Журнал
автоматизация финучета

Автоматизация финансового учёта

Автоматизация финансового учёта — это не только «выбрать программу и использовать её». Поэтому проект автоматизации не состоит из «анализа различных программ и подбора подходящих». Попробуем разобрать, из чего состоит процесс автоматизации финансового учёта и что нужно знать.

👋 Привет, это Алексей Баранов! C 2003 мы в Интерлогике занимаемся автоматизацией управленческого учёта малого и среднего бизнеса. А ещё я провожу консультации, если у вас есть вопрос по материалу или любой другой вопрос по автоматизации — задайте его в форме внизу страницы, или по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

Финансовый учёт

Прежде чем рассказывать про автоматизацию финансового учёта, нужно дать комментарий «что такое финансовый учёт» и «как выглядит неавтоматический финансовый учёт».

Финансовый учёт — фиксирование денежных средств в компании: как они появляются, куда уходят, при каких обстоятельствах и где хранятся. По большому счёту финансовый учёт не отличается от того, как обычный финансово-грамотный человек управляет своими деньгами: знает, когда приходит зарплата, где и сколько лежит, откладывает часть на будущее, что-то инвестирует, помнит о регулярных расходах, всегда ищет пути оптимизации расходов и так далее. В компании всё это происходит также только в разы быстрее и статей больше. Скажем, у обычного человека в день где-то 5-10 статей расхода: поездка, купил продукты, обед, сходил в кино, у бизнеса этих расходов будет побольше.

Неавтоматизированный финансовый учёт заставляет предпринимателей записывать и анализировать все денежные операции аналоговым путём. Получил чек, записал в тетрадку. А чтобы проанализировать все расходы по одному направлению, скажем «сколько потратил на такси, может лучше купить бизнес-уровень» — придётся листать тетрадку и искать все расходы. Если использовать таблицу в экселе — то можно будет настроить фильтр. Это немного проще.

Что такое автоматизация финансового учёта

Автоматизация финансового учёта — это проект изменений в компании, в области финансового учёта. То что раньше «делали ручками» — цифровизируем, и «заставляем» фиксировать все денежные операции компьютеры, а заодно «заставляем» компьютеры выдавать стандартные отчёты.

Так сотрудники компании, менеджеры, директора, собственники, а также госорганы могут анализировать результаты деятельности компании и что-то делать на основе этого анализа.

Целями автоматизации финансового учёта становятся:
  • Сбор финансовой информации в одном «месте». Обычно это делают для того, чтобы её было удобно обрабатывать. Объединяют информацию с касс, разных платёжных систем, курьерской службы, склада, поставщиков, данные с CRM и маркетинга.
  • Ускорить операции и избавиться от ошибок.
  • Создать единую информационную среду для управления компанией. Финансовый учёт редко автоматизируется сам по себе, обычно нужно объединять разные участки бизнеса в компании. Например, чтобы руководитель мог увидеть, количество переработки у сотрудников и сопоставить их с KPI и прибылью компании.
  • Соответствие законодательству — иногда учёт автоматизируют, не потому что это решает какие-то задачи компании, а потому что в противном случае, нельзя будет работать. Например, нельзя работать без онлайн-кассы, а раз надо подключить карту, давайте заодно получим от этого хоть что-то полезное!
  • Финансовая аналитика.
  • Удалённая работа.

Плюсы

Автоматизированный финансовый учёт позволяет:
  • Быстро и удобно обрабатывать финансовую информацию для управления компанией.
  • Анализировать финансы быстрее и дешевле, тем самым сократив расходы.
  • Избавиться от ошибок из-за невнимательности и неаккуратности. Кстати, это ведёт и к сокращению краж.
  • Ускорить получение отчётов.

Ошибки при внедрении автоматизации финансового учёта

Несмотря на то что ранее в блоге я уже писал про популярные ошибки при автоматизации финансового учёта, ссылку на эту статью, найдёте в низу статьи, я расскажу о некоторых важных нюансах.
  • Нет понимания цели автоматизации между всеми участниками. Из-за этого можно попасть в ситуации «лебедь-рак-щука» и самое ужасное, начать автоматизировать компанию ради автоматизации, а не для достижения целей.
  • Не вся команда в деле. Проект изменения компании, а автоматизация любого учёта относится к такому проекту — ответственность разработчиков — программирующих решения, собственника — задающего направление и работников, которые будут пользоваться плодами автоматизации.
  • «Мутные» полномочия — классический проектный нюанс, важно не путать задачи и не допускать «размазывания» ответственности. У каждого участника чёткая роль, права и обязанности.
  • Некомпетентный персонал — без комментариев.

Этапы

Сроки автоматизации зависят от изначального состояния учёта и задач компании, поэтому проект может занять несколько недель, а может растянуться и на год. Тем не менее за это время важно пройти все нужные этапы:
  1. Цель — определить цель и задачи, а также убедиться в том, что эта цель настоящая.
  2. Проектная группа — необходимо создать группу для реализации проекта.
  3. Наведение порядка в учёте — от формирования финмодели до определения учётных политик и методик учёта.
  4. Подбор программ.
  5. Проектирование и доработка системы.
  6. Внедрение автоматизации в деятельность компании.
  7. Обучение сотрудников компании.
  8. Тестирование, выявление ошибок и доработка.

Программы

Как водится, программы в автоматизации финансового учёта — пустое! Тем не менее игнорировать их, а точнее особенности подбора программы не стоит!



👉 Автоматизируете финансовый учёт? Нужна помощь? Приходите к нам на консультацию, поможем! Или свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 764 83 81, или через телеграм @Interlogik




Эти ссылки мы отобрали вручную, для дополнительного чтения:
Как торговая сеть избавилась от краж
Финмодель в автоматизации учёта
10 ошибок при автоматизации финансового учёта
Корпоративное обучение в проектах автоматизации
— Запишитесь на курс «Финансовые и торговые отчёты»

Статья Автоматизация