Собственник, финансист, управленец считают, что производственный учёт в 1С:Комплексная автоматизация настроен. Но никто не верит отчётам. На деле учёт и цех живут в разных мирах: документы проводят «как получится», а программа показывает не факт, а то, что успели внести.
👋 Привет, это Алексей Баранов, руковожу Интерлогикой. На производственных проектах мы часто начинаем с одного и того же: с поиска причин, почему экономист сводит цифры вручную. Ниже — десять типовых ошибок, которые находим на диагностике и которые искажают отчёты у производителей. Если узнали свою ситуацию и хотите исправить — напишите в телеграм @interlogik или оставьте заявку на консультацию.
К нам обратился клиент — швейная компания в сегменте бюджетной модной одежды. Оборот — 500–800 млн рублей в год. Дизайн, склады, раскрой, пошив, упаковка, давальцы, логистика товаров, продажи через маркетплейсы и опт. Классическая картина. Учёт ведут в **1С:Комплексная автоматизация (КА)** — удачная конфигурация. Отчёты есть. Себестоимость считается. Формально производственный учёт в 1С:КА был настроен, но данные из системы не использовались для принятия решений.
Запрос при этом звучал до боли знакомо:
- «Нам нужен расчёт себестоимости. Сейчас мы не доверяем отчётам из программы. Экономист считает вручную, и у неё всё по-другому!»
Мы начали с базовой диагностики. Переговорили с топами, плечом к плечу посмотрели таблицы, залезли в 1С: документы, движения, отчёты. Проблема не в том, что себестоимость считается неправильно, а в том, что она в принципе не может считаться правильно с такими ошибками в учёте:
- часть данных живёт в 1С, часть — в экселе, часть — «в голове у производства»,
- материалы списываются по нормам, а не по факту,
- запасы спокойно уходят в отрицательные остатки,
- последовательность документов нарушена,
- производство и финансы живут как соседи, которые разговаривают по праздникам
Именно так обычно выглядит производственный учёт, который существует только на бумаге. Создаётся иллюзия контроля, и собственник задаёт неудобные вопросы.
Разобрали ситуацию по участкам — от склада и производства до расчёта себестоимости. Практически в каждом блоке нашли типовые ошибки, которые встречаются у большинства производственных компаний на 1С:КА. О них и расскажу в статье. 1С:КА — это как станок с ЧПУ. В неё заносят данные с разных процессов и участков, а потом смотрят отчёты.
Если задать неправильную программу в станок — он будет идеально точно производить… брак!
Если задать неправильную программу в станок — он будет идеально точно производить… брак!
Ошибка №1. Себестоимость считается «по фантазии», а не по факту
В 1С:КА всё придумано красиво:
- есть спецификации,
- выпуск продукции,
- распределение затрат на выпуски,
- есть план/фактный анализ.
В жизни это выглядит так:
- открывают документ «Производство»,
- нажимают «Заполнить по спецификации»,
- проводят.
Всё хорошо и красиво проводится, если отключена функция контроля остатков, и материалы, которых нет, списываются в минус. Документ не проводится, если функция контроля остатков включена и программа не может списать того, чего на остатках нет.
Себестоимость есть при первом варианте только по затратам материалов, которые есть на остатках. Эдакий частичный план/плановый анализ, если вы понимаете! Себестоимости нет, т. к. документ не проведён, отражение в учёте невозможно.
В цехе:
А в 1С — идеальный мир, где всё по нормам!
Себестоимость есть при первом варианте только по затратам материалов, которые есть на остатках. Эдакий частичный план/плановый анализ, если вы понимаете! Себестоимости нет, т. к. документ не проведён, отражение в учёте невозможно.
В цехе:
- ткань заменили,
- фурнитуру взяли другую,
- что-то «докинули по мелочи»,
- что-то забыли.
А в 1С — идеальный мир, где всё по нормам!
Ошибка №2. Отрицательные остатки: «потом разберёмся»
Любимый управленческий компромисс, когда производство говорит: «Не тормозите нас, проводите в минус, потом закроем».
Программист 1С:
1С пересчитывает себестоимость каждый раз, как цепочку движений ТМЦ и денег. Если в середине цепочки появляется «минус» — система начинает сбиваться в расчётах. Какие-то цепочки посчитали правильно, некоторые с ошибкой — суммарно всё неправильно, так как не ясно, каким можно доверять.
Каждый отрицательный остаток — это маленькая финансовая ложь. Инвентаризация должна закрывать эту ложь, а перепроведение документов в 1С — исправлять ошибки расчёта. Только кто же хочет возиться? Я встречал компании, где нужно перепроводить за 5 лет.
Программист 1С:
- отключает контроль остатков,
- документы спокойно уходят в минус.
1С пересчитывает себестоимость каждый раз, как цепочку движений ТМЦ и денег. Если в середине цепочки появляется «минус» — система начинает сбиваться в расчётах. Какие-то цепочки посчитали правильно, некоторые с ошибкой — суммарно всё неправильно, так как не ясно, каким можно доверять.
Каждый отрицательный остаток — это маленькая финансовая ложь. Инвентаризация должна закрывать эту ложь, а перепроведение документов в 1С — исправлять ошибки расчёта. Только кто же хочет возиться? Я встречал компании, где нужно перепроводить за 5 лет.
👉 Когда себестоимость «прыгает» из‑за остатков и хронологии, имеет смысл [разобрать расчёт на консультации — до очередного закрытия месяца вручную.
Ошибка №3. Хронология! Какая хронология?
Если копнуть бизнес-процесс, которым документы попадают в систему, обычно обнаруживается следующее:
В 1С:КА это смертельно для аналитики. Выше описал, почему.
Методику учёта нужно выстраивать таким образом, чтобы избегать внесения документов задним числом. В крайнем случае, в 1С предусмотрена операция перепроведения последовательности, которая восстанавливает учёт, выявляет и исправляет ошибки и корректно формирует проводки.
- документы вводятся задним числом,
- иногда с «креативом» вроде времени 6:00 утра, чтобы было понятно, что это фикция
- последовательность документов в 1С нарушена.
В 1С:КА это смертельно для аналитики. Выше описал, почему.
Методику учёта нужно выстраивать таким образом, чтобы избегать внесения документов задним числом. В крайнем случае, в 1С предусмотрена операция перепроведения последовательности, которая восстанавливает учёт, выявляет и исправляет ошибки и корректно формирует проводки.
Ошибка №4. Производство живёт отдельно от 1С
Очень частая картина, когда производство ведёт учёт в своих таблицах и мессенджерах, а финансисты и руководство ждут цифры в 1С:
Хотя в 1С:Комплексная автоматизация есть:
Без участия цеха производственный учёт в 1С превращается в запоздалую фиксацию событий.
- производственный план и спецификации (в экселе),
- произв. задания и их движения (в мессенджере),
- учёт выработки (в тетрадке или таблице).
- зачастую даже наименования изделий и материалов расходятся в 1С и остальных инструментах
Хотя в 1С:Комплексная автоматизация есть:
- этапы производства — невозможно учитывать движение материалов по этапам из-за организационных причин
- планирование — не ведут.
Без участия цеха производственный учёт в 1С превращается в запоздалую фиксацию событий.
## Ошибка №5. Чёрный ящик между «ткань» и «готовое изделие»
На складе хранятся материалы, далее они двигаются по производству: раскрой, пошив, обработка, упаковка — и т. д. Каждый этап цикла добавляет какую-то ценность к товару, расходует материалы и труд сотрудников. Учитывают, зачастую, только склад материалов и реализацию готовой продукции, а производство остаётся чёрным ящиком. Однако, если бизнес подрос, набрал оборот — там в производстве и прячется самое интересное. От качества раскроя, например, зависит количество обрезков, которые утилизирует производство. От контроля пошива — количество брака. На каком этапе организация теряет материалы, трудозатраты, создаёт брак. Всё это влияет на себестоимость, рациональный расход материалов — на прибыль.
В 1С:КА можно:
Когда производство чуть больше, чем маленькое, а вы подозреваете перерасход — можно вводить этапность производства, НЗП и учёт полуфабрикатов при перемещении изделий с этапа на этап. Таким образом, у вас в 1С появятся промежуточные отчёты по запасам, возможность контролировать остатки на каждом этапе производства и обнаруживать перерасход, потери материалов, недостачи, нерациональное использование ТМЦ и т. п.
В 1С:КА можно:
- учитывать полуфабрикаты,
- делать этапы производства,
- видеть движение по стадиям.
Когда производство чуть больше, чем маленькое, а вы подозреваете перерасход — можно вводить этапность производства, НЗП и учёт полуфабрикатов при перемещении изделий с этапа на этап. Таким образом, у вас в 1С появятся промежуточные отчёты по запасам, возможность контролировать остатки на каждом этапе производства и обнаруживать перерасход, потери материалов, недостачи, нерациональное использование ТМЦ и т. п.
Ошибка №6. Брак и отходы — «ну это же мелочи»
Этот пункт — продолжение предыдущего. Мы сталкивались с ситуацией, когда производство работало в 2 смены. Днём изготавливали основную продукцию, в результате чего появлялись якобы отходы. А ночью — подпольную продукцию, в тайне от руководителя, из тех самых якобы отходов. Вот такие мелочи у предприимчивых работников при отсутствии учёта производственных процессов.
Ошибка №7. Зарплата существует отдельно от себестоимости
В 1С:КА есть:
Эти операции позволяют распределять трудозатраты и зарплату на заказы и изделия. Таким образом в отчётах по себестоимости можно увидеть прямые затраты на работников.
Для производственного учёта зарплата должна попадать в себестоимость автоматически, а не через ручные расчёты.
- сдельные наряды,
- учёт трудозатрат.
Эти операции позволяют распределять трудозатраты и зарплату на заказы и изделия. Таким образом в отчётах по себестоимости можно увидеть прямые затраты на работников.
Для производственного учёта зарплата должна попадать в себестоимость автоматически, а не через ручные расчёты.
Ошибка №8. Спецификации превращаются в лотерею
Типичная сцена:
— «А какую спецификацию выбрать?»
— «Ну… эту, наверное»
Так происходит, когда в 1С несколько спецификаций для одинаковой продукции. Каждый отдел заводит свою номенклатуру, ПТОшники разработали свою, а производственники свою. Конечно, так быстрее и удобнее, чем актуализировать «чужую», а для учёта это губительно. Даже если спецификация изделий изменяется со временем, Комплексная автоматизация предусматривает это. Если же спецификации дублируются, то себестоимость зависит от того, куда кликнул пользователь.
— «А какую спецификацию выбрать?»
— «Ну… эту, наверное»
Так происходит, когда в 1С несколько спецификаций для одинаковой продукции. Каждый отдел заводит свою номенклатуру, ПТОшники разработали свою, а производственники свою. Конечно, так быстрее и удобнее, чем актуализировать «чужую», а для учёта это губительно. Даже если спецификация изделий изменяется со временем, Комплексная автоматизация предусматривает это. Если же спецификации дублируются, то себестоимость зависит от того, куда кликнул пользователь.
Ошибка №9. Подрядчики — «сделали и ладно»
Если есть давальческое производство (пошив, упаковка):
Для этих целей в 1С:КА есть документы и отчёты:
По ним можно контролировать состояние, объём и стоимость услуг подрядчиков, а также партии, которые на данный момент находятся у давальца.
Для этих целей в 1С:КА есть документы и отчёты:
- передача в переработку,
- отчёт переработчика.
По ним можно контролировать состояние, объём и стоимость услуг подрядчиков, а также партии, которые на данный момент находятся у давальца.
Ошибка №10. Учёт «догоняет» реальность через инвентаризацию
С помощью инвентаризации можно систематически исправлять остатки и корректировать учёт. Такой способ имеет право на существование в условиях, когда физически невозможно навести порядок в документах и учётных процессах предприятия. Но этот способ сопряжён с существенными минусами:
- Инвентаризация — трудоёмкий процесс, его проведение отвлекает персонал
- Для качественного проведения инвентаризации необходимо останавливать работу, чтобы посчитать остатки точно
- Результаты инвентаризации отражают картину далеко в прошлом, а не в настоящем
Что cделать, чтобы наладить производственный учёт в 1С КА
Уровень 1. Разработать методику учёта в 1С:КА
Уровень 2. Вернуть производство в 1С:КА
В новой методике мы рекомендуем ввести учёт промежуточных этапов между материалы — готовая продукция. Например, учёт полуфабрикатов, учёт незавершённого производства (НЗП), учёт давальцев.
Уровень 3. Настроить отчёты
Настроить и научить линейных менеджеров пользоваться отчётами. Начать с запасов на складах и производстве; затем отчёты по финансам ДДС, ОПИУ; отчёты по себестоимости.
- Необходимо реорганизовать каталог номенклатуры, убрать дубли, сделать понятную структуру для всех отделов.
- Реорганизовать процессы попадания документов в учёт, избавиться от задержек, насколько это возможно
- Разработать методику учёта, согласно которой все процессы будут оцифрованы, данные попадать в учёт и впоследствии отражаться в отчётах
Уровень 2. Вернуть производство в 1С:КА
В новой методике мы рекомендуем ввести учёт промежуточных этапов между материалы — готовая продукция. Например, учёт полуфабрикатов, учёт незавершённого производства (НЗП), учёт давальцев.
Уровень 3. Настроить отчёты
Настроить и научить линейных менеджеров пользоваться отчётами. Начать с запасов на складах и производстве; затем отчёты по финансам ДДС, ОПИУ; отчёты по себестоимости.
Если хотите разобрать производственный учёт и себестоимость в 1С: КА на вашем предприятии — оставьте заявку на консультацию, напишите в телеграм @interlogik или позвоните +7 (495) 764 83 81.
Что читать ещё, отобрали эти ссылки вручную:
— Учитываем трудозатраты и зарплату по отдельным заказам в 1С ERP
— Как уйти от таблиц в учёте: кейс «Козельского мясокомбината» — как вывели план и факт производства из экселя в 1С: КА
— 6 причин неправильной себестоимости в программе — почему цифры в 1С расходятся с реальностью, даже когда «всё провели»
— Себестоимость продукции на производстве — чем учёт на производстве сложнее, чем в торговле и услугах
— Считаем себестоимость производственных операций в 1С — материалы, трудозатраты и НЗП в одной цепочке
— Сокращение издержек в производстве с 1С — где теряются деньги, когда учёт не прозрачен
— Учитываем трудозатраты и зарплату по отдельным заказам в 1С ERP
— Как уйти от таблиц в учёте: кейс «Козельского мясокомбината» — как вывели план и факт производства из экселя в 1С: КА
— 6 причин неправильной себестоимости в программе — почему цифры в 1С расходятся с реальностью, даже когда «всё провели»
— Себестоимость продукции на производстве — чем учёт на производстве сложнее, чем в торговле и услугах
— Считаем себестоимость производственных операций в 1С — материалы, трудозатраты и НЗП в одной цепочке
— Сокращение издержек в производстве с 1С — где теряются деньги, когда учёт не прозрачен