Как растягиваются сроки внедрения проектов

Анекдот про «родить за две недели» смешной, потому что это правда! К нам постоянно обращаются с просьбой автоматизироваться за короткие сроки. Природа проектов автоматизации требует определенного порядка, каждый этап занимает определенное время. Не получится родить автоматизацию за две недели!

Сроки реализации проекта зависят от множества нюансов, часть из них зависят от успешного соблюдения правил успешных проектов. Перед каждым этапом нужно потратить время на то, чтобы детально разобраться «что» и «для чего» мы собираемся делать этот проект. Когда согласие достигнуто, нужно время на само «делание». Часто нужна пауза, чтобы участники, обсуждающие проект изменений, пошли и обсудили с теми, кто не входит в команду проекта. Проскочить или замять эти вещи — нельзя.

Компании, где персонал мотивирован, все рвутся в бой, решения принимаются на одном часовом совещании, а обучение проходит с первого раза, я видел раза три. Но даже там сроки реализации проектов больше двух недель!

Команда Интерлогики с 2003 внедрила 100+ проектов автоматизации управленческого учёта. Где-то мы автоматизировали финансовый учёт, где-то создавали правильные и точные отчёты по ценообразованию, почти всегда работали с командой и бизнес-процессами. Мы собрали коллекцию ситуаций, когда сроки реализации проектов растянутся со 100% вероятностью. Это системное явление, оно не возникает «ниоткуда». Зависит от корпоративной культуры, возраста и размера компании. Мне еще на этапе первичной консультации удаётся предположить где будут проблемы. Благодаря этому, удается заранее подготовиться и заложить время на задержку.

Если вы, читая эту статью где-то узнаете себя, но в вашем случае все процессы проходят быстрее — значит, вы очень крутые и выбиваетесь из статистики. Напишите мне о своём опыте, мне будет интересно с вами пообщаться ab@cdoc.ru.

Все проекты внедрения разные: по объёму работ, срокам и бюджету. Однако, несмотря на это, причины затягивания сроков или срыва дедлайнов похожи. Расскажу подробнее про каждый этап и типичные ошибки на каждом.

В начальной точке любого проекта мы с заказчиком определяем, «где мы находимся» и «к чему мы хотим прийти» в конце нашего взаимодействия. Тут про сроки реализации проекта говорить рано.

Любое внедрение помогает достигнуть стратегические цели компании. Мы не занимаемся «установкой программ». Решение должно помогать бизнесу стать быстрее, рентабельнее или удобнее для клиентов. При этом выбранный путь должен окупаться.

Когда сначала разбираешься в целях, потом двигаешься к ней и лишь потом подбираешь решение — мы тратим меньше ресуров. В противном случае сначала «втыкают» одно решение, а потом переделывают на другое, лишние расходы, больше уходит время.и вновь приходится вспоминать стратегические цели.

Обычно этот этап все проходят быстро и без задержек. Иногда собственникам, топ-менеджерам сложно выделить время для стратегического совещания на 3-4 часа. Поэтому требуется от недели до двух.

Важно сформировать финмодель и бизнес-процессы, если кратко, то нам необходимо определить, как будет работать сотрудник. Прямо на бумажке, или в таблицах определяем шаги, этапы, а внутри какие данные для учёта, будет генерировать сотрудник и отдельный процесс, как эти данные будут влиять на отчёты руководителя.

Разделяем проект на бизнес-процессы, выделяем каждую роль в бизнесе и описываем в деталях новый сценарий действий. Параллельно будем описывать модель движения данных. Для этого придётся опросить каждого участника процессов, разобраться в деталях, разложить всё это дело «на бумаге». Часто требуется придумать, как сделать «правильно», чтобы достигнуть стратегических целей бизнеса. Потом эти решения нужно обсудить. Скорость этого этапа зависит от согласования времени консультаций.

На проектах для малого бизнеса сроки реализации проекта «формирование финмодели и бизнес-процессов» занимает 3 - 4 недели.

Здесь появится концепция будущего решения, потом модель процессов в программе и модель движения данных от интерфейсов пользователей до отчётов руководителя. Кульминацией должны стать укрупнённый план работ и примерный бюджет проекта.

Скорость движения зависит от обилия информации и мелких деталей. Сколько процессов, пользователей, интерфейсов и данных затрагивает проект. Основную работу делает Интерлогика, лишь иногда мы привлекаем владельцев процессов для уточнения деталей. Задержек на этом этапе немного, а вот работа объёмная, уйдёт недели две.

Когда разработали концепцию работы в будущей программе и план внедрения, мы обсуждаем со всеми заинтересованными лицами их участки ответственности. Как выглядят интерфейсы, как происходит процесс работы, удобно ли. С руководителями обсуждаем отчёты и данные, которые они получат. С генеральным директором достижение проектом целей, а ещё бюджет и трудозатраты.

Если заинтересованных лиц много, то согласования затягиваются. Каждый менеджер подержит у себя документы, чтобы обдумать. Иногда тянет с согласием из-за страха взять ответственность за изменения. Сами посудите — сейчас определяются будущие процессы работы людей и движение данных в учёте. Важно внимательно всё изучить, чтобы не сделать стратегических ошибок. Как правило, долго выходит собрать всех вместе, чтобы окончательно утвердить план. В нашей практике такое согласование длится до месяца.

Стоимость программ и железа в проекте занимает 30 - 70% бюджета. Руководитель, акцептирующий такой расход, естественно, сомневается. Согласование платёжки занимает несколько дней, потом платёж уходит в бухгалтерию и там ждёт своей очереди. У некоторых компаний сложная система согласования оплат, у некоторых платёжный календарь с оплатами только по «средам». Подписание договора и оплата занимает неделю и больше.

Потом ещё надо ждать отгрузку поставщиком. 1С и другие разработчики отгружают электронные ключи, поэтому сама поставка занимает пару дней.

Теперь развёртывание сервера и установка программ — ещё дня 3 - 4.

Суммарно весь этап 2 недели.

От организационных этапов переходим к доработке программ. К этому времени программа установлена на тестовых серверах. Начинается работа по плану доработок. На этом этапе есть и декомпозиция задач и программирование и тестирование отдельных кусков ценности.

Если рабочая группа согласована, ответственный со стороны заказчика проводит еженедельные встречи, помогает выбрать дальнейший шаг, тестирует со своими сотрудникам, то работа двигается быстро. Хотя сам по себе этап трудоёмкий и часто занимает четверть всего времени проекта. Здесь же произойдёт «сшивание» единого решения из многих кусков кода, процессов, интерфейсов, обменов данными и отчётов.

На этом же этапе, в случае успешного тестирования, рабочая группа готовит видео и текстовые инструкции для пользователей.

Сложно собрать вместе для обучения разных пользователей. Некоторых сотрудников почти невозможно оторвать от работы для обучения и тестирования новых процессов. С боями и с помощью высших руководителей это удаётся. У каждого порядочного сотрудника в компании свои дела, план продаж и тому подобное, изучать новое просто некогда.

Этот этап занимает много времени за счёт согласований времени и передоговоренностей. В оптимистичном сценарии и при активной поддержке руководителей всех уровней этап можно выполнить за 1 - 2 недели.

В основном это технический этап. Помощь заказчика может понадобиться для доступа к действующим базам данных и для уточнения по самим данным. К тому же этот этап зачастую мы делаем параллельно с каким-то другим. Впрочем, продолжительность зависит и от объёма данных, в среднем 1-2 недели.

Особенно хочу остановиться на главных причинах потери времени. Я не сортировал их по значимости, но могу с уверенностью сказать, что их устранение ускорит работу процентов на 30%. Эти причины совершенно объективны и устранить их полностью невозможно, зато можно существенно снизить их влияние при качественной организации процесса и планировании.

Текущая занятость персонала клиента. У каждого в коллективе есть рабочие и личные дела. Если сотрудник обладает большим объёмом свободного времени, то это недостаток работы менеджера. По управленческой статистике работник должен быть продуктивно занят 80% рабочего времени. Когда в компании начинаются изменения — от каждого требуется выполнять свои регулярные обязанности и обучаться, тестировать новое, давать обратную связь. Вполне естественно, что сотрудник затягивает факультативные задачи.

Согласования на каждом этапе. Каждый этап работы начинается и заканчивается тесным взаимодействием заказчика и Интерлогики. До старта необходимо согласовать желаемый результат, взаимодействие, тайминг и бюджет. А после продемонстрировать, всё проверить и убедиться в ценности. Итогом должно стать принятие результата заказчиком. Так вот проверка и принятие проекта, растягиваются по причинам занятости, страха перед ответственностью или изменениями. А иногда счастливый заказчик просто забывает, что нужно ещё согласовать какие-то формальности.

Оплаты и подписания. Если проект завязан на юридические и бухгалтерские службы, а эти службы в компании не мотивированы к быстрому решению вопроса, то платежки и документы стандартно отлёживаются на столах. Лично контролируя движение внутри этих подразделений, руководитель существенно ускоряет проект.

Цели проекта достигаются быстрее, когда:

• этапы чётко определены;
• следующий этап начинается сразу после завершения предыдущего;
• не наступает никаких пожарных обстоятельств типа: тайфуна или отпуска ключевого сотрудника;
• проект не попадает в сезон продаж, когда всем некогда;
• вся команда заинтересована и активно содействует;
• этапы распараллеливаются там, где позволяют ресурсы.

В остальных случаях лучше пройтись по плану производства работ, и отметить реальный срок каждого этапа и промежутков. Когда начинаешь считать, по-настоящему считать — неделя толстеет до месяцев.

Срочность и недостаток времени в бизнесе — распространённая ситуация. Как говорит Владимир Тарасов: «скорость важнее силы, а точность важнее скорости». Поэтому отговаривать вас от срочности внедрения или сетовать что «раньше нужно было» лишено всякого смысла. В сложившейся ситуации я могу предложить то же, что мы предлагаем клиентам. Снять острую проблему за счёт временного решения (костыля) и вдумчиво подойти к планированию проекта. Вы сэкономите свои нервы, ну и время, и деньги, конечно!