Как торговая сеть избавилась от краж и получила почву для аналитики

313 0
  • 9 Июля 2018
Как торговая сеть избавилась от краж и получила почву для аналитики
Андрей — предприниматель из Подмосковья. У него сеть из четырех магазинов садового инвентаря и сервисный центр. Годовой оборот компании — 25 млн рублей, прибыль — 3 млн рублей. Но у Андрея проблемы.
Алексей Баранов

Руководитель проекта

Бизнес ведется вручную и часто наобум. Процессы в компании запутаны, большая роль отведена человеческому фактору. Аналитики практически никакой. В результате, Андрей по полдня бегает решать рутинные вопросы, а когда выделяет время на стратегию, ему не хватает данных, чтобы принять какое-то осмысленное управленческое решение. Бизнес из-за этого топчется на месте и работает сам по себе. Так еще сотрудники растаскивают товар под шумок, а на складе — куча неликвида.


Андрей был словно волк из советской игры — бегает туда-сюда и решает нескончаемые проблемы

Если у вас такие же или похожие проблемы — эта статья для вас. Расскажем, как Андрей потратил на автоматизацию 487 000 рублей и в первый же год окупил ее вдвое. Плюс решил все свои проблемы.

В чем была боль Андрея

Андрей понимал, что ему мешает вести и развивать бизнес, но не знал, как подступиться к решению этих проблем. На консультации мы помогли ему сформулировать цели изменений.

ТМЦ крадутся и теряются на 1,2 млн рублей в год

Непонятно, сервисный центр работает в плюс или в минус

В сервисном центре ремонтируют садовые инструменты и инвентарь. Но там все настолько сумбурно, что Андрей не понимает: зарабатывает СЦ или нет. Мастера заказывают детали у поставщиков, берут что-то со склада, используют расходники — и ничего толком не записывают. В итоге, непонятна себестоимость услуг, да и обстановка, чтобы провести заказ-другой мимо кассы, идеальная.

Нет аналитики бизнеса

Товарный, торговый и финансовый управленческий учет в теории есть, но на практике им невозможно пользоваться. Отчет о результатах финансово-хозяйственной деятельности собирается вручную, на что бухгалтер тратит по полтора часа в день и выдает документ с кривыми данными. Из-за этого у них нет времени на анализ продаж и покупателей. А на складе тем временем лежит неликвидного товара на 1 млн рублей.

У руководителя нет времени на развитие

Работа сети не автоматизирована, учет не предоставляет корректной картины, поэтому управленческие решения принимаются долго и сложно. Руководитель утонул в рутине. Времени на отдых, отпуск и развитие бизнеса не хватает. Разбирательства с товарами и продажами занимает у руководителя по 4 часа ежедневно. В основном, это исправление ошибок в учете — явно не та работа, которой должен заниматься руководитель компании.

Вот эти проблемы и будем решать. Как? Читайте дальше.

В действиях

Сделали схему движения товаров в учете

Начали со схемы движения товаров в учете. Для торгового бизнеса товар — самый главный актив. Его оборачиваемость — фактор успеха, а сохранность — важное условие обеспечения прибыли.

На этом этапе разобрались, как товар попадает на склады от поставщиков, в каком месте и кто осуществляет приемку, как он списывается и какими документами это сопровождается. Заодно подсказали, как лучше организовать приемку товара на точках, чтобы избежать конфликтов с поставщиками и пересортицы. Директор назначил материально-ответственных лиц.

Разработали финансовую модель

Товар без денег — это не бизнес, поэтому следом разработали финансовую модель. Так как у Андрея простой учет, не стали привлекать наших финансистов, а разработали модель вместе с его главбухом.

Также финансовая модель отражает картину взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами — кто, кому и за что должен.

Отдельный учет для сервисного центра

Сервисный центр в компании — это маленький бизнес в бизнесе. Поэтому для него также составили схему движения ТМЦ (запчасти, расходники и так далее) и денег. Собрали финансовые отчеты и увязали их с финансами всей компании.

Предыдущие пункты описывают идеальную модель на бумаге. После этого подбираем методики и программы для ведения учета.

Подбор решения — важнейший этап. От него будет зависеть и стоимость, и рентабельность автоматизации. А самое главное — то, насколько удобно и точно программа будет решать задачи Андрея.

Цель подбора — найти самые простые методики ведения учета, удовлетворяющие схемам движения денег и товаров. Поэтому наши автоматизаторы изучают, как формируются финансы, товары и первичные документы.

Персонал компании будет заносить в 1С документы — и с помощью магии в программе автоматически сформируются торговые и финансовые отчеты. Все должно быть быстро и точно, иначе такая автоматизация будет чемоданом без ручки.

Подобрали учетную программу

Для бизнеса Андрея подошла программа «1С: Управление нашей фирмой». Безо всяких доработок там можно вести все операции, включая сервисный центр. А стоит она дешевле всего, если сравнивать с конкурентами.

Выбрали облачную версию — она позволит подключать дополнительные точки, работать менеджерам дистанционно, а главное, избавиться от обслуживания собственного сервера. Все заботы взял на себя сервис «1С: Фреш».

Автоматизировали торговые точки

Андрей прежде всего хотел, чтобы был учет товаров, денег и покупателей. Но была и дополнительная цель — оптимизировать работу торгового персонала, сделать ее быстрее и более качественной.

Идеально, когда продавцу удобно, программа напоминает ему что сказать и предложить, а учет идет контекстно. Данные с каждой торговой точки будут моментально попадать в центральный офис.

Для точки выбрали ту же самую программу с подключением к центральному серверу в режиме онлайн. Настроили интерфейсы для работы продавцов так, чтобы они быстро и точно выполняли свою работу -— подбирали товар, принимали оплату, пробивали чек.


Пример интерфейса рабочего места кассира

Также внедрили штрихкодирование, чтобы снизить количество ошибок при выборе товара из списка, ускорить пробивание товаров и сократить очереди. А очереди в магазине были реальной проблемой, особенно в пятницу вечером и субботу утром, когда все мчат за город.

В магазине есть мелкий товар, на который штрих-коды не наклеишь. Поэтому рядом с кассой положили листочек с такими штрих-кодами и подписями к ним.

Электронные документы

Большинство поставщиков давно предлагали Андрею безбумажный обмен документами. Мы подключили программу Андрея к системе электронного документооборота «1С-ЭДО», заказали для него электронную подпись и настроили средства криптографической защиты на его рабочем месте, чтобы он мог подписывать электронные документы.

Вот, какие преимущества получил Андрей от электронного документооборота:
Сократилось времени на ввод документов в свою программу. В два клика в программе создаются документы с сотнями позиций товаров — и уже существующих в системе, и новых.
Снизилось количество ошибок, связанных с человеческим фактором.
Не нужно вести бумажный архив, документы не теряются.

Вместе с правильными схемами приемки, электронный документооборот решит проблему несоответствия ситуации в учете и в реальности. Как следствие — сократится количество краж, улучшится торговая аналитика.

Вывели ключевые показатели руководителя

Вишенкой на торте руководителя стала панель индикаторов. Каждое утро руководитель получает 4 ключевых показателя своей сети нарастающим итогом за месяц:

  • Выручку по точкам нарастающим итогом
  • Задолженность перед поставщиками
  • Прибыль компании
  • Выручка по сервис-центру


Если ситуация хорошая — есть время отдохнуть с семьей или поработать со стратегией, а если дела идут под гору — экстренно реагировать. На панели руководителя показатели сравниваются с планом, отклонения сразу видно. Не нужно лезть в большие отчеты, чтобы узнать главные цифры.

Итог

Каждая операция учитывается. Все поступления и отгрузки товаров сопровождаются документами. Документы попадают в учет немедленно. Бардак на складах существенно снизился, а у менеджеров появилась реальная картина по остаткам.

Торговый учет автоматизирован. Каждая продажа и каждый документ заносятся в учет автоматически. Трудозатраты на ведение учета снизились, а точность увеличилась. Ошибок практически нет — товар не путается из-за штрих-кодов, сдача рассчитывается автоматически.

Появилась торговая аналитика. С ее помощью менеджеры анализируют какой товар более оборачиваемый, какой — маржинальный и так далее. Также за год выявили сезоны, когда определенные категории товаров более востребованы.

Все это позволит гибко управлять запасами и работать с поставщиками. Даже время недели и дня с пиками продаж было использовано, чтобы на некоторых точках нанять дополнительных продавцов на пару часов в день.

Аналитика появилась и в сервисном центре. Каждый заказ сопровождается объемом трудозатрат и материалов, рассчитывается его прибыльность. Теперь Андрей видит, что сервисцентр работает в плюс. Стало понятно, ремонт какой техники приносит больше прибыли. Значит, можно сфокусироваться на ее продаже и обслуживании.

И самое главное — свободное время. Руководитель компании, товароведы и финансисты больше не тратят часы рабочего времени на сбор и копание в кривых отчетах. Не нужно пепепроверять все 100 раз и сводить информацию в Экселе. Теперь они больше времени занимаются анализом и оптимизацией деятельности торговой сети.

Стоимость и сроки

Перед началом работы мы спрогнозировали цену и сроки. Они не сошлись с реальностью — и это абсолютно нормально. Обычно так и бывает, потому что автоматизация — это не какая-то конкретная услуга, это процесс. А в процессе всегда появляются неожиданные детали, требования, обстоятельства. Так получилось и в этот раз.

Сроки сдачи работы затянулись на две недели из-за разногласий менеджеров Андрея между собой. Такие отклонения обычно возникают, когда один или каждый руководитель хочет внести свои пять копеек. Или сотрудники занимаются поисками идеала, даже не попробовав. В последнем случае, мы рекомендуем сначала запустить как есть, поработать немного, а если будет недостаточно — внести изменения. Почти всегда бывает достаточно: лучшее — враг хорошего!.

Окупаемость

Нет смысла автоматизировать процессы в бизнесе, если затраты на это в итоге не окупятся. Поэтому мы заранее просчитываем окупаемость и беремся только за те проекты, которые дадут экономический эффект.

Андрей потратил на автоматизацию 487 000 рублей, и уже за первый год заработал на этом 870 000 рублей. Вот, за счет чего ↓

  • Потери ТМЦ сократились на 30%. + 400 000 рублей в год
  • Неликвидные остатки сократились на 20%. + 200 000 рублей в год
  • Снизились трудозатраты бухгалтера на 15%. Зарплата бухгалтера — 30 000 рублей в месяц, поэтому этот пункт дает + 54 000 рублей в год
  • Снизились трудозатраты руководителя на 20%. Его зарплата как директора составляет 90 000 рублей в месяц, поэтому получается + 216 000 рублей в год

Бонусом снизились трудозатраты остальных сотрудников, но их мы не считали.

Результат в цифрах, рентабельность

Окупаемость рассчитывается по формуле = Стоимость / Экономический эффект.

Срок окупаемости = 487 000 / 870 000 в год = 0.56

То есть, автоматизация вернет вложенные в себя средства за счет увеличения прибыли через 5-6 месяцев. Дальше собственник будет получать ежегодно дополнительные 870 000 рублей ежегодно.

Тоже хотите автоматизировать бизнес? Тогда пройдите курс »

Покажите статью друзьям:

Возврат к списку