Может ли автоматизация быть бюджетной

В общем смысле — это некоторый набор действий, который позволяет освободить человеческие ресурсы от выполнения определенных задач, как правило, рутинных и однообразных, и переложить их выполнение на определенный механизм. В современном мире – это, как правило, компьютер и программные алгоритмы, позволяющие при правильной настройке выполнять многие задачи, которые до этого мог выполнять только человек. Говоря простым языком, автоматизация — это не что-то необъяснимое и требующее огромных затрат, а всего лишь процесс подбора и подготовки оборудования и программного обеспечения для эффективного решения задач конкретной организации.

Даже пришедшие на смену бумаге и ручке простейший текстовый редактор и самый дешёвый принтер, могут в разы повысить эффективность работы персонала, а вот покупка дорогостоящего мощного компьютера сотруднику, который печатает со скоростью 5 слов в минуту — это просто «деньги на ветер», как печатал страницу в день, так и будет печатать.

Еще один момент, не связанный со стоимостью и понятностью решения: я заметил, что люди не хотят автоматизировать многие процессы, так как боятся попасть в зависимость от технологий, в которых они не разбираются на профессиональном уровне. Логика такая: «Раньше сотрудник знал формулу, все это руками считал, от интернета и электроэнергии не зависел, а теперь он одну кнопку на сайте будет жать и получать готовую цифру, забудет, как руками считать. А если интернет отключат? Как мы эти данные получим?»

Мне это кажется, как минимум странным: это как отказаться от надежного автомобиля в пользу ненадежного, чтобы, из-за отсутствия ежедневных поломок, не растерять навыки самостоятельного ремонта. Кроме того, есть источники бесперебойного питания, можно реализовать недорогую схему резервного интернета, в общем, подстраховаться. А вот как вы подстрахуетесь от случайной ошибки при расчётах, сделанных вашим сотрудником? Назначите ответственное лицо, которое будет всё перепроверять, делая повторно ту же самую работу?

В качестве ответа приведу пример из нашей практики:
Есть крупная торговая сеть, где продавцы, при некоторых сделках, должны высылать сканы определенных документов в офис. Когда всё проходит в штатном режиме, эти документы никому не нужны, но, когда возникают спорные ситуации, сканы документов становятся критически важными. Причем понадобиться они могут и спустя месяц после совершения сделки.

Планировалось, что продавцы будут высылать сканы документов в бухгалтерию в конце рабочего дня. Но возникла проблема: продавцы часто забывают отправить документы, поскольку документы нужны не «здесь и сейчас». Выяснялось это слишком поздно — найти нужные сканы на компьютере продавцов часто не удавалось.

Тогда компания назначила человека, который, параллельно со своими основными обязанностями, ежедневно сортировал эти документы и нес ответственность за их хранение. И опять возникла проблема: документы сканируются не всегда, за день их может и не быть. Как узнать: сканов не было или в магазине забыли их отправить? Как выяснить, что отправлены все сканы, а не часть из них? И кто будет контролировать ответственное лицо? Ведь это тоже живой человек, он тоже может ошибиться, забыть, подойти к обязанностям халатно.

Так в компании появился целый процесс с кучей участников, с ответственным лицом, системой контроля, регламентами, штрафами. Суммарно всеми участниками на него тратилось несколько часов в день, а сканы документов продолжали теряться.

Мы разработали и внедрили довольно простое решение, которое свело весь этот процесс к нажатию продавцом кнопки «сканировать». После этого, документы автоматически попадают в доступную бухгалтерии папку, после чего автоматически сортируются по заданным заказчиком параметрам (название магазина, дата создания).

Итог: документы больше не теряются, а поиск нужного скана за любую дату стал интуитивно понятным процессом, занимающим от силы пару минут.

Разработка и внедрение данного решения обошлась всего в 5 000 рублей. Много это или мало, каждый решает сам, но за эту скромную стоимость заказчик не просто получил надежный и удобный механизм работы, он, по сути, упразднил целый бизнес процесс.