Нас часто зовут на производства, где ERP уже внедрена. Документы проводят, месяц закрывают, а на вопрос о марже заказа финансист открывает таблицу. И с результатами этой таблицы не согласна бухгалтерия! В таких случаях часто обвиняют программу.
Однако 1С ERP умеет считать себестоимость, и довольно неплохо. Расчёт себестоимости в 1С ЕРП есть, он типовой и рабочий. В данном случае ему не хватает правил и порядка: к чему привязан расход, куда он уходит при закрытии месяца и по какой базе делится. Ниже разберём, где теряется цифра заказа и что проверить.
> 👋 Привет, это Алексей. В Интерлогике веду проекты по управленческому учёту и себестоимости на производствах. Разбираю такие расчёты вместе с финансистами клиента: какие правила записать и как согласовывать их с бухгалтерией. Если узнали свою ситуацию, напишите в телеграм @interlogik или оставьте заявку на разбор расчёта.
Какую себестоимость ищет руководитель и какую считает ERP
Руководителю нужна себестоимость заказа: во что обошёлся заказ клиента и сколько с него осталось. ERP при закрытии месяца считает стоимость выпуска, то есть продукции, которую за месяц произвели в подразделении.
Это разные объекты. Выпуск может закрывать часть заказа, несколько заказов сразу или не относиться ни к одному. Пока выпуск и затраты не связаны с заказом, отчёт покажет, во сколько обошлась продукция, но не ответит, сколько заработали на конкретной сделке.
В ERP выпуск оформляют двумя путями. При длительном производстве — через заказ на производство и этапы: затраты собираются по этапам, незаконченный этап переходит в следующий месяц. При коротком цикле — документом «Производство без заказа». Какой путь выбрать для какой продукции, решают на старте внедрения, и от этого зависит, увидите ли вы заказ в цифрах.
👉 Первый вопрос к своей ERP: к чему у вас привязан выпуск. Если ответ «ни к чему, просто к месяцу», себестоимости заказа не будет, сколько месяц ни закрывай.
Это разные объекты. Выпуск может закрывать часть заказа, несколько заказов сразу или не относиться ни к одному. Пока выпуск и затраты не связаны с заказом, отчёт покажет, во сколько обошлась продукция, но не ответит, сколько заработали на конкретной сделке.
В ERP выпуск оформляют двумя путями. При длительном производстве — через заказ на производство и этапы: затраты собираются по этапам, незаконченный этап переходит в следующий месяц. При коротком цикле — документом «Производство без заказа». Какой путь выбрать для какой продукции, решают на старте внедрения, и от этого зависит, увидите ли вы заказ в цифрах.
👉 Первый вопрос к своей ERP: к чему у вас привязан выпуск. Если ответ «ни к чему, просто к месяцу», себестоимости заказа не будет, сколько месяц ни закрывай.
Куда девается сумма, если в заказе пусто
Деньги из учёта не пропадают. Если в себестоимости заказа пусто или подозрительно мало, сумма почти всегда сидит в одном из четырёх мест.
Статья настроена мимо себестоимости
У каждой статьи расходов в ERP есть направление: на себестоимость производства, на себестоимость продаж, на расходы периода или на финансовый результат. Если статью цеховых расходов однажды настроили на финансовый результат, она каждый месяц уходит в прибыль и убытки и ни в один выпуск не попадает.
Внешне всё сходится: месяц закрыт, ошибок нет. Только маржа заказа выглядит лучше, чем есть на самом деле.
Внешне всё сходится: месяц закрыт, ошибок нет. Только маржа заказа выглядит лучше, чем есть на самом деле.
Аналитика указана, но выпуска там нет
Прямой расход попадает в себестоимость, только если в аналитике указано, во что он должен уйти: продукция, группа продукции или партия. Кроме того, в указанном подразделении в этом месяце должен быть выпуск этой продукции.
Материал списали на подразделение, где продукцию не выпускали, и затрате некуда уйти. На проектах внедрения это одна из самых частых ошибок: пользователь видит поле аналитики и не понимает, что туда ставить.
Материал списали на подразделение, где продукцию не выпускали, и затрате некуда уйти. На проектах внедрения это одна из самых частых ошибок: пользователь видит поле аналитики и не понимает, что туда ставить.
Расход не распределяется совсем
Для статьи можно выбрать базу «Не распределять». Тогда при закрытии месяца расход останется в стороне, и перенести его в выпуск получится только вручную: реклассификацией или списанием. Если так настроили «временно, потом разберёмся», сумма копится месяцами.
Затраты остались в незавершённом производстве
Незавершённое производство — нормальная часть расчёта, а не ошибка. В нём остаются материалы в кладовой цеха, продукция, которую выпустили, но не передали на склад, и работа, которую сделали, но ещё не продали.
Туда же уходит перерасход сверх спецификации. Условный пример: заказ на 200 изделий выпустили целиком, по спецификации на него положено 40 м³ доски. А в производство за месяц списали 46 м³: часть ушла в обрезки и брак.
В себестоимость выпуска попадут 40 м³. Ещё 6 м³, а при цене 25 000 ₽ за кубометр это 150 000 ₽, останутся в незавершённом производстве. Если на эту разницу никто не смотрит, заказ кажется дешевле, чем обошёлся.
Такие места мы ищем, когда настраиваем себестоимость на производстве в 1С: сначала находим, куда уходит сумма, потом договариваемся о правилах.
Туда же уходит перерасход сверх спецификации. Условный пример: заказ на 200 изделий выпустили целиком, по спецификации на него положено 40 м³ доски. А в производство за месяц списали 46 м³: часть ушла в обрезки и брак.
В себестоимость выпуска попадут 40 м³. Ещё 6 м³, а при цене 25 000 ₽ за кубометр это 150 000 ₽, останутся в незавершённом производстве. Если на эту разницу никто не смотрит, заказ кажется дешевле, чем обошёлся.
Такие места мы ищем, когда настраиваем себестоимость на производстве в 1С: сначала находим, куда уходит сумма, потом договариваемся о правилах.
Почему закрытый месяц ещё не означает себестоимость выпуска
В ERP два режима закрытия месяца. Предварительное запускают по ходу месяца, чтобы видеть оперативную стоимость товаров и продаж. Фактическую себестоимость выпуска оно не считает: материалы, труд и постатейные расходы на выпуск в этом режиме не распределяются.
Полную цифру даёт только окончательное закрытие. Если руководитель смотрит отчёт после предварительного, он видит оценку, которая ещё поменяется.
Второй подвох — порядок документов:
- если зарплату отразили в учёте раньше, чем внесли выработку сотрудников, закрытие месяца выдаст ошибку;
- если после расчёта поправили документы прошлого месяца, месяц нужно пересчитать, иначе отчёт покажет старую цифру.
Полную цифру даёт только окончательное закрытие. Если руководитель смотрит отчёт после предварительного, он видит оценку, которая ещё поменяется.
Второй подвох — порядок документов:
- если зарплату отразили в учёте раньше, чем внесли выработку сотрудников, закрытие месяца выдаст ошибку;
- если после расчёта поправили документы прошлого месяца, месяц нужно пересчитать, иначе отчёт покажет старую цифру.
Расчёт себестоимости в 1С:ERP и косвенные расходы: одно правило вместо ручного деления
Косвенные расходы — аренду цеха, электричество, зарплату начальника производства — нельзя привязать к одному заказу. Поэтому в таблице их делят вручную. Цеховое электричество за месяц раскидывают на четыре заказа, которые собирали одновременно, и каждый месяц делят немного по-другому.
В ERP такое деление задают правилом распределения у статьи расходов. Правило говорит, между чем делить и по какой базе: по стоимости материалов, по оплате труда, по количеству или объёму выпуска. Баз немного, у некоторых есть условие:
Ошибка здесь чаще в выборе базы, чем в программе. Условный пример: в цехе за месяц выпустили 100 табуреток и один большой гарнитур. Если делить аренду цеха по количеству выпуска, почти вся она ляжет на табуретки, а гарнитур окажется подозрительно дешёвым.
Нужна база, которая показывает, на что на самом деле уходит ресурс цеха. Для аренды это может быть время работы участка, для электричества машино-часы.
👉 Правило распределения — управленческое решение, а не настройка программиста. Его утверждают один раз, записывают и не меняют каждый месяц.
В ERP такое деление задают правилом распределения у статьи расходов. Правило говорит, между чем делить и по какой базе: по стоимости материалов, по оплате труда, по количеству или объёму выпуска. Баз немного, у некоторых есть условие:
- по оплате труда можно делить, только если труд проведён как трудозатраты;
- по материалам — только если они учтены как номенклатурные затраты.
Ошибка здесь чаще в выборе базы, чем в программе. Условный пример: в цехе за месяц выпустили 100 табуреток и один большой гарнитур. Если делить аренду цеха по количеству выпуска, почти вся она ляжет на табуретки, а гарнитур окажется подозрительно дешёвым.
Нужна база, которая показывает, на что на самом деле уходит ресурс цеха. Для аренды это может быть время работы участка, для электричества машино-часы.
👉 Правило распределения — управленческое решение, а не настройка программиста. Его утверждают один раз, записывают и не меняют каждый месяц.
Когда цифра ERP и цифра бухгалтерии имеют право различаться
Частая схема: управленческий учёт и расчёт себестоимости ведут в ERP, а регламентированный — в 1С:Бухгалтерии, куда выгружают документы. К концу месяца у руководителя на столе две прибыли и две себестоимости.
Разница сама по себе не ошибка. По бухгалтерским правилам часть расходов, например общехозяйственные, может сразу уходить на финансовый результат. В управленческом учёте предприятие хочет видеть полную себестоимость заказа вместе с этими расходами. Цифры отличаются, и это нормально, если заранее договорились, на что именно.
Ошибка начинается, когда разницу никто не может объяснить по статьям. Тогда сверка превращается в спор, чья методика вернее. Чтобы этого не было, договариваются о трёх вещах:
Разница сама по себе не ошибка. По бухгалтерским правилам часть расходов, например общехозяйственные, может сразу уходить на финансовый результат. В управленческом учёте предприятие хочет видеть полную себестоимость заказа вместе с этими расходами. Цифры отличаются, и это нормально, если заранее договорились, на что именно.
Ошибка начинается, когда разницу никто не может объяснить по статьям. Тогда сверка превращается в спор, чья методика вернее. Чтобы этого не было, договариваются о трёх вещах:
- статьи расходов в ERP и в бухгалтерии одни и те же, и для каждой понятно, куда она идёт в каждом контуре;
- расхождения между контурами перечислены заранее, и у каждого есть причина;
- после закрытия месяца цифры сверяют по статьям, а не по итоговой прибыли.
Что открыть после закрытия месяца, чтобы проверить заказ
Детально и постоянно разбирать проводки не нужно. Начните с трёх отчётов:
Если в первом отчёте пусто, а в третьем сидит цеховая статья, причина найдена. Если оба в порядке, а цифра заказа всё равно не сходится, проверьте, связан ли выпуск с заказом.
- себестоимость выпущенной продукции — во что обошёлся выпуск и из каких статей калькуляции он сложился;
- расшифровка себестоимости до исходных затрат — какие материалы, труд и расходы вошли в конкретную партию;
- финансовый результат по статьям — какие расходы ушли в прибыль и убытки мимо себестоимости.
Если в первом отчёте пусто, а в третьем сидит цеховая статья, причина найдена. Если оба в порядке, а цифра заказа всё равно не сходится, проверьте, связан ли выпуск с заказом.
Почему настройку статьи не меняют задним числом
Когда причину нашли, хочется поправить статью и перезакрыть месяц. С настройками статей расходов так не получится: справочник закрыт от изменений не случайно. Если поменять направление или базу у статьи, по которой уже были движения, перезакрытия мало. Расчёт придётся переделывать за все затронутые месяцы.
Поэтому исправление начинают с решения: с какого месяца действует новое правило и что делать со старыми периодами. Это вопрос методики, а не кнопки.
Сам механизм расчёта лучше оставить типовым. Доработки нужны, чтобы упростить ввод документов, а не чтобы заменить расчёт своим. Иначе каждое обновление ERP превращается в отдельный проект.
Поэтому исправление начинают с решения: с какого месяца действует новое правило и что делать со старыми периодами. Это вопрос методики, а не кнопки.
Сам механизм расчёта лучше оставить типовым. Доработки нужны, чтобы упростить ввод документов, а не чтобы заменить расчёт своим. Иначе каждое обновление ERP превращается в отдельный проект.
Себестоимость заказа появляется из правил, а не из закрытия месяца
ERP умеет считать себестоимость заказа. Для этого выпуск должен быть связан с заказом, статьи — настроены туда, где их ждёт руководитель, а косвенные расходы — делиться по правилу, которое утвердили один раз.
Если этого нет, закрытие месяца пройдёт без ошибок и покажет цифры, по которым нельзя назначить цену. Чинить в этом случае нужно правила расчёта и порядок ввода, а не программу.
Если хотите разобрать, где в вашей ERP теряется себестоимость заказа, оставьте заявку на консультацию, напишите в телеграм @interlogik или позвоните +7 (495) 764 83 81.
Если этого нет, закрытие месяца пройдёт без ошибок и покажет цифры, по которым нельзя назначить цену. Чинить в этом случае нужно правила расчёта и порядок ввода, а не программу.
Если хотите разобрать, где в вашей ERP теряется себестоимость заказа, оставьте заявку на консультацию, напишите в телеграм @interlogik или позвоните +7 (495) 764 83 81.
Эти материалы отобраны по теме и вручную, для дополнительного чтения:
- Списание материалов в производство и учёт затрат в 1С:ERP — с чего начинается себестоимость выпуска: как материал попадает в затраты
- Учёт трудозатрат и зарплаты по заказам в 1С:ERP — как привязать зарплату к заказу, чтобы база «по оплате труда» заработала
- Неправильная себестоимость: места, где теряются данные — где цифра искажается ещё до закрытия месяца
- ДДС и ОПиУ: почему прибыль есть, а на счёте пусто — если себестоимость уже в порядке, а прибыль и деньги всё равно не сходятся