Журнал
обложка к статье самостоятельная автоматизация

Автоматизация управленческого учёта своими руками

Возможна ли самостоятельная автоматизация управленческого учёта для небольшой торговой точки, проще говоря сельпо, который находится в 20 километрах от города миллионника. Рассказываю историю, как самому автоматизировать учёт.

👋 Привет! Меня зовут Алексей! Я руковожу Интерлогикой, мы автоматизируем управленческий учёт и бизнес-процессы! На консультациях по автоматизации и упручёту я помогаю предпринимателям составить стратегию автоматизации и самостоятельно автоматизировать свой бизнес. Если вам интересно — свяжитесь со мной по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

Краткий ответ — да возможно! Более того, если у вас небольшой бизнес и мало сотрудников, вдобавок нет желания сильно масштабировать компанию, то самостоятельная консультация, будет быстрее и дешевле, чем найм подрядчиков. Впрочем, самостоятельная автоматизация торговли вместе с консультацией специалистов Интерлогики — принесут ещё больше пользы.

Предыстория самостоятельной автоматизации

У Степана был семейный бизнес «сельпо», который вели его родители. Сам Степан к этому бизнесу особого интереса не питал, работал в IT. Со временем пришлось чаще помогать родителям и пришлось заинтересоваться.

Учёт до этого был «тетрадочный», поэтому Степан, как настоящий айтишник, с места карьер сразу полез искать «какой программой заменить тетрадку». Ориентировался на:
  • Простой UX, то есть понятный для того, кто вчера закончил 9 классов, а утром подоил козу.
  • Низкая цена владения и обслуживания.
  • Самостоятельная поддержка.
  • Есть комьюнити.

Сначала нашёл Микроинвест, но затем, спустя два года, всё-таки перелез на 1С.

Шаг назад: вспомнил про цели самостоятельной автоматизации управленческого учёта

Когда Степан возился с настройками, базами данных и конфигурациями Микроинвеста, вспомнил, что проекты делаются немного по-другому.
Собрал цели проекта автоматизации:
  • Убрать воровство ТМЦ.
  • Оптимизировать склад.
  • Получить возможность гибкого управления ценами.
  • Внедрить простую систему лояльности.

Затем, Степан поговорил с сотрудниками, объявил им о внедрении цифрового учёта. Как и ожидалось, не все продавцы обрадовались этому. Точнее сказать, никто не прыгал и не скакал от счастья, но были ещё и те, кто воспринял идёю в штыки, пригрозив уйти: «Или я или учёт!». Степан, естественно, выбрал учёт, но как поклонник бирюзовых организаций — сумел объяснить сотрудникам, как улучшится их жизнь, после появления «компьютера» на рабочем месте. Поэтому «потерял» всего двух сотрудников.

Выгоды от внедрения учёта

  • Сокращение времени поиска цен сотрудником привело к росту месячной выручки на 10%.
  • Исправлено несоответствие цен: продажа товара осуществляется по цене, размещённой администратором в торговом зале.
  • Удалось сократить потери времени при взвешиваниях, поскольку данные с весов напрямую поступали на кассовый аппарат.
  • Было сокращено время обслуживания клиентов, расплачивающихся пластиковыми картами за счёт установки интегрированного терминала.
  • Была осуществлена стандартизация ценников: они стали интуитивно понятными – вся необходимая покупателю информация располагается в определённой зоне. Это повысило лояльность клиентов.
  • Анализ продаж: система даёт возможность оценить движение товаров. В результате администрация имеет чёткое представление о том, какие товары и в каком количестве необходимо заказывать для получения максимальной прибыли.
  • Кассовый аппарат генерирует чек, на котором помимо логотипа компании содержится перечень покупок и их стоимость. Это не только позволило разрешить массу конфликтных ситуаций, но и повысило доверие покупателей.
  • Позже вместо дисплея покупателя был установлен дополнительный монитор, который используется для трансляции рекламных роликов.

Технические нюансы: рабочее место кассира и товароведа

Оборудование брали на Авито и других подобных сайтах. Всё отлично функционирует и обслуживается. Были проблемы с работой кассового аппарата. Инсталляция ПО прошла без видимых ошибок, но после каждой покупки кассовый аппарат надолго зависал. Что тормозило работу и злило всех. Проблема нашлась в дисплее покупателя на RS232, а точнее, в переходнике USB на RS232.

Конкретный список, что Степан сам искал на Авито и прочих подобных ресурсах:
  • 2 ПК и комплектующие к нему, врде памяти и дисков. Получилось найти неплохие «бывшеофисные» компьютеры.
  • Экраны 15" 17".
  • Программируемая клавиатура Posiflex KB6600, обычная клавиатура и мыши.
  • Принтер чеков, который позже заменил на новый из-за 54-ФЗ.
  • Несколько сканеров штрих-кодов.
  • ИБП с мёртвыми аккумуляторами, их позже заменил.
  • Денежный ящик с электрозамком.
  • Весы Cas AP-15 и весы «Масса-К ВПМ-Т 15.2.
  • Терминал.
  • USB-ключ с записанными программами.
  • Роутер.
  • Видеорегистратор Annke и камеры.
  • Куча софта для работы и маркировки.  

Всё оборудование и софт вышло в 92600 рублей. Расходы на поиск, торги, самовывоз — не учитывались. Естественно, не учитывались и расходы на внедрение и тестирование. Например, на поиск того, из-за чего тормозилась продажа (напомню, что из-за переходника USB на RS232) ушло 2 часа. А в целом внедрялось всё 4 месяца.

Комментарий эксперта

Самостоятельная автоматизация управленческого учёта — возможна! Всё упирается в «окупаемость». Если вам прикольно самому искать оборудование на барахолках, ковыряться в комплектующих кассы, чтобы найти «из-за чего виснет», вместо того, чтобы заплатить за несколько часов работы специалиста «под ключ» — то вперёд! Например, в случае Степана, всё вышло в 4 месяца и меньше, чем за 100 000 рублей! Если бы автоматизировался у Интерлогики — сделал бы за месяц, но дороже.


Мы помогаем с автоматизацией бизнеса, бизнес-процессов и управлеченского учёта, приходите к нам на консультацию. Можете позвонить +7 (495) 764 83 81 или  написать в телеграм @Interlogik





Рекомендуем прочитать:
Упручёт в магазине шин
Почему программа лояльности не работает
Подводные камни разработки программы учёта
Когда можно не вести упручёт
— 10 ошибок автоматизации финучёта
Статья Автоматизация