Журнал
автоматизация работы с дебиторской задолженностью

Позвоночник или автоматизация дебиторской задолженности

Возврат дебиторской задолженности — часть рутинной дисциплины любого бизнеса. Из-за того, что контрагент не заплатил деньги могут случиться кассовые разрывы, в некоторых компаниях даже нанимают специального человека, ответственного за возврат таких денег. Расскажу про автоматизацию работы с дебиторской задолженностью.

Привет! Меня зовут Алексей Баранов, я владелец Интерлогики, отвечаю за стратегическое видение автоматизации управленческого учёта.

Однажды я работал с модной и крутой компанией, все менеджеры яркие, харизматичные, в красивых рубашках и с красивыми часами размером с мяч. От них я подхватил слово «позвоночник», так называли специалиста, который прозванивал должников. Каждое утро он формировал отчёт по задолженности и звонил: «Семён Семёныч, это Пётр Петрович! Оплатите такую-то сумму, за такой-то товар, пожалуйста», а после переходил к следующему.

Ребята в красивых рубашках знали, что деньги гораздо проще и дешевле получить, если позвонить контрагенту и попросить его оплатить, а не тянуть до последнего и идти в суд.





Монотонный труд специалиста по возврату дебиторской задолженности легко автоматизировать

Труд «позвоночника» однообразен, монотонный и кропотлив. Каждый день надо смотреть в строчки, искать документы и набирать телефоны. Не удивлюсь, что будут ошибки в этом процессе из-за человеческого фактора: из-за скуки, проглядел строчку, плохое настроение и работа не сделана и так далее.

При этом большую часть работы «позвоночника» можно автоматизировать и доверить программе. Она сама пройдётся по должникам, найдёт нужные документы, сформирует текст и отправит письмо-напоминалку, напишет сообщение или даже позвонит. Так как мы исходим из того, что контрагенты хотят с нами сотрудничать, продуктивно и долго работать, то увидев такую напоминалку — они и оплатят.

С редкими и тяжелыми случаями пусть разбирается освободившийся «позвоночник».

Преимущества программы очевидны: работает 24/7; не пропускает строки в отчёте из-за невнимательности; не устаёт.

Недостатки незаметны. Программа не умеет думать. Ей сказано «напиши всем, у кого такой-то долг» — она так и действует, игнорируя предыдущие отношения, правила общения, вип-условия и прочее. Она их просто не знает.

Мы помогаем избежать таких недостатков! При автоматизации работы с дебиторской задолженности мы разрабатываем программу так, чтобы она действовала «с умом». Для примера мы делаем так, чтобы программа одним контрагентам отправляла смски, другим звонила, третьим отправляла документы по почте и напоминала по ЭДО.


Что важно сделать, прежде чем автоматизировать работу с возвратом дебиторской задолженности

Любая автоматизация начинается с наведения порядка в учёте. Нужно сделать так, чтобы документы не терялись и сразу попадали в товароучётку. Упрощённо процесс будет таким:
  1. Наводим порядок в первичке. Делаем так, чтобы в товароучётке автоматически появлялись все счета, акты, накладные и прочее.
  2. Тестируем бизнес-процессы. Сначала проверяем, как работают сотрудники. Разрабатываем правила «кому звонить», «кому письмо отправить почтой», «кому напомнить „в печень“». Проверяем работу и форму этих напоминаний.
  3. Программируем и проверяем, как работает программа. Если всё ок, то «шлифуем». Редактор доводит до ума тексты напоминаний, а сотрудники учатся работать и управлять программой.
Читать: «Почему без порядка нельзя автоматизировать учёт»

Обратная система напоминаний

«Позвоночнику» полезно получать отчёты о работе программы. Сколько должников, кому отправлены сообщения, кто ответил и так далее. Часть этих данных полезно показывать руководителю.

Так что в нашей практике мы рекомендуем «прикрутить дашборд руководителя». Я убедился, что простое письмо, которое просто приходит утром и сообщает важные вещи, гораздо полезнее всех графиков и круговых диаграмм. Мы настраиваем такие письма руководителям и сотрудникам.
дашборд для руководителя
Пример панели индикаторов


Читать:
Кому на самом деле нужны панели индикаторов →
Мои первые результаты после внедрения KPI →

Мы предлагаем автоматизировать работу с задолженностью 

Специалисты Интерлогики готовы помочь с автоматизацией работы по возврату дебиторской задолженности! Напишите нам на почту privet@cdoc.ru и расскажите о себе или оставьте контакты в форме внизу страницы. 

Мы наведем порядок в учёте, разработаем правила по которым работает программа, как раз те самые, умные правила и внедрим отчётность. Кстати, подобную систему можно создать не только для контрагентов, но и для клиентов, например, настроить напоминалки студентам школы по изучению английского, напоминая им оплатить новые занятия. 

Подведу итоги

  • Дисциплина процессов больше влияет на доход в бизнесе, чем рост продаж.
  • Для начала нужен человек, который будет отвечать за возврат задолженности — «позвоночник».
  • Наведя порядок в первичке, можно автоматизировать 90% работы «позвоночника».
  • Выстраиваем отчёты так, чтобы понимать «сколько должны» «скольким отправили уведомления» и прочее.
Статья Автоматизация Панели индикаторов Руководитель
Made on
Tilda