Рассказываю о том, как превратить бесполезные эксельки «образец нормы списания материалов в стоматологии» в работающий инструмент для стоматологии, для расчёта себестоимости, ценообразования и финансового анализа.
👋 Привет, это Алексей! Автор этой статьи, руководитель Интерлогики, главный по проектам автоматизации учёта. Задавайте вопросы мне в телеграме @interlogik, или оставляйте заявку в форме внизу страницы.
К нам регулярно обращаются руководители стоматологий с желанием купить нормы списания материалов. Когда я спрашиваю: «А зачем вам чужие нормы списания?», то получаю ответ? что-то вроде: «Хотим списывать автоматически, по нормам! У нас не сходятся финансы, нужно знать себестоимость, материал уходит бесконтрольно, не можем найти потери». Иногда отвечают: «Хотим наладить ценообразование, так как работаем „вроде в убыток„».
С чужими нормами главное правило — «Не навреди себе!»
Каждой клинике свои нормы
В разных клиниках используется разный материал от разных поставщиков. Безусловно, некоторые материалы, расходники и инструменты представляют из себя аналоги, а некоторые – нет. Номенклатура средней клиники может состоять из десяти тысяч позиций. Допустим, вы получили чьи-то нормы списания — это такая большая таблица, в которой прописано, что каждой услуге соответствует расход материала Х, У и тому подобное в таком-то количестве... У вас, вместо Х и У аналоги Х1 и У1. То есть нужно сопоставить свои 10000 материалов тем, которые прописаны в таблице.
Обычно этим делом занимают одного из докторов клиники. Он должен знать материалы, которые прописаны в чужих нормах. Суметь соотнести материалы, с которыми не работал, со своими. Никто не знает, какой нормальный расход, такой же, как и у наших? Чтобы навести видимый порядок в таблице, может потребоваться несколько недель! Здесь могут начаться трения с исполнителем, и в нашей практике мы это постоянно видим, как на этом этапе начинаются проблемы: появляются ошибки, исполнитель срывает дедлайны. Доверить проверку таблицы на аналоги администратору или старшей сестре — нельзя, они недостаточно хорошо разбираются.
С услугами не легче. В средней клинике их около 300. И в таблице их около 400. И вам, вы таки не поверите, нужно сопоставить все услуги из таблицы с вашими. То есть взять вашу услугу, найти такую же в таблице и переименовать. Тут тоже нужно подключить компетентного доктора.
Работа не столько сложная, сколько нудная. Обычно на ней ломаются все начинания по внедрению норм списания в свою клинику. Но это не самое страшное, самое страшное, что это Сизифов труд. Это вам не поможет, читайте далее почему.
Обычно этим делом занимают одного из докторов клиники. Он должен знать материалы, которые прописаны в чужих нормах. Суметь соотнести материалы, с которыми не работал, со своими. Никто не знает, какой нормальный расход, такой же, как и у наших? Чтобы навести видимый порядок в таблице, может потребоваться несколько недель! Здесь могут начаться трения с исполнителем, и в нашей практике мы это постоянно видим, как на этом этапе начинаются проблемы: появляются ошибки, исполнитель срывает дедлайны. Доверить проверку таблицы на аналоги администратору или старшей сестре — нельзя, они недостаточно хорошо разбираются.
С услугами не легче. В средней клинике их около 300. И в таблице их около 400. И вам, вы таки не поверите, нужно сопоставить все услуги из таблицы с вашими. То есть взять вашу услугу, найти такую же в таблице и переименовать. Тут тоже нужно подключить компетентного доктора.
Работа не столько сложная, сколько нудная. Обычно на ней ломаются все начинания по внедрению норм списания в свою клинику. Но это не самое страшное, самое страшное, что это Сизифов труд. Это вам не поможет, читайте далее почему.
Чем опасно желание «хотим списывать по нормам»
Обычно желание списывать по нормам появляется из-за того, что хочется:
Есть такое понятие — план-факт анализ себестоимости. Он поможет разобраться, кто из докторов неправильно расходует материалы: расходует больше, чем положено по принятой технике; халтурит и использует меньше, из-за чего страдает качество; выносит и так далее. Ещё план-факт необходим, чтобы понять, какие услуги выгоднее для клиники, а какие нет.
Нормы списания — это плановая информация о себестоимости. То есть сколько средний сферический доктор в средней сферической клинике списывает материалов на услугу Х. А вы работаете в вашей клинике, с вашими докторами и хотите знать свою фактическую себестоимость.
Для бизнеса ценно именно сравнение плана и факта.
- считать себестоимость услуг;
- проверить финансы, так как они не сходятся;
- выяснить потери материалов, так как нет чёткого понимания.
Есть такое понятие — план-факт анализ себестоимости. Он поможет разобраться, кто из докторов неправильно расходует материалы: расходует больше, чем положено по принятой технике; халтурит и использует меньше, из-за чего страдает качество; выносит и так далее. Ещё план-факт необходим, чтобы понять, какие услуги выгоднее для клиники, а какие нет.
Нормы списания — это плановая информация о себестоимости. То есть сколько средний сферический доктор в средней сферической клинике списывает материалов на услугу Х. А вы работаете в вашей клинике, с вашими докторами и хотите знать свою фактическую себестоимость.
Для бизнеса ценно именно сравнение плана и факта.
Допустим, вы достали чьи-то нормы. Успешно переименовали материалы. Даже настроили их в программе. После какого-то процесса материалы списываются автоматически. Стоматолог проводит клиенту операцию Х, а программа автоматически отнимает плановое количество материалов по заранее настроенным формулам. Со стороны кажется, что всё работает. Вы в реальном времени видите, как в программе уменьшаются остатки на складе после каждого клиента. Но это всё фикция. На самом деле вы видите плановый расход, который, на самом деле, может и для другой клиники не работал. Подождите пару недель, проведите инвентаризацию склада, и скорее всего, у вас ничего не сойдётся. Всё что вы видели — это были теоретические списания, плановые показатели, и по ним рассчитывалась плановая себестоимость. А нам нужны-то фактические данные!
Поэтому, если использовать нормы списания, то их нужно только создавать. Чужие образцы и шаблоны норм списаний вам не помогут. На реальных данных появится себестоимость, финансовые отчёты, потери материалов и ценообразование.
Поэтому, если использовать нормы списания, то их нужно только создавать. Чужие образцы и шаблоны норм списаний вам не помогут. На реальных данных появится себестоимость, финансовые отчёты, потери материалов и ценообразование.
Хотим настроить ценообразование
В стоматологии себестоимость, конечно же, влияет на ценообразование. В том смысле, что если цена всех услуг ниже себестоимости — вы точно работаете в минус.
Но по нашему 20 летнему опыту автоматизации управленческого учёта и более 10 лет работы со стоматологии, мы можем уверенно утверждать, что дыры в финансах возникают из-за:
Этих данных нельзя увидеть в отчёте по себестоимости, если просто списывать материалы по образцам и шаблонам. Пожирателей прибыли вы сможете разглядеть только при фактическом списании материалов и оцифрованном учёте финансов: ДДС, ОПИУ.
Но по нашему 20 летнему опыту автоматизации управленческого учёта и более 10 лет работы со стоматологии, мы можем уверенно утверждать, что дыры в финансах возникают из-за:
- потерь,
- краж материалов,
- неликвидов на складе,
- раздутых косвенных издержек.
Этих данных нельзя увидеть в отчёте по себестоимости, если просто списывать материалы по образцам и шаблонам. Пожирателей прибыли вы сможете разглядеть только при фактическом списании материалов и оцифрованном учёте финансов: ДДС, ОПИУ.
Ценообразование в стоматологии больше зависит от соседей, маркетинга и продукта
Ценообразование в стоматологии зависит от рыночных факторов: поведения соседей, конкурентных клиник, маркетинга, продукта, чем от реальной себестоимости материалов. Себестоимость, безусловно, вам поможет не работать в минус, вычислять недобросовестных работников, управлять услугами клиники. Но поможет только фактическая себестоимость, а не плановая. Как её рассчитать, читайте далее...
Реальная стратегия, которая вам поможет
В первую очередь настраиваем учёт материалов.
Фактическое списание материалов — залог правдивой информации во всех отчётов. Чтобы не перегружать докторов детальным списанием каждой десятой грамма материала на каждого клиента, у нас есть хитрый план — списываем на кабинет или врача и по группам. Это не покажет себестоимость приёма каждого «Василия Васильевича», но сколько в среднем тратит доктор А и Б и какая себестоимость услуг Х и У вы увидите. То что нам и нужно!
Используем горизонтальный анализ вместо вертикального. То есть сравниваем списание материалов и ФОТ не с абстрактными нормами из сферических больниц конкурентов, а фактические нормы между своими докторами. Выделяем наиболее экономных докторов, привлекаем наиболее безалаберных.
Фактическое списание материалов — залог правдивой информации во всех отчётов. Чтобы не перегружать докторов детальным списанием каждой десятой грамма материала на каждого клиента, у нас есть хитрый план — списываем на кабинет или врача и по группам. Это не покажет себестоимость приёма каждого «Василия Васильевича», но сколько в среднем тратит доктор А и Б и какая себестоимость услуг Х и У вы увидите. То что нам и нужно!
Используем горизонтальный анализ вместо вертикального. То есть сравниваем списание материалов и ФОТ не с абстрактными нормами из сферических больниц конкурентов, а фактические нормы между своими докторами. Выделяем наиболее экономных докторов, привлекаем наиболее безалаберных.
Учёт дорогостоящего материала — требует внимания!
Дорогостоящие материалы требуют особого внимания. Импланты, виниры, брекеты и тому подобное в чеке весят прилично. Их будем списывать на каждый конкретный приём.
Такая простая стратегия даст ответы на все ваши финансовые вопросы и сократит трудозатраты персонала клиники!
Такая простая стратегия даст ответы на все ваши финансовые вопросы и сократит трудозатраты персонала клиники!
Для наведения порядка в учёте материалов стоматологии оставляйте заявку внизу страницы, или звоните на телефон: +7 (495) 764 83 81, или пишите в телеграм @interlogik
Рекомендую для чтения следующие статьи:
— Увеличиваем продажи с помощью аналитики продаж
— Автоматизируем ценообразование в стоматологии
— Воронка продаж в стоматологии
— Нормы списания материалов в стоматологии фактический опыт
— Ценообразование услуг в стоматологии
— Автоматизируем технологические карты в стоматологии
— Автоматизируем склад в стоматологии
— Увеличиваем продажи с помощью аналитики продаж
— Автоматизируем ценообразование в стоматологии
— Воронка продаж в стоматологии
— Нормы списания материалов в стоматологии фактический опыт
— Ценообразование услуг в стоматологии
— Автоматизируем технологические карты в стоматологии
— Автоматизируем склад в стоматологии