Автоматизация склада нужна, когда компания хочет ускорить товарный учёт и избавиться от ошибок и воровства. Разбираем некоторые ошибки, которые могут возникнуть при проведении этого проекта изменений.
👋 Привет, это Алексей Баранов! C 2003 мы в Интерлогике занимаемся автоматизацией управленческого учёта малого и среднего бизнеса. А ещё я провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik
Цель, план, стратегия
Как ни банально, но отсутствие плана — автоматизация склада проваливается. Либо начинают автоматизировать что-то «другое», а не то, что реально было нужно. Либо сроки, а следовательно, и бюджет — сильно увеличивается.Почему такое происходит? Как правило, из-за плохого понимания «что такое цель, план и стратегия автоматизация», а это возникает из-за некомпетентности участников.
Как надо?
- Разобрать, что происходит в бизнесе и какие проблемы «толкают» компанию к автоматизации.
- Вытащить цели и согласовать их между участниками. Следовательно, должна быть проектная группа.
- Разработать план: учитывать цель, промежуточные задачи, встречи, бюджет, сроки.
- Оценить бюджет и сроки окупаемости.
- Определить ответственных.
- Заранее определиться с софтом и инфраструктурой.
«Заигрались» с оборудованием
Иногда подрядчики используют клиентов для того, чтобы «прокачаться». Они закупают более сложное и продвинутое оборудование, чем это необходимо. Как следствие: проект автоматизации дороже, его дороже содержать, сложнее порог входа для сотрудников, часть оборудования простаивается и не используется.Почему такое происходит? Из-за недостатка опыта у исполнителей, либо из-за непонимания целей автоматизации.
Как надо?
- Определившись с целями — составить требования к оборудованию.
- Подобрать оборудование, которое соответствует требованиям.
- Попросить ИТ-специалистов отметить нюансы оборудования: преимущества, надёжность, порог входа, «стремление роста на будущее».
- Учитывать реальность — закладывать на рост это, конечно, хорошо, но если это «будущее» придёт через пять лет, то эта отметка станет минусом, чем плюсом.
Отсутствие инвентаризации
Иногда компании автоматизируют склад и просто переносят остатки. Это однозначно неправильно! Работать, опираясь на неправильные данные, может быть дороже, чем «потерять один день продаж».Почему так происходит? В основном виновата банальная лень! Или опасения, что инвентаризация выйдет дорого, так как потеряется рабочий день.
Как надо?
- Принять факт, что работа на неправильных данных — может обойтись значительно дороже, чем потеря дня продаж. Это как страховка на несчастный случай.
- Регулярно проводить частичные инвентаризации и полные.
Отсутствие обучения
Некоторые разработчики автоматизируют компанию «под ключ», согласовывая действия непосредственно с «клиентом», обычно собственником и руководителем. Больше, в проекте автоматизации никто не участвует! Происходит следующее, автоматизаторы предлагают софт и оборудование Х, руководитель видит, что всё достаточно просто и предполагает, что обучение никому не нужно. Сотрудники, из-за страха «показаться глупым» или давления со стороны тех, кто работал в похожей системе — сами говорят, что разберутся по ходу. В результате, работа компании на некоторое время замедляется.Почему так происходит? Обычно из-за неправильной организации проектной команды иногда из-за отсутствия обратной связи в команде.
Как надо?
- Организовать честный и прозрачный, неосуждающий обмен информацией. Вплоть до того, чтобы фиксировалось «сколько раз сотрудники уточняли, как провести тот или иной документ». Это покажет, насколько сотрудники реально «вливаются и сами разбираются».
- Проводить базовое обучение системе.
Ошибочно определена нагрузка на людей
Автоматизация ускоряет часть операций и уменьшает количество ошибок. А значит, уменьшает нагрузку на сотрудников! Но проект автоматизации — это дополнительный проект изменений, который проводится параллельно с основной работой. Если в период проведения автоматизации не рассчитать сроки и просто повесить на людей сверху — есть шанс, что они не справятся.Почему это происходит? Как правило, из-за попыток команд-разработчиков «продать под ключ», без привлечения команды со стороны заказчика. Так как сложно найти работающее предприятие с нулевым уровнем проектного управления, которое не умеет распределять нагрузки. Но иногда встречаются менеджеры, которые не умеют распределять нагрузки.
Как надо?
- Для того, чтобы автоматизация склада прошла без проблем, необходимо учитывать человеческий фактор и текущее состояние проектов на человека. Чтобы не превышать WIP-лимит.
- Лучше проводить автоматизацию в низкий сезон продаж и после сдачи всей отчётности.
👉 Хотите автоматизировать складской учёт? Обращайтесь к нам за консультацией, мы в этом деле разбираемся. Чтобы было быстрее позвоните по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik
Эти ссылки мы отобрали вручную, для дополнительного чтения:
— Что нужно знать про автоматизацию склада
— Правила успешной автоматизации
— Почему сроки и бюджет всех проектов постоянно увеличиваются
— 10 ошибок при автоматизации финансового учёта
— Корпоративное обучение в проектах автоматизации
— Запишитесь на курс «Финансовые и торговые отчёты»
— Консультации по автоматизации управленческого учёта