Настраиваем учет на небольшом предприятии или как вести учет в маленьком сервисном центре

Первое, что мы сделали — сформировали видение результатов нашей работы, наши цели:
— в едином отчете контролировать расчет прибыли заказа покупателя по всем составляющим сметы или иными словами понимать себестоимость заказа;
— получать расчет прибыльности\доходности бизнеса в целом;
— влиять на мотивацию менеджеров, на основании показателей прибыли;
— оперативно понимать ситуацию по заказу и управлять ею.

Расскажу, как мы настроили единый отчет, для контроля расчета прибыли заказа

Я проанализировал учет предприятия: анализ основных показателей доходов и расходов, отражение операций по ним в учетных системах, их взаимосвязь для построения отчетности.

Основной единицей «продукции» является выполнение заказа покупателя — от закупки оборудования до его монтажа. Мы вместе с Ольгой составили схему участка, для последующего разбиения на операции учета.

Таблица ниже является калькуляцией (сметой) конкретного заказа. При этом, часть сумм в ней являются розничными стоимостями для покупателя, а значит себестоимость по этим пунктам в этом документе не отражена и прибыль/маржинальность по этим цифрам не получить.

Еще в ней указаны плановые значения доходов и расходов на выполнение заказа. Фактические же затраты могут быть иными, поэтому их необходимо как-то отразить для расчета прибыли.

Для чего это надо? Все просто: если представить процесс выполнения заказа покупателя как единый продукт (сложить вместе расходы на материалы, работу и накладные издержки), то учет всех его затрат — это себестоимость этого продукта.

А зная себестоимость продукта, мы можем подсчитать прибыль по каждому заказу. Появляется возможность регулировать прибыль по заказу: увелить наценку, снизить затраты, или внести дополнительную ценность.

Еще одной проблемой в бизнесе Ольги было то, что учет основного процесса деятельности предприятия ведется в разных учетных системах, не связанных друг с другом. Товары и материалы в одной, счета и накладные в другой, а финансы, вообще, в третьей. Трудозатратно сводить результаты для расчета прибыли!

На предприятии работали, как минимум, 4 системы учета деятельности:
— 1С Предприятие;
— Мой склад;
— Клиент-банк;
— Плановая калькуляция заказа в экселе, с элементами фактических затрат.

Допустим, посчитать один раз — не проблема, а если необходимо посмотреть ситуацию оперативно после внесения очередного расхода на заказ или изменения стоимости одной из составляющих? Это же куча времени! А как будем бигдату собирать, чтобы управлять маркетингом, затратами, закупками? Да так: никак.

Также, некоторые операции, напрямую влияющие на себестоимость (например, доставка оборудования от поставщика сторонней компанией) не учитывались в себестоимости товара, хотя их нужно отнести на себестоимость как транспортно-заготовительные расходы.

Обобщенно, все выявленные проблемы в ходе анализа выглядели так:
— невозможно посчитать прибыльность заказа (разницу между продажной стоимостью и затратами по заказу), так как данные находятся в разных системах и сводить нужно их вручную;
— нет учета некоторых затрат, влияющих на прибыльность,;
— невозможно подсчитать прибыльность предприятия в целом (отчет по доходам и расходам по предприятию),;
— нет оперативной информации по дебиторской/кредиторской задолженности (из-за оформления документов в разных средствах учета, неплохо бы автоматизировать работу с дебиторкой);
— нет оперативной информации по движению денежных средств (касса, банк, подотчетники)

Я предложил Ольге консолидировать учет в единой системе, для получения необходимых отчетов и сокращения трудозатрат персонала:

• вести учет продаж, учет затрат по входящим услугам, учет ТМЦ и учет денежных средств в 1С Предприятие, для этого нам понадобится:
• перенести учет по материалам/товарам из Мой склад в 1С
• организовать учет наличных ден.средств по кассе в 1С
• организовать учет безналичных ден.средств банка в 1С (интеграция с клиент банком)
• организовать полный учет затрат по заказам (услуги подрядчиков, заработная плата рабочих, прочие расходы) и предприятию
• использовать для расчета прибыльности заказа отчет Доходы и расходы по заказам/предприятию
• использовать вместо калькуляции (сметы) в Экселе документ Заказ в 1С: Предприятие для составления плановой сметы

Основным участком нашей работы стало моделирование и создание удобного способа составления сметы по работам/товарам/материалам в программе, с последующим отражением фактических затрат по этому документу!

Для отражения всех составляющих заказа мы с командой решили использовать документ «заказ-наряд» — он позволяет отгрузить товары покупателю, себестоимость которых была учтена при поступлении. В нем можно указать работы, в составе которых могут быть списаны материалы при их выполнении и затраты, пошедшие на заработную плату работникам.

Да, пришлось немного его доработать под нужды Ольги: где-то в интерфейсе было неудобно набирать состав спецификации по работе, где-то необходимо видеть плановые суммы, где-то, наоборот, нужно было их скрыть.

Причем, фактически поступающие затраты от подрядчиков указываются во входящих документах «поступление услуг», с указанием на какой «заказ-наряд» они поступают. После внесении всех затрат, появляется возможность увидеть прибыль по заказу.

Себестоимость товаров, материалов и величина зарплаты работникам входят в строку Себестоимость продаж.

Так мы добились наглядной картинки по прибыльности всех заказов на предприятии.

Когда это все окупится?

У читателя может возникнуть вопрос: «А сколько это стоит?». Гораздо интереснее вопрос: «Когда это все окупится!».

Посчитаем окупаемость инвестиций в учет, через стоимость высвобождаемого времени персонала и сокращение расходов на ИТ инфраструктуру.

1. Ранее я упоминал, что из-за децентрализации учета кому-то приходилось учитывать одинаковые операции в нескольких системах. В реальности этот кто-то — это менеджер заказчика с зарплатой в 55 000 рублей в месяц.

Берем одну операцию - ввод документа поступления товаров.
На нее в среднем, тратиться до 5 минут. Документооборот небольшой, поэтому в месяц вводится до 10 таких документов — вроде бы мелочь. Берем 55 000 рублей и делим на 160 рабочих часов одного человека в месяц, затем делим на 60 минут и умножаем на 5 минут и умножаем на 10 документов в месяц. Получается, порядка 3 500 рублей в год стоит ведение двойной операции в учете.

Мы таких операций из двойного учета исключили порядка 10 штук. А значит стоимость высвобождаемого времени персонала составит 35 000 рублей в год только за счет исключения отражения двойных операций в учете.

Это означает, что если проект автоматизации учета стоит 70 000 рублей, то он окупиться уже в течении 2-х лет за счет вышеописанного момента, а таких моментов намного больше.

2. Есть и второй эффект — сокращение расходов на содержание ИТ. Звучит сложно, но на самом деле все просто. Ольге больше не понадобилась одна из программ для ведения учета, и она отказалась от ее использования. Программа работала в режиме сервиса и подписка стоила 3 000 рублей в месяц. В год стоимость составляла 36 000 рублей. Если сложить с предыдущим моментом, то окупаемость проекта автоматизации наступает уже через год.

Теперь Ольга думает каким образом реинвестировать высвободившиеся «средства» в пользу своего предприятия.

Если вам нужно сделать что-то подобное, обращайтесь к нам на консультацию по автоматизации бизнеса, мы с радостью поможем!