Как определить готовность компании к внедрению панелей индикаторов?

По просьбам заказчиков, интересующихся внедрением наших панелей индикаторов (правильнее будет сказать ваших), я решил набросать небольшую памятку на тему того, что необходимо продумать до развертывания самой системы.
Система очень простая сама по себе и ее запуск «из коробки» на предприятии занимает 2-3 часа. Однако, она накладывает управленческие и организационные требования на компанию. А вот эти организационные изменения и управленческие решения уже требуют менеджеров подумать и занимают время. Вы, конечно, можете воспользоваться нашей помощью.

При внедрении мы подключаем своих или ваших оргпроектантов, консультантов по управлению и финансистов, чтобы результат в наибольшей степени удовлетворял заказчика. Однако многие руководители предпочитают самостоятельно прорешать обозначенные упр.вопросы. Особенно это актуально для малого бизнеса, где все процессы на виду у собственника, уровней управления немного, а до сотрудников можно дотянуться рукой. В общем, пару дней подумать и можно запускать рост в стратосферу!

Итак, что необходимо продумать и определить заранее в компании, решившей взять курс на динамичный рост и разгрузить собственников от ежедневной головной боли и ситуаций «.опа в мыле».

1. ЖЕЛАНИЕ УПРАВЛЯТЬ БИЗНЕСОМ РАССЛАБЛЕННО, «БЕЗ РЫВКОВ»

Это самый главный эффект, достигаемый при внедрении панелей. Инструмент связывает стратегию (в малом бизнесе можно сказать задумку) собственников со всей командой. Указывает путь и дает в руку компас, чтобы никто не потерялся. Вы должны буквально желать развития для своего бизнеса и сокращения собственных трудозатрат. Во всяком случае — повышения их эффективности.

Цитирую труд Яккерсона: «Если бизнес не жаждет информации и не интересуется способами отслеживания и управления эффективностью, проект не сможет выжить среди сильных потоков и течений, которые уже унесли в открытое море множество других технологических проектов».

Если у вас есть такое желание — главный барьер пройден.
Составим правильный план автоматизации
За два часа наметим цели, составим план действий, объясним как контролировать и управлять автоматизацией

2. НАЛИЧИЕ У БИЗНЕСА СТРАТЕГИЧЕСКОЙ ЦЕЛИ

Собственно, ссылаясь на предыдущий тезис: а куда пойдем? Помнится, я работал в крупной государственной компании, в которой все куда-то стремились, бежали быстро и вовлеченно, но, как оказывалось, без главной цели. А следовательно - уставали и выкладывались, бегая по кругу. В бизнесе так не получится, т.к. у собственника закончатся деньги и он будет вынужден прикрыть лавочку. Вы решили, куда и как будет стремиться ваш бизнес, пока вы подбираете возможности на лазурном пляже?

Напоминаю, что светила бизнес-науки говорят о стратегии: это то куда мы (компания) идем? Зачем мы туда идем? И как конкретно придем? Желательно иметь хотя бы приблизительные (стратегические) ответы на каждый вопрос.

Если стратегия (или замысел для малого бизнеса) есть — второй звуковой барьер пройден.

3. НАЛИЧИЕ В ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ СБАЛАНСИРОВАННЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ

Уже писал материалы как и зачем это все помогало нам и нашим заказчиком, поэтому просто оставлю здесь: «Как мы внедряли kpi»
Здесь же расскажу в двух словах о требованиях к показателям.

Показатели, а особенно те, что вы собираетесь мониторить не должны быть избыточными и тем более дублировать друг друга у одной роли. Чем больше показателей вы отслеживаете ежедневно, тем больше рассеивается фокус на каждом. Выбирайте самые важные, не более 5! Выделите самую суть. Когда вы поработайте со своей панелью, высока вероятность, что вы измените фокус на другие значения. Обычно это происходит через 1-2 месяца использования. Это связано с тем, что вы достигли плана, а бывает, что поняли неэффективность отслеживания конкретного показателя.

Используйте для мониторинга только те показатели, значения которых вспомните прямо сейчас — они будут для вас самыми основными!

Для создания сбалансированной системы показателей KPI на всех уровнях необходимо опираться на знания линейных менеджеров — они лучше собственников обычно владеют ситуацией «на земле». Цитата из книги: «Менеджеры среднего уровня часто знают, какие показатели будут работать, а какие нет, какие данные являются доступными для формирования показателей и на каких иерархических уровнях в организации имеет смысл развертывать сбалансированные системы показателей».

4. НАЛИЧИЕ У НАПРАВЛЕНИЙ (ОТДЕЛОВ), МЕНЕДЖЕРОВ И СОТРУДНИКОВ ПЛАНОВ
ПО ПОКАЗАТЕЛЯМ НА ПЕРИОД

Понятен ли конкретный показатель сотруднику, который его отслеживает? То есть, понимает ли он откуда берутся эти цифры, как математически и организационно они получаются? Если вы заставите кладовщика отслеживать выручку, то очевидно, что он не понимает даже, как она формируется. Зато повлиять на количество ежедневных или месячных отгрузок со склада он вполне способен.

Может ли сотрудник до внедрения панели индикаторов рассчитать текущее значение каждого своего показателя? Сравнить его с планом? Это вопрос важен, чтобы не смешивать мух с котлетами. Если сейчас сотрудники ничего не знают об одном или всех своих показателях, то получение эффекта от внедрения затянется, а результат перемешается с вашей управленческой борьбой за стимулирование персонала.

Реально ли влияние сотрудника на поставленные ему планы или он, как пассажир Титаника плывет к своему айсбергу, не зная даже, где находится штурвал.

Достижимо ли плановое значение в обозримом будущем? Слишком завышенные планы демотивируют, впрочем, как и легко достижимые. А демотивированный капитан бросает штурвал, снимает фуражку и садится вместе с пассажирами в спасательную шлюпку.

5. СИНЕРГИЯ СОТРУДНИКОВ СТРАТЕГИЧЕСКОГО, УПРАВЛЕНЧЕСКОГО И ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО ЗВЕНА

Во всяком случае тех уровней, которым будут внедряться панели. Если же собственник принял решение внедрять инструмент только себе — то обязательно наличие синергии с самим собой). Я не шучу, а имею в виду согласование целей и действий. Зачастую бывает так, что планов громадье, а с дивана (пляжного кресла) встать не получается.

Возвращаясь к целеполаганию, когда вы приняли решение внедрять панель индикаторов каждому сотруднику (а именно это вызывает наибольший положительный эффект для бизнеса), я рекомендую переговорить с каждым. Определить насколько он мотивирован, насколько он понимает и верит в своё влияние на успех общего дела. Именно верит! Как учит Адизес в своих книгах — вера сотрудника в дело это то, что нужно создавать в первую очередь. Когда вы нашли, что ваши люди с вами и они готовы - внедряйте панели — Коллектив поможет! Снова цитирую книгу: «Для успеха развертывания панелей индикаторов необходимо поддержка менеджеров среднего уровня. Эта группа определяет успех или неудачу развертывания панели индикаторов больше, чем какая-либо иная. Эти менеджеры трансформируют стратегические цели и задачи в инициативы, показатели и бюджеты для управления в своих областях. Для персонала их слова и действия служат сигналами о том, надо ли серьезно относиться к руководящим указаниям или нет. Если они не желают вступать в партнерство или, хуже того, активно саботируют проект, он не может оказаться успешным».

6. ИТ-ИНФРАСТРУКТУРА, ПРОНИЗЫВАЮЩАЯ ВСЕ ТЕ УРОВНИ, ДАННЫЕ НА КОТОРЫХ ВЫ НАМЕРЕНЫ МОНИТОРИТЬ

Здесь же стоит сказать пару слов о вашей технической поддержке. Традиционно, при внедрении нашего коробочного продукта панели индикаторов (dashboards) мы опираемся на ваших специалистов по 1С. В крайнем случае, или на сложных участках, если ваши ребята не справляются — мы подключаем своих. Чтобы процесс прошел самым быстрым и наименее трудозатратным способом вы должны оказать своим подрядчикам по ИТ содействие, поддержать их на каждом этапе.

Цитирую теорию: «Если отношения между бизнес-пользователями и технической группой напряженные, если они смотрят друг на друга с недоверием и сарказмом, то шансы на успех проекта развертывания панели индикаторов минимальны. Поэтому один из залогов успеха – это достижение полного согласия между специалистами по бизнесу и специалистами по информационным технологиям». Наиболее ответственный участок во внедрении — подбор необходимых данных из вашей 1С-ки для отображения сотрудникам. Здесь придется поколдовать, хотя, создавая коробочный продукт, наш коллектив решил большинство сложностей на стадии разработки.

Также хочу заметить, что для попадания данных к вам на стол каждое утро (в телефон конечно, а не на стол), необходимо, чтобы эти данные были в вашей 1С. Более того, попадали туда автоматически: консолидировались из различных данных со многих участвующих участков. Собственно над эти и колдует обычно ваша и наша ИТ команда, создавая вам инфраструктуру (слово-то какое) поддержки учета.

По моему опыту внедрения панелей индикаторов (dashboards), все это занимает не более 2-4 часов вместе с консультациями, даже не отрывая персонал компании от работы.

Автор статьи: Алексей Баранов
Основатель Интерлогики, стратег автоматизации
Опубликовано: 20 Сентября 2017
Поделитесь этой статьёй с друзьями
Составим правильный план автоматизации
За два часа наметим цели, составим план действий, объясним как контролировать и управлять автоматизацией
Made on
Tilda