Что такое и зачем нужен план-фактный анализ продаж? Как он проводится? И при чём тут автоматизация учёта? Разбираемся с этими вопросами по полной.
👋Привет, это Алексей Баранов! Я отвечаю за стратегию автоматизации управленческого учёта и бизнес-процессов. А ещё я провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik
Что такое план-фактный анализ продаж
План-фактный анализ — это поиск отклонений для поиска возможностей развития компании! Загнули с формулировкой, да?В общем, любой план-фактный анализ — это сбор в одну таблицу показателей, которые запланировали в начале периода, сбор фактических данных и попытка разобраться, почему взялись отклонения и что с этим можно сделать. Соответственно, план-фактный анализ продаж — изучает отклонения плановых цифр от реальных в разрезе отдела продаж.
Ключевое в этом анализе:
- проводить регулярно,
- обнаруживать отклонения,
- искать ответы «почему это произошло».
С одной стороны, тут всё просто: сиди и собирай в таблицу планы, фактические данные и ищи ответы. Скажем, запланировали продать 1000 буханок хлеба, а продали 900. Нужно разобраться — отклонение в 100 буханок, это много? Это отклонения нужно игнорировать? Пора бить тревогу и менять стратегию? А сколько нам нужно вложить ресурсов, чтобы в следующем месяце продать 3000 буханок?
Но, именно в простоте скрыт дьявол! Собрать таблицу — весьма непросто, особенно когда нет никакой автоматизации и нет порядка в учёте! Собственно, Интерлогика специализируется на наведении порядке, настройке данных для отчётов. Если вам такое нужно или нужно настроить отчёт — обращайтесь к нашим методистам!
Зачем проводить план-фактный анализ продаж
Анализ нужен для развития компании.План-фактный анализ продаж проводит собственник, РОП, финдиректор. В 8 случаях из 10 — это делается для контроля показателей, просто чтобы сдать отчёт. Если у собственника, РОПа, финдиректора есть аналитические способности, то они смогут найти подходящие управленческие решения.
Иногда, на предприятиях ставят KPI наобум, а могли бы воспользоваться нашим опытом внедрения KPI. При этом никто из тех, кто контролирует показатели, не могут ответить:
- почему план продаж не выполнен (или перевыполнен);
- какие товары лучше всего проводились (да-да, элементарные ABC и XYZ-отчёты);
- что нужно сделать, чтобы выполнить план в следующем периоде.
Недостаточно просто поставить план «1000 буханок».
Во-первых, он должен быть обоснован! Например, если вы до этого каждый месяц наращивали план потихоньку, скажем, в феврале продали 860 буханок, в марте 950, то на апрель можно ставить 1050 или чуть больше. Но если рост был на 1%, скажем в феврале 860, в марте 869, то поставив 1000 буханок на апрель — покажете себя, как неумелого менеджера. За исключением случаев, если до этого все сотрудники бездельничали и при должной нагрузке смогут выполнить план продаж.
Во-вторых, план продаж необходимо контролировать на каждом этапе: склад должен закупить и привести необходимое количество ресурсов, отдел производства должен успеть выпустить эту продукцию и так далее. Всё это надо согласовать друг с другом и подружить. Интерлогика, кстати, и здесь помогает, приходите на консультацию!
Программы для анализа
Анализ начинается со сбора данных. Причём глубина сбора данных различается, в зависимости от бизнеса, упрощённо — на начальном этапе развития, можно собирать лишь поверхностные данные, скажем «буханка хлеба», позже потребуются более глубокие показатели, вроде «кто чаще покупает черную буханку хлеба М или Ж», они называются разрезами.В целом, существуют множество программ, которые вам помогут. Можно даже на кассах Атол собирать данные продаж, но без 1С хорошей аналитики не будет.
Конкретный выбор программы зависит от целей сбора и аналитики? Анализ продаж? Товарооборота? ABC-ZYZ-анализ? Узнать себестоимость продаж?
Отчёт план-фактный анализ продаж в 1С
Отчёт покажет таблицу, где можно сравнить запланированные цифры продаж с реальными. Он весьма гибкий, в нём есть:
- отдел, ФИО менеджера;
- номенклатура;
- плановая и фактическая сумма регулярных продаж;
- % отклонения;
- плановая и фактическая сумма новых продаж;
- % отклонения.
Визуализация данных в дашборд
При необходимости отчёт отдела продаж можно сделать автоматическим. Он будет регулярно обновляться, и ключевые показатели ежедневно будут приходить руководителю на почту. За годы работы мы убедились, что простое ежедневное письмо с ключевыми показателями, работает в разы лучше, чем супер-визуализация со свистелками. Но такой дашборд тоже можем построить, если вдруг будет такой запрос.
👉 Обращайтесь к нам, если вам нужна автоматизация план-фактного анализа и создание единого дашборда! Для этого оставьте заявку на консультацию, или сразу свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik
Дополнительное чтение
— Как мы внедряли KPI
— Автоматизация отчетности и внедрение дашбордов
— Консультации по автоматизации управленческого учёта