Журнал
автоматизация учёта в магазине подробный план

Как автоматизировать учёт в магазине: план автоматизации магазина

У нас есть рубрика вопрос-ответ, а в ней появился вопрос-запрос «дайте план, как автоматизировать учёт в магазине». Ну, я подготовил ответ!

Сам вопрос: «Компания торгует кухонным оборудованием. Клиенты от конечников до оптовиков. Есть сайт, ЭДО, сервис приёма платежей. Нет автоматизации, а хочется единую систему: учёт, бухгалтерия, интеграция с сайтом, этикетки, маркировка, чеки и курьерские доставки. Вот что делать, дайте план, как автоматизировать учёт?»

👋 Привет! Меня зовут Алексей! Я руковожу Интерлогикой, мы автоматизируем управленческий учёт и бизнес-процессы! А ещё я провожу консультации и иногда отвечаю на вопросы вроде этого. Вы можете связаться со мной по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

Короткий ответ, как автоматизировать учёт в магазине

Классическая ситуация - есть немного фронта для клиентов, есть немного касс и платёжных шлюзов. Ещё есть процессы, которые держатся на «своих» людях, скорее всего, есть бухгалтерия на аутсорсе, которая сдаётся, чтобы сдаться. Нет главного, консолидированного учёта для управления бизнесом.

Не вкладывайте в «автоматизацию» больше смыслов и волшебства! Автоматизация чего угодно — это просто алгоритмизация и механизация процессов. Раньше, чтобы собрать отчет Х, нужно было открыть программу 1, сервис 2, посмотреть в почту и собрать всё в почте, теперь все эти операция делает программа и нужно нажать на кнопку! Суть автоматизации в том, чтобы сделать этот процесс быстрее, точнее и понятнее, особенно для тех, кто принимает стратегические решения.

Для этого нужно максимально подробно и точно описать все процессы. Тогда их можно отдать в работу и «подобрать программу, которая сделает это за вас».
Нет процессов — будет хаос!

Нет описания ролей, «кто» и «что» делает — будет хаос!

«Сердце» учёта можно поставить на 1С-УНФ, взять облако и всё. Все вести в разрезе заказов покупателей, будет нормальный ДДС и БДР. При необходимости, можно доработать внешние отчеты и расширения, для работы с облаком.
Бухгалтерию — отдать на аутсорс, из УНФ выгружать нужные данные. Пусть они там сами потеют что к чему, главное договориться про оптимизацию налоговой нагрузки.

Пошаговый алгоритм автоматизации учёта в магазине

Вообще, если смотреть «с верху» — план предельно прост:
  1. Определяем настоящие проблемы и от них формулируем цели.
  2. Считаем бюджет и окупаемость.
  3. Выбираем оборудование и программы.
  4. Подключаем, настраиваем, интегрируем.
  5. Обучаем сотрудников.

Проблемы → цели. Подробно останавливаться не будем, так как про целеполагание при проектах автоматизации учёта магазина можно настрочить несколько книг. Отметим, что для анализа проблем важны: объёмы выручки, количество чеков в смену, штат, количество складов и желаемые функции. Цель всегда подчёркивает, какую именно выгоду получает бизнес. Причём эту выгоду можно чётко измерить в деньгах.

Бюджет → окупаемость. Когда мы чётко понимаем «сколько денег принесёт достижение цели», тогда можно понимать окупаемость и прикидывать, сколько допустимо вложить в бюджет. Причём вкладывать надо не только «деньги», но и «время» и другие ресурсы, например, «силу воли заказчика», когда что-то идёт не так, возникает большое желание всё бросить. Также стоит учитывать «риски», например, некоторым сотрудникам может не понравиться, что вы тут решили всё автоматизировать и на этой почве — покинуть вас. Значит, придётся искать и обучать новых сотрудников.

Оборудование. Как ни странно — это самое простое. Обратитесь к любому интегратору-автоматизатору за консультацией, опишите цели и получите список рекомендуемого оборудования и программ. За одну консультацию в два часа, получите больше информации, чем за пару дней гуглёжки. Как я уже отметил, для софта подойдёт 1С — УНФ.

Подключаем. Тут тоже всё просто, когда есть рекомендуемое оборудование, остаётся соединить всё «проводами». С этим справится любой сетевой администратор.

Обучение. Сотрудникам нужно объяснить, как правильно пользоваться системой. Самое сложное будет преодолеть сопротивление всему новому. Думаю с этим справитесь.


Собираетесь автоматизирвать бизнес? Приходите к нам на консультацию: мы поможем составить стратегию автоматизации, найдём исполнителей, внедрим под ключ! Или свяжитесь со мной по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik — так быстрее.




Рекомендуем прочитать:
С чего начать автоматизацию предприятий торговли
Где и почему проваливается проект изменений
Как настроить учёт на небольшом предприятии
Вопрос-ответ Автоматизация