и главное — ручной контроль. Менеджер должен позвонить на склад, чтобы убедиться, что материала хватит на новую кухню и пообещать клиенту уложиться в сроки. Менеджер маркетплейсов должен убедиться, что на складе есть товар в наличии и не надо менять цифры в маркетплейсах.
- Нет связи с другими отделами. Менеджеры продают то, чего нет, бухгалтерия не понимает себестоимость произведённого. Всё это можно посчитать, но как-то потом.
Что такое «замороженные деньги» на складе — и почему это проблема
Допустим, вы открываете упручётку, видите: «На складе лежит товаров на миллион».Успокаивает, правда?
Деньги вроде как в обороте. Но идёте на склад — а там часть товара в пыли, часть — снята с продажи, часть — не актуальна. Продать это сейчас невозможно. А значит, эти деньги — не работают. Они просто заморожены.
Это и есть «зависшие» деньги. Они не ушли в убыток, но и прибыли не приносят. В них лежит ваш кэш, которым вы могли бы закрыть кассовый разрыв, купить нужное, вложиться в рекламу или расширение.
Вот типичные ситуации:
- Закупили 300 упаковок одного расходника «про запас», потому что «вдруг закончится» — через год половина испортилась. (Рекомендую статью «грамотное пополнение запасов»)
- Не посмотрели на общий отчёт по товарам. Заказали новые поставки. Оказалось, что на соседней полке или на другом складе этот товар уже был. В итоге, заплатили вдвойне.
- Клиент заходит в интернет-магазин, заказывает товар, которого на самом деле уже нет. Менеджерам приходится отзваниваться и предлагать «заказать что-то другое».
Все эти ситуации — симптомы одного и того же: вы не видите, что и где у вас лежит, в каком количестве, и как быстро это реально продаётся. Деньги зависают, потому что нет связи между отделами и нет прозрачного учёта.
Автоматизация как раз и нужна, чтобы «разморозить» эти деньги:
- Показать в режиме реального времени, что есть в наличии и где;
- Помочь продавцам видеть реальные остатки;
- Убрать пересорт и лишние закупки;
- Дать управленцу точную картину по складу, чтобы принимать решения, а не догадываться.
Преимущества автоматизированного склада, которые снижают расходы бизнеса
Автоматизация — это не про роботов из фантастики. Это про то, чтобы рутинные процессы — поиск, сборка, возврат, учёт — работали без сбоев, быстрее и с меньшими затратами.- Быстрый поиск товаров.
- Чёткие задание.
- Контролируемые возвраты (в том числе и по серийным номерам).
- Быстрые и точные отчёты.
- Простая и быстрая инвентаризация.
Разбёрм подробнее.
Быстрый поиск товаров — меньше времени, меньше ошибок
Раньше кому-то приходилось искать товар на складе. Если он хорошо помнит что где лежит — сделает быстро.Автоматизированный склад «избавляет» нас от необходимости воспитывать таких людей. Достаточно вбить название товара или артикул в программу и всё увидит:
- где лежит товар (стеллаж, ячейка, зона),
- сколько штук в наличии,
- когда поступил и по какой цене,
- требуется ли спецусловие хранения или подъёмник.
В результате сборка заказов ускоряется в разы, и у нас меньше ошибок и потерь.
Чёткие задания на комплектацию — никакой самодеятельности
С помощью системы менеджер формирует задание: «Собери товар X, Y и Z с таких-то ячеек, положи в коробку, наклей этикетку, передай на доставку». Всё — пошагово. Всё автоматизировано. Человеку почти не нужно думать — только сделать и пропикать. Даже в пиковую нагрузку сборка идёт быстро и без сбоев.Возвраты на автоматизированном складе — под контролем
С автоматизацией возврат — это не «принесли что-то обратно и положили куда-то». А чёткий процесс:- сканируем серийный номер,
- сверяем с историей отгрузки,
- фиксируем состояние товара,
- оформляем документы.
Управленческие отчёты — не от бухгалтера или менеджера через 2 недели, а в 2 клика
Нужен отчёт по остаткам? Сколько товара списано за месяц? Что залежалось? Что продаётся лучше всего?Главное преимущество автоматизированного склада — источник управленческой аналитики. Все данные в цифрах, без ручной сводки.
Постоянная инвентаризация — без остановки бизнеса
Вам знакома ситуация? в системе 4 единицы, а на полке — 7? Это называют пересортицей. Или просто ошибка.Когда склад автоматизирован — все перемещения проходят через сканер, каждое действие фиксируется. Ошибиться трудно. А инвентаризация идёт частями, без остановки работы: проверили одну группу, идём дальше.
И главное — всё это работает даже в небольших бизнесах: от интернет-магазина до стоматологии. Не нужен гигантский склад или дорогая ERP. Достаточно начать с простого, но автоматизированного учёта.
Как наша автоматизация работает на реальных складах
Покажу несколько примеров наших клиентов.Стоматология в Томске: от ручного хаоса к прозрачному учёту
Проблема «до»: В клинике несколько подразделений — склад, бухгалтерия, зуботехническая лаборатория. Учёт вёлся вручную: остатки не совпадали, списания хаотичны. Никто точно не знал, сколько и чего осталось, кто что использовал, а кто — не отчитался.
Хотели исправить: нужно было навести порядок в учёте материалов, упростить работу для зубных техников, сделать бухгалтерию прозрачной, учесть расход и зарплаты по подразделениям.
Мы сделали:
- доработали 1С:УНФ под задачи клиники;
- внедрили раздельный учёт по складам и подразделениям;
- настроили учёт заработной платы;
- автоматизировали списания материалов.
Результат: уже за первые две недели после запуска клиника сэкономила более 100 000 рублей только за счёт корректного учёта и устранения «чёрных дыр» в списаниях. Работа для техников стала проще, бухгалтерия впервые получила ясные данные. Внедрение продолжается — следующий шаг: интеграция со CRM.
Магазин спецодежды, Москва: как навести порядок без остановки продаж
Проблема «до»: менеджеры оформляли заказы, не проверяя остатки. На складе был пересорт, воровство, а инвентаризация проводилась редко и с остановкой работы. Из-за ошибок в комплектации клиенты получали не тот товар или ждали его неделями.
Хотели исправить: сократить ошибки, навести порядок в учёте и перестать терять деньги из-за недостач и пересортов.
Мы сделали:
- внедрили строгий складской учёт;
- провели маркировку товаров;
- настроили систему частичной (плавающей) инвентаризации без остановки работы.
Результат: компания избавилась от пересортов, сократила потери, ускорила комплектацию заказов. Теперь склад работает прозрачно, а инвентаризация проводится регулярно, не мешая продажам.
Буровая компания: контроль запчастей и управление техникой
Проблема «до»: на складе хранились сотни запчастей, но учёт вёлся формально. Что есть в наличии, что вышло из строя, какая деталь подлежит замене — никто точно не знал. Поломка оборудования могла остановить весь проект, потому что нужной детали не находилось в нужный момент.
Хотели исправить: систематизировать учёт, сократить время поиска запчастей, наладить контроль за техникой и минимизировать простои.
Мы сделали:
- внедрили электронную базу запчастей с привязкой к документам и срокам гарантии;
- настроили учёт техники и её жизненного цикла;
- добавили контроль: где использовалась техника, сколько ремонтировалась, кто обслуживал.
Результат: теперь сотрудники могут за секунды узнать, где находится нужная запчасть и сколько у неё осталось гарантии. Руководство видит, какая техника требует ремонта или списания. Это позволило значительно сократить простои и повысить управляемость технопарком.
Геодезическая лаборатория: цифровой учёт оборудования
Проблема «до»: оборудование использовалось разными специалистами, но не было понимания, где оно сейчас, в каком состоянии и кто за него отвечает. В результате техника терялась или выходила из строя без должного обслуживания.
Хотели исправить: нужно было навести порядок: промаркировать оборудование, упростить его выдачу и возврат, сделать контроль прозрачным.
Мы сделали:
- промаркировали всё оборудование QR-кодами;
- создали цифровые паспорта для каждого прибора: дата покупки, состояние, инструкция, история обслуживания;
- связали учёт с внутренней базой сотрудников.
Результат: теперь любой специалист может навести камеру смартфона — и получить полную информацию об устройстве. Выдача и возврат стали быстрыми и точными, потери — минимальными. Оборудование под контролем.
Магазин спецодежды (Москва): контроль остатков без остановки работы
Проблема «до»: склад работал «на глазок»: товары терялись, данные не совпадали с реальностью. Инвентаризация была редкой и сложной, требовала остановки работы. Из-за ошибок в остатках компания теряла деньги.
Хотели исправить: задача — навести порядок в учёте, исключить пересорт и воровство, и при этом не тормозить продажи.
Мы сделали:
- внедрили систему учёта и маркировки товаров;
- организовали регулярную, частичную инвентаризацию без остановки склада;
- добавили контроль за комплектовкой заказов.
Результат: склад стал прозрачным: пересорт ушёл, инвентаризация больше не мешает продажам. Компания сократила потери и улучшила сборку заказов — без остановки бизнеса.
5 признаков, что вам пора автоматизировать склад
- Эксель — ваш главный «складской модуль».
- CRM показывает «100 единиц», а по факту — 0.
- Кладовщик тратит больше часа в день на отчёты.
- Вы не можете отследить, где «зависли» 500 000 ₽.
- Брак или пересортица — ежемесячная головная боль.
Если какая-то проблема попадает в вас — обращайтесь к нам за автоматизацией склада, мы наведём порядок, внедрим товароучётку, автоматизируем процессы. Для этого приходите к нам на консультацию! Или вы можете связаться со мной по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik.
Рекомендуем прочитать:
— Автоматизация управленческого учёта
— Управление складом на 1С
— Грамотное пополнение запасов
— Отрицательные остатки на складе
— Проведение частичной инвентаризации
— Консультации по автоматизации управленческого учёта