Директор смотрит P&L по проекту: выручка есть, материалы есть, маржа выглядит неплохо. Но зарплата по проектам в 1С:Бухгалтерии — где-то в общей куче. ФОТ — нередко самая крупная статья затрат, а в отчёте по конкретной сделке её нет. Получается, что цифры есть, а решения принимать по ним нельзя.
В этой статье разберём, почему так устроена типовая Бухгалтерия, какие схемы распределения ФОТ по проектам в ней работают и где её возможности заканчиваются.
👋 Привет, меня зовут Алексей Баранов. Отвечаю за стратегию автоматизации управленческого учёта в Интерлогике. В этой статье — методика, а не кнопки: как понять, куда в Бухгалтерии девается ваш ФОТ и что с этим делать. Если хотите разобрать свой случай — оставьте заявку или напишите в телеграм @interlogik.
Почему зарплата не попадает в себестоимость проекта сама
Бухгалтерия создана для налогового учёта. Там всё построено вокруг корректных проводок, закрытия счетов и сдачи отчётности. Управленческая аналитика по проектам — это надстройка, которую нужно выстраивать отдельно.
Зарплата в типовой связке ЗУП + Бухгалтерия проходит такой путь:
Вот в чём проблема: документ «Отражение зарплаты в бухучёте» в типовой конфигурации не имеет поля «Проект». Одна сумма = один документ на весь месяц. Разбить её по проектам внутри этого документа нельзя без доработки или ручного вмешательства.
Именно поэтому финдир, который смотрит отчёт «Доходы и расходы по проектам», видит выручку и прямые расходы, но не видит зарплату исполнителей. Она прошла мимо.
- В ЗУП начисляется зарплата, считаются взносы.
- ЗУП формирует документ «Отражение зарплаты в бухучёте» и выгружает его в Бухгалтерию.
- В Бухгалтерии этот документ делает проводки: зарплата — на счёт 20 (производство), 26 (общехозяйственные), 44 (коммерческие расходы) в зависимости от настроек.
Вот в чём проблема: документ «Отражение зарплаты в бухучёте» в типовой конфигурации не имеет поля «Проект». Одна сумма = один документ на весь месяц. Разбить её по проектам внутри этого документа нельзя без доработки или ручного вмешательства.
Именно поэтому финдир, который смотрит отчёт «Доходы и расходы по проектам», видит выручку и прямые расходы, но не видит зарплату исполнителей. Она прошла мимо.
Три уровня ФОТ — и для каждого своя логика
Прежде чем выбирать схему, полезно разделить фонд оплаты труда на три части. Механика для каждой разная.
Прямой труд — рабочие, монтажники, специалисты, которые работают на конкретном заказе. Производство под конкретную продукцию или работу. Это самый простой случай: если в Бухгалтерии ведётся производственный учёт, зарплата таких сотрудников закрывается на счёт 20 с аналитикой по номенклатурной группе или подразделению — и попадает в себестоимость выпуска.
Переменная оплата — проценты от продаж, KPI, бонусы за сделку. Таких механизмов в типовой Бухгалтерии нет. Они рассчитываются или в ЗУП, или в Excel, а в Бухгалтерию приходят одной суммой в том же «Отражении зарплаты». Разнести их по проектам без ручного вмешательства не получится.
Косвенный ФОТ — оклады руководителей, административных сотрудников, бухгалтерии. Эти деньги не привязаны к конкретному заказу по смыслу, и в программе это честно отражается: счёт 26, без аналитики по проектам. Распределяются при закрытии месяца — пропорционально какой-то базе.
👉 Нельзя говорить «разнесём зарплату по проектам», не ответив сначала: какой тип ФОТ, кто эти люди и как связана их работа с конкретными сделками. Один ответ — для монтажников на производстве, другой — для менеджеров по продажам, третий — для директора.
Прямой труд — рабочие, монтажники, специалисты, которые работают на конкретном заказе. Производство под конкретную продукцию или работу. Это самый простой случай: если в Бухгалтерии ведётся производственный учёт, зарплата таких сотрудников закрывается на счёт 20 с аналитикой по номенклатурной группе или подразделению — и попадает в себестоимость выпуска.
Переменная оплата — проценты от продаж, KPI, бонусы за сделку. Таких механизмов в типовой Бухгалтерии нет. Они рассчитываются или в ЗУП, или в Excel, а в Бухгалтерию приходят одной суммой в том же «Отражении зарплаты». Разнести их по проектам без ручного вмешательства не получится.
Косвенный ФОТ — оклады руководителей, административных сотрудников, бухгалтерии. Эти деньги не привязаны к конкретному заказу по смыслу, и в программе это честно отражается: счёт 26, без аналитики по проектам. Распределяются при закрытии месяца — пропорционально какой-то базе.
👉 Нельзя говорить «разнесём зарплату по проектам», не ответив сначала: какой тип ФОТ, кто эти люди и как связана их работа с конкретными сделками. Один ответ — для монтажников на производстве, другой — для менеджеров по продажам, третий — для директора.
Четыре схемы: как всё-таки разнести ФОТ по проектам в БП
Тип ФОТ определили — дальше для каждого нужен свой способ разнесения. В типовой Бухгалтерии их четыре: три для труда, который можно привязать к конкретным проектам, и один — для косвенного, который честнее распределять котлом. Идут от простого к точному: где-то хватает штатной настройки, где-то начинается ручная работа бухгалтера, а где-то без доработки не обойтись. Разберём по очереди.
Прямой труд через производство
Подходит, когда компания ведёт производственный учёт в Бухгалтерии: есть заказы на производство, выпуск, себестоимость готовой продукции.
В этом случае зарплата производственных рабочих отражается на счёте 20 с аналитикой по номенклатурной группе (что производим) и подразделению (кто делает). Если номенклатурные группы совпадают с проектами или продуктами — зарплата попадает в себестоимость конкретного выпуска.
Главное условие: подразделение сотрудника в ЗУП должно совпадать с подразделением в настройках счёта учёта затрат. Иначе зарплата уйдёт не туда — и разобраться потом будет сложно.
В этом случае зарплата производственных рабочих отражается на счёте 20 с аналитикой по номенклатурной группе (что производим) и подразделению (кто делает). Если номенклатурные группы совпадают с проектами или продуктами — зарплата попадает в себестоимость конкретного выпуска.
Главное условие: подразделение сотрудника в ЗУП должно совпадать с подразделением в настройках счёта учёта затрат. Иначе зарплата уйдёт не туда — и разобраться потом будет сложно.
Разнесение по процентам участия
Самая универсальная схема для сервисных компаний, проектных организаций и всех, кто не ведёт производство в классическом смысле.
Логика простая: в конце месяца по каждому сотруднику фиксируется, сколько процентов его времени ушло на каждый проект. Допустим, Иванов 60 % занимался проектом А, 40 % — проектом Б. Начисленная зарплата Иванова делится пропорционально и разносится по проектам.
В типовой Бухгалтерии это ручная операция: бухгалтер создаёт несколько документов «Отражение зарплаты» — по одному на каждый проект, вручную указывает суммы. Либо делает корректировочные проводки после загрузки из ЗУП.
Работает, когда проектов немного и проценты более-менее стабильны от месяца к месяцу. Если сотрудников 30 и у каждого каждый месяц новые пропорции — это уже три дня бухгалтерской работы.
Для автоматизации этого процесса существуют доработки: указываешь проценты участия, нажимаешь кнопку — суммы распределяются сами. Но это уже за пределами типовой конфигурации.
Логика простая: в конце месяца по каждому сотруднику фиксируется, сколько процентов его времени ушло на каждый проект. Допустим, Иванов 60 % занимался проектом А, 40 % — проектом Б. Начисленная зарплата Иванова делится пропорционально и разносится по проектам.
В типовой Бухгалтерии это ручная операция: бухгалтер создаёт несколько документов «Отражение зарплаты» — по одному на каждый проект, вручную указывает суммы. Либо делает корректировочные проводки после загрузки из ЗУП.
Работает, когда проектов немного и проценты более-менее стабильны от месяца к месяцу. Если сотрудников 30 и у каждого каждый месяц новые пропорции — это уже три дня бухгалтерской работы.
Для автоматизации этого процесса существуют доработки: указываешь проценты участия, нажимаешь кнопку — суммы распределяются сами. Но это уже за пределами типовой конфигурации.
Разнесение по отработанным часам
Более точный вариант: распределение не по «договорённым процентам», а по фактически зафиксированным часам. Сотрудник отработал на проекте А — 80 часов, на проекте Б — 40 часов. Зарплата делится пропорционально.
Для этого нужен табель учёта рабочего времени в разрезе проектов — не стандартный Т-13, который фиксирует только явки и неявки, а управленческий табель, где по каждому дню проставлен проект.
В типовой Бухгалтерии такого инструмента нет. Либо ведут в Эксель и потом вручную разносят суммы, либо ставят специализированное расширение.
Схема хорошо подходит для профессиональных услуг, консалтинга, IT-разработки — там, где люди работают параллельно на нескольких проектах и часы поддаются учёту.
Для этого нужен табель учёта рабочего времени в разрезе проектов — не стандартный Т-13, который фиксирует только явки и неявки, а управленческий табель, где по каждому дню проставлен проект.
В типовой Бухгалтерии такого инструмента нет. Либо ведут в Эксель и потом вручную разносят суммы, либо ставят специализированное расширение.
Схема хорошо подходит для профессиональных услуг, консалтинга, IT-разработки — там, где люди работают параллельно на нескольких проектах и часы поддаются учёту.
Котёл с распределением при закрытии месяца
Для косвенного ФОТ — окладов директора, бухгалтерии, административного персонала — честный ответ часто такой: не привязывать к проектам напрямую, а распределять при закрытии месяца пропорционально какой-то базе.
База для распределения может быть разной:
Настраивается в документе «Закрытие месяца» — там же, где распределяются аренда, амортизация и другие косвенные расходы.
👉 Котёл с распределением — не «сдались и сделали кое-как». Это рабочий метод, если управленческий смысл в нём есть: директор действительно обеспечивает все проекты примерно поровну, и выделять его время по каждой сделке не нужно.
База для распределения может быть разной:
- Прямые затраты — сколько материалов и прямого труда ушло на проект, столько и косвенного ФОТ получит.
- Выручка — у каждого проекта своя доля оборота, по ней и делится управленческая нагрузка.
- Прямые трудозатраты — если прямой труд посчитан в часах, косвенный распределяется пропорционально.
Настраивается в документе «Закрытие месяца» — там же, где распределяются аренда, амортизация и другие косвенные расходы.
👉 Котёл с распределением — не «сдались и сделали кое-как». Это рабочий метод, если управленческий смысл в нём есть: директор действительно обеспечивает все проекты примерно поровну, и выделять его время по каждой сделке не нужно.
Типовые ошибки — ФОТ начислили, в проект он не попал
ФОТ ушёл на 26-й без аналитики. Зарплату провели, месяц закрыли — а в отчёте по проекту трудозатрат нет. Всё потому, что в настройках способа отражения зарплаты в бухучёте стоит счёт 26 без субконто «Проект» или «Договор». Отчёт показывает материалы и подрядчиков, а люди — в воздухе.
Проценты прописали один раз и забыли. В начале года договорились: Иванов — 50/50 на два проекта. Через полгода один проект завершился, Иванов полностью на другом — но таблица не обновлялась. Зарплата по-прежнему делится пополам на закрытый и активный проект.
Дубль из ЗУП и ручные корректировки. Бухгалтер вручную разнёс зарплату по проектам, потом ещё раз загрузил документ из ЗУП — суммы задвоились. Или наоборот: загрузили из ЗУП, потом пытались откорректировать вручную, а при следующей загрузке правки слетели.
«Проект» существует только в Экселе. Бухгалтерия не знает о структуре проектов, которая есть в голове у руководителя или в таблице. В программе всё идёт котлом — и никакая методика разнесения не поможет, если аналитика не заведена в справочниках с самого начала.
Подразделение в ЗУП не совпадает с подразделением в Бухгалтерии. Сотрудника числят в одном отделе, а настройки счёта затрат — на другой. Зарплата уходит не туда.
Проценты прописали один раз и забыли. В начале года договорились: Иванов — 50/50 на два проекта. Через полгода один проект завершился, Иванов полностью на другом — но таблица не обновлялась. Зарплата по-прежнему делится пополам на закрытый и активный проект.
Дубль из ЗУП и ручные корректировки. Бухгалтер вручную разнёс зарплату по проектам, потом ещё раз загрузил документ из ЗУП — суммы задвоились. Или наоборот: загрузили из ЗУП, потом пытались откорректировать вручную, а при следующей загрузке правки слетели.
«Проект» существует только в Экселе. Бухгалтерия не знает о структуре проектов, которая есть в голове у руководителя или в таблице. В программе всё идёт котлом — и никакая методика разнесения не поможет, если аналитика не заведена в справочниках с самого начала.
Подразделение в ЗУП не совпадает с подразделением в Бухгалтерии. Сотрудника числят в одном отделе, а настройки счёта затрат — на другой. Зарплата уходит не туда.
Где Бухгалтерия упирается в потолок
Большую часть задач с ФОТ по проектам типовая БП закрывает — вручную или через настройку счетов учёта. Но есть то, чего в ней нет по умолчанию, и биться в это бесполезно:
Каждый из этих пунктов решается доработкой или ручным процессом с Excel — и это работает, пока проектов немного, а сотрудников не сотня. Если же таких задач много и ФОТ — крупная статья в себестоимости, дешевле не латать Бухгалтерию, а рассмотреть другие конфигурации: в УНФ и ERP сдельные наряды и учёт труда по заказам есть из коробки.
Где именно проходит граница в вашем случае и что выгоднее — доработать БП или переходить на другую конфигурацию — разберём на консультации: оставьте заявку или напишите в телеграм @interlogik.
- сдельная оплата напрямую в себестоимость заказа — в БП нет документа сдельного наряда;
- KPI и проценты от продаж, привязанные к конкретному заказу — считаются на стороне, в Бухгалтерию приходят одной суммой;
- табель рабочего времени в разрезе проектов — стандартный Т-13 фиксирует явки и неявки, но не проект;
- автоматическая загрузка ФОТ из ЗУП с аналитикой по проекту — только через доработку.
Каждый из этих пунктов решается доработкой или ручным процессом с Excel — и это работает, пока проектов немного, а сотрудников не сотня. Если же таких задач много и ФОТ — крупная статья в себестоимости, дешевле не латать Бухгалтерию, а рассмотреть другие конфигурации: в УНФ и ERP сдельные наряды и учёт труда по заказам есть из коробки.
Где именно проходит граница в вашем случае и что выгоднее — доработать БП или переходить на другую конфигурацию — разберём на консультации: оставьте заявку или напишите в телеграм @interlogik.
Кнопки «разнести ФОТ» не будет
Зарплата по проектам в 1С: Бухгалтерии — это решаемая задача, но не автоматическая. Типовая конфигурация не приспособлена под управленческую аналитику ФОТ по умолчанию: нужна методика, нужно настроить аналитику и договориться о дисциплине ввода данных.
Схему выбирают под тип труда:
Если хотите разобраться, какая схема подойдёт вашей компании — оставьте заявку на консультацию, напишите в телеграм @interlogik или позвоните +7 (495) 764 83 81.
Схему выбирают под тип труда:
- производство под заказ → счёт 20, номенклатурная группа;
- сервис и услуги → разнесение по процентам или часам, вручную или через доработку;
- косвенный ФОТ → котёл с распределением при закрытии месяца.
Если хотите разобраться, какая схема подойдёт вашей компании — оставьте заявку на консультацию, напишите в телеграм @interlogik или позвоните +7 (495) 764 83 81.
Что читать ещё:
- Себестоимость заказов и проектов в 1С:Бухгалтерии — как устроен позаказный учёт в БП целиком: документы поступления, реализация, закрытие месяца, отчёты
- Зарплата по проектам в 1С:УНФ — три схемы разнесения ФОТ в УНФ: сдельный наряд, заказ-наряд, KPI с произвольными запросами
- Списание материалов в производство и учёт затрат в 1С:Бухгалтерии — как правильно отражать прямые материальные затраты, чтобы они попадали в себестоимость заказа
- Управленческий учёт в вашей компании — с чего начинать, если нужен P&L по проектам, а не только налоговая отчётность
- Себестоимость заказов и проектов в 1С:Бухгалтерии — как устроен позаказный учёт в БП целиком: документы поступления, реализация, закрытие месяца, отчёты
- Зарплата по проектам в 1С:УНФ — три схемы разнесения ФОТ в УНФ: сдельный наряд, заказ-наряд, KPI с произвольными запросами
- Списание материалов в производство и учёт затрат в 1С:Бухгалтерии — как правильно отражать прямые материальные затраты, чтобы они попадали в себестоимость заказа
- Управленческий учёт в вашей компании — с чего начинать, если нужен P&L по проектам, а не только налоговая отчётность