Как автоматизировать учёт в магазине — подробный план!
Ситуация: есть компания, которая торгует кухонным оборудованием. Клиенты от конечников до оптовиков. Есть сайт, ЭДО, сервис приёма платежей. Нет автоматизации. Естественно хочется единую систему: учёт, бухгалтерия, интеграция с сайтом, этикетки, маркировка, чеки и курьерские доставки.
Короткий ответ, как автоматизировать учёт в магазине
Классическая ситуация - есть немного фронта для клиентов, есть немного касс и платёжных шлюзов. Ещё есть процессы, которые держатся на «своих» людях, скорее всего, есть бухгалтерия на аутсорсе, которая сдаётся, чтобы сдаться. Нет главного, консолидированного учёта для управления бизнесом.Не вкладывайте в «автоматизацию» больше смыслов и волшебства! Автоматизация чего угодно — это просто алгоритмизация и механизация процессов. Раньше, чтобы собрать отчет Х, нужно было открыть программу 1, сервис 2, посмотреть в почту и собрать всё в почте, теперь все эти операция делает программа и нужно нажать на кнопку! Суть автоматизации в том, чтобы сделать этот процесс быстрее, точнее и понятнее, особенно для тех, кто принимает стратегические решения.
Для этого нужно максимально подробно и точно описать все процессы. Тогда их можно отдать в работу и «подобрать программу, которая сделает это за вас».
Нет процессов — будет хаос!
Нет описания ролей, «кто» и «что» делает — будет хаос!
«Сердце» учёта можно поставить на 1С-УНФ, взять облако и всё. Все вести в разрезе заказов покупателей, будет нормальный ДДС и БДР. При необходимости, можно доработать внешние отчеты и расширения, для работы с облаком.
Бухгалтерию — отдать на аутсорс, из УНФ выгружать нужные данные. Пусть они там сами потеют что к чему, главное договориться про оптимизацию налоговой нагрузки.
Пошаговый алгоритм автоматизации учёта в магазине
Вообще, если смотреть «с верху» — план предельно прост:- Определяем настоящие проблемы и от них формулируем цели.
- Считаем бюджет и окупаемость.
- Выбираем оборудование и программы.
- Подключаем, настраиваем, интегрируем.
- Обучаем сотрудников.
Проблемы → цели. Подробно останавливаться не будем, так как про целеполагание при проектах автоматизации учёта магазина можно настрочить несколько книг. Отметим, что для анализа проблем важны: объёмы выручки, количество чеков в смену, штат, количество складов и желаемые функции. Цель всегда подчёркивает, какую именно выгоду получает бизнес. Причём эту выгоду можно чётко измерить в деньгах.
Бюджет → окупаемость. Когда мы чётко понимаем «сколько денег принесёт достижение цели», тогда можно понимать окупаемость и прикидывать, сколько допустимо вложить в бюджет. Причём вкладывать надо не только «деньги», но и «время» и другие ресурсы, например, «силу воли заказчика», когда что-то идёт не так, возникает большое желание всё бросить. Также стоит учитывать «риски», например, некоторым сотрудникам может не понравиться, что вы тут решили всё автоматизировать и на этой почве — покинуть вас. Значит, придётся искать и обучать новых сотрудников.
Оборудование. Как ни странно — это самое простое. Обратитесь к любому интегратору-автоматизатору за консультацией, опишите цели и получите список рекомендуемого оборудования и программ. За одну консультацию в два часа, получите больше информации, чем за пару дней гуглёжки. Как я уже отметил, для софта подойдёт 1С — УНФ.
Подключаем. Тут тоже всё просто, когда есть рекомендуемое оборудование, остаётся соединить всё «проводами». С этим справится любой сетевой администратор.
Обучение. Сотрудникам нужно объяснить, как правильно пользоваться системой. Самое сложное будет преодолеть сопротивление всему новому. Думаю с этим справитесь.
👋 Привет, — это автор статьи Алексей Баранов! Если вы собираетесь автоматизировать автоматизировать учёт — приходите к нам на консультацию: мы составим план и стратегию автоматизации или автоматизируем всё сами. Оставьте заявку в форме внизу страницы или или свяжитесь со мной по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik — так быстрее.
Рекомендуем прочитать:
— С чего начать автоматизацию предприятий торговли,
— Где и почему проваливается проект изменений,
— Как настроить учёт на небольшом предприятии,
— Консультации по автоматизации управленческого учёта .