Журнал

Почему сроки и бюджет всех проектов постоянно увеличиваются

Привет, это Алексей Баранов из Интерлогики!
С 2003 года я занимаюсь стратегией автоматизации управленческого учёта и бизнес-процессов. Делаю бизнес клиентов быстрее и понятнее менеджерам, освобождаю людей от рутины, а ещё, помогаю окупать инвестиции в автоматизацию. У меня можно проконсультироваться, как сделать автоматизацию ценнее, дешевле и быстрее.

Недавно Анатолий рассказал о проблеме одноэсников —что они делают, чтобы навечно «присосаться» к заказчикам, называя это сопровождением. Я решил рассказать о другой стороне — что делают заказчики, из-за чего в проектах раздуваются сроки и бюджеты.  

Проект внедрения любых изменений в компании, а автоматизации в частности, развивается с неоднородной скоростью. Сначала прогресс очевиден и кажется, что цели вот-вот будут достигнуты. Однако постепенно количество крупных решённых задач снижается, а рабочая группа зарастает мелкими и несущественными. Чем выше детализация, тем больше количество задач и ниже темп. Самое неприятное, бюджет проекта разрастается при незначительном прогрессе. Мы знаем, почему так происходит и как быть. Вам интересно?
Все проекты стремятся к увеличению задач, сроков и бюджета
Любой проект будет постоянно пополняться новыми задачами, как следствие срок и бюджет увеличиваются

Почему в проектах появляется больше задач, чем договаривались вначале

Над автоматизацией работают разные эксперты.
Во-первых, команда клиента: финансовый директор, технический директор, маркетолог и другие.

Во-вторых, эксперты Интерлогики, по финансам, кадрам, продажам, производству и программам учёта.

Во время совместной деятельности все эти специалисты обмениваются информацией, обогащают видение друг друга. Спецы заказчика рассказывают про свои проблемы, про покупателей, процессы. Спецы Интерлогики теорию, а главное, многолетнюю практику решения похожих задач. Клиент всегда спрашивает: «Как это работает в других компаниях?» С каждой совместной встречей появляются новые идеи и улучшения, а значит список задач разработчикам и внедренцам растёт. Так проект разрастается вглубь.
Слон и слепые как метафора погружения в проект
Знаменитая притча «Слон и слепые» — прекрасная метафора, как разные специалисты могут дополнить видение друг-друга и сделать проект более глубоки и широким

А еще к решению добавляются другие участки бизнеса. Например, финрезультат перевязан с бухгалтерией. Производство завязано с продажами. Склад лучше автоматизировать вместе с логистикой. Клиент приглашает в рабочую группу дополнительных участников. Рабочая группа ставит новые задачи. Так мы делаем автоматизацию более комплексной и ценной. Проект разрастается вширь.



Помним о разнице между ценностью и ценой

В проектах нельзя зафиксировать цену, мы ориентируем клиента на примерную стоимость решения, которую получаем из первичного понимания «что будем делать и какую ценность получим». С каждым днём понимание расширяется и углубляется, появляются новые задачи и решения, которые нельзя было предсказать.

Дополнительные задачи увеличивают стоимость и сроки. У заказчика возникает дилемма:
  • Либо прекратить дополнять задачи, не обращать внимания на изменчивый мир, тогда пострадает бизнес-ценность проекта,
  • Либо увеличивать бюджет, тогда придётся платить дороже.

«А вот это ещё», и «вот то бы доделать», иногда заказчик даже забывает, для чего начался весь проект.

На рисунке я изобразил динамику ценности проекта. Первые недели все участники понимают, что решаются главные задачи. К концу, прирост ценности не слишком заметен, проект скатывается в решение мелких задач. Пользователи склонны набрасывать мелкие доработки, которые тратят деньги и время команды, но не существенно влияют на достижение целей.

Время и ценность проекта
Чем дольше и тщательнее вы работаете над проектом, тем больше идей возникает «что можно сделать», но некоторую часть идей можно поставить во вторую очередь, проект от этого почти ничего не потеряет

Интерлогика сражается за сокращение издержек и повышение ценность проекта для бизнеса. Чтобы максимизировать эффект мы:
  1. Во время работы дополняем задачи и видение, чтобы ценность для бизнеса росла.
  2. Добавляем в список задачи несколько очередей. На рисунке я показал две: «важные для запуска I» и «идеальные II».
Заказчик сам, вооружённый мнением рабочей группы определяет ценность задачи. Если без неё проект не взлетит, то её помещают в первую очередь. А если задача терпит — во вторую.
  1. Срочно и обязательно решать задачи из 1-й очереди, так как они существенно влияют на ценность проекта. Это обеспечивает хороший темп запуска и скорейшее извлечение ценности из автоматизации клиентом. При этом бюджет увеличивается разумно.

Вторую очередь мы иногда называем «поддержкой после запуска». Это позволяет вынести задачи и бюджет за границы проекта. Ведь улучшать что-то можно бесконечно. Некоторые задачи со временем теряют актуальность, некоторые мы постепенно решаем, зато бюджет заказчика расходуется самым рациональным способом.

Расчёт себестоимости VS удобный интерфейс для продавца
В Интерлогику обратилась торговая компания с целью автоматизировать расчёт себестоимости. Задача сложная, затрагивает финансовый, производственный, складской и торговый участок компании — то есть практически все! От заказчика ответственным был назначен руководитель отдела продаж. Инициативный человек всё время смещал фокус проекта в удобство интерфейсов для продавцов. Якобы внедрить невозможно, если неудобно будет работать. Мы постоянно возвращали фокус к расчёту себестоимости, так как ради этого пришел клиент. Так в проекте возникли дополнительные работы. Конечно, бюджет и срок внедрения существенно вырос.

Раздувание задач и сортировка задач
Мы внедряли отчёты для финрезультата в медицинской компании. Чтобы достигнуть целей, приняли решение перейти с собственной учётной программы на 1С. В старой нельзя было собрать отчёты по себестоимости услуг и настроить корректный учёт материалов. Конечно, изменения интерфейса работы коснулись 60 врачей и администраторов клиники. Эти профессионалы привыкли работать на автомате. В 1С интерфейс пользователя похож, но немного отличается.
Пользователи начали заваливать рабочую группу «доработками»: тут галочку добавьте, цвет поменяйте, поля переставьте местами. Благодаря главному врачу мы разделили предложения персонала на 2 очереди: «обязательно» и «в рамках поддержки». За пару недель пользователи освоили новый интерфейс и 80% задач второй очереди стали не нужны.

Новый интерфейс 1С для медицинской компании
Интерфейс администраторов 1С: Медицина

Запомнить

  • Любые проекты изменений со временем становятся длиннее и дороже.
  • Чем дольше работаешь над проектом, тем ценнее становится результат для компании.
  • Задача руководителя проекта удержать баланс между ценностью проекта для компании и ресурсами, необходимыми для его волощения.

Если вы чувствуете, что ваш проект «раздувается», сроки и бюджет сильно увеличиваются по сравнению с первоначальной задумкой — обратитесь к нам, мы поможем разобраться «что можно сделать прямо сейчас, чтобы проект приблизился к завершению» и не пришлось тратить больше времени и ресурсов, чем следует.
Статья Автоматизация Руководитель
Made on
Tilda