Типовая программа для учета против собственной

«Посоветуйте программу для автоматизации учёта, которая идеально подойдёт под мои бизнсе-процессы и учёт» © — озвучивает заказчик. Ну, или вечная дилемма, что лучше типовая программа для учета или разработать свою?

👋 Привет, это Алексей Баранов из Интерлогики! У меня можно проконсультироваться, по стратегическим вопросам автоматизации упручёта и бизнес-процессам. Если у вас есть вопросы, вы можете задать их в форме, которая находится в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik

👉 Разбираем, что лучше типовая программа для учета, где: скачал, установил, настроил и работаешь или вообще облачное решение или нанял с десяток разработчиков, которые сделают собственную программу для автоматизации учёта и бизнес-процессов 

Когда к нам приходят с запросами «найдите идеальную программу для автоматизации!!!», то   на консультации детализируем требования и получается что-то вроде такого:

• Программа должна быть заточена под бизнес-процессы моей компании. Как мои люди работают, так в программе и должно быть. Только быстрее и, чтобы программа им подсказывала.
• Мои показатели, мои отчёты, мои формы документов — всё уже должны быть в программе при внедрении.
• Когда я нанимаю нового человека, он должен уже уметь работать в этой программе автоматизации. То есть её интерфейс должен быть популярным.
• Чтобы программа была универсальной и сама обновлялась под изменения законодательства и прочее.
• Чтобы недорого внедрять и обслуживать.

Я полностью на стороне клиента в таких требованиях! Но некоторые требования противоречат друг другу, а значит не получится их реализовать.

Руководитель компании стремится сделать свои процессы и учёт лучше, чем у конкурентов. Это делает компанию отличной от других на рынке. Чем круче компания, тем уникальнее ее способ вести дела. Чем больше компания отличается от конкурентов, тем важнее индивидуальное решение. И наоборот, чем больше компания похожа на всех остальных — тем больше ей подходит универсальный софт.

Универсальная программа для автоматизации учёта — в ней уже есть всевозможные документы, процессы, интерфейсы и способы вести дела.

Типовая — дешевле и популярнее, а ещё это значит, что она не учитывает ваших особенностей и конкурентных преимуществ. Отсюда и противоречие.

👉  Типовая или универсальная программа для учёта — дешевле, популярнее, её интерфейс всем знаком, в ней есть всевозможные документы и шаблоны, но в ней нет уникальности для вашего бизнеса

Типовой запрос на подбор программы для автоматизации учёта

Отдел продаж нашего клиента продаёт крупным оптом верхнюю одежду собственного производства. Их фишка — огромный ассортимент и выбор опций для покупателя. Покупатель может выбрать всё: цвета, материалы наружные и подкладки, фурнитуру, размерный ряд, даже логистику

В программе для автоматизации отдела продаж необходим особый каталог, чтобы продавцу было удобно работать с покупателем и компоновать эти опции. А ещё, немедленно видеть в отчётах наличие товара, сроки готовности партии, стоимость.

Руководителю отдела продаж необходим отчёт по себестоимости, чтобы быть гибким в цене, во время заключения сделки. 1С:8 Управление торговлей может работать с такими опциями товара, но не умеет гибко настраивать нужные отчёты и интерфейс подбора опций.

При автоматизации у бизнеса возникает дилемма: изменять себя, чтобы соответствовать универсальной программе, либо изменять программу, чтобы сохранить уникальность своего учёта, отчётов и процессов. 

Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого подхода.

Подход «универсальная программа для автоматизации учёта»

Стоимость владения универсальной программой существенно ниже, она обновляется быстро и недорого, как только разработчик выпускает обновление. Некоторые программы такие как 1С:Фреш, AmoCRM, Мой склад, Моё дело — работают в облаке, а значит пользователи всегда используют самую свежую версию. Нет нужды нанимать программистов для обслуживания таких программ. 

Универсальные программы популярны и если вы нанимаете нового человека, то его не нужно обучать, он уже знает интерфейс. 

Но в таких программах нет места для уникальных процессов и учёта. Пользователю придётся отказаться от специальных отчётов, индивидуальных интерфейсов. Бизнес-процесс отличается от типового? Придётся его унифицировать с конкурентами. В бизнесе используются свои формы документов? С типовой программой это будет сложнее.

Подход «изменять программу под себя»

Вот как привыкли работать люди — так и будут работать, только лучше и быстрее. 

Точнее исполнять ваши задачи, быстрее делать дела. Интерфейс напомнит им, что за чем следует, что спросить у покупателя, в какое поле заносить цифру. Можно настроить специализированные отчёты для руководителей. Интерфейс программы можно переделать так, чтобы кнопки и поля располагались в идеальных местах.

Подход «комбинированный» или рациональный путь

У подходов «изменять под себя» и «использовать универсальную программу» есть плюсы и минусы.

Доработки специально под заказчика стоят денег. Это как шить индивидуальный костюм или в супермаркете купить. Даже при исполнении доработок грамотными программистами, обновлять программу станет дороже. Нужно внимательно следить, чтобы доработки не стёрлись и продолжали работать. Иногда программы устаревают. 

Некоторые клиенты Интерлогики привыкли к удобству и персональным настройкам, а переход на другую программу или следующую версию ставит их перед сложным выбором: дорогой переход или отказ от удобства.

Там где это возможно, мы рекомендуем использовать максимально типовые программы, упрощать бизнес-процессы и управленческий учёт. Но некоторые бизнес-процессы выгодны бизнесу, отказаться или упростить их не получится. 

Комбинированный путь: упрощать и систематизировать бизнес и дорабатывать решение, чтобы обеспечить конкурентное преимущество. Для этого будем разбираться с каждым участком бизнеса, с каждым отчётом, показателем и бизнес-процессом. Разбираться, на что влияет, как улучшает бизнес и считать инвестиции в доработки. 

Стратегический план, примерно такой:

1. Опишите участки, которые хотите автоматизировать, бизнес-процессы и учёт. Разберитесь, что из этого влияет на бизнес, а что досталось в наследство от неграмотного менеджмента. От последнего выгоднее отказаться.
2. Проконсультируйтесь с автоматизаторами, какое программное решение с наименьшими доработками подходит под вашу компанию. 
3. Всё что важно для бизнеса и не укладывается в типовую конфигурацию придётся дорабатывать. Для этого, выбранная вами в прошлом пункте программа должна иметь открытую архитектуру — позволять вносить изменения. 
4. Считайте сколько будет стоить доработка и сопровождение. Сколько прибыли вам она принесёт. Иногда унификация процессов и учёта выгоднее, чем разрабатывать улучшения.

Требуйте программистов вносить изменения грамотно, чтобы минимально изменять основную программу. 1С и некоторые другие программы учета позволяют использовать внешние модули. Их использование снижает дальнейшую стоимость сопровождения. Большинство облачных и подписных решений не позволяют вносить персональные доработки за адекватные деньги. 

Запомнить из статьи «какую программу для автоматизации выбрать: типовую или собственную» 

Руководитель, который задумывается об автоматизации бизнес-процессов часто сталкивается с дилеммой «выбрать типовую программу, которая всегда свежая и актуальная, но не поддерживает уникальность» или «использовать свою программу, которую придётся самостоятельно разрабатывать и поддерживать». Мы предлагаем комбинированный подход. Там где бизнес-процессы можно упростить — упрощаем и устраняем все лишнее, где нельзя — дорабатываем, желательно внешними средствами.

---

👉 Ищите программу для ведения учёта? Зовите нас, мы подскажем, можно позвать по телефону +7 (495) 764 83 81 или вовсе связаться через телеграм @Interlogik

---

Что ещё читать по теме
— Автоматизация склада — всё, что необходимо знать
— Увеличиваем продажи с помощью товарной аналитики
— Как появляются отрицательные остатки на складе 
— Дашборды для руководителя 
— Консультации по автоматизации управленческого учёта