Разбираем приёмы для контроля дебиторской задолженности в бизнесе и как не допустить больших финансовых проблем из-за этого.
👋 Привет, это Алексей Баранов! Руководитель Интерлогики, занимаемся автоматизацией управленческого учёта и бизнес-процессов… А ещё я провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik
Дебиторская задолженность — все долги, которые ожидает получить бизнес со стороны своих контрагентов и клиентов, проще говоря — это деньги, которые бизнес ожидает получить, за уже оказанные услуги и проданные товары. И как можно догадаться, если мы её не контролируем — будет плохо! Причём кассовый разрыв — меньшая из проблем.
Чем опасна дебиторская задолженность
Главным образом тем, что способна быстро превратиться в большой и неподъёмный кусок от финансового оборота. То есть «деньги как бы есть, но на самом деле их нет». В бизнесе нет оборотных средств. Не на что закупаться, нечем платить налоги, зарплаты, кредиты.В такой ситуации возникает кассовый разрыв — довольно неприятная вещь для любого бизнеса.
Есть и другие неприятные сценарии:
- Деньги просто «исчезают», обычно это кейсы взаимоотношений с разного рода мошенниками и фирмами однодневками.
- Стресс и нестабильная финансовое благополучие компании. Каждый раз кому-то приходится придумывать, как «чинить» разрыв. Чистой воды стресс, а он никого до хорошего не доводил.
- Нецелевая работа сотрудников. Допустим, тем же юристам, придётся возиться с претензиями и исками, а значит, вам придётся оплатить эту работу, и, вероятно, отвлечь юристов от других дел.
- Портится репутация вашей компании. Несмотря на выполненные обязательства, именно ваша компания не платит контрагентам, а значит, её репутация рушится.
Кто должен контролировать дебиторку
Обычно работает так:- коммерческий отдел — предоставляет отсрочку, чем формирует кредиторку, на его совести «кому и сколько давать в долг»;
- юристы — работают с просроченными долгами, их ещё называют «сомнительная задолженность» и «безнадёжная», от звонков и переговоров до ведения дела в суд с расчётом выгодности (иногда бывает так, что дешевле простить и забыть о долгах, чем выбивать их через суд);
- бухгалтеры отвечают за учёт долгов, оформление и списание задолженности.
Позвоночник, который постоянно названивает должникам, чаще всего относится к юридическому отделу.
Иногда для руководителей собираются дашборды для мониторинга состояния дебиторки.
Избегать возникновения дебиторки и другие способы недопущения долгов
На самом деле довольно сложно избежать кредиторской задолженности. Но это не значит, что «раз все так делают», то и мы можем допустить. Поэтому, по возможности, проверяйте все бизнес-процессы и ищите варианты — как избежать возникновения долгов, особенно тех, что невозможно закрыть.В нашем блоге мы уже писали про кредиторскую задолженность, и отметили лучшие способы, которые хорошо автоматизируются. Не допускать возникновения больших сумм по клиентам и контрагентам! Ведь выплатить 4000 рублей — возможно, заплатить 40 000 рублей сложнее, но всё ещё возможно. А вот выплатить долгов даже на 120 000 рублей, для многих довольно неподъёмно. Вывод — лучше работать с долгами пораньше, в случае чего вовремя прекратить сотрудничество. Другой способ, который, впрочем, не мешает первому — работать с уведомлениями и почаще напоминать «заплатить».
- Предоплата. 100% предоплата формирует кредиторскую задолженность у вашего клиента или контрагрента, а не у вас. Вам же нужно выполнить обязательства.
- Залог. Можно заранее предусмотреть возможный «бартер», в случае неоплаты.
- Создайте кредиторскую задолженность.
- Аккредитив. Незаслуженно забытый банковский продукт. Применяется, если стороны вынуждены сотрудничать друг с другом, но при этом взаимно не доверяют. Приглашается третья сторона, которая становится посредником. Обычно это банк, он замораживает средства покупателя в нужной сумме, сообщает об этом исполнителю. Как только исполнитель документами подтверждает, что обязательства выполнены — деньги размораживаются и зачисляются на счёт исполнителя.
Приёмы контроля дебиторской задолженности изнутри
Отмечу, что хоть приёмов и довольно много, но универсальных нет! Что-то будет видоизменяться из-за специфики деятельности.- «Красная черта». Определите максимальный уровень задолженности, превысив которую — вы останавливаете работу с контрагентом и ваш «позвоночник» постоянно ему названивает.
- Индивидуальная отсрочка платежа. В бизнесе есть определённый предельный срок платежей, но для различных клиентов он меняется. Например, зависит от надёжности контрагента или специфики работы бизнеса.
- Инвентаризация. Если системно проверять долги, можно вовремя выявлять сомнительные долги и не допускать «безнадёжные».
- Проверка платёжеспособности контрагента. Проще говоря, перед началом взаимоотношений, вы проверяете, что он, всегда сможет закрыть долги.
- Мотивируйте «позвоночников». В систему KPI можно учесть и зависимость от дебиторки, соответственно, чем больше кредиторка, тем меньше зарплата. Обычно на работу с кредиторской сажают отельного специалиста, который занимается уведомлениями.
- Мониторинг дебиторки. Обязательно организуйте регулярный и автоматический отчёт дебиторки, например, каждую неделю приходит короткое письмо на почту, в котором расписано «каков уровень дебиторки сейчас», каков плановый показатель и кто самые «злостные» должники.
👉 Приходите к нам, за автоматизацией дебиторской задолженности! Для этого оставьте заявку на странице консультаций, или сразу свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik
Эти ссылки мы отобрали вручную, для дополнительного чтения:
— Позвоночник или автоматизация дебиторской задолженности
— 7 первых результатов внедрения панели KPI в нашей компании
— Как руководителю фокусироваться на главном
— Как автоматизировать работу с должниками в ЖКХ
— Выгорание руководителя
— Запишитесь на курс «Финансовые и торговые отчёты»
— Консультации по автоматизации управленческого учёта