Журнал
обложка к статье зачем нужен товарный учет

Зачем вам нужен товарный учёт

Товарный учёт — сердце любого торгового бизнеса! Он нужен для поддержания порядка на складе, контроля товара от закупки до продажи. Без товароучёта невозможна точная финансовая аналитика. Ещё он помогает с бухгалтерией и налоговым учётом, но это уже не так интересно!

👋 Привет! Меня зовут Алексей! Я руковожу Интерлогикой, мы автоматизируем управленческий учёт и бизнес-процессы! В этой статье я нахваливаю товарный учёт. А ещё рекламирую автоматизацию! Если у вас есть какой-то вопрос по товарному учёту — задайте вопрос в форме внизу страницы. Или напишите мне в телеграм @interlogik. Или позвоните по телефону в рабочие дни и время по московскому времени: +7 (495) 764 8381.

Выгоды автоматизированного товарного учёта для бизнеса

Автоматизация сама по себе не наведёт порядок в бизнесе. С другой стороны, довольно трудно начать автоматизировать учёт и не навести порядок в процессах и в учёте.
Как результат — данные будут в порядке. Не будет пересорта, задвоений данных, ошибок в номенклатуре и многое другое.

Сотрудники будут быстрее справляться со старыми операциями. Например, автоматизировав логистическую компанию, мы сократили подготовку путевого листа с 2 часов до 10 минут. А фактическую проверку рентабельности рейса с получаса до минуты. Сами определите сколько времени освободилось и насколько можно будет масштабировать такой бизнес.

Абсолютное большинство возни с документами — упрощается и ускоряется. Приёмка товара автоматизируется, сопровождается всеми необходимыми документами. Для инвентаризации больше не нужно останавливать продажи. Автоматически формируются бухгалтерские документы.

Главное — появляется устойчивая почва для управленческой аналитики и принятия управленческих решений. Ведь теперь у нас есть точные отчёты по товарным остаткам, ABC-XYZ—анализ, и множество финансовых отчётов.

Товарный учёт — со стороны государства и предпринимателя, а также проблемы, которые он решает

Государство, так или иначе, заставляет нас вести учёт, но их прежде всего интересуют вопросы налогообложения. Если просто следовать буквам закона и различных предписаний — мы можем «вести бизнес». Но вряд ли сможем сказать какой товар — самый маржинальный, стоит ли сейчас закупиться товаром Х, можно ли повысить зарплаты или лучше закупить новое оборудование.

Законы РФ требуют от бизнеса онлайн-кассу, обмен данными с ОФД и с внешними системами вроде «Честного знака». Это нужно для расчёта налогов. Однако, на основе этих данных и требований — можно построить нормальный товарный учёт «под себя».

Проблемы бизнеса, которые решает автоматизированный товарный учёт:
  • Интеграция всех учётов, прежде всего информации со склада и касс с бухгалтерией. Больше не надо переносить данные вручную или через файлы экселя.
  • Анализ информации, так как её можно получить быстро, по клику.
  • Автоматизированные процессы от инвентаризации и приёмки до нахождения товара для списания из-за срока годности.
  • Простое ценообразование и интеграция с программами лояльности.
  • Интеграция с «внешними» системами: ЭДО, Честный знак, ЕГАИС и прочие.

Как организовать товарный учёт

Когда говорят: «У нас есть товарный учёт», подразумевают, что у предпринимателя есть данные, чтобы ответить на вопросы, связанные с:
  • продажей;
  • производством;
  • закупкой товаров или сырья;
  • расходами на хранение и перемещение товара и сырья и многое другое.

Небольшие бизнесы могут вести товарный учёт хоть в тетрадках , хоть экселе, хоть в CRM-ках. Для открытия бизнеса нужна касса. В некоторых кассах можно подключить программы для ведения учёта. А можно обмениваться данными с более серьёзными системами товарного учёта. Например, в кассах Эвотора есть приложение «Управление ассортиментом». Можно интегрироваться с более «взрослыми» сервисами, вроде «Мой Склад» или с «1С».

Ключевое в товароучёте, конечно, не программа! Скорее правильное использование учёта. Чтобы быстро понять «как правильно», приходите к нам на консультацию! За пару часов консультации вы узнаете больше, чем за неделю курсов и блогов.

→ Я сказал, что можно вести «хоть в тетрадках», но на самом деле не совсем. Для любого бизнеса нужно передавать часть данных о товарах налоговым службам.

Маленькому бизнесу допустимо вести учёт в тетрадке. Точнее бизнес с небольшим ассортиментом и количеством операций. Тот, кто продаёт вертолёты, за год соберёт столько информации, что она у него сохранится в голове. Идти дальше заметок на телефоне — не нужно. Маленький магазин канцелярских принадлежностей — вынужден ставить более-менее серьёзную программу учёта.

Цифровизация учёта даёт следующие преимущества:
  • быстрые операции — не нужно возиться с ручным переносом ассортимента в базу, быстрая приёмка товара, быстрый анализ данных.
  • точность — меньше ошибок из-за банальной человеческой невнимательности.

К тому же стоимость такой «цифровизации» — небольшая. Небольшая кофейня, которая продаёт 20-30 стаканов кофе в день — окупает годовые затраты на такую программу за один день.

Как развивать бизнес с помощью товарного учёта

Автоматизированный товарный учёт — ускоряет процессы, разгружает работников и «наводит» порядок в учёте, точнее, сильно минимизирует беспорядок, если всё сделано по уму. Мы можем расширить бизнес — так как работники делают больше, за то же количество времени, можем принимать кучу качественных управленческих решений.

Появляется анализ ассортимента и торговая аналитика. Менеджеры по закупкам безошибочно определяют, какие товары пользуются большим спросом, а какой товар — неликвид. Так как любой менеджер может построить ABC-XYZ-анализ по товарам. Также автоматизированный товарный учёт помогает избежать задвоений в номенклатуре. Например, поставщики привезли «Сахар тростниковый „Золотой тростник“», а через неделю тот же сахар, но по документам «Тростниковый сахар Золотой тростник» — в неавтоматизированном бизнесе такое пройдёт, как два разных товара. Как результат, мы не получим объективные данные при анализе.

Прозрачный контроль сотрудников, снижение количества ошибок и снижение воровства. Все действия с товарами видны в учётной программе: кто принимал товар, кто продавал. Вероятность различных махинаций с товаром — сокращается. Почти полностью исключается пересорт, когда покупатель хотел купить «Тростниковый сахар от „Золотого тростника“», а его продавец пробил, как «Коричневый сахар».

Печать ценников и этикеток со штрихкодами. В принципе, и так понятно, что больше не нужно переписывать чеки, а если ценообразование изменилось, то поменять ценники на полках станет гораздо быстрее и проще.

Интеграции с различными сервисами и маркетплейсами. Нормально работать с маркетплейсами Озон, Яндекс и Вайлдбериз без автоматизированного учёта — очень сложно. Например, маркетплейсы штрафуют бизнесы, если клиент заказывает товар, а его на самом деле не оказывается на полках бизнеса.

Инфраструктура для товарного учёта

Достаточно важную роль в автоматизации отведено оборудованию. Как правило, из-за того, что неправильное оборудование, а точнее неправильное сочетание приборов — может тормозить всю систему или вовсе не справляться с работой по ассортименту.
Впрочем, мы убеждены, что оборудование — дело десятое. Сначала порядок и методика учёта. Тем не менее в Интерлогике есть специалисты по инфраструктуре, разбираются от А до Я.

ТСД — терминала сбора данных, сейчас они выглядят как «смартфоны», через которые ведётся учёт по штрихкодам или qr-кодам. Нужны для:
  • Приёмки товара — поставщик привёз, кладовщику нужно пропикать всё и убедиться, что то, что он пропикал совпало с информацией на экране.
  • Инвентаризации — кладовщик проходит по полкам и сканирует всё, что видит, а потом получает отчёт и разбирается с недостачей.
  • Комплектация заказов — нужна на складах, на терминалы поступает информация «собери в коробку вот эти товары и наклей на коробку вот эту наклейку».
  • и многое другое.

Принтер этикеток — очевидно, нужен для: фасовки, печати этикеток и маркировки. Есть мобильные принтеры и стационарные.
Кассовый узел — это целый набор оборудования для работы кассира, часто используется термин «рабочее место кассира» или аббревиатура РМК. Тут у нас кассы, компьютеры, сканеры штрихкодов, весы и многое другое.


Приходите к нам за автоматизацией товарного учёта, сначала на консультацию! Вы можете связаться со мной по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik — так быстрее.


Эти ссылки я отобрал сам, для дополнительного чтения по теме автоматизации товарного учёта:
Увеличиваем продажи с помощью аналитики продаж
Как система учёта товаров повышает показатели продаж
Как пополнять запасы и не терять деньги
Автоматизировали автозаказ на основе анализа продаж
Автоматизация складского учёта
Почему нельзя автоматизировать учёт без порядка в финансах
Статья Автоматизация