Кому на самом деле нужны панели индикаторов?

История первая — про Сизифов труд. Предприниматель Сергей занимается общепитом — владеет сетью небольших кофеен с очень вкусным кофе и еще более вкусными пирожками.

Пальчики оближешь — это про него. Говорили с ним про панели индикаторов — сотрудничаем давно и я решил обсудить с ним эту идею. Идея бесспорно практичная - получать каждое утро сводку за прошлый день, за текущий месяц, в сравнении с планом, по основным показателям — кто же откажется?

Сергей в бизнесе уже 20 лет, — понимает, зачем это нужно. Он рассказал мне, что уже лет 10 пользуется такой технологией. Внимание! Каждое утро заместитель бухгалтера формирует ему в течение получаса детальный отчет о показателях предыдущего дня и нарастающим итогом за месяц, все это в сравнении с планом. Я не открыл ему АмЭрику, впрочем, и не собирался.

Спрашиваю: А она из 1Ски берет данные?
— Конечно!

Каждый день по полчаса - это значит примерно 11 часов в месяц — почти два эффективных рабочих дня заместителя бухгалтера. Около 2-х тысяч рублей за месяц оплаты за пустой труд, легко заменяемый машиной.

На ум приходит древняя история про Сизифа, который каждое утро катал в гору тяжелый камень, а вечером камень скатывался вниз и операцию приходилось повторять снова и снова.

Далее отчет попадает на стол руководителю Сергею.

— Там много показателей?

Отвечает: 12

Но ведь она же живой человек — может ошибиться, может взять больничный. В моей практике был случай, когда менеджер специально подтасовывал данные, чтобы заработать премию. Долгосрочные перспективы его не интересовали. Он знал, что гонца, приносящего хорошие вести щедро одаривает господин.

Наша система автоматически собирает данные из учетной базы, перерабатывает их и превращает в удобную для анализа информацию. Разве что, пока еще НЕ принимает сама управленческого решения, но это почетное право руководителя. Данные поступают прямо из 1С — их не коснулась рука человека и можно быть уверенным в их достоверности. Особенно надежно работает система в полностью автоматизированной компании — там, где данные из торговых точек, от сотрудников или других ресурсов поступают в учетную базу 1С:Предприятие автоматически (без участия оператора).

А у живого человека с важной ролью заместитель бухгалтера высвободится 11 часов рабочего времени в месяц. Сергей задумался. Нужна ли ему вообще такая роль с красивым названием и окладом? Так ведь можно и в других обязанностях покопаться и заменить их программами — пару отчетов и обработок. За 20 лет в бизнесе он понял, что людям лучше доверять интеллектуальную и творческую деятельность, а механическую работу эффективнее выполняют машины!

Убедил, убедил, разворачиваем панели!!!

Руководитель Владимир поставил себе жесткий план для развития бизнеса. Каждый день его начинается и завершается с анализа показателей, выработки управленческих решений и раздачи указаний подчиненным. Обсуждаем внедрение панелей индикаторов.

— Мне ни к чему знать показатели за текущий месяц, т.к. я каждый день фокусируюсь на максимум плана. Месячный план выйдет сам собой при таком подходе.

— Соглашаюсь. Но ведь никто не говорил, что можно мониторить только месячные показатели нарастающим итогом. Можно любые!

Идея в том, чтобы каждое утро получать значения и сравнение их с планом. А вот какие kpi показатели наиболее фокусно получать, и какие выгоды от внедрения kpi и okr получать — это решение принимает сам руководитель. Каждый выбирает фокус для себя и более того (я писал об этом) фокус можно поменять через какое-то время, если достигнут прогресс по показателю, или мониторинг показателя не стимулирует к свершениям. Видимо, в случае Владимира, фокус нужно поставить на ежедневных (вчерашних) показателях, чтобы начинать свой день с оценки картины, принятия решения и раздаче соответствующих указаний.

Однако, Владимир организованный человек — давно в бизнесе.
— Я каждое утро сам в 1С-ке получаю необходимый отчет - вижу, так сказать, информацию из первых рук.

Опять соглашаюсь! В моей практике оперативного управления были моменты, когда приходилось самому вставать за штурвал, ставить фокус на конкретный показатель и ежедневно мониторить его значение, чтобы стимулировать себя и исполнителей. Психологи спорят с нами (я прямо слышу их голоса в кабинете).

- Невозможно сохранять заинтересованность долго, когда изо дня в день выполняешь одно и то же сложное действие - говорят голоса.

Случаются моменты, когда концентрация теряется и в 1Ску ползти совсем не охота. Ну может денек-другой пропущу, а потом сразу все наверстаю!!! А случаются моменты, когда человек уезжает на песчаные пляжи Барселоны, или на конференцию в МоскоуСити и в 1Ску попасть становится труднее.

Система показателей настроена таким образом, что данные отправляются в ваш телефон. Вы видите показатели, переработанные в удобном для вас виде, значения и динамику в сравнении с планом прямо за завтраком. В метро, лимузине или во время полета на луну - электронное письмо прозвонит о прибытии в ваш мобильник и вы сможете взглянуть на ключевые для вас значения в течение одной минуты. Всего минуту времени и вы оцените ситуацию с вашим бизнесом, примите решение о необходимости немедленного вмешательства, либо расслабитесь и продолжите полет.

Сколько времени занимает у вас открытие отчета?

1. Приехать в офис или подключиться
2. Войти в систему: пароль, ключ, лазерное сканирование сетчатки глаза и т.
3. Открыть 1С-ку (если не открыта)
4. Зайти в отчеты и сформировать его (если уже настроена оснастка, конечно)
5. Сравнение с планом каждого показателя

Минут 20-30 ежедневно занимает? У меня да:)

Так и начали внедрять панели!

Предприниматель Роман (не Аркадьевич, хотя близко) занимается строительством. Очень серьезный человек в рубашке за 500 долларов США и часах стоимостью, как Нива-Шевроле.

— У меня нет оперативных данных в учете. Мой Финдир сводит всю экономику по стройкам в экселе и распечатывает мне на стол. Оперативный период для меня, как собственника - одна неделя, поэтому ежедневно что-то там мониторить — мне не нужно.

Как же вы работаете без оперативного учета в единой базе?

— У нас есть проблема с убытками по большинству объектов, связанная с переизбытком или недостатком стройматериалов. Планово-технический отдел не всегда успевает заказать полный объем или возникают потери на логистике.

— А еще бывают штрафы по контрактам из-за срыва сроков. Финансовая служба не всегда успевает перекредитоваться и бывают кассовые разрывы. Небольшие 20-30 миллионов. (Погрустнел)

Тогда здесь разговор про панели индикаторов преждевременен! Начинаем обсуждать оперативный управленческий учет в единой базе, а после обсудим ежедневный контроль.

Активно развиваю наш продукт «Панели индикаторов» и часто общаюсь с топовыми предпринимателями по всей России, чтобы узнать их мнение о передовой автоматизационной науке. Возражения, возникающие в процессе, буду доносить на ваш суд. Пока не встретил ничего критического, кроме: мы не готовы, это для корпорации РосКосмос и т.д.

Мы специально сделали стоимость продукта минимальной, т.к. там не за что много денег брать. Тем более, я многократно повторял, что читая наши материалы и руководствуясь идеей - вы можете реализовать панели индикаторов в своем бизнесе — самостоятельно.

Благодарю за внимание и рассчитываю на ваши комментарии под материалом - они помогают мне каждый день становиться лучше, а значит - лучше удовлетворять потребности Заказчиков!