Автоматизируем учёт в автосервисе и СТО

Разбираемся с СТО, что нужно знать, чтобы автоматизировать управленческий учёт в автосервисе.

Предприниматель, который принимает управленческие решения на основе бухгалтерского учёта, явно что-то делает не так! Я об этом много раз говорил и буду говорить! Точно так же обстоят дела с руководителями СТО. Для принятия грамотных управленческих решений нужен управленческий учёт, на его основе появляются финансовые отчёты, формируются нормо-часы, настраивается программа лояльности и многое-многое другое!

Прежде всего руководителю СТО нужно разобраться с:

Систематизацией операций. В частности, контроль за качеством работы сотрудников. Речь, конечно, про контроль качества работ и их загрузку, мы же хотим платить за работу, а не за гоняние чаёв.
Контролировать сами операции: сколько их было, какие они, сколько принесли в кассу и так далее.
Заниматься торговой аналитикой, продажами и маркетингом. Например, руководитель? изучая отчёты торговой аналитики, может выяснить, что определённый тип операций приносит большую прибыль и сделает фокус на его развитии.

Зачем автосервису автоматизация?

Автоматизация в автосервисе нужна в двух ситуациях, когда предприятие:

Растёт, но сотрудники вдруг начинают вместо работы заниматься «ерундой».
В кризисе, и сотрудники занимаются ерундой.

Предприятие растёт. В этом случае руководители или сотрудники — устают делать «тупую и выматывающую» работу. Например, мастер должен заменить масло и фильтры, на это уходит полтора часа. А после полтора часа он ведёт «документы» — считает, сколько отлил масла, заполняет документы клиента и так далее. В таких условиях формируются «инициаторы изменений», которые просят изменить процессы.

Предприятие в кризисе. Другой сценарий, инициируется собственниками, в редких случаях наёмными руководителями или финансовыми директорами. Кто-то замечает, что предприятие становится убыточным. Здесь первый шаг — сокращение издержерк, при которых предприятие работает, не теряя в качестве, а не поиск клиентов Если у вас так, зовите Интерлогику!

Интерлогика наведёт порядок, ускорит процессы и сделает так, чтобы весь учёт был контекстным, не мешал работе сотрудников, а собственники получили отчёты, и если необходимо, дашборды для руководителя.

Что автоматизируют в автосервисе

Мы в Интерлогике, при автоматизации автосервисов чаще всего сталкиваемся с различными управленческими и финансовыми вопросами автоматизации, но есть и маркетинговые вопросы:

Финансовый учёт. В компании начинают считать деньги и получают точные финансовые отчёты, причём учитываются все движения денег.
Маркетинг в области «взаимодействие» с клиентами. CRM-маркетинг. Внедряем CRM, делаем интеграцию с остальными учётными программами. Автоматизируем: продажи, скидки, звонки рассылки, рекламу и прочее.
Товарный учёт. Пополнение запасов, расходников, закупка деталей для ремонта по желанию клиента. С товарной аналитикой можно заранее закупать наиболее ходовые товары, делая клиентам ремонт гораздо быстрее.
Сотрудник. В основном помогаем руководителям сделать работу сотрудников эффективнее и не нарушить трудовое законодательство. То есть автосервис получает учёт времени, нормо-часы, контроль продаж, обучение сотрудников. Мастера получают: прозрачную систему оплат, удобный график, который не заставляет их работать день и ночь, и профессиональный рост, привязанный к доходу.
Документы. В частности, ЭДО, заказ-наряды, акты выполненных работ, интеграция с первичкой, банками и бухгалтерским учётом.

Как выбрать программу для автоматизации учёта в автосервисе и СТО

Я постоянно твержу и буду делать это дальше! Важно выбирать не программу, важно ВЫБИРАТЬ! Руководитель должен чётко понимать, зачем нужна программа и как ей будут пользоваться, а уже потом можно искать, какие программы есть:

Тезариус (Tezarius.ru)
АСУ-автосервис, от тулхенд(toolhand.ru)
Автодилер
Программы AutoSoft
1С автосервис

Мы в Интерлогике, по возможности, предпочитаем работать с программами 1С.
Во-первых, это популярное решение. В частности, мы убеждены, что у бизнеса будет доступ к техподдержке, скорее всего, не придётся менять процессы, так как в программе уже есть нужные инструменты.

Во-первых, это популярное решение. В частности, мы убеждены, что у бизнеса будет доступ к техподдержке, скорее всего, не придётся менять процессы, так как в программе уже есть нужные инструменты.

Во-вторых, программы 1С достаточно легко доработать под свой бизнес-процесс.

В-третьих, 1С легко интегрируется с другими решениями 1С: «бухгалтерия», «руководитель» и так далее. Это позволяет делать автоматизацию более гибкой.

В-четвёртых, 1С очень легко дорабатывается под удалённый формат менеджмента. Для управления СТО — достаточно планшета или телефона, не нужно приезжать.
Но я напоминаю свой тезис про «выбирать». Когда будете выбирать программу для автоматизации учёта в автосервисе, обратите внимание на:

Организация работы: контроль задачи и загрузки сервиса и сотрудников, контроль качества.
Автоматизация процессов.
Прозрачность: для собственника, сотрудника и клиента.
CRM.
Автозапчасти: складской учёт, подбор и поиск у поставщиков.
Финансы и ценообразование.
Аналитика.

Работа с сотрудниками в автосервисе

Автоматизируя учёт на СТО, мы работаем с сотрудниками. Чаще всего затрагиваем зоны: качество работ, график работ, воровство, нормо-часы или учёт времени.
Кажется, что для руководителя самое болезненное — заставить сотрудников работать, а то что они чай гоняют, опаздывают, воруют, делают плохо? Многие для решения этих проблем предлагают камеры. Заодно и воровство сократится!

В целом, мы не против камер! Мы их даже любим, чего стоит только наш кейс «видеонаблюдение повысило продажи». Но когда мы фокусируемся на камерах, то чаще всего мы забываем о целях автоматизации! Камеры, первое время пугают сотрудников. Они начинают «исправляться». Но когда все начинают понимать, что никто за камерами не следит — про них тут же забывают! Поэтому мы делаем ставку на прозрачный учёт всего: от запчастей до непосредственной работы сотрудника. Когда сотрудник знает, что всё автоматически записывается — он начинает работать.

Автоматизированный и контекстный учёт в автосервисе избавляет сотрудников от занудного обязательства самостоятельно записывать все операции и записывать, какую деталь взял со склада. Всё это происходит автоматически.

Учёт работ и товаров в автосервисе

Большая и очень важная зона развития автосервисов — поиск, подбор, закупка и хранение всевозможных запчастей и расходных товаров.

Многим клиентам удобно ремонтировать автомобиль в одном месте, не бегая по городу или по сайтам в интернете в поисках деталей подешевле.
Мы автоматизируем товарный учёт так, чтобы клиент сразу в автосервисе понимал: его не обману, сделают быстрее и дешевле!

А для повышения эффективности работы сотрудников — начинаем учитывать операции и время, которое уходит на эти операции. Накопив множество данных по автомобилям, нормо-часы в автосервисе становятся точнее. А по ним можно определить примерную загрузку автосервиса и передать задачу отделу маркетинга.

CRM для улучшения качества работы

CRM нужны для управления и улучшения качества отношений между бизнесом и клиентом. Эти программы слабы в товарном учёте, даже если кажется, что там есть какие-то похожие вещи.

Мы делаем интеграцию CRM и товароучётных программ, как следствие ускоряем процессы сотрудников и делам учёт точным и быстрым.

Окупаемость автоматизации и внедрения CRM

Мы относимся к автоматизации, как к вложению инвестиций. Это означает, что прежде чем начать работу над проектом, мы несколько раз убедимся, что компания точно окупит проект автоматизации за год или быстрее. Для этого нам нужно понимать «каким образом будет экономия», а потом считаем «сколько это принесёт».

Например, мы автоматизировали логистическую компанию, и сэкономили от 6 рабочих часов руководителя в день! Иначе говоря, освободили время самого дорогого сотрудника в компании, перевели его на другие задачи, повысили качество жизни! Он наконец-то стал вовремя возвращаться домой, к семье.

Автоматизация учёта автосервиса вместе с Интерлогикой

Сначала мы разбираемся в целях внедрения и автоматизации учёта вместе с руководителями. После считаем окупаемость инвестиций. И лишь после этого внедряем.
После происходит полное внедрение, по всем правилам успешной автоматизации, от наведения порядка и проверки бизнес-модели, до обучения сотрудников.
Тестируем всю систему и исправляем ошибки.
Когда всё начинает работать и запускается окупаемость — празднуем победу!

👉 Привет, это Алексей, руководитель Интерлогики. Мы автоматизируем малый бизнес, в том числе и автосервисы с 2003. Хотите мы и ваш автосервис автоматизируем? Для этого оставьте заявку на консультацию, или сразу свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik